GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LOGÍSTICA Y TRANSPORTE

Gestión centralizada de documentos de transporte. Procesos logísticos más ágiles.

Digitaliza y centraliza CMR y eCMR, cartas de porte, albaranes, comprobantes de entrega, facturas y documentos aduaneros.

DocuWare automatiza la captura, el archivo y el procesamiento de la documentación para ofrecer acceso inmediato a la información y agilizar los procesos entre conductores, oficinas, clientes y socios logísticos.

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Las empresas de transporte y logística confían en DocuWare 

DocuWare: gestión documental para el transporte y la logística

Las cartas de porte, los CMR y eCMR, los albaranes, los comprobantes de entrega y las facturas contienen la información que sustenta tus procesos diarios. Con DocuWare, esta información se captura digitalmente, se archiva de forma segura y trazable y se integra automáticamente en los procesos correspondientes. La información fluye sin interrupciones entre la planificación, la atención al cliente, el almacén y la contabilidad. Esto aporta transparencia, agiliza los tiempos de tramitación y reduce el trabajo manual a lo largo de toda la cadena de transporte.
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Menos esfuerzo por envío

Automatiza la captura, clasificación y asignación de documentos para reducir las tareas manuales y acelerar los procesos.


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Información disponible al instante

Accede desde cualquier ubicación a todos los documentos relacionados con un pedido, envío o entrega.

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Prepárate para el transporte digital

Gestiona de forma segura y trazable CMR y eCMR, documentos de control, albaranes y comprobantes de entrega.

 
Descubre cómo DocuWare te ayuda en la logística del día a día

eCMR y eFTI: el transporte avanza hacia una documentación digital

La documentación del transporte de mercancías se está digitalizando tanto en España como en el resto de Europa. El eCMR permite gestionar electrónicamente la carta de porte en el transporte internacional por carretera, mientras que el marco eFTI facilitará el intercambio estandarizado de información reglamentaria con las autoridades europeas.

En España, esta evolución también se refleja en el Documento electrónico de Control Administrativo (DeCA), obligatorio en formato digital desde el 5 de octubre de 2026 para determinados transportes públicos interiores de mercancías por carretera.

DocuWare ayuda a centralizar, organizar y conservar la documentación relacionada con cada transporte y facilita su disponibilidad para los procesos internos, las consultas y las auditorías.

 

Así es como los documentos se convierten en procesos eficien

Las cartas de porte, los CMR y los eCMR, los albaranes de entrega y las facturas contienen la información que rige tus procesos diarios. Con DocuWare, esta información se captura digitalmente, se archiva a prueba de auditorías y se integra automáticamente en los procesos adecuados. La información fluye sin interrupciones entre la planificación, el servicio de atención al cliente, el almacén y la contabilidad. Esto aporta transparencia, agiliza los plazos de tramitación y reduce el trabajo manual a lo largo de toda la cadena de transporte.
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Captura central de documentos

Los documentos procedentes de cualquier fuente, como el correo electrónico, el escáner, el ERP o el TMS, se almacenan de forma estructurada en un expediente digital de transporte y se asignan automáticamente a los pedidos y operaciones correspondientes.

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Gestión digital de los procesos

Los documentos pasan por procesos de revisión y aprobación claramente definidos. Las tareas se asignan automáticamente, las responsabilidades están claramente establecidas y los plazos se supervisan de forma fiable.

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Toma de decisiones más rápida

Todas las partes implicadas acceden de forma rápida y segura a documentos e información de transporte actualizados. El estado de tramitación y las distintas versiones quedan documentados de forma completa y pueden consultarse en tiempo real.

 

DocuWare en la práctica: resultados cuantificables para el transporte y la logística

Alexander Bernal

Antes se tardaba varias horas desde que se introducía la solicitud de un cliente en el software de transporte hasta que se enviaban las solicitudes de precios a los agentes de carga. Con DocuWare, este proceso dura ahora unos 30 segundos. El tiempo que ganamos lo invertimos en el crecimiento de nuestra empresa.

Alexander Bernal

Director de TI
Anker Logística y Carga

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Para cada transporte se crea un expediente con gran cantidad de documentación del porte, que tiene que ser archivada junto con facturas y otros recibos. Con DocuWare no necesitamos ninguna sala de archivo nueva y podemos desmantelar el archivo antiguo.

Ernst Thoma

Gerente
Airnautic AG

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A día de hoy, los procesos de contabilidad están perfectamente coordinados. Las discusiones con los proveedores por demoras en los pagos ya son historia.

Sebastian Erren

Gerente
Grupo ILB

Usos prácticos de la gestión documental en empresas de transporte y logística

Tanto si se trata de documentación de transporte, facturación, verificación de facturas o preparativos para auditorías; una información completa y disponible de inmediato es fundamental para garantizar la eficiencia en contabilidad, recursos humanos y atención al cliente.

Descubre los ámbitos de aplicación típicos con los que las empresas de transporte y logística o los transportistas agilizan sus procesos, reducen la carga administrativa y mantienen una visión general de sus documentos.

Gestión digital de documentos de transporte

Cada entrega va acompañada de numerosos documentos de transporte. Si estos se encuentran dispersos en distintos sistemas, correos electrónicos y archivos en papel, su gestión se vuelve laboriosa y confusa.

Con DocuWare, se crea un expediente de transporte digital para cada pedido, en el que se agrupan automáticamente las cartas de porte, los eCMR, los comprobantes de entrega y las facturas.

Las ventajas:

  • Información completa sobre el transporte: todos los documentos relacionados con un transporte se vinculan automáticamente entre sí y están disponibles de forma inmediata.
  • Colaboración fluida: todas las partes implicadas acceden a la misma versión de los documentos.
  • Menos esfuerzo y menos errores: la captura automática de documentos minimiza los pasos manuales.

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Facturación más rápida y cobros más ágiles

La factura solo se puede emitir una vez que se dispone del comprobante de entrega. Si los comprobantes tardan varios días en llegar desde el vehículo o desde el subcontratista, se pierden justamente esos días hasta recibir el pago.

Con DocuWare, las cartas de porte y los comprobantes de entrega se capturan inmediatamente después de la entrega, desde un dispositivo móvil, mediante escaneo o desde el sistema eCMR, se asignan automáticamente al pedido correspondiente y todos los documentos relevantes para la facturación quedan disponibles de forma centralizada.

Las ventajas:

  • Facturación más rápida: se informa al departamento de contabilidad tan pronto como se dispone de toda la documentación necesaria.
  • Menos esfuerzo de coordinación: desde el pedido, pasando por la carta de porte, hasta el comprobante de entrega, toda la información se encuentra en el mismo expediente.
  • Mayor liquidez: las facturas se emiten antes.

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Procesamiento eficiente de las facturas entrantes

Cuando las facturas se quedan atascadas en buzones de correo electrónico, en montañas de papel o entre departamentos, los retrasos en su aprobación dan lugar a una pérdida de tiempo y dinero.

Con DocuWare se digitaliza todo el proceso de tramitación de facturas, desde el registro hasta la verificación y la aprobación, y se crea un flujo de información fluido entre los departamentos especializados y el departamento de contabilidad.

Las ventajas:

  • Plazos de tramitación más cortos: los flujos de trabajo automatizados y las aprobaciones móviles garantizan una tramitación ágil.
  • Mejor aprovechamiento de los descuentos: los plazos de pago se aprovechan al máximo.
  • Total transparencia: fácil seguimiento en todo momento del estado de tramitación y las responsabilidades.

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Tramitación rápida de daños y reclamaciones

Los envíos dañados, la falta de comprobantes de entrega o los daños durante el transporte provocan consultas, retrasos y un gran esfuerzo de coordinación.

Con DocuWare se agrupan de forma centralizada todos los documentos, fotos e información relevante en un único expediente y se cuenta en todo momento con una visión general de las responsabilidades, plazos y el estado de tramitación.

  • Gestión estructurada de casos: las tareas se asignan y se realiza un seguimiento de forma automática.
  • Menos consultas: todos los documentos relevantes están disponibles de forma centralizada y vinculados entre sí.
  • Resolución más rápida: los documentos justificativos se facilitan en un abrir y cerrar de ojos a clientes, socios o compañías de seguros.

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Documentos de transporte preparados para auditorías

Cuando se necesitan justificantes para auditorías, certificaciones o inspecciones oficiales, lo más importante es indiscutible: la transparencia total sobre todos los documentos relevantes.

Con DocuWare, los documentos de transporte, las cartas de porte electrónicas eCMR y otros justificantes se archivan de forma segura y trazable y quedan disponibles de forma centralizada en cualquier momento.

Las ventajas:

  • A prueba de auditorías en cualquier momento: los documentos necesarios están disponibles en cuestión de segundos.
  • Registro completo de justificantes: los pasos de trabajo, las autorizaciones y las modificaciones se pueden rastrear.
  • Alta seguridad de los datos: los permisos de acceso basados en roles protegen de forma fiable la información sensible.

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Digitalización de expedientes de conductores y de personal

Ya se trate de permisos de conducción, tarjetas y certificados CAP, acreditaciones ADR para el transporte de mercancías peligrosas, reconocimientos médicos laborales o certificados de formación, los expedientes digitales de conductores y personal permiten acceder de forma centralizada a toda la documentación relevante y controlar en todo momento los plazos de vigencia y renovación.

DocuWare garantiza una gestión estructurada de los documentos y certificaciones de cada empleado, además de enviar recordatorios automáticos antes de las fechas de caducidad para evitar incumplimientos y mantener la documentación siempre al día.

Las ventajas

  • Menos carga administrativa: los documentos del personal se registran de forma centralizada, se gestionan digitalmente y quedan disponibles inmediatamente.
  • Control seguro de los plazos: los recordatorios automáticos facilitan la renovación puntual de permisos de conducir, cualificaciones y certificados.
  • Certificados de cualificación actualizados: las cualificaciones, la formación y los certificados están completamente documentados y disponibles de inmediato cuando sea necesario.

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RECORRIDO INTERACTIVO DEL PRODUCTO

Descubre la automatización de facturas en acción

Descubre cómo DocuWare captura automáticamente las facturas de proveedores, las dirige al proceso de aprobación adecuado y ofrece visibilidad completa sobre cada etapa del proceso. Reduce las tareas manuales, acelera la gestión de facturas y mejora la eficiencia de los equipos de logística y finanzas.
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DOCUWARE IDP

IA para el procesamiento automático de documentos de transporte

Las cartas de porte, los albaranes, las facturas y los documentos aduaneros llegan a diario en distintos formatos y calidades; escaneados, fotografiados con dispositivos móviles, procedentes de correos electrónicos o del sistema de gestión de transporte (TMS).

DocuWare IDP reconoce automáticamente los tipos de documentos, extrae la información relevante y la asigna a los pedidos, envíos o procesos empresariales correspondientes. Se eliminan los pasos de registro manual, la información está disponible de inmediato y los procesos se agilizan.

ai_magic_purple Descubre el procesamiento documental basado en IA

Una plataforma para los procesos documentales de la logística

La digitalización está transformando radicalmente los procesos de transporte y logística. Las cartas de porte electrónicas, los comprobantes de entrega digitales y los estándares futuros, como el eFTI, aumentan la necesidad de contar con procesos documentales y de información integrados.

DocuWare integra documentos, información y procesos empresariales en una plataforma centralizada. Las empresas se benefician de una reducción de las interrupciones entre medios, una mayor seguridad en los procesos y una base preparada para el futuro en materia de documentación digital de transporte. 

Integración con tu software de logística y transporte

DocuWare se integra con tus sistemas TMS y ERP, aplicaciones de contabilidad, Microsoft 365 y soluciones de almacén y envío. Centraliza CMR y eCMR, albaranes, comprobantes de entrega y facturas, los vincula con los pedidos y envíos correspondientes y pone la información a disposición desde las aplicaciones conectadas.
Explora el catálogo de integraciones

Resultados reales en empresas de transporte y logística

Descubre cómo empresas de transporte y logística agilizan sus procesos, gestionan un mayor volumen de documentos y mejoran su productividad con DocuWare.

Anker Logística y Carga: solicitudes de precios en solo 30 segundos

Anker Logística y Carga automatiza con DocuWare las solicitudes de precios a agentes de carga internacionales. El proceso, que antes requería varias horas, se completa ahora en unos 30 segundos, lo que elimina cuellos de botella y libera tiempo para tareas de mayor valor.
Leer el caso de éxito

Grupo ILB: más de 1.000 facturas entrantes procesadas cada mes

El Grupo ILB automatiza con DocuWare el procesamiento de sus facturas entrantes. Así, la empresa reduce errores y retrasos y gestiona un mayor volumen de negocio sin ampliar el equipo de contabilidad.
Leer el caso de éxito

Airnautic: un 30 % más de encargos con el mismo personal

Con DocuWare, Airnautic centraliza las guías aéreas, las cartas de porte CMR, las declaraciones de exportación y las facturas asociadas a cada transporte. Gracias a unos procesos digitales más ágiles, la empresa gestiona un 30 % más de encargos con el mismo personal.
Leer el caso de éxito

Solución certificada y de máxima calidad

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¿Listo para agilizar tus procesos logísticos?

Descubre en una demostración personalizada cómo centralizar tus documentos de transporte y agilizar los procesos relacionados con el transporte, el almacén y la logística.

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Te mostraremos DocuWare en directo y responderemos a tus preguntas. Si lo prefieres, también podemos ponerte en contacto con un experto en digitalización de nuestra red de Partners cercano a ti.

Preguntas frecuentes sobre DocuWare para el transporte y la logística

¿Qué documentos de transporte se pueden gestionar con DocuWare?

Cartas de porte, documentos CMR y eCMR, documentos electrónicos de control administrativo (DeCA), albaranes, comprobantes de entrega, documentos aduaneros y documentación para el transporte de mercancías peligrosas, facturas entrantes y salientes, informes de daños e incidencias, así como documentación de conductores y personal, entre muchos otros.

El formato no es determinante: los documentos en papel, los archivos PDF, los adjuntos de correo electrónico y los datos procedentes de sistemas especializados se centralizan y se vinculan al pedido o envío correspondiente.

¿Puede DocuWare procesar y archivar eCMR?

DocuWare puede procesar y archivar documentos eCMR junto con otros documentos relacionados con el transporte. Los eCMR procedentes de un sistema de gestión de transporte (TMS) o de una solución eCMR pueden importarse, vincularse al pedido, al envío y a la factura correspondientes, y almacenarse de forma centralizada y trazable.

¿Se puede conectar DocuWare con nuestro TMS o ERP?

DocuWare se integra de forma flexible con sistemas de gestión de transporte (TMS), soluciones ERP, aplicaciones de contabilidad y sistemas de gestión de almacenes. Para ello, dispone de diversas opciones de integración, interfaces y API.

Los documentos y la información pueden asignarse automáticamente a los procesos correspondientes. De este modo, los empleados autorizados pueden acceder a los documentos de transporte directamente desde las aplicaciones conectadas, sin tener que cambiar entre diferentes sistemas o repositorios de archivos.

¿Cómo ayuda DocuWare a cumplir los plazos de conservación y a preparar auditorías?

Los documentos de transporte pueden estar sujetos a requisitos legales y empresariales de conservación. DocuWare permite archivarlos de forma estructurada y trazable, aplicar permisos de acceso basados en roles y documentar los pasos de procesamiento, las autorizaciones y las modificaciones. De este modo, las empresas pueden aplicar sus políticas de conservación, proteger los datos personales y preparar auditorías e inspecciones. Para las facturas, DocuWare está homologado por la AEAT para la digitalización certificada.