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Gestalten Sie Ihre Arbeitsprozesse ganz einfach effizienter. Nehmen Sie an unseren kostenlosen monatlichen Webinaren teil und erfahren Sie, wie DocuWare Ihre täglichen Herausforderungen lösen kann.
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DocuWare bringt Übersicht in Ihre Verträge und speichert sie sicher – unternehmensweit.
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Ein effizienter Einkaufsprozess ist für den Erfolg eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung – unabhängig von Größe oder Branche. Für kleine Unternehmen bedeutet eine optimierte Einkaufsplanung oft den Unterschied zwischen Gewinn und Verlust, während große Unternehmen ihre komplexen Lieferketten effizient managen müssen, um wettbewerbsfähig zu bleiben.
Nach der Einführung eines modernen Systems für das Enterprise Content Management (ECM) können auch die Vertragsverwaltung und das Vertragsmanagement in Unternehmen digitalisiert werden. Dadurch werden die Verwaltung und das Controlling der wichtigen Verträge erleichtert und verbessert. Digitales Vertragsmanagement spart nicht nur deutlich Zeit und Kosten im Daily Business ein, sondern führt vor allem auch zu transparenten Prozessen sowie zu einem Mehr an Vertraulichkeit und Rechtssicherheit. Last but not least ist damit auch ohne Weiteres die Einbindung der Verträge in digitale Geschäftsprozesse möglich.
Die deutsche Wirtschaft setzt verstärkt auf die Digitalisierung ihrer Geschäfts- und Verwaltungsprozesse, wie eine aktuelle Studie zeigt. Laut einer repräsentativen Befragung von 505 Unternehmen mit mehr als 20 Mitarbeitern in Deutschland im Auftrag des Digitalverbands Bitkom im Mai 2023 zeigt sich ein gemischtes Stimmungsbild: Etwa jedes zehnte Unternehmen sieht sich bei der Digitalisierung in einer Vorreiterposition. Rund 40 Prozent bezeichnen sich als fortschrittlich. Demgegenüber sehen sich vor allem kleinere Unternehmen als Nachzügler in Sachen Digitalisierung. Dennoch scheint niemand der Meinung zu sein, den Anschluss an die Digitalisierung verpasst zu haben.
Besonders bemerkenswert ist, dass heute bereits jedes achte Unternehmen (12 Prozent) komplett papierlos arbeitet. Im Jahr 2022 lag dieser Anteil noch bei lediglich 8 Prozent. Diese Ergebnisse verdeutlichen die stetig wachsende Bedeutung der Digitalisierung in deutschen Unternehmen und weisen gleichzeitig auf die Dringlichkeit hin, auf den Zug der Digitalisierung aufzuspringen, um nicht tatsächlich den Anschluss zu verlieren. So verwundert es nicht, dass allein in diesem Jahr rund 46 Prozent der Unternehmen weiter in die Digitalisierung investieren, um den Anforderungen einer sich schnell verändernden Geschäftswelt gerecht zu werden. Lediglich 2 Prozent der Unternehmen haben in den vergangenen Jahren noch nicht investiert und planen dies auch für die Zukunft nicht.
Das Wachstumschancengesetz markiert einen wichtigen Meilenstein für deutsche Unternehmen und bringt zahlreiche Reformen mit sich, die die Wettbewerbsfähigkeit und Innovationskraft der Wirtschaft stärken sollen. Besonders wichtig dabei ist die Einführung der E-Rechnungspflicht zwischen Unternehmen (B2B) ab dem 1. Januar 2025, die einen zentralen Bestandteil des Gesetzes bildet.
„Mit DocuWare konnten wir die Durchlaufzeit unserer Auftragsbearbeitung um bis zu 50 Prozent reduzieren. Dadurch sind wir heute in der Lage, rund 43 Prozent mehr Aufträge pro Mitarbeiter:in zu bearbeiten als vor der DMS-Einführung.“
„Ich habe eine klare Vorstellung davon, wie eine effektive Suche funktioniert: Sie soll keine Überlegung erfordern, wie die Rechnung zugeordnet wurde; vielmehr sollte ein Stichwort wie beispielsweise ‚Sägeblatt‘ reichen. Die Suchfunktion von DocuWare hat Google-Qualität.“
„Eine wichtige Aufgabe war es, die umständliche papiergebundene Vorgehensweise in der Kommissionierung zu digitalisieren, wo wöchentlich 50.000 Belege entstehen, die mit den zugehörigen Lieferscheinen abzulegen sind. Früher ein Riesenaufwand, heute erfolgt die Speicherung vollautomatisiert.“
„DocuWare ist von der Softwarearchitektur als echte Cloud-Lösung konzipiert und bietet einen umfassenden, zum großen Teil vorkonfigurierten Funktionsumfang für eine Vielzahl von Anwendungsbereichen. Das DMS ist eine Investition mit geringem Risiko und schnell realisierbarem Mehrwert.“
„Früher war nicht einfach zu beantworten, wo sich ein Reparaturauftrag gerade befand. Heute schaue ich ins System und kann genau sagen, in welcher Abteilung ein Auftrag gerade bearbeitet wird. Der Workflow überwindet die Abteilungsgrenzen und macht den Prozess transparent. Die Durchlaufzeiten sind um bis zu 70 Prozent gesunken.“
„Durch den DMS-Einsatz haben wir die Möglichkeit der revisionssicheren Verwaltung von Dokumenten, einen effizienteren Prozess für die Rechnungsprüfung und den Prüfnachweis aller Bearbeitungsschritte realisiert. Das DMS wird auch immer wichtiger als Berichtssystem, das Einblicke in die Ausgabenentwicklung erlaubt.“
„Ein wichtiges Thema sind für uns elektronische Signaturen. In den internen Workflows nutzen wir dafür die Stempel-Funktion in DocuWare. Extern versandte Dokumente werden über ein integriertes Tool amtlich signiert und der Erhalt kann von den empfangenden Personen per Tablet bestätigt werden.“
„Unser Betriebsleiter der Bergkäserei ist ein großer Fan von DocuWare, denn er ist Käsemeister und kein Bürolist. Nun kann er sich ganz auf die Herstellung der Walliser Käsespezialitäten statt auf Büroarbeiten fokussieren.“
