Entsprechend der IT-Strategie des Unternehmens kamen für die DMS-Auswahl nur Cloud-Lösungen infrage. Ein weiteres Killerkriterium war das Vorhandensein einer Schnittstelle zum ERP-System LIMA, einer Branchenlösung für die Energiewirtschaft. Die Entscheidung fiel zugunsten von DocuWare, einerseits aufgrund des dezidierten Cloud-Konzepts. Andererseits überzeugte die Software mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis.
„Extrem wenig Aufwand"
Nach einer Einführungszeit von sechs Wochen – „mit extrem wenig Aufwand“ – wurde der Rechnungseingangsprozess mit DocuWare Anfang Februar 2023 live geschaltet: Nach dem Eingang der Rechnung, die vom DMS automatisch aus Microsoft Outlook in den DocuWare Briefkorb übernommen und indexiert wird, geht das Dokument zur Prüfung in die Buchhaltung. Dort wird gecheckt, ob etwas zu ergänzen oder zu korrigieren ist. Nach der fachlichen Prüfung und Freigabe durch die Fachabteilungen sieht der Workflow noch einen 5-Stunden-Zeitraum für die Kenntnisnahme durch die Geschäftsführung vor, bevor sie zur Zahlung ans Buchhaltungssystem übergeben wird.
Heute dauert der gesamte Prozess der Rechnungsprüfung in der Regel zwei Tage, während früher schon eine Woche oder mehr Zeit vergehen konnte, wenn eine Rechnung übersehen wurde, ohne dass jemand darauf hinwies, wie es jetzt automatisch durch das DMS geschieht. Aufgrund des hohen Rechnungsvolumens wird durch die Workflow-gesteuerte Rechnungsprüfung ein relevantes Maß an Arbeitszeit eingespart, ebenso beim Suchen, da die Volltextsuche im Vergleich zur früheren Papiersuche höchst performant ist.
Wettbewerbsvorteil Home-Office
Inzwischen wurde auch das sehr komplexe Vertragswesen der Stadtwerke, bei welchem im Bereich der Kooperationen Verträge mit drei oder vier Partnern abzubilden sind, in DocuWare übertragen. Der Einkauf von Gas und Strom, bei dem die Stadtwerke eine Vielzahl von Deals mit verschiedenen Lieferanten abschließen, wird inzwischen ebenfalls durch das DMS unterstützt. Die per E-Mail eingehenden „Deal Confirmations“, die Lieferungen für mehrere Jahre beinhalten, werden indexiert, so dass die Daten, die vorher manuell in Excel eingegeben wurden, nun automatisch übernommen werden.
Durch DocuWare seien die administrativen Abläufe schneller, transparenter, effizienter und papierloser geworden, so Dr. Schell. Auch wenn es eine Umstellung der Arbeitsweise bedeutet habe, sei die Akzeptanz sehr hoch. Niemand wolle mehr zurück zur alten, aufwendigen Arbeitsweise. Für ihn persönlich sei das Arbeiten von unterwegs sehr wichtig. Auch das mit dem DMS ermöglichte Home-Office sei eine wichtige Option, die sich aktuell bei der Personalsuche für die Buchhaltungsleitung als mitentscheidendes Argument erwiesen habe – ein wichtiger Wettbewerbsvorteil.
