Angebote, Bestellungen, Serviceberichte, Verträge, Ausgangsrechnungen: Zentralisieren und verknüpfen Sie alle Auftragsdokumente in lückenlosen Kundenakten, um sie abteilungsübergreifend zu bearbeiten und Rückfragen sofort zu beantworten – für optimalen Kundenservice zu jeder Zeit.
Verkürzen Sie die Durchlaufzeiten Ihrer Aufträge von der Erfassung über die Disposition bis zur Rechnungsstellung: DocuWare versorgt alle Verantwortlichen rechtzeitig mit Informationen und Aufgaben, erinnert bei Verzug und bietet einen sofortigen Überblick über den aktuellen Status.
Wer hat den Auftrag wann erfasst, warum wurde ein Sonderrabatt gewährt und wer hat ihn genehmigt? DocuWare beschleunigt Auftragsprozesse nicht nur, sondern schafft gleichzeitig vollständige Transparenz über alle Entscheidungen. Sämtliche Bearbeitungsschritte lassen sich in Echtzeit und auch Jahre später exakt nachvollziehen.
Sorgen Sie für lückenlose Kundenakten ohne Papierausdruck, verschwundene E-Mails oder Compliance-Risiken. DocuWare verbindet sich direkt mit Ihren Business-Lösungen, um Auftragsdokumente sicher zu archivieren und Arbeitsabläufe durchgängig zu automatisieren. Das erspart den ständigen Programmwechsel, garantiert synchrone Daten und steigert die Effizienz über Systeme und Abteilungen hinweg.
Die automatische zentrale Ablage in DocuWare ermöglicht den sofortigen Zugriff auf komplette Kunden- und Projektakten. Über eine leistungsfähige Volltextsuche und gezielte Filter haben alle Teams jederzeit Zugriff auf Korrespondenzen, Verträge, Serviceberichte und Rechnungen. Belegkopien leiten Sie in wenigen Mausklicks an Ihre Kunden weiter.
Nutzen Sie flexibel anpassbare Online-Formulare und Workflows, um Wartungs-, Reparatur- oder Reklamationsaufträge zu erfassen und prompt zu bearbeiten. Weisen Sie Aufgaben zu, definieren Sie Regeln für Ausnahmen und integrieren Sie Freigabestufen. Der Workflow sorgt für klar strukturierte Abläufe. Alle Beteiligten, von der Verkaufsleitung bis zum Account Management, sind optimal vernetzt und können proaktiv agieren.
Bei der Auftragsbearbeitung sind vollständige und schnell verfügbare Informationen entscheidend. Lange Warteschleifen und falsche Auskünfte kosten Zeit und Geld. Als System, das nichts vergisst, unterstützt DocuWare Ihre Teams dabei, Vorgänge in Sekundenschnelle lückenlos nachzuvollziehen und Fehler und Missverständnisse zu vermeiden. Automatische Benachrichtigungen erinnern an wichtige Ereignisse, und die Überwachung von Fristen stellt sicher, dass keine Deadlines verpasst werden.
DocuWare hat sich direkt bezahlt gemacht. Wir spüren den Nutzen täglich, sei es bei der Auftragsbearbeitung oder bei Recherchen und Analysen, da das System nichts vergisst und gegebenenfalls daran erinnert, dass eine Aufgabe zu erledigen ist.
Früher war nicht einfach zu beantworten, wo sich ein Reparaturauftrag gerade befand. Heute schaue ich ins System und kann genau sagen, in welcher Abteilung ein Auftrag gerade bearbeitet wird. Der Workflow überwindet die Abteilungsgrenzen und macht den Prozess transparent. Die Durchlaufzeiten sind um bis zu 70 Prozent gesunken.
Unser Kundenservice hat sich durch den zentralen Dokumenten-Pool noch einmal verbessert. Anfragen können wir sofort und detailliert beantworten. Die Arbeitsabläufe sind jetzt strukturierter und effizienter.
