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AUFTRAGSABWICKLUNG-SOFTWARE

Auftragsverarbeitung digitalisieren: Prozesse beschleunigen, Qualität sichern

Ob wachsendes Auftragsvolumen oder komplexe Abläufe: Mit DocuWare digitalisieren Sie Ihre Prozesse flexibel und zukunftssicher. So bleibt Ihre Auftragsabwicklung auch bei steigendem Geschäft effizient und zuverlässig.

  • Auftragsprozesse automatisieren und flexibel anpassen
  • Fehlerquellen reduzieren und Kundenservie optimieren
  • Kundendaten schützen und Compliance-Anforderungen erfüllen
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Mehr als 20.000 Kunden vertrauen auf die Software von DocuWare

 

Auftragsdokumente immer und überall griffbereit 

Optimaler Kundenservice – egal wann und wo: Mit zentralisierten und intelligent verknüpften Kundenakten haben Ihre Teams jederzeit Zugriff auf alle relevanten Auftragsdokumente – von Angeboten über Bestellungen bis hin zu Rechnungen. So beantworten Sie Rückfragen im Handumdrehen und bearbeiten Vorgänge effizient über Abteilungsgrenzen hinweg.

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Nahtlose Zusammenarbeit und Übergabeprozesse

Verkürzen Sie die Durchlaufzeiten Ihrer Aufträge von der Erfassung über die Disposition bis zur Rechnungsstellung: DocuWare versorgt alle Verantwortlichen rechtzeitig mit Informationen und Aufgaben, erinnert bei Verzug und bietet einen sofortigen Überblick über den aktuellen Status.  

 

Vollständige Transparenz bei jedem Schritt

DocuWare sorgt für schnelle Auftragsprozesse und schafft gleichzeitig volle Transparenz über alle Entscheidungen: Wer hat wann was erfasst, warum wurde ein Sonderrabatt gewährt und wer hat ihn genehmigt? Jeder Bearbeitungsschritt ist in Echtzeit dokumentiert und auch Jahre später noch exakt nachvollziehbar. So erfüllen Sie höchste Anforderungen an Compliance und schaffen Vertrauen – intern wie extern.

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Die sichere Erweiterung für Ihr ERP, WaWi und CRM 

Sparen Sie sich ständige Programmwechsel, profitieren Sie von garantiert synchronen Daten und gesteigerter Effizienz über Systeme und Abteilungen hinweg. DocuWare verbindet sich direkt mit Ihren Business-Lösungen, um Auftragsdokumente sicher zu archivieren und Arbeitsabläufe durchgängig zu automatisieren. 

Sie möchten mehr zur digitalen Auftragsverarbeitung mit der Software von DocuWare erfahren?

Gerne beraten wir Sie unverbindlich zur idealen Anwendung von DocuWare in Ihrem Unternehmen. 

Aufträge, Reklamationen und Rückfragen stressfrei managen 

Optimieren Sie Ihre Auftragsabwicklung von der Kundenanfrage bis zur Überprüfung des Zahlungseingangs. Mit DocuWare verzahnen Sie die vielen Einzelschritte miteinander und stellen sicher, dass alle Beteiligten in Vertrieb, Produktion oder Montage, Buchhaltung und Kundenservice immer auf dem neuesten Stand sind. Das erleichtert das Tagesgeschäft und stärkt langfristig die Qualität Ihrer Kundenbeziehungen.   

  • Erfassen
  • Finden
  • Bearbeiten
  • Nachvollziehen
  • Schützen
  • Integrieren

Organisieren Sie Auftragsdokumente automatisch 

Die Importfunktionen von DocuWare sind ebenso vielseitig wie intuitiv: Erfassen Sie Aufträge bequem per Online-Formular. Scannen Sie lose Belege wie Zoll- und Frachtpapiere, auch einfach mobil über ein Tablet. Legen Sie außerdem Ausgangsrechnungen und E-Mails beim Versand ab. Dabei werden alle wichtigen Informationen extrahiert und miteinander verknüpft – Ihre Kunden- und Projektakten füllen sich damit fast von allein. 

Finden und verarbeiten Sie Auftragsinformationen auf einen Klick

Die automatische zentrale Ablage in DocuWare ermöglicht den sofortigen Zugriff auf komplette Kunden- und Projektakten. Über eine leistungsfähige Volltextsuche und gezielte Filter haben alle Teams jederzeit Zugriff auf Korrespondenzen, Verträge, Serviceberichte und Rechnungen. Belegkopien leiten Sie in wenigen Mausklicks an Ihre Kunden weiter. 

Machen Sie Ihren Kundendienst schneller und besser

Nutzen Sie flexibel anpassbare Online-Formulare und Workflows, um Wartungs-, Reparatur- oder Reklamationsaufträge zu erfassen und prompt zu bearbeiten. Weisen Sie Aufgaben zu, definieren Sie Regeln für Ausnahmen und integrieren Sie Freigabestufen. Der Workflow sorgt für klar strukturierte Abläufe. Alle Beteiligten, von der Verkaufsleitung bis zum Account Management, sind optimal vernetzt und können proaktiv agieren.



  

 

Bleiben Sie stets informiert - über verschiedene Abteilungen hinweg

Mit DocuWare behalten Sie jederzeit den Überblick über laufende Vorgänge – dank vollständiger Protokollierung aller Bearbeitungsschritte, automatischer Benachrichtigungen bei Statusänderungen und klarer Aufgabenverteilung über Workflows. Fristen werden zuverlässig überwacht, und jede Aktion ist revisionssicher dokumentiert – für nahtlose Zusammenarbeit und fundierte Entscheidungen in Echtzeit.

 

Erfüllen Sie Aufbewahrungsrichtlinien einfach und zuverlässig

Sorgen Sie mit DocuWare dafür, dass Kundenakten während der gesamten Aufbewahrungsfrist sicher und datenschutzkonform aufbewahrt werden. Die umfassende Rechtestruktur, klar geregelte Prozesse und unveränderbare Systemeinträge schützen vor Verlust, Missbrauch und Manipulation. Auch bei Audits oder Rechtsfragen sind Sie jederzeit schnell auskunftsfähig.

Profitieren Sie von der nahtlosen Anbindung an Ihre bestehenden Geschäftslösungen

Die flexiblen Integrationsmöglichkeiten von DocuWare ermöglichen die Anbindung an ERP- und CRM-Systeme wie SAP, Microsoft Dynamics und Oracle. Greifen Sie per Mausklick aus Ihrem CRM auf Kundeninformationen in DocuWare zu oder aktualisieren Sie Ihr ERP-System mit Auftragsdetails, um die Auftragsbearbeitung zu beschleunigen und alle Abteilungen auf dem aktuellen Stand zu halten.

Häufig gestellte Fragen rund um die digitale Auftragsbearbeitung

Was passiert mit den bisherigen physischen Papierdokumenten rund um die Auftragsabwicklung?

Papierdokumente lassen sich einfach in digitale Prozesse integrieren: Mit DocuWare erfassen Sie eingehende Unterlagen per Scanner oder Multifunktionsgerät und überführen sie direkt ins System. Dank Intelligent Document Processing (IDP) werden Inhalte automatisch erkannt, klassifiziert und den richtigen digitalen Kundenakten zugeordnet. So stehen auch historische Dokumente strukturiert, durchsuchbar und revisionssicher zur Verfügung – als nahtloser Teil Ihrer digitalen Auftragsabwicklung.

Wie funktioniert die Verwaltung von Kundenakten mit DocuWare?

Mit DocuWare lassen sich nahezu alle Arten von Dokumenten digitalisieren, speichern und intuitiv organisieren. Die Dokumente werden über eine Vorgangs- und Kundennummer miteinander verknüpft, lassen sich aber auch über weitere Filterkriterien, eine leistungsfähige Volltextsuche oder eine Ordneransicht im Handumdrehen recherchieren.   

Wie schützt DocuWare Kundenakten vor unbefugtem Zugriff?

DocuWare bietet umfangreiche Sicherheitsfunktionen, um Kundenakten vor unberechtigtem Zugriff zu schützen. Benutzerrechte und Verschlüsselung stellen sicher, dass nur berechtigte Personen auf die Daten zugreifen können, Audit-Trails protokollieren darüber hinaus jeden Zugriff. 

Wie werden Auftragsdokumente in DocuWare angezeigt und bearbeitet?

In DocuWare können Sie die Auftragsdokumente unabhängig von ihrem Originalprogramm anzeigen und mit Notizen, Ihrer digitalisierten Unterschrift und Stempeln versehen sowie wichtige Details hervorheben. Oder Sie öffnen die Dokumente im Originalprogramm, um sie weiter zu bearbeiten. Außerdem können Sie auch beliebige Dateiformate – zum Beispiel eine Bestellung und eine E-Mail - zusammenheften und gleichzeitig anzeigen. 

Inwieweit lässt sich DocuWare auf meine individuellen Bedürfnisse und Prozesse in der Auftragsabwicklung anpassen?

DocuWare passt sich flexibel an Ihre bestehenden Abläufe an – nicht umgekehrt. Über individuell konfigurierbare Workflows, Formulare und Indexfelder gestalten Sie Ihre digitale Auftragsabwicklung exakt so, wie sie zu Ihrem Unternehmen passt. Regeln für Freigaben, Eskalationen oder Benachrichtigungen lassen sich einfach definieren. Auch komplexe Anforderungen wie mehrstufige Genehmigungsprozesse oder standortübergreifende Zusammenarbeit werden problemlos abgebildet.

Welche Integrationsmöglichkeiten bietet DocuWare für die effiziente Auftragsabwicklung?

DocuWare bietet vielfältige Integrationsmöglichkeiten für die nahtlose Zusammenarbeit mit anderen Geschäftslösungen, die Sie im Rahmen der Auftragsbearbeitung einsetzen. Dazu gehören ERP-Systeme wie SAP und Microsoft Dynamics sowie CRM-Systeme wie Salesforce, aber auch Buchhaltungssoftware wie Sage und DATEV, die sich über APIs, Konnektoren und Plugins nahtlos anbinden lassen. Import- und Exportfunktionen sowie Webservices erleichtern den Datenaustausch. Darüber hinaus ermöglichen iPaaS-Plattformen wie make.com oder Microsoft Power Automate eine schnelle und flexible Integration, um Arbeitsabläufe zu optimieren und die Effizienz in der Auftragsabwicklung zu steigern. 

Mit welchen Kosten ist die Nutzung der Software für die Auftragsabwicklung verbunden?

Die Kosten für DocuWare richten sich nach Ihren individuellen Anforderungen – etwa der Anzahl der Nutzer und dem gewählten Bereitstellungsmodell (Cloud oder On-Premises). Sie profitieren von einem skalierbaren Lizenzmodell, das mit Ihrem Unternehmen mitwächst. Für eine genaue Einschätzung erhalten Sie auf Anfrage ein unverbindliches Angebot, das Ihre Prozesse und Ziele berücksichtigt.

Wie lange dauert die Einführung von DocuWare für die Auftragsbearbeitung – und wie werden wir dabei unterstützt?

Die Einführung von DocuWare erfolgt abgestimmt auf Ihre Prozesse und Ziele. Dank vorkonfigurierter Lösungspakete und flexibler Anpassungsmöglichkeiten ist ein schneller Start möglich. Unser DocuWare Professional Services Team oder ein autorisierter Digitalisierungsexperte aus unserem Partnernetzwerk richtet DocuWare maßgeschneidert für Sie ein und begleitet Sie beim erfolgreichen Start – von der Planung über die Einrichtung bis zur Schulung Ihrer Teams.

Digitale Auftragsbearbeitung mit der Software von DocuWare erfolgreich im Einsatz

DocuWare hat sich direkt bezahlt gemacht. Wir spüren den Nutzen täglich, sei es bei der Auftragsbearbeitung oder bei Recherchen und Analysen, da das System nichts vergisst und gegebenenfalls daran erinnert, dass eine Aufgabe zu erledigen ist. 

Case Study lesen

Heiko Raue

IT-Leiter der KLEiN-Umformtechnik GmbH

Früher war nicht einfach zu beantworten, wo sich ein Reparaturauftrag gerade befand. Heute schaue ich ins System und kann genau sagen, in welcher Abteilung ein Auftrag gerade bearbeitet wird. Der Workflow überwindet die Abteilungsgrenzen und macht den Prozess transparent. Die Durchlaufzeiten sind um bis zu 70 Prozent gesunken.

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Stephan Ortwein

Montageleiter, IPR Intelligente Peripherien für Roboter GmbH

Unser Kundenservice hat sich durch den zentralen Dokumenten-Pool noch einmal verbessert. Anfragen können wir sofort und detailliert beantworten. Die Arbeitsabläufe sind jetzt strukturierter und effizienter. 

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Markus Brunzel

Controller, Anti-Vektor Schädlingsbekämpfung GmbH

Zertifiziert und ausgezeichnet

SOC2
ISO 9001_DE
ISO 27001-Deutsch
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