DocuWare in eine DATEV-Umgebung einbetten

Erweitern Sie Ihr DATEV-System mit DocuWare und bewahren so Ihre Rechnungen langfristig, revisionssicher und GoBD-konform im elektronischen Archiv auf. Verknüpfen Sie Ihre Buchungen mit den archivierten Belegen und greifen Sie aus DATEV jederzeit darauf zu.

Archivieren Sie Ihre Rechnungen GoBD-konform und übergeben sie komplett mit Buchungsdaten an DATEV

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Mit DocuWare sind der Austausch und die langfristige, revisionssichere Aufbewahrung Ihrer Dokumente und Rechnungen innerhalb Ihres Unternehmens ein Kinderspiel.

Unabhängig davon, ob Sie als selbstbuchender Mandant mit DATEV Rechnungswesen arbeiten oder ob Sie per DATEV Unternehmen Online die Belege zur Buchung an Ihren Steuerberater geben, die Integration mit DocuWare macht die Rechnungsverarbeitung einfach und transparent.

Sie starten mit dem Scannen der Rechnungen und deren Import in DocuWare. Im Zuge der Archivierung werden rechnungsrelevante Daten wie Kreditorenname, Betrag oder auch Fälligkeit automatisch ausgelesen. Diese Daten werden in DocuWare als Indexkriterien den Dokumenten hinzugefügt und als Buchungsdaten an DATEV übergeben. Manuelles Eintippen bleibt Ihnen dadurch ebenso erspart wie zeitraubende Fehlerkorrektur nach Zahlendrehern.

Integrieren Sie DocuWare in Ihr DATEV 

...in DATEV Rechnungswesen (ReWe)

Die Daten, die im Laufe des Rechnungsprozesses in DocuWare erfasst werden, übergibt die Schnittstelle automatisch als Buchungsstapel via DATEVconnect oder im EXTF-Format an DATEV ReWe. Damit Sie direkt aus DATEV zu einem Buchungssatz den passenden Beleg in DocuWare öffnen können, benötigen Sie ergänzend den DATEV Fremdconnector oder legen zusätzlich das Belegbild in DATEV Unternehmen Online ab

...in DATEV Unternehmen Online (DUO)

Die in DocuWare gescannten und archivierten Rechnungen laden Sie komplett mit Buchungsdaten, auch inklusive Kostenstellen, Zahlungsbedingungen und Bankdaten des Zahlungsempfängers, im DUO Web-Portal hoch. Ihr Steuerberater erhält von dort Zugriff auf Ihre Daten und kann seinerseits in bei sich im DATEV Rechnungswesen Ihre Rechnungen buchen.

Ihre Rechnungen sind in DocuWare

Unabhängig von der verwendeten DATEV Lösung können Sie sich in DocuWare jederzeit Ihre Rechnungen anzeigen, sei es zu einem Projekt, einem Lieferanten oder einer Kostenstelle. Auch eine Volltextsuche über den Inhalt der Rechnungen liefert sekundenschnell die passenden Ergebnisse. Und über die revisionssichere Langzeitarchivierung brauchen Sie sich keine Sorgen mehr zu machen.

Einfach integriert

Egal welche DATEV-Lösung Sie nutzen: DocuWare lässt sich ganz einfach einbetten

GoBD-konform

DocuWare erfüllt alle Anforderungen an die revisionssichere Langzeitarchivierung

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Buchungsdaten nutzen

Anstatt abtippen: Relevante Rechnungsinhalte automatisch auslesen und als Buchungsdaten in DATEV verwenden

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Rechnungen im Zugriff

Aus DATEV zum aktuellen Buchungssatz Beleg öffnen oder flexible Suche in DocuWare

Durch die DATEV-Anbindung erhalten die entsprechenden Mitarbeiter mit nur einem Klick den passenden Beleg zu einer bestimmten Buchung. Damit reduziert sich auch der Aufwand bei der Erstellung des Jahresabschlusses, da der Wirtschaftsprüfer die Belege nicht mehr kopieren muss, sondern bei der Prüfung einen EDV-Zugang und Zugriff auf alle Daten erhält.“

Jörg Thielmann
Prokurist bei MANN Energie, Langenbach

Funktionen im Überblick

Connect to DATEV Rechnungswesen

  • Für eingehenden und ausgehende Rechnungen sowie Gutschriften
  • Indexwerte von DocuWare als Buchungsdaten in DATEV verwenden
  • Inhalte aus DocuWare Tabellenfeldern für Splitbuchungen nutzen
  • Belege für den Export auf Basis von DocuWare Statusfeldern automatisch auswählen
  • Daten per DATEVconnect oder als EXTF-Datei übertragen
  • Neuen Statuswerts an DocuWare nach Import des Buchungsstapels  bzw. nach Erstellung der EXTF-Datei zurückgeben
  • Digitalen Beleglink generieren, um direkt aus DATEV den passenden Beleg in DocuWare aufzurufen
    (Zusätzlich erforderlich: DATEV Fremdconnector oder die zusätzliche Ablage des Belegbildes in DATEV Unternehmen Online)
  • Mandantenfähig: Mandanten per DocuWare Archiv oder aus einem gemeinsamen Archiv über ein DocuWare Feld „Mandant" auswählen
  • Installation erfolgt lokal auf Ihrer Server-Infrastruktur mit Windows Betriebssystem
DATEV Rechnungswesen
Aus DATEV Rechnungswesen öffnen Sie das zum Buchungssatz gehörige gescannten Dokument
DATEV Unternehmen Online
In DATEV Unternehmen Online haben Sie die gescannte Rechnung mit den Buchungsdaten direkt im Blick

Connect to DATEV Unternehmen Online

  • Für eingehenden und ausgehende Rechnungen sowie Gutschriften
  • Indexwerte von DocuWare als Buchungsdaten in DATEV verwenden
  • Inhalte aus DocuWare Tabellenfeldern für Splitbuchungen nutzen
  • Sowohl Buchungsdaten als auch Zahlungsbedingungen und Bankdaten (Zahlungsempfänger) übertragen
  • DocuWare Belege mit oder ohne Anmerkungen als Belegbild in DUO ablegen
  • Belege für den Export auf Basis von DocuWare Statusfeldern automatisch auswählen
  • Optional: Belege vor der Übertragung in der Schnittstelle manuell selektierten
  • Daten per DATEV Belegtransfer übertragen
  • Neuen Statuswerts an DocuWare nach Erstellung der Übertragungsdatei zurückgeben
  • Mandantenfähig: Mandanten per DocuWare Archiv oder aus einem gemeinsamen Archiv über ein DocuWare Feld „Mandant“ auswählen

Schöpfen Sie alle Möglichkeiten in DocuWare aus

Intelligent Indexing

Profitieren Sie mit Intelligent Indexing von den Vorteilen des maschinellen Lernens.

Alle rechnungstypischen Daten werden automatisch ausgelesen, wie zum Beispiel der Kreditorenname, die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum, das Leistungsdatum sowie die Netto- und Bruttobeträge

Workflow Manager

Mit Workflow Manager stoßen Sie die zugehörigen Prozesse an und haben den aktuellen Status immer im Blick.

  • Sachliche Rechnungsprüfung mit Abgleich der Pflichtangaben gem. § 14 Abgabenordnung
  • Fachliche Rechnungsprüfung mit Freigabe durch Kostenstellenleiter, auch inkl. persönlicher Freigabelimits
  • Erstellung der Buchungsstapel für den Import in das DATEV Rechnungswesen inkl. Splitbuchungen

Ein bestehendes ECM ablösen

Auch wenn Sie DATEV bislang in Kombination mit anderen DMS-Systemen verwendet haben und dieses nun ablösen wollen, ist DocuWare die perfekte Alternative. Selbstverständlich unterstützen wir Sie auch bei der Übernahme Ihrer Altdokumente.

Flexible Bereitstellung

Die Integration von DocuWare in DATEV Rechnungswesen und auch in DATEV Unternehmen Online können Sie gleichermaßen mit DocuWare Cloud als auch mit der auf Ihrer Server-Infrastruktur installierten On-Premises Fassung von DocuWare umsetzen.

Gerne beraten wir Sie persönlich.

Sie sind DATEV – Systempartner?

Und möchten Sie, dass Ihre Kunden ebenfalls in den Genuss dieser Vorteile kommen? Werden Sie autorisierter DocuWare Partner und erschließen Sie mit Ihren Kunden ungenutztes Potential!

DocuWare stärkt und unterstütz Sie hierbei durch:

  • Turn-Key-Businessplan
  • Bewährter Vertriebsprozess
  • Kompetente Außendienstunterstützung
  • Umfassende Schulungen
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