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DocuWare in eine DATEV Umgebung einbetten

Erweitern Sie Ihr DATEV System mit DocuWare und bewahren so Ihre Rechnungen langfristig, revisionssicher und GoBD-konform im elektronischen Archiv auf. Verknüpfen Sie Ihre Buchungen mit den archivierten Belegen und greifen Sie aus DATEV jederzeit darauf zu.

Archivieren Sie Ihre Rechnungen GoBD-konform und übergeben sie komplett mit Buchungsdaten an DATEV

Datev_Integration_2021

Mit DocuWare sind der Austausch und die langfristige, revisionssichere Aufbewahrung Ihrer Dokumente und Rechnungen innerhalb Ihres Unternehmens ein Kinderspiel.

Unabhängig davon, ob Sie als selbstbuchender Mandant mit DATEV Rechnungswesen arbeiten oder ob Sie per DATEV Unternehmen Online die Belege zur Buchung an Ihren Steuerberater geben, die Integration mit DocuWare macht die Rechnungsverarbeitung einfach und transparent.

Sie starten mit dem Scannen der Rechnungen und deren Import in DocuWare. Im Zuge der Archivierung werden rechnungsrelevante Daten wie Kreditorenname, Betrag oder auch Fälligkeit automatisch ausgelesen. Diese Daten werden in DocuWare als Indexkriterien den Dokumenten hinzugefügt und als Buchungsdaten an DATEV übergeben. Manuelles Eintippen bleibt Ihnen dadurch ebenso erspart wie zeitraubende Fehlerkorrektur nach Zahlendrehern.

Vorgestelltes Webinar

DocuWare in DATEV integrieren = Rechnungen effizienter verarbeiten

Die langfristige, revisionssichere Archivierung Ihrer Dokumente und die GoBD-konforme Aufbewahrung Ihrer Rechnungen sind mit DocuWare ein Kinderspiel. Durch die Integration in DATEV lassen sich Buchungen mit archivierten Belegen verknüpfen und jederzeit auf Knopfdruck aus der DATEV Oberfläche darauf zugreifen.
Hierzu bieten wir mehr Hintergrund in zwei Webinaren:

 

DocuWare in DATEV ReWe integrieren   DocuWare in DATEV DUO integrieren

Integrieren Sie DocuWare in Ihr DATEV 

...in DATEV Rechnungswesen (ReWe)

Die Daten, die im Laufe des Rechnungsprozesses in DocuWare erfasst werden, übergibt die Schnittstelle automatisch als Buchungsstapel via DATEVconnect oder im EXTF-Format an DATEV ReWe. Damit Sie direkt aus DATEV zu einem Buchungssatz den passenden Beleg in DocuWare öffnen können, benötigen Sie ergänzend das Modul DATEV Beleganzeige Drittanbieter oder legen zusätzlich das Belegbild in DATEV Unternehmen Online ab. 

...in DATEV Unternehmen Online (DUO)

Die in DocuWare gescannten und archivierten Rechnungen laden Sie komplett mit Buchungsdaten, auch inklusive Kostenstellen, Zahlungsbedingungen und Bankdaten des Zahlungsempfängers, im DUO Web-Portal hoch. Ihr Steuerberater erhält von dort Zugriff auf Ihre Daten und kann seinerseits bei sich im DATEV Rechnungswesen Ihre Rechnungen buchen.

Ihre Rechnungen sind in DocuWare

Unabhängig von der verwendeten DATEV Lösung können Sie sich in DocuWare jederzeit Ihre Rechnungen anzeigen, sei es zu einem Projekt, einem Lieferanten oder einer Kostenstelle. Auch eine Volltextsuche über den Inhalt der Rechnungen liefert sekundenschnell die passenden Ergebnisse. Und über die revisionssichere Langzeitarchivierung brauchen Sie sich keine Sorgen mehr zu machen.

Einfach integriert

Egal welche DATEV-Lösung Sie nutzen: DocuWare lässt sich ganz einfach einbetten

GoBD-konform

DocuWare erfüllt alle Anforderungen an die revisionssichere Langzeitarchivierung

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Buchungsdaten nutzen

Anstatt abtippen: Relevante Rechnungsinhalte automatisch auslesen und als Buchungsdaten in DATEV verwenden

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Rechnungen im Zugriff

Aus DATEV zum aktuellen Buchungssatz Beleg öffnen oder flexible Suche in DocuWare

Durch die DATEV Anbindung erhalten die entsprechenden Mitarbeiter mit nur einem Klick den passenden Beleg zu einer bestimmten Buchung. Damit reduziert sich auch der Aufwand bei der Erstellung des Jahresabschlusses, da der Wirtschaftsprüfer die Belege nicht mehr kopieren muss, sondern bei der Prüfung einen EDV-Zugang und Zugriff auf alle Daten erhält.“

Jörg Thielmann
Prokurist bei MANN Energie, Langenbach

So funktioniert's

Connect to DATEV Rechnungswesen

  • Für eingehenden und ausgehende Rechnungen sowie Gutschriften
  • Indexwerte von DocuWare als Buchungsdaten in DATEV verwenden
  • Inhalte aus DocuWare Tabellenfeldern für Splitbuchungen nutzen
  • Möglichkeiten der Datenübertragung:
    • per DATEVconnect direkt in die Stapelverarbeitung von DATEV Kanzlei Rechnungswesen
    • als Buchungsvorschläge beim Belege-Buchen in DATEV
    • als EXTF-Datei
  • Belege für den Export auf Basis von DocuWare Statusfeldern automatisch auswählen
  • Neuen Statuswerts an DocuWare nach Import des Buchungsstapels  bzw. nach Erstellung der EXTF-Datei zurückgeben
  • Digitalen Beleglink generieren, um direkt aus DATEV den passenden Beleg in DocuWare aufzurufen
    (Zusätzlich erforderlich: DATEV Beleganzeige Drittanbieter oder die zusätzliche Ablage des Belegbildes in DATEV Unternehmen Online)
  • Bereitstellung der Stammdaten aus DATEV: Sachkonten, Kostenstellen, Kreditoren, Debitoren sowie OPOS, also bezahlte und offene Posten, können zeitgesteuert automatisch an DocuWare übertragen werden. Die Datenübergabe ist mandantenübergreifend möglich, der Datenzugriff erfolgt per DATEVconnect.
  • Mandantenfähig: Mandanten per DocuWare Archiv oder aus einem gemeinsamen Archiv über ein DocuWare Feld „Mandant" auswählen
  • Installation erfolgt lokal auf Ihrer Server-Infrastruktur mit Windows Betriebssystem
Die Schnittstelle ist von DATEV in Hinblick auf die technische Funktionalität und das Zusammenspiel mit der DATEV-Lösung geprüft und freigegeben.

Connect to DATEV Unternehmen Online

  • Für eingehenden und ausgehende Rechnungen sowie Gutschriften
  • Indexwerte von DocuWare als Buchungsdaten in DATEV verwenden
  • Inhalte aus DocuWare Tabellenfeldern für Splitbuchungen nutzen
  • Datenübertragung per DATEV Belegtransfer - Möglichkeiten:
    • nur Belegbild, mit oder ohne Anmerkungen aus DocuWare
    • Belegbild und Buchungsdaten
    • zusätzlich Zahlungsbedingungen und Bankdaten (Zahlungsempfänger)
  • Steuerberater greift direkt auf die Belege mit den Buchungsdaten in DUO zu und bearbeitet diese in seinem Kanzlei Rechnungswesen
  • Belege für den Export auf Basis von DocuWare Statusfeldern automatisch auswählen
  • Neuen Statuswerts an DocuWare nach Erstellung der Übertragungsdatei zurückgeben
  • Optional: Belege vor der Übertragung in der Schnittstelle manuell selektierten
  • Mandantenfähig: Mandanten per DocuWare Archiv oder aus einem gemeinsamen Archiv über ein DocuWare Feld „Mandant“ auswählen
  • Installation erfolgt lokal auf Ihrer Server-Infrastruktur mit Windows Betriebssystem

Migration von DATEV DMS classic (Saperion) nach DocuWare

Sie verwenden noch ein altes DATEV DMS classic, also ein integriertes, nicht mehr weiterentwickeltes Saperion System? Dann wechseln Sie jetzt zu DocuWare mit voller Kraft in die Zukunft! Profitieren Sie von der funktionsstarken Integration und der reibungslosen Migration Ihrer Bestandsdaten.

  • Übernahme der exportierten Dokumentdateien gemäß Export aus DATEV ohne Formatumwandlung
  • Anpassung des Feldmappings von DATEV zu DocuWare möglich
  • Übernahme der in DATEV vorhandenen Indexdaten
  • Übergabe fester oder in DATEV berechneter Werte an DocuWare
  • Formatkonvertierung von TIF/JPG nach PDF möglich
  • Komprimierung der TIF-Dateien nach TIFF-G4 möglich

Sie sind an einer Migration interessiert?

Kontaktieren Sie uns einfach für eine unverbindliche, individuelle Beratung. Wir helfen Ihnen gerne weiter.

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Schöpfen Sie alle Möglichkeiten in DocuWare aus

Intelligent Indexing

Profitieren Sie mit Intelligent Indexing von den Vorteilen des maschinellen Lernens.

Alle rechnungstypischen Daten werden automatisch ausgelesen, wie zum Beispiel der Kreditorenname, die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum, das Leistungsdatum sowie die Netto- und Bruttobeträge

Workflow Manager

Mit Workflow Manager stoßen Sie die zugehörigen Prozesse an und haben den aktuellen Status immer im Blick.

  • Sachliche Rechnungsprüfung mit Abgleich der Pflichtangaben gem. § 14 Umsatzsteuergesetz
  • Fachliche Rechnungsprüfung mit Freigabe durch Kostenstellenleiter, auch inkl. persönlicher Freigabelimits
  • Erstellung der Buchungsstapel für den Import in das DATEV Rechnungswesen inkl. Splitbuchungen

Ein bestehendes ECM ablösen

Auch wenn Sie DATEV bislang in Kombination mit anderen DMS-Systemen verwendet haben und dieses nun ablösen wollen, ist DocuWare die perfekte Alternative. Selbstverständlich unterstützen wir Sie auch bei der Übernahme Ihrer Altdokumente.

Flexible Bereitstellung

Die Integration von DocuWare in DATEV Rechnungswesen und auch in DATEV Unternehmen Online können Sie gleichermaßen mit DocuWare Cloud als auch mit der auf Ihrer Server-Infrastruktur installierten On-Premises Fassung von DocuWare umsetzen.

Gerne beraten wir Sie persönlich.

Sie sind DATEV Systempartner?

Und möchten Sie, dass Ihre Kunden ebenfalls in den Genuss dieser Vorteile kommen? Werden Sie autorisierter DocuWare Partner und erschließen Sie mit Ihren Kunden ungenutztes Potential!

DocuWare stärkt und unterstütz Sie hierbei durch:

  • Turn-Key-Businessplan
  • Bewährter Vertriebsprozess
  • Kompetente Außendienstunterstützung
  • Umfassende Schulungen
  • Erstklassige Marketinginstrumente

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