DMS FÜR DIE IMMOBILIENWIRTSCHAFT

Immobilienprozesse digital steuern und Kosten senken

Immobilienunternehmen verwalten täglich große Mengen an Verträgen, Rechnungen und Objektunterlagen und Mieterdokumenten.

DocuWare führt diese Informationen strukturiert zusammen, automatisiert Freigaben und schafft Transparenz über Objekte, Vorgänge und Fristen – für weniger Aufwand und effiziente Abläufe im Verwaltungs-, Asset- und Property Management.

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DocuWare: Ihr DMS für tägliche Herausforderungen in der Immobilienverwaltung

Wenn Mietverträge, Objektunterlagen, Rechnungen und Nachweise über E-Mails, Ordner, Papierakten und verschiedene Systeme verteilt sind, wird die Immoblienverwaltung schnell aufwendig. Freigaben verzögern sich, Fristen geraten aus dem Blick und Auskünfte dauern länger. DocuWare bringt Struktur in dokumentenintensive Immobilienprozesse: Informationen sind zentral verfügbar, Workflows laufen automatisiert und Vorgänge bleiben jederzeit nachvollziehbar.

Sofort auskunftsfähig

Bearbeiten Sie Servicevorgänge schneller und greifen Sie ortsunabhängig auf Mieter- und Objektakten zu - zentral, aktuell, vollständig.

Effiziente Abläufe

Bringen Sie Freigaben, Prüfungen und Abstimmungen schneller voran - mit digtalen Workflows statt manueller Übergaben.

Sicher bei Audits

Archivieren Sie Immobliendokumente zentral, revisionssicher und DSGVO-konform – und erfüllen Sie gesetzliche Anforderungen zuverlässig.

Weniger Aufwand pro Objekt

Reduzieren Sie manuelle Verwaltungsarbeit pro Objekt und schaffen Sie skalierbare Prozesse für wachsende Immobilienportfolios.

Immobilienprozesse digitalisieren - Demo vereinbaren

So funktioniert das Dokumentenmanagement mit DocuWare

Ob Mietverträge, Übergabeprotokolle, Rechnungen oder Serviceunterlagen: DocuWare steuert Dokumente und Daten durch strukturierte digitale Workflows von der Erfassung über die Bearbeitung bis zur sicheren Archivierung.

Dokumente zentral erfassen

Unterlagen werden aus E-Mails, Scans, Fachsystemen oder über digitale Formulare in digitalen Mieter- und Objekten abgelegt und den richigen Vorgängen zugeordnet.

Prozesse automatisch steuern

Dokumente durchlaufen klar definierte Prüf- und Freigabeprozesse. Aufgaben werden automatisch weitergeleitet, Zuständigkeiten sind eindeutig geregelt und Fristen werden zuverlässig überwacht.

Informationen gezielt nutzen

Alle relevanten Informationen stehen in digitalen Akten und verbundenen Systemen bereit. Bearbeitungsstände, Versionen und Entscheidungen sind jederzeit nachvollziehbar dokumentiert.

Dank Digitalisierung haben wir es nachweislich geschafft, Geschäftsprozesse effizienter und transparenter zu gestalten. Mit unserer elektronischen Dokumentenverwaltung konnten wir verschiedene Prozesse komplett automatisieren. Unsere Reaktionszeiten gegenüber Kunden und Dienstleistern haben sich dadurch deutlich reduziert.

Ein integriertes Dokumentenmanagement bedeutet für uns eine deutliche Zeitersparnis und sorgt für einen besseren Projektüberblick, da erforderliche Informationen auf Anhieb zur Verfügung stehen.

Zentrale Prozesse der Immoblienverwaltung: digital und effizient mit DocuWare

DocuWare unterstützt Immobilienunternehmen entlang des gesamten Verwaltungsalltags: von digitalen Mieter- und Objektakten über Rechnungsfreigaben und Vertragsprozesse bis zur Dokumentation von Schäden, Wartungen und Nachweisen.

So behalten Sie Fristen, Zuständigkeiten und Bearbeitungsstände auch bei wachsenden Portfolios einfach unter Kontrolle.

Mieter- und Objektakten zentral verwalten

Führen Sie digitale Mieter- und Objektakten, in denen alle Unterlagen zentral gebündelt sind – vom Mietvertrag bis zur Nebenkostenabrechnung. Neue Dokumente - z.B. Nachträge - lassen sich schnell ergänzen und sind sofort für alle Berechtigten verfügbar.

Ihre Vorteile:

Sofort auskunftsfähig zu Mietern, Objekten und Vorgängen
Fristen im Blick durch automatische Erinnerungen
Weniger Abstimmungsaufwand durch eine verlässliche Datenbasis
Mobiler Zugriff auf alle Unterlagen

Mehr zur Dokumentenverwaltung mit DocuWare

Rechnungen und Freigaben beschleunigen

Automatisieren Sie Ihre Rechnungs- und Freigabeprozesse – von der Erfassung über die Prüfung bis zur Buchung. Eingangsrechnungen und Belege werden digital verarbeitet, automatisch zugeordnet und durchlaufen strukturierte Freigabe-Workflows. Anschließend erfolgt die Übergabe an Ihr ERP-System.

Ihre Vorteile:

Kürzere Durchlaufzeiten durch automatisierte Workflows und mobile Freigaben
Skontofristen einhalten und Mahngebühren vermeiden dank schneller Bearbeitung und Buchung
Volle Transparenz über Bearbeitungsstände und offene Aufgaben in Echtzeit
Weniger Fehler durch automatische Datenerfassung und standardisierte Prozesse

Mehr zur automatisierten Rechnungsverarbeitung mit DocuWare

Verträge und Fristen transparent steuern

Behalten Sie Miet-, Kauf- und Dienstleistungsverträge jederzeit im Überblick und verschaffen Sie sich schnellen Einblick in Vertragsinhalte und Laufzeiten. Automatisierte Erinnerungen stellen sicher, dass keine Fristen übersehen werden.

Ihre Vorteile

Klare Übersicht über Inhalte, Status und Zuständigkeiten
Immer die aktuelle Version durch klare Versionierung
Keine verpassten Termine dank automatischer Wiedervorlagen
Mehr Sicherheit durch strukturierte Prozesse und lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Bearbeitungsschritte

Mehr zur Vertragsverwaltung mit DocuWare

Schäden, Wartung und Servicefälle effizient bearbeiten

Dokumentieren Sie Schäden und Wartungsfälle direkt vor Ort per Smartphone oder Tablet. Fotos, Berichte und Protokolle werden zentral in DocuWare erfasst und automatisch der jeweiligen Schadens- oder Wartungsakte zugeordnet. So hat Ihr Instandhaltungsteam alle relevanten Informationen jederzeit griffbereit und wird bei neuen Dokumenten oder Aktualisierungen automatisch informiert.

Ihre Vorteile:

Zentrale Akte mit allen Fotos, Berichten und Dokumenten je Vorgang
Sofort informiert bei neuen Dokumenten oder Updates
Schnellere Regulierung durch direkten Zugriff auf alle Unterlagen
Klare Nachverfolgung aller Schritte und Maßnahmen

Immobliendokumente revisionssicher archivieren

Archivieren Sie Mietverträge, Rechnungen, Objektunterlagen und Schriftverkehr sicher, vollständig und nachvollziehbar – im Einklang mit Anforderungen wie GoBD, DSGVO und internen oder branchenspezifischen Dokumentationsrichtlinien.

Ihre Vorteile:

Rechtssichere Ablage durch strukturierte und nachvollziehbare Archivierung
Audit-ready – vollständige Unterlagen inklusive Historie sofort verfügbar
Datenschutz gewährleistet durch rollenbasierte Zugriffsrechte
Volle Nachvollziehbarkeit aller Zugriffe, Bearbeitungsschritte und Änderungen

Mehr zur sicheren Archivierung mit DocuWare

DocuWare IDP

Mehr Zeit für Ihr Portfolio – weniger Aufwand mit Dokumenten

Ob Rechnung, Mietvertrag oder Schadensmeldung: Viele Immobilienprozesse beginnen mit Informationen, die erfasst, geprüft und dem richtigen Objekt, Mieter oder Vorgang zugeordnet werden müssen. DocuWare IDP automatisiert diese Schritte mit KI. Informationen stehen schneller im passenden Prozess bereit, die Datenqualität steigt und Teams werden von manueller Routinearbeit entlastet.

Mehr über DocuWare IDP erfahren

Eine Plattform für effiziente Immoblienprozesse

Verwalten, automatisieren und sichern Sie dokumentengesteuerte Immobilienprozese auf einer leistungsstarken Plattform. DocuWare verbindet Informationen, Dokumente und Workflows über Abteilungen, Standorte und Systeme hinweg und bringt Struktur und Effizienz in komplexe Verwaltungsabläufe. Skalierbar für wachsende Portfolios. In der Cloud oder On-Premises.

Nahtlose Integration in Ihre Systemlandschaft

DocuWare fügt sich in Ihre bestehende IT-Landschaft ein – von Immobilien- und ERP-Systemen wie IX HAUS bis hin zu CRM- und Buchhaltungslösungen. Dokumente und Informationen stehen dort bereit, wo Ihre Teams täglich arbeiten: im richtigen Kontext, sicher auffindbar und ohne Medienbruch.

Integrationsmöglichkeiten entdecken

Wachsen ohne operative Engpässe

Verwalten Sie steigende Objektzahlen effizient – ohne Mehraufwand für Ihr Team.

Schnelle Entlastung Ihrer Teams

Automatisieren Sie manuelle und zeitintensive Aufgaben ohne IT-Komplexität.

Sicherheit ohne Aufwand

Erfüllen Sie Datenschutz und regulatorische Anforderungen mühelos.

Flexibel an Ihre IT angepasst

Nutzen Sie DocuWare in der Cloud oder On-Premises – passend zu Ihrer Strategie.

W. Johannes Wentzel Dr.: 30.000 Mieterakten und Integration in IX HAUS

Das Immobilienunternehmen W. Johannes Wentzel Dr. verwaltet mit DocuWare rund 30.000 Mieterakten und bearbeitet monatlich etwa 6.500 Eingangsrechnungen. Durch die intelligente Interaktion mit der Immobliensoftware IX HAUS werden Dokumente automatisiert gesteuert und Prozesse ausgelöst.

Erfolgsgeschichte lesen

EHRET + KLEIN GmbH: Mehr Effizienz durch digitale Rechnungs- und Dokumentenprozesse

Tausende Rechnungen und Dokumente werden bei Ehret+Klein heute digital verarbeitet und revisionssicher archiviert. Mit DocuWare profitieren Mitarbeitende von schnelleren Freigaben, weniger Suchaufwand und einer effizienteren Zusammenarbeit mit Investoren und Partnern.

Erfolgsgeschichte lesen

BAE Management: DMS in kürzester Zeit im Einsatz

BAE Management betreut als Immobilienprojektentwickler Bauprojekte in Berlin und München. Um von Anfang an flexibel und effizient arbeiten zu können, wurde DocuWare in kürzester Zeit produktiv eingeführt. Heute sind Rechnungsprüfung und Dokumentenmanagement vollständig digital und standortunabhängig organisiert.

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Seamlessly integrate with HIS, ERP, and other core healthcare systems

Create fully digital, end-to-end processes across your entire healthcare IT landscape. DocuWare works smoothly with hospital information systems (HIS), practice management software, ERP platforms like Oracle NetSuite, SAP or Microsoft Dynamics, and accounting applications such as QuickBooks or Sage. DocuWare’s integration capabilities ensure smooth interoperability across systems, using HL7 standards to connect with PACS, RIS, and laboratory information systems for secure and efficient data exchange across all departments.

Bereit für effizientere Immobilienprozesse?

Erfahren Sie, wie DocuWare Ihre Immobilienprozesse digitalisieren, Freigaben beschleunigen und Mieter- sowie Objektakten zentral verfügbar machen kann.

Gerne zeigen wir Ihnen DocuWare live und besprechen, wie sich Ihre bestehenden Systeme, Dokumente und Workflows sinnvoll verbinden lassen.

Immobilienprozesse digital steuern und Kosten senken