Vielfältige Anwendungsmöglichkeiten
Sämtliche Unterlagen des Immobilienprojektentwicklers werden seither im zentralen Dokumenten-Pool archiviert. Die automatische Indexierung macht die Ablage schnell und einfach. Gleichzeitig gestalten verschiedene Workflows die Büroarbeit um ein Vielfaches effizienter. Bei der Rechnungsprüfung werden sämtliche Eingangsrechnungen unabhängig von ihrem Format automatisch verschlagwortet, im digitalen Archiv ablegt und anschließend an die Aufgabenlisten der einzelnen Mitarbeiter verteilt. Diese können die Rechnungen in Teilbeträge aufspalten und nach der sachlichen und rechnerischen Prüfung per digitalem Stempel freigeben. Weitere flexible Anwendungsbereiche ergaben sich gerade auch während der Corona-Krise. So konnten die Teilnehmer einer von BAE Management organisierten Veranstaltung schnell und sicher mit der Lösung registriert werden. Durch das Scannen eines QR-Codes griffen die Besucher mit ihrem Smartphone auf ein Teilnahmeformular im Web zu, welches mit geringem Aufwand über DocuWare erstellt wurde. Nach dem Ausfüllen wurden die Daten im Dokumenten-Pool gespeichert und gemäß Datenschutz nach 15 Tagen automatisch gelöscht. Neben diesen Anwendungen ist für die Zukunft eine Schnittstelle zur Bauträger-Software COOR geplant, um etwa den gesamten Schriftverkehr mit Wohnungskäufern einfach zu archivieren. Der DocuWare-Einsatz im Unternehmen wächst damit kontinuierlich, was sich durch die Cloud-Lösung sehr einfach gestalten lässt. Neben den vier Mitarbeiter arbeiten mit eingeschränktem Zugriff auch neun Externe regelmäßig mit der Lösung, wie etwa Steuerberater und Banker.
Anwenderfreundlichkeit statt Support-Hotline
Dank DocuWare hat BAE Management alle Verwaltungsaufgaben perfekt im Griff. Auf den Schreibtischen warten heute keine ungeprüften Unterschriftsmappen mehr auf Bearbeitung. Durch die bequeme Volltextsuche sind alle wichtigen Belege, ob Rechnungen oder Personalunterlagen, immer sofort griffbereit. Auch können je nach Zugangsberechtigung mehrere Mitarbeiter und auch Dritte auf Dokumente zugreifen, was dem Unternehmen das Verschicken umfangreicher Projektunterlagen erspart. Gleichzeitig schätzt man die hohe Anwenderfreundlichkeit der Software, sowie die leicht verständliche Dokumentation der Cloud-Lösung. An die Support-Hotline jedenfalls mussten sich die Mitarbeiter von BAE Management bisher sehr selten wenden.
