Automatisches Aufgaben-Management
Strukturieren Sie Ihr Office Management auf der Basis moderner Automations-Software. Erledigen Sie Ihre Aufgaben übersichtlich mit Listen und individuell anpassbaren E-Mail-Benachrichtigungen.
Auch wenn abteilungsübergreifende Prozesse perfekt organisiert sind, müssen kleinere Aufgaben häufig eher nebenbei erledigt werden. Damit nichts unter den Tisch fällt, binden Sie auch die Routineaufgaben in die Büro-Automation ein.
In Listen sehen Sie gebündelt Ihre dokumentbasierten Aufgaben, beispielsweise die Erneuerung von Verträgen oder die Kenntnisnahme wichtiger HR-Unterlagen.
Listen werden automatisch aktualisiert. Dokumente, die nicht mehr den Kriterien entsprechen, fallen raus. Neue, passende Dokumente werden sofort angezeigt.
Informieren Sie Kollegen mit E-Mail-Benachrichtigungen, wenn neue, relevante Dokumente im Archiv vorliegen, zum Beispiel die neueste Gehaltsabrechnung, oder fordern sie auf, ein Dokument zu bearbeiten.
Auch E-Mail-Benachrichtigungen sind komplett automatisiert. Sobald ein Dokument den Kriterien entspricht, wird eine Mail mit einem Link zum Öffnen und Bearbeiten verschickt.
Listen und automatische Benachrichtigungen helfen dabei, die tägliche Büroarbeit zu organisieren. Einige Beispiele:
- Bestellung und Lieferung abgleichen. Sobald die Büromöbel geliefert werden, erhält die Einkaufsleiterin eine automatische Mail mit dem Link auf den archivierten Lieferschein. Bevor die Möbel auf die Abteilungen verteilt werden, kann sie Lieferschein und Bestellung abgleichen.
- Änderungen mitteilen. Die Konstruktionszeichnung für die neue Maschine ist geändert worden. Per E-Mail-Benachrichtigung werden alle beteiligten Mitarbeiter informiert, dass ein neuer Plan vorliegt.
- Zeitnah reagieren. Neue Bewerbungen werden in der Liste der HR-Mitarbeiterin angezeigt. Eine schnelle Eingangsbestätigung macht einen professionellen Eindruck.
- Kündigungsfristen immer im Blick. Um Verträge von Dienstleistern oder Providern neu zu verhandeln oder zu kündigen, werden sie automatisch und rechtzeitig vor Laufzeitende in der Liste angezeigt.
- Ohne Suche auf Dokumente zugreifen. Preislisten, Vertragsvorlagen etc ändern sich immer wieder. Damit Sie auch ohne Suche garantiert immer die gültigen Versionen zur Hand haben, erstellen Sie sich Listen für die häufig gebrauchten Dokumente.
Immer im Blick
Direkter Zugriff
Legen Sie den Link zu einer Liste auf den Desktop - mit einem Klick ist sie geöffnet.
Freie Zeitsteuerung
Schnell erledigt