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Connect to Mail

Importieren Sie E-Mails von Google, Yahoo, Web.de und anderen Webmail-Clients und speichern Sie die relevanten Nachrichten in einem sicheren, digitalen Archiv. Schützen Sie Ihre Geschäftskommunikation vor Manipulationen und nutzen Sie E-Mail-Inhalte für die Workflow-Automation.

E-Mails automatisch importieren

Connect to mail examples -- gmail, yahoo mail, hotmail
DocuWare taucht in Ihrem E-Mail-Account gar nicht auf. Es wird nur ein Ordner überwacht, aus dem die E-Mails automatisch importiert werden - hier der Rechnungsordner

Verbinden Sie die Vorteile webbasierter E-Mail-Konten mit der Leistungsfähigkeit von DocuWare:

  • Die Mails werden aus Ihren Mailkonten automatisch im Archiv abgelegt, wo sie zur Weiterverarbeitung zur Verfügung stehen.
  • Nur wichtige Mails kommen ins Archiv: Auf Wunsch wird nur der Anhang abgelegt, das Standard-Anschreiben gelöscht.
  • Heften Sie zusammengehörige E-Mails  zusammen.
  • Damit die E-Mails in Workflows eingebunden werden können, erhalten sie automatisch die nötigen Indexdaten wie unter anderem Absender oder Betreff.
  • Rufen Sie alle Dokumente zu einem Projekt gleichzeitig ab, zum Beispiel außer E-Mails auch Skizzen oder Verträge.
  • Das Postfach wird übersichtlich: Lassen Sie bereits archivierte Mails im Konto löschen.

E-Mails in Geschäftsprozesse einbinden

Machen Sie mehr aus Ihren Mails und binden Sie sie in Ihre Geschäftsprozesse ein. Zwei Beispiele: 

  1. Eine Rechnung, die per Mail eingegangen ist, wird im Archiv abgelegt. Dadurch wird direkt der Freigabe-Workflow angestoßen und Sie halten bequem die Skontofrist ein.
  2. Kollegen können schnell auf eine Kundenanfrage reagieren, auch wenn der zuständige Mitarbeiter außer Haus ist, da sie im Archiv den Überblick über die gesamte Korrespondenz mit dem Kunden haben.

Archivierte E-Mails lassen sich zusammen mit anderen Dokumenttypen verwalten. So verbessern Sie die Organisation zusammengehöriger Inhalte, zum Beispiel Projektdaten, Kundenkorrespondenz oder Firmendaten.

Universell einsetzbar

Archivieren Sie E-Mails aus allen Exchange- und IMAP-Konten in DocuWare.

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Optimal verfügbar

Die Informationen archivierter Mails sind für alle berechtigten Kollegen verfügbar.

GOBD-konform

Mails unterliegen als geschäftsrelevante Dokumente gesetzlichen Bestimmungen. Um die Einhaltung kümmert sich DocuWare als GOBD-konformes Dokumenten-Management.

Zentral organisiert

E-Mails sind zusammen mit anderen geschäftsrelevanten Dokumenten aufrufbar.

So starten Sie mit der E-Mail-Archivierung

Cloud

Connect to Mail ist Bestandteil jeder DocuWare Cloud Lizenz. DocuWare Cloud beinhaltet außerdem Intelligent Indexing, Workflow Manager und weitere nützliche Module.

On-Premises

Verwenden Sie DocuWare als lokal installiertes System, steht Ihnen DocuWare Connect to Mail als Zusatzmodul zur Verfügung.

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