IDP: Intelligente Dokumentenverarbeitung mit KI

Unternehmen treiben die digitale Transformation gezielt voran, um Prozesse zu verschlanken, Betriebskosten zu senken und ihre Mitarbeitenden von zeitintensiven, repetitiven Aufgaben zu entlasten. Dabei steht nicht nur die Optimierung des Tagesgeschäfts im Fokus – auch die langfristige Stärkung von Agilität und Wettbewerbsfähigkeit gehört zu den strategischen Zielen.

Studien – wie beispielsweise von PWC – zeigen deutlich, dass der Einsatz von modernen Automatisierungstechnologien ein enormes Potenzial bietet, besonders bei der strukturierten Erfassung und Verarbeitung von unstrukturierten Daten. Durch intelligente Ansätze lassen sich so bis zu 50 Prozent der Arbeitszeit einsparen, die sonst für das manuelle Zusammenführen von Informationen über Teams und Abteilungen hinweg benötigt wird. Zudem fördern das zentrale Speichern von Daten und eine nahtlose Systemintegration die reibungslose Zusammenarbeit und schaffen die Basis für datengetriebene Entscheidungsprozesse.

Das Problem: Rund 80 Prozent aller Unternehmensdaten liegen in unstrukturierter Form vor – beispielsweise als E-Mails, PDF-Rechnungen, Lieferscheine oder Scans mit handschriftlichen Notizen. Herkömmliche Automatisierungslösungen stoßen hier schnell an ihre Grenzen, da ihnen die nötige Technologie fehlt, um diese Daten zuverlässig zu erfassen. Hier setzt Intelligent Document Processing (IDP) an – eine leistungsstarke Technologie, die nicht nur problemlos unstrukturierte Daten aus Dokumenten verarbeitet, sondern auch den Kontext der Informationen versteht und diese mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen extrahiert.

Übersicht:

• Was ist Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP)?

• Die Vorteile von IDP gegenüber Robotic Process Automation (RPA)

• Welche Technologien nutzt IDP?

• So funktioniert IDP

• Anwendungsgebiete von IDP

• Die Vorteile für Ihr Unternehmen auf einen Blick

• Schlüsselfaktoren für eine leistungsstarke IDP-Lösung

• Praxisbeispiele: IDP im Einsatz

• Best Practices für die Implementierung von IDP

Intelligente Dokumentenverarbeitung – ein Teilbereich der automatisierten Dokumentenverarbeitung – ist eine zukunftsweisende Technologie zur effizienten und kostensparenden Verarbeitung von Dokumenten. Sie automatisiert die Extraktion, Interpretation und Klassifizierung von Informationen aus unterschiedlichsten Dokumenttypen wie Rechnungen, Bestellungen oder Verträgen. Technologisch basiert IDP auf einer Kombination fortschrittlicher Verfahren: optischer Zeichenerkennung (OCR), Handschriftenerkennung (HTR), Künstlicher Intelligenz (KI) sowie maschinellem Lernen (ML), einem Teilgebiet der KI. Eine Besonderheit von IDP liegt in der Fähigkeit zur Selbstoptimierung: Dank ML-Algorithmen lernt das System mit jeder Interaktion hinzu und verbessert so kontinuierlich seine Genauigkeit und Leistungsfähigkeit. Hinzu kommt Deep Learning – eine besonders leistungsfähige Methode des maschinellen Lernens. Mithilfe künstlicher neuronaler Netze, also mehrschichtiger Algorithmenstrukturen, erkennt IDP komplexe Muster und verarbeitet Informationen ähnlich wie der menschliche Verstand.  

Künstliche Intelligenz spielt in dieser Form der automatisierten Dokumentenverarbeitung also eine Schlüsselrolle, denn sie befähigt das IDP-System, Inhalte nicht nur zu erkennen, sondern auch im Kontext zu verstehen. IDP-Systeme lesen so nicht bloß Zeichen auf einer Seite, sie erfassen ebenfalls die Bedeutung des Textes. Damit geht IDP weit über klassische Methoden der Dokumentenautomatisierung hinaus und bietet eine flexible, skalierbare Lösung zur Optimierung komplexer Geschäftsprozesse mit einer präzisen Datenverarbeitung, effizienten Workflows und einer reibungslosen Integration in bestehende Unternehmenssysteme.  

RPA (Robotic Process Automation) automatisiert strukturierte Geschäftsprozesse auf Basis fester Regeln. Für die Dokumentenverarbeitung bedeutet das: Standardisierte Dokumente wie Rechnungen oder Formulare, die einem klar definierten Format folgen, werden automatisch verarbeitet. Kommt es zu Abweichungen – etwa bei ungewohnten Layouts oder fehlenden Angaben – erzeugt RPA eine Fehlermeldung. Die betroffenen Dokumente müssen dann manuell nachbearbeitet werden. 

IDP (Intelligent Document Processing) geht deutlich weiter. Die Technologie ist nicht auf strukturierte Formate beschränkt, sie erkennt und verarbeitet auch unstrukturierte Inhalte wie handschriftliche Notizen, E-Mails, eingescannte Dokumente oder Bilddateien. Dabei analysiert IDP die Daten und versteht sie im jeweiligen Kontext – ein entscheidender Vorteil gegenüber regelbasierten RPA-Systemen. Während RPA also exakt vordefinierte Abläufe ausführt, agiert IDP flexibel und „mitdenkend“. Es extrahiert Informationen einerseits aus klassischen Quellen wie Excel-Dateien oder SQL-Datenbanken und andererseits aus komplexen, unstrukturierten Datenbeständen – und das zuverlässig, effizient und kontextsensitiv. 

IDP kombiniert mehrere fortschrittliche Technologien, um Daten aus unterschiedlichsten Dokumenttypen zu extrahieren, zu verarbeiten und in bestehende Arbeitsabläufe zu integrieren. Dazu gehören: 

• Optische Zeichenerkennung (OCR): OCR wandelt gescannte Dokumente und Bilder in maschinenlesbaren Text um. 

• Handschriftliche Texterkennung (HTR): HTR erfasst handschriftliche Notizen und transformiert sie in bearbeitbaren Text. 

• Dokumentenklassifikation: Dokumente werden auf Grundlage ihres Inhalts und Merkmale verschiedenen Kategorien zugeordnet. 

• Datenextraktion: Relevante Inhalte werden als strukturierte Daten extrahiert. 

• Maschinelles Lernen (ML): ML verbessert die Leistung und Genauigkeit von IDP-Systemen durch kontinuierliches Lernen aus bestehenden Daten. 

• Neuronales Netz: Eine Methode der künstlichen Intelligenz, die es Computern ermöglicht, Daten in einer Weise zu verarbeiten, die der Funktionsweise des menschlichen Gehirns ähnelt. 

• Maschinelles Lernmodell: Ein neuronales Netz, das darauf trainiert ist, Dokumente zu verstehen, zu interpretieren und zu verarbeiten, wobei in diesem Anwendungsfall nützliche Informationen wie Daten, Namen oder Geldbeträge extrahiert werden. 

IDP basiert auf mehreren ineinandergreifenden Technologien und Prozessschritten, die gemeinsam eine effiziente und zuverlässige Bearbeitung von Dokumenten ermöglichen. Der Ablauf beginnt mit der erweiterten Datenerfassung: Informationen werden aus unterschiedlichsten Quellen aufgenommen – etwa aus E-Mails, eingescannten Dokumenten, PDFs oder Bilddateien. Im Anschluss erfolgt eine automatische Klassifizierung der Dokumente anhand ihres Inhalts. So erkennt das System beispielsweise, ob es sich um eine Rechnung, einen Vertrag oder eine Bestellung handelt, und ordnet sie entsprechend korrekt zu.  

Daraufhin werden relevante Informationen gezielt extrahiert. Dazu gehören beispielsweise Namen, Beträge, Referenznummern oder Datumsangaben. Diese Daten speist IDP in einen automatisierten Workflow, der sie direkt an die zuständigen Personen, Abteilungen oder Systeme weiterleitet. Abschließend sorgt die IDP-Lösung für eine strukturierte Archivierung der bearbeiteten Dokumente unter Einhaltung aller geltenden Compliance-Vorgaben. So entsteht ein durchgängig automatisierter Prozess, der nicht nur Zeit spart, sondern auch die Datenqualität verbessert und die Prozesssicherheit unternehmensweit erhöht. 

IDP entfaltet seine Stärken überall dort, wo große Dokumentenmengen und komplexe Daten effizient verarbeitet werden müssen. Beispielsweise hier: 

Fertigung und Industrie 

Intelligente Dokumentenverarbeitung optimiert die Verarbeitung von Lieferantenrechnungen, indem sie relevante Informationen wie Lieferantennamen, Rechnungsnummern und Zahlungsbedingungen präzise erkennt und extrahiert. Gleichzeitig verbessert IDP abteilungsübergreifende Workflows – etwa im Engineering, der Qualitätskontrolle oder im Einkauf – durch automatisierte Datenflüsse und schnellere Verfügbarkeit relevanter Inhalte. 

Finanzwesen 

IDP beschleunigt im Finanzdienstleistungssektor die Abwicklung von Hypothekendarlehen, steigert die Erkennung potenzieller Betrugsfälle und automatisiert die Bestätigung von Handelsaufträgen. Darüber hinaus lassen sich papierbasierte Prozesse digitalisieren – inklusive der Extraktion von Daten aus Bilanzen, Kontoauszügen und weiteren Finanzdokumenten. 

Buchhaltung 

Durch die automatisierte Digitalisierung von Rechnungen, Bestellungen und anderen buchhalterischen Unterlagen ersetzt IDP zeitaufwändige manuelle Dateneingaben. Relevante Informationen werden zuverlässig extrahiert und direkt zur Weiterverarbeitung im ERP- oder Buchhaltungssystem bereitgestellt. 

Versicherungswesen 

IDP erleichtert die Risikoprüfung (Underwriting), die Schadenbearbeitung, Immobilienbewertungen und weitere papierbezogene Prozesse. Die automatisierte Verarbeitung großer Datenmengen erhöht die Bearbeitungsgeschwindigkeit und sorgt für mehr Transparenz und Genauigkeit im Assekuranzwesen. 

Gesundheitswesen 

Patientenakten lassen sich mithilfe von IDP effizient digitalisieren, Versicherungsansprüche automatisiert bearbeiten und medizinische Dokumente intelligent auswerten. Krankenhäuser und andere Einrichtungen des Gesundheitswesens profitieren durch die automatische Extraktion und Sortierung relevanter Patientendaten aus Notizen, Laborberichten oder Versicherungsunterlagen und reduzieren so sowohl den administrativen Aufwand als auch die Fehleranfälligkeit im klinischen Alltag. 

1. Höhere Genauigkeit, weniger Fehler
   IDP reduziert manuelle Fehler bei der Erfassung, Klassifizierung und Verarbeitung von Dokumenten erheblich. Durch den Einsatz KI-basierter Algorithmen werden Dokumente automatisch anhand ihres Inhalts analysiert und korrekt kategorisiert. Das minimiert Fehlzuordnungen und sorgt für eine konsistente Datenqualität – insbesondere bei der Verarbeitung großer Dokumentenmengen. Auch schwer lesbare Inhalte, wie handschriftliche Notizen oder unsauber gescannte Belege, lassen sich präzise erkennen und verarbeiten.
   
   
2. Effizienzgewinn und Kostensenkung
   Durch die Automatisierung manueller Prozesse entfallen zeitaufwändige Aufgaben wie das Sortieren, Ablegen oder Abtippen von Dokumenteninhalten. Die Durchlaufzeiten von Dokumenten werden drastisch verkürzt, was insbesondere bei zeitkritischen Prozessen wie der Rechnungsfreigabe zu einem schnelleren Cashflow beiträgt. Weniger manuelle Eingriffe bedeuten zudem geringere Personalkosten und ermöglichen es Fachkräften, sich auf wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren.
   
   
3. Maximale Flexibilität bei der Dokumentenverarbeitung
   IDP ist in der Lage, eine Vielzahl an Dokumententypen zu verarbeiten – von strukturierten Rechnungen und Buchungsbelegen über halbstrukturierte Lieferscheine bis hin zu unstrukturierten E-Mails, Vertragsunterlagen oder handschriftlichen Notizen. Die Lösung erkennt Inhalte unabhängig von Layout oder Format und lässt sich problemlos in bestehende ERP- und Buchhaltungssysteme integrieren. Dadurch bleiben Unternehmen flexibel und können auch bei wachsendem Dokumentenvolumen effizient skalieren.
   
   
4. Starke Compliance und höchste Sicherheit
   IDP-Systeme erfüllen höchste Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit. Durch den Einsatz von Verschlüsselungstechnologien, Zugriffskontrollen und detaillierten Audit-Trails wird sichergestellt, dass sensible Buchhaltungsdaten jederzeit geschützt sind. Gleichzeitig erleichtert die automatische Dokumentation und Nachverfolgbarkeit aller Bearbeitungsschritte die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und vereinfacht interne sowie externe Audits. Diese Eigenschaften machen sich vor allem in regulierten Branchen wie dem Sektor Finanzdienstleistungen, dem Gesundheitswesen oder der öffentlichen Verwaltung bemerkbar. 

Intuitive Oberfläche: 

Eine benutzerfreundliche und klar strukturierte Oberfläche ist entscheidend für die schnelle Akzeptanz einer IDP-Lösung im Unternehmen. Sie verkürzt die Einarbeitungszeit, reduziert Bedienfehler und steigert sowohl die Prozesseffizienz als auch die Zufriedenheit von Mitarbeitenden. 

Echtzeitverarbeitung durch moderne GPU: 

Dank des Einsatzes von KI auf modernen Grafikprozessoren (GPUs) können Daten nahezu in Echtzeit verarbeitet werden – oft in weniger als einer Sekunde pro Dokumentenseite. Leistungsfähige GPUs ermöglichen durch ihre hohe Rechenleistung eine signifikante Beschleunigung paralleler Datenverarbeitung und steigern so die Performance der gesamten Lösung. 

Kombination aus vorgefertigten individuellen KI-Modellen: 

Vorgefertigte Modelle sind auf spezifische Branchen oder Anwendungsbereiche zugeschnitten und basieren auf häufig verwendeten Dokumententypen. Sie lernen durch jede Nutzung dazu und verbessern ihre Erkennungsgenauigkeit kontinuierlich. Individuell entwickelte KI-Modelle wiederum sind exakt auf die spezifischen Anforderungen des Unternehmens ausgerichtet – etwa auf bestimmte Dokumentenarten, Datenfelder oder Geschäftsprozesse – und bieten dadurch maximale Relevanz und Effizienz. 

Regelkonformität und Datensicherheit (Compliance): 

Eine leistungsfähige IDP-Lösung sollte die Einhaltung gesetzlicher, branchenspezifischer und internationaler Vorschriften unterstützen. Das gilt vor allem dann, wenn das Unternehmen grenzüberschreitend tätig ist. Wichtig dabei ist die Wahl eines Anbieters, der die SOC-Zertifizierung (System and Organizational Controls), speziell auf SOC 2, aufweisen kann. Diese vom American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) entwickelte Norm garantiert hohe Standards im Umgang mit sensiblen Kundendaten, schützt vor unbefugtem Zugriff und Cyberangriffen und steht für umfassende Informationssicherheit. 

Nahtlose Systemintegration: 

Eine moderne IDP-Lösung sollte sich problemlos in bestehende Unternehmenssysteme wie CRM, ERP oder BPM integrieren lassen. Dadurch wird eine durchgängige Automatisierung dokumentenbasierter Prozesse sichergestellt, bei der Arbeit mit unstrukturierten Inhalten wie E-Mails oder gescannten Belegen und strukturierten Dokumenttypen. 

Digitalisierte Buchhaltungsprozesse in erfolgreichem Unternehmensverbund 

Die HVVG Heimverwaltungs- und Vermietungsgesellschaft mbH betreibt ein Netzwerk aus 24 Einrichtungen für betreutes Wohnen und Pflegeheime in Hamburg und Umgebung. Vor der Einführung von DocuWare IDP verliefen die Geschäftsprozesse weitgehend papierbasiert. Dies führte im Laufe der Zeit zu unterschiedlichen Abläufen an den einzelnen Standorten – mit spürbaren Auswirkungen: Mitarbeitende verbrachten viel Zeit damit, Dokumente zu sortieren, zu kopieren, manuell abzulegen, zu archivieren und Daten händisch in Systeme einzugeben. Die HVVG suchte eine unternehmensweit einsetzbare Lösung zur intelligenten Dokumentenverarbeitung. Im Mittelpunkt der Auswahl stand neben einer nahtlosen Integration in bestehende Systeme vor allem die einfache Bedienbarkeit: ein entscheidender Faktor für die rund 3.600 Mitarbeitenden, darunter auch viele ohne technischen Hintergrund. 

Ergebnisse auf einen Blick 

• 70 % schnellere Rechnungsbearbeitung
• Verbesserte Zusammenarbeit mit Lieferanten
• Frühzeitige Nutzung von Skonti durch beschleunigte Freigaben

Mit DocuWare IDP werden bei der HVVG sowohl papierbasierte als auch elektronische Rechnungen und zugehörige Dokumente wie Lieferscheine nun automatisch erfasst, klassifiziert und indiziert. Die KI-gestützte Technologie erkennt relevante Inhalte – etwa Rechnungsnummern, Daten, Lieferantennamen oder -nummern – unabhängig davon, an welcher Stelle sie im Dokument stehen. Die extrahierten Informationen werden direkt in einen definierten Freigabe-Workflow eingespeist. Der manuelle Aufwand ist dadurch auf ein Minimum reduziert. Konkret ermöglichte dieser digitalisierte und stark automatisierte Prozess eine Zeitersparnis von rund 70 Prozent in der Rechnungsbearbeitung. Gleichzeitig konnte HVVG die Beziehungen zu Lieferanten verbessern und von Skonti profitieren, die zuvor häufig verstrichen waren. Die erfolgreiche Implementierung in der Buchhaltung markiert den Auftakt zu einer umfassenden Digitalisierungsstrategie. In der nächsten Phase plant die HVVG, DocuWare IDP auch in weiteren Bereichen wie dem Personalwesen und dem Qualitätsmanagement einzusetzen. 

Schnellere Auftragsabwicklung im Online-Handel 

Connox, ein führender Online-Händler für Designermöbel, konnte durch den Einsatz von DocuWare IDP die Bearbeitungszeit bei der Auftragsabwicklung um beeindruckende 70 Prozent senken. Zuvor mussten Dokumente wie Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen manuell geprüft und verarbeitet werden – ein Prozess, der bis zu 30 Minuten pro Transaktion in Anspruch nahm. Die Automatisierung dieser Abläufe sorgt heute für deutlich mehr Effizienz und schafft Freiräume für kundennahe Tätigkeiten. Dank der intelligenten Dokumentenklassifizierung und der automatisierten Extraktion relevanter Daten konnte Connox die Bearbeitungszeit deutlich reduzieren.  

Die Integration in bestehende Buchhaltungsprozesse sowie die Anbindung an das ERP-System erfolgten nahtlos und ohne größeren technischen Aufwand. DocuWare IDP nutzt moderne KI-Modelle, um Buchhaltungsprozesse bei Connox umfassend zu automatisieren. Eingehende Dokumente wie Rechnungen, Gutschriften, Kassenbelege oder Lieferscheine werden jetzt direkt beim Eingang erkannt, klassifiziert und verarbeitet. Relevante Informationen – darunter Adressen, Zahlungsdetails, Gesamtbeträge und Artikeldaten – lassen sich automatisch extrahieren und an das ERP-System übergeben. Das Resultat: Eine deutliche Reduktion von Bearbeitungszeiten, eine signifikante Entlastung der Mitarbeitenden und eine spürbare Steigerung der Datenqualität, bei gleichzeitig sinkenden Kosten. 

Die Folgenden Schritte unterstützen Sie dabei und können auch in Zusammenarbeit mit Ihrem Software-Anbieter durchgeführt werden. 

1. Bildung eines interdisziplinären Projektteams
   Stellen Sie ein schlagkräftiges Projektteam zusammen, das sowohl strategisches als auch operatives Know-how vereint. Neben Entscheidungsträgern und IT-Mitarbeitenden sollten auch Fachanwendende aus den relevanten Abteilungen einbezogen werden. Das gilt in erster Linie für User aus der Buchhaltung, dem Personalwesen oder dem Dokumentenmanagement. So lässt sich sicherstellen, dass alle Anforderungen und Perspektiven bei der Planung und Umsetzung berücksichtigt werden. 

2. Durchführung eines umfassenden Inhalts- und Prozess-Audits
   Vor der Implementierung ist eine detaillierte Analyse bestehender Dokumententypen, Datenquellen und Workflows unerlässlich. Ziel dieser Vorgehensweise ist es, ein klares Verständnis darüber zu gewinnen, welche Dokumente in welchen Formaten verarbeitet werden, wo Engpässe bestehen und an welchen Stellen IDP den größten Mehrwert schaffen kann. Auch Sicherheits- und Compliance-Anforderungen sollten in dieser Phase sorgfältig geprüft werden. 

3. Definition von Zielen und einer tragfähigen Umsetzungsstrategie
   Formulieren Sie konkrete, messbare Ziele für die IDP-Einführung – etwa die Reduktion manueller Bearbeitungsschritte, die Minimierung von Fehlerquoten oder die Optimierung von Durchlaufzeiten. Entwickeln Sie darauf aufbauend eine umfassende Implementierungsstrategie, die sowohl technische als auch organisatorische Aspekte abdeckt und den Weg zu einer nachhaltigen Automatisierung ebnet. 

4. Etablierung eines kontinuierlichen Monitorings und Optimierungszyklus
   Die Einführung von IDP ist kein einmaliges Projekt, vielmehr handelt es sich um einen dynamischen Prozess. Nach dem Go-live sollten Leistung und Effizienz der automatisierten Prozesse regelmäßig überprüft und auf Basis konkreter Kennzahlen bewertet werden. Durch gezielte Anpassungen und Training der zugrunde liegenden KI-Modelle lassen sich Qualität und Automatisierungsgrad stetig verbessern. 

5. Schulung der Mitarbeitenden
   Mitarbeitende brauchen ein klares Verständnis darüber, wie sich die Automatisierung auf ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten auswirkt und wie sie mit Ausnahmen oder Fehlern umgehen. Starten Sie also mit Schulungen für Power-User und planen Sie danach diejenigen für die übrigen Mitarbeitenden. Dokumentationen und How-to-Videos ergänzen dieses Wissen. 

Bereit für die nächste Stufe der Automatisierung? 

Sie möchten mehr darüber erfahren, wie die cloudbasierte Lösung DocuWare IDP auch Ihre Geschäftsprozesse revolutionieren kann? Dann kontaktieren Sie uns gerne für eine Demo oder weiterführende Informationen.