Projektmanager Gereon Steinkuhl erkannte das Effizienzpotenzial, das mit einem DMS gehoben werden könnte. Die Produktauswahl erfolgte nach vier Hauptkriterien: Grundvoraussetzung war ein Leistungsumfang, der alle Bereiche der anvisierten Digitalisierung abdecken kann. Ebenso wichtig war die einfache Bedienung, da im Unternehmensverbund, der ca. 3.600 Personen beschäftigt, letztlich alle – inklusive der Pflegekräfte in den Einrichtungen – in der Lage sein sollen, damit umzugehen. Schnittstellen zu vorhandenen Systemen waren wichtig, da manuelle Eingriffe in den Prozessen möglichst vermieden werden sollten. Auch die Fachkompetenz des Realisierungspartners wurde genau geprüft.
Arbeitserleichterung durch KI
DocuWare Cloud erfüllte diese Kriterien am besten. In besonderer Weise konnte der Realisierungspartner dadurch überzeugen, dass sich durch Einbindung des KI-gesteuerten Intelligent Document Processing (IDP) viele manuelle Tätigkeiten einsparen lassen. Die DocuWare IDP-Funktionen spielen beim ersten Digitalisierungsprojekt, dem Rechnungseingangsprozess, eine wichtige Rolle, sind aber auch im Hinblick auf weitere Projekte, etwa im Personalbereich und Qualitätsmanagement, von großer Bedeutung.
Ende Mai 2024 startete der Live-Einsatz von DocuWare im Rechnungseingang, wobei pro Woche zwei Einrichtungen umgestellt wurden, bis zur kompletten Umstellung des Verbundes im Oktober 2024. Die Rechnungen und Begleitdokumente, wie etwa Lieferscheine, gehen an die Gesellschaft vor Ort, wo sie eingescannt oder direkt per E-Mail an die zentralen Postfächer für Rechnungen und begleitende Dokumente weitergeleitet werden. Beim anschließenden Auslesen der Dokumente werden per IDP die Indexierungen vorgenommen. Die KI benötigt keinen klassischen Anlernprozesses, sondern erkennt direkt die relevanten Inhalte, wie zum Beispiel Rechnungsnummer und -datum oder den Lieferanten und seine Kreditorennummer. Nachträgliche Anpassungen sind aufgrund der hohen Ausleserate von über 90 % nur selten notwendig.
Nach der Überprüfung der korrekten Firmenadressierung und einer Dublettenprüfung durchläuft die indexierte Rechnung im Workflow zunächst die sachliche Prüfung vor Ort mit 2ter Freigabe durch die Heimleitung. Bei bestimmten Rechnungen, z. B. von Dienstleistern, die im automatischen Abgleich mit der Kreditorenbuchhaltung als relevant für die Geschäftsführung identifiziert werden, sieht der Workflow eine zusätzliche Freigabeschleife vor. Der komplett im DMS erstellte Buchungssatz wird an das Buchhaltungssystem Simba zur Zahlung übergeben.
Das automatisierte Verfahren, das durch den KI-Einsatz die manuellen Eingriffe weitestgehend reduziert, hat eine enorme Zeitersparnis von fast 70 Prozent bei der Rechnungsbearbeitung bewirkt. Auch Skonti werden jetzt zuverlässig gezogen. Durch die hohe Akzeptanz dieses ersten DMS-Projekts ist der Weg für die nächsten Digitalisierungsvorhaben bereitet, etwa die digitale Personalakte und ein digitales QM-Handbuch.
