Dokumentenmanagement- und Workflow-Lösungen in kleinen und mittelständischen Unternehmen

Verabschieden Sie sich von Aktenordnern und unsicheren Dateifreigaben. Mit DocuWare haben Sie die volle Kontrolle über Ihre Dokumente und teaminternen Prozesse. Schluss mit gemeinsamen Laufwerken und Papierdokumenten. Mit dieser durchdachten Lösung für Ihre Dokumente verwalten Sie das, worauf es ankommt.

Vorgestelltes Webinar

4 papierlose, digitale Prozesse, mit denen Remote-Mitarbeiter einfach auf Informationen zugreifen können

Erfahren Sie, wie einfach Ihr Team eine moderne, Cloud-basierte Dokumentenmanagement-Lösung implementieren kann, um Papierdokumente zu digitalisieren, und wie Ihre Remote-Mitarbeiter bei Bedarf problemlos auf Informationen zugreifen können. (Webinar nur in englischer Sprache verfügbar.)

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Dokumente nicht einfach nur ablegen, sondern auch verarbeiten

DocuWare bietet zwei entscheidende Funktionen für kleine und mittlere Unternehmen: Ein professionelles Dokumenten-Management in der Cloud, mit dem Informationen, die Sie tagtäglich nutzen, sicher erfasst und verwaltet werden können, und eine Prozessautomatisierung, um mühsame manuelle Arbeiten durch einen einfachen und sofort einsatzbereiten, digitalen Workflow zu ersetzen. In der Cloud-basierten und ausgesprochen anwenderfreundlichen Benutzeroberfläche finden sich sowohl gelegentliche Nutzer als auch Power User problemlos zurecht.

Organize and secure documents on ipad
Geschäftsdokumente verwalten, abrufen und sichern

Dokumente verwalten und sichern

  • Legen Sie Dokumente per Drag and Drop ab und lassen Sie wichtige Indexdaten automatisch auslesen und verwalten.
  • Archivieren Sie jedes beliebige Dokument mit klar geregelten Zugriffsrechten und modernster Verschlüsselung.
  • Rufen Sie Dokumente im Handumdrehen ab, um sie gemeinsam zu nutzen, zu bearbeiten oder zu kommentieren.

Workflow- und Aufgabenautomatisierung

  • Weisen Sie Aufgaben zu und informieren Sie Teammitglieder umgehend per E-Mail-Benachrichtigung.
  • Lassen Sie Beteiligten automatisch Dokumente zur Prüfung und Genehmigung zukommen.
  • Erstellen Sie Workflows, die genau zu Ihren bestehenden Prozessen passen.
Automate workflow and tasks on monitor
Automatisieren Sie Workflows (links) und weisen Sie Benutzern Tätigkeiten zu (rechts)
Connect colleagues through mobile
Vernetzen sie mobile und per Fernzugriff tätige Mitarbeiter mit einem einfachen Dokumenten´-Management und Workflows

Räumlich getrennte Teams vernetzen

  • Teammitglieder, die im Homeoffice oder von unterwegs aus arbeiten, können Dokumente schnell aus einem zentralen Speicher abrufen, um sie gemeinsam zu nutzen, zu bearbeiten und zu kommentieren.
  • Rufen Sie mit einem browserbasierten Client und mobilen Apps Informationen jederzeit ab, egal von welchem Gerät.

DocuWare in kleinen und mittelständischen Unternehmen

Über 12.000 Kunden aus 90 Ländern vertrauen DocuWare. Üblicherweise wird DocuWare in dokumentenbasierenden Prozessen bereitgestellt, die den Unternehmensbetrieb sicherstellen. Geschwindigkeit, Zuverlässigkeit und Sicherheit haben dabei absolute Priorität. Manche Kunden verwenden DocuWare in Teams, die nur aus zwei Mitarbeitern bestehen. Bei anderen Kunden wiederum hat DocuWare Tausende von Benutzern.

Kreditoren und andere Finanzprozesse

DocuWare ist bekannt für eine professionelle Lösung zur Rechnungsverarbeitung, mit der eingehende Rechnungen spielend einfach verarbeitet werden können. DocuWare wird aber auch in der Debitorenbuchhaltung, zur Verwaltung der Ausgaben und der Steuerunterlagen, bei wiederkehrenden Arbeitsabläufen und bei der Budgetplanung eingesetzt.

Referenz

Aufgrund der dezentralen Unternehmensstruktur war die zuvor manuelle Rechnungsbearbeitung bei der EBB Truck-Center GmbH sehr zeitaufwändig und fehleranfällig. Mit DocuWare konnten Prozesse deutlich optimiert werden. Technologischer Aufwand und geschäftlicher Nutzen stehen in einem attraktiven Verhältnis zueinander.

Land: Deutschland Branche: Transport / Logistik Abteilung: Finanzen

Verträge und Angebote für den Vertrieb

Eine sorgfältige Verwaltung und Zusammenarbeit im Zusammenhang mit wichtigen Vertriebsdokumenten kann einen großen Wettbewerbsvorteil darstellen, wenn Produktinformationen, Angebote und Verträge schnellstmöglich und ohne langwieriges Suchen an Kunden gesendet werden können.

Referenz

Der Verpackungsspezialist WETROPA schätzt den erfolgreichen Spagat zwischen flexibler Produktion und standardisierten Abläufen. Sämtliche Dokumente eines Kundenprojekts werden im zentralen Dokumenten-Pool archiviert, der gleichzeitig einen strukturierten und transparenten Ablauf in der Auftragsbearbeitung garantiert.

Land: Deutschland Branche: Produzierendes Gewerbe Abteilung: Vertrieb, Personalwesen

Mitarbeiterdatensätze und andere Personalprozesse

Indem Sie die Mitarbeiterunterlagen an zentraler Stelle ablegen und sichern, kann die Personalabteilung lästige Papiere nach und nach abschaffen und zeitraubende manuelle Tätigkeiten, wie etwa Leistungsberichte und Urlaubsanträge, automatisieren.

Referenz

Bei der Assmann Zeitarbeit GmbH unterstützen digitale Personalakten den schnellen Kundenservice. Alle Daten der Mitarbeiter stehen im zentralen Dokumenten-Pool für den berechtigten Zugriff bereit. Die Prüfung der Eingangsrechnungen optimiert ein integrierter Workflow.

Land: Deutschland Branche: Personalvermittlung Abteilung: Personalwesen

Sichere Archivierung von Dokumenten

Gemeinsam genutzte Laufwerke und Aktenordner eignen sich nicht zur Aufbewahrung vertraulicher Informationen. Viele Kunden archivieren mit DocuWare große Mengen digitaler Daten, um sie vor unbefugtem Zugriff oder Naturkatastrophen zu schützen. Im Zuge dessen müssen auch keine Papiere mehr in Aktenordnern abgelegt und diese in Schränken und Regalen mühsam verstaut werden.

Referenz

Dank DocuWare verfügt das Tiefbauamt Stuttgart über eine Informationsplattform, die alle am Straßenbauprojekt Rosensteintunnel Beteiligten tagesaktuell über den Projektstatus informiert.

Land: Deutschland Branche: Gemeinde / Öffentliche Verwaltung Abteilung: Dokumentation
Papierlos in 90 Tagen

Papierlos in 90 Tagen

In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie in kurzer Zeit von papierbasierten Vorgängen auf digitale Prozesse umstellen können.

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Für Unternehmen der Zukunft gemacht

iNTUITIVE, USER FRIENDLY INTERFACE FOR DOCUMENT MANAGEMENT

Anwenderfreundliche Benutzeroberfläche

Dank der kinderleichten Benutzeroberfläche finden sich Ihre Mitarbeiter in kürzester Zeit bestens zurecht.

document management and workflow solutions in the cloud

Stete Verfügbarkeit dank Cloud

Rufen Sie mit einem Browser alle beliebigen Dokumente ab. Betriebssystem, Gerät und Zeitpunkt spielen dabei keine Rolle.

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Lösungseigene mobile Vielseitigkeit

Erfassen, speichern und rufen Sie Dokumente über Ihr Smartphone oder Tablet ab.

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Höchstmaß an Sicherheit

Modernste Verschlüsselung, Zugriffsrechte für Benutzer und mehrstufige Sicherungen schützen Ihre Dokumente zuverlässig.

Als vorkonfigurierte Cloud-Lösungen erhältlich

Das Dokumenten-Management und die Workflow-Automatisierung von DocuWare erzielen in allen Bereichen Ihres Unternehmens Bestleistungen. Wenn Sie Wert auf eine umfassende Optimierung Ihrer Prozesse in nur wenigen Tagen legen, haben wir zwei vorkonfigurierte Lösungen für Sie im Angebot. Jede Lösung umfasst Musterdokumente, Benutzerprofile, vorkonfigurierte Workflows und vieles mehr – entwickelt dank unserer umfangreichen Erfahrung durch die Bereitstellung der Lösung an Tausende Kunden.

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Rechnungsverarbeitung

Schluss mit Papierkrieg und mühsamer Dateneingabe

Zu jeder eingehenden Rechnung werden automatisch wichtige Daten wie Lieferant, Auftragsnummer, Steuern, Gesamtbetrag und mehr erfasst. Leiten Sie mithilfe automatischer E-Mail-Erinnerungen Rechnungen zur Genehmigung weiter. So gehen keine Rechnungen mehr verloren, betrügerische Abrechnungsversuche werden unterbunden und Ihre Lieferanten pünktlich bezahlt. Mehr erfahren.

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Personalverwaltung

Mitarbeiterdatensätze auf einen Blick

Digitalisieren und zentralisieren Sie Mitarbeiterunterlagen, einschließlich Lebenslauf und Zeugnissen, Einstellungs- und Steuerdokumenten sowie Leistungsnachweisen. Die um wichtige Workflows aus dem Personalwesen erweiterte Lösung bietet der Personalabteilung ein komplettes Funktionsspektrum. Mehr erfahren.

Ihre Vorteile mit DocuWare

Wenn Sie eine kostenlose Produktvorführung wünschen, füllen Sie einfach unten das Formular aus. Gerne zeigen wir Ihnen, wie perfekt sich DocuWare für Kleinunternehmen eignet und wie Sie damit Effizienz, Sicherheit und Aussagekraft Ihrer Dokumente verbessern können.

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