Digitale Transformation
Lösungen
Die Plattform
Über DocuWare
Persönliche Demo und 30 Tage Testzugang

Referenz: Gemeinde / Öffentliche Verwaltung

Finden Sie weitere Kundenreferenzen

Dank DocuWare verfügt das Tiefbauamt Stuttgart über eine Informationsplattform, die alle am Straßenbauprojekt Rosensteintunnel Beteiligten tagesaktuell über den Projektstatus informiert.

Bei der Realisierung des Großprojekts steht das Tiefbauamt der Landeshauptstadt als verantwortlicher Auftraggeber vor einer Mammutaufgabe. Mit einer Gesamtlänge von rund 1.300 Meter unterquert das Bauwerk den Rosensteinpark und Teile des zoologisch-botanischen Gartens Wilhelma.

Ein wichtiger Bestandteil des Straßenbauprojekts ist der Rückbau vorhandener Verkehrsflächen, die durch Grünflächen ersetzt werden und den Anwohnern den Zugang zum Neckarufer erleich-tern. Ziel der Planung des 2013 gestarteten und voraussichtlich 2020 komplett abgeschlossenen Projekts ist eine möglichst umweltschonende Realisierung des Tunnels. Ein digitales Archiv sollte dem Tiefbauamt und den beteiligten Ingenieurbüros der Bauüberwachung und -oberleitung auf Bauherrenseite tagesaktuellen Zugriff auf alle relevanten Dokumente ermöglichen. Da jedoch alle Beteiligten über eigenständige abgesicherte EDV-Netzwerke verfügen, die den Datenaustausch untereinander stark limitieren, kam eine lokale Installation an einem der Standorte nicht in Betracht.

Hoch effizient tief bauen

Implementiert wurde DocuWare Cloud von einem im Bauumfeld erfahrenen DocuWare-Partner. Seit Mai 2015 wird das DMS von den Projektbeteiligten produktiv genutzt. Bereits im Laufe der ersten fünf Monaten wurden rund 4.000 mehrseitige Dokumente im digitalen Archiv abgelegt, unter anderem

Land:
Deutschland
Branche:
Gemeinde / Öffentliche Verwaltung
Abteilung:
Verwaltung |Marketing |Fertigung / Konstruktion
Deployment:
Cloud

Der Umfang des Straßenbauprojekts übertrifft alle bisherigen Bauvorhaben unseres Amtes. Das gilt sowohl für die bautechnischen Herausforderungen als auch für die enorme Menge an Dokumenten, die im Rahmen der gesamten Bauabwicklung erstellt, ausgetauscht und archiviert werden müssen. Ein DMS war unerlässlich.

Gerd Schwertne
Projektleitung Straßentunnel und Konstruktion Tunnel, Landeshauptstadt Stuttgart, Tiefbauamt,

circa 1.500 Altdokumente aus den Jahren 2013 und 2014, die – soweit sie in Papierform vorlagen – gesammelt gescannt und strukturiert archiviert wurden. Für die Digitalisierung stehen dem Tiefbauamt leistungsstarke Multifunktionsgeräte zur Verfügung. Der Dokumentenbestand besteht hauptsächlich aus elektronischen oder per Briefpost versandten Papierdokumenten, die von allen Beteiligten in das System eingespeist werden. Die Ablage der wöchentlich mehr als 100 Neudokumente erfolgt nach gemeinsam erarbeiteten klar definierten Ordnungskriterien. Für die Digitalisierung von großformatigen grafischen Darstellungen, Projekt- und Bauplänen können die Beteiligten auf die Dienste der Fachabteilung „Vervielfältigung“ des Tiefbauamtes zurückgreifen, die über entsprechende Spezialscanner verfügt.

Gute Akzeptanz trotz anfänglicher Skepsis

Für die etwa 30 Mitarbeiter in der Bauüberwachung, der Bauoberleitung und dem Tiefbauamt, die die Cloud-Lösung aktiv nutzen, stellt das DMS inzwischen eine unverzichtbare Informationsplattform dar. Auch bei regelmäßigen Projektbesprechungen mit allen Beteiligten inklusive Fremdfirmen direkt vor Ort in den Baubüros wird das Cloud-Archiv rege genutzt, wenn auf Besprechungsprotokolle, Schriftverkehr und Projektpläne zugegriffen werden muss. Die Akzeptanz der Lösung ist trotz anfänglicher Skepsis bei einigen Beteiligten an cloudbasierten Projekträumen sukzessive gestiegen.

Aufwändige und teilweise kostenintensive Eingriffe in vorhandene IT-Infrastrukturen werden durch den Einsatz von DocuWare Cloud komplett vermieden. Darüber hinaus bietet die Cloud-basierte Lösung genaue Kostenkontrolle und durch die Integrationsfähigkeit ein hohes Maß an Flexibilität. Nach den positiven Erfahrungen und angesichts der steigenden Komplexität von Großbauprojekten sehen die Verantwortlichen einem zukünftigen Ausbau der Lösung zuversichtlich entgegen.

DocuWare Cloud bietet die für unser Projekt erforderliche Flexibilität und Transparenz.

Möchten Sie Ihr Unternehmen digitalisieren?

Fordern Sie Ihre kostenlose, personalisierte Demoversion von DocuWare an und entdecken Sie, wie Dokumenten-Management und Workflow-Automation die digitale Transformation Ihres Unternehmens vorantreiben können.

Vereinbaren Sie noch heute eine Präsentation