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Papierloses Büro

(Fast) alles, was Sie wissen müssen

Das papierlose Büro bietet zahlreiche Möglichkeiten, um mithilfe moderner Technologien ein hohes Maß an wertvollen Ressourcen einzusparen. Doch trotz dieser verfügbaren Technologien zur Reduzierung oder vollständigen Vermeidung von Papier aus dem Büro halten viele Unternehmen noch immer an ihren papierbasierten Systemen fest.

Nur 18 % der Unternehmen agieren vollständig papierlos. Finden Sie das nicht auch erschreckend? Noch erschreckender sind die tiefgreifenden Probleme, die mit der Benutzung von Papier einhergehen. Das Arbeiten mit Papier ist umständlich, reduziert die Produktivität und die operative Effizienz und kostet Unternehmen Geld – sehr viel Geld.

Im Durchschnitt verbraucht jeder Deutsche jährlich 244 Kilo Papier. Vor allem in den Büros hat der Papierverbrauch in den letzten Jahrzehnten sogar weiter zugenommen – mit exorbitanten Kosten. Aber das ist noch nicht alles … Lesen Sie mehr über das Ausmaß des Papierverbrauchproblems. Außerdem erhalten Sie Tipps für die Büroorganisation und erfahren alles Notwendige über das papierlose Büro und die Vorteile, die sich aus einem papierlosen Arbeiten für Ihr Unternehmen ergeben.

Die Nachteile papierbasierter Prozesse

Papierbasierte Systeme kosten viel Geld, behindern Arbeitsprozesse und stellen ein ernsthaftes Sicherheitsrisiko dar.

Die Kosten und Umweltschäden

Das Forschungs- und Beratungsunternehmen Gartner schätzt, dass Unternehmen 1 bis 3 % ihres Umsatzes für das Drucken von Dokumenten ausgeben. In dieser Rechnung wurden allerdings noch nicht die Kosten für Ablage, Versand und Aufbewahrung von Papierdokumenten berücksichtigt – geschweige denn die Kosten des Papiers selbst.

Hinzu kommen indirekte Kosten: Papierbasierte Prozesse sind Zeiträuber und halten Mitarbeiter von produktiveren und wertschöpfenden Aufgaben ab. Die Zeit, die Mitarbeiter auf diese unproduktiven Aufgaben verschwenden, kostet Ihr Unternehmen viel Geld.

Laut einem IDC-Whitepaper aus dem Jahr 2012 „verschwenden Mitarbeiter jede Woche viel Zeit beim Umgang mit papierbasierten Dokumenten“ – mit nachvollziehbar gewaltigen Kosten für die Unternehmen. In einem Betrieb mit 1.000 Arbeitskräften entsprechen die daraus entstehenden Produktivitätsverluste der Einstellung von sage und schreibe 213 Mitarbeitern!

Dass ein hoher Papierverbrauch auch auf Kosten der Umwelt geht, sollte eigentlich jedem klar sein. Wenn man sich nur mal die Tatsache vor Augen führt, dass für die Herstellung eines einzigen DinA4-Blattes 10 Liter Wasser benötigt werden, kann jeder sich ausrechnen, wie viele natürliche Ressourcen allein dadurch für die Papierproduktion aufgewendet werden müssen – ganz abgesehen natürlich vom Holzverbrauch. Auch der Umweltaspekt sollte für verantwortungsbewusste Unternehmen also ein relevantes Kriterium bei der Einführung des papierlosen Büros sein. Ebenso das Vermeiden möglicher Gesundheitsrisiken für Mitarbeiter durch den Einsatz von Laserdruckern, die giftige Tonerpartikel und Tonerstaub in die Raumluft abgeben.

E-Book "Papierlos in 90 Tagen"

Sicherheitsrisiken

Laut einem Jahresbericht den das Office for Civil Rights des U.S. Department of Health & Human Services (HSS) dem US-amerikanischen Kongress vorlegte, sind 62 % der Datenschutzverletzungen in Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern auf Papierdokumente zurückzuführen.

Diese Statistik ist nicht überraschend. Schließlich ist Papier von Natur aus sehr unbeständig. Ohne ein digitales Backup ist die Anfälligkeit für derartige Verstöße also sehr hoch. Außerdem besteht eine große Gefahr für Diebstahl sowie Schäden aufgrund von Naturkatastrophen wie z. B. Überschwemmungen, die sich auf den Geschäftsbetrieb auswirken können.

Zur Datensicherheit trägt beim Verzicht auf Papierausdrucke auch bei, dass individuell und sicher gesteuert werden kann, welche Mitarbeiter welche Daten einsehen können. Denn natürlich benötigt nicht jede Arbeitskraft Zugriff auf die kompletten Firmendaten.

Des Weiteren sind die in zahlreichen Unternehmen weiterhin verwendeten Drucker grundsätzlich unsicher und nicht vor Hackerangriffen geschützt – ein weiteres Sicherheitsrisiko für Ihr Unternehmen.

Papier als Hemmnis für Geschäftsabläufe

In derselben IDC-Studie wird erwähnt, dass die durch den Umgang mit Papier verschwendete Zeit zu einem Produktivitätsverlust von 21,3 % führt. Tatsächlich haben zahlreiche Mitarbeiter aufgrund von Informationsfluten und ineffizienten papierbasierten Geschäftsprozessen Schwierigkeiten, ihre täglichen Aufgaben und Arbeitsabläufe zu erledigen.

Der Weg eines nicht digitalisierten Papierdokuments durch Ihr Unternehmen verläuft bekanntlich sehr langsam. Mitarbeiter verschwenden durch die manuelle Erfassung, Ablage und Weiterleitung von Dokumenten viel Zeit.

Diese langwierigen manuellen Prozesse reduzieren wiederum die Effizienz der Betriebsabläufe und vermindern die Kontrolle über Dokumente: Es entstehen Verzögerungen und Fehler, wenn Papierdokumente zwischen wichtigen Unternehmensbereichen wie Beschaffung, Buchhaltung, Vertrieb und Personalwesen (HR) hin- und herbewegt werden.

Das papierlose Unternehmen

Das papierlose Büro ist der erste Schritt in Richtung der digitalen Transformation Ihres Unternehmens. Hierbei werden Geschäftsprozesse systematisch von Papier befreit – mit dem Ziel der Effizienzerhöhung. Kern des papierlosen Büros ist die Digitalisierung.

Was bedeutet es, Abschied vom Papier zu nehmen?

  • Dokumente digitalisieren: Auf Papier vorliegende Informationen werden mithilfe einer Software für papierlose Büros in elektronische Dokumente umgewandelt. Digitales Ablagesystem für Büros: Akten, Ordner und Dokumente werden gescannt, indexiert und für einen einfachen Zugriff sicher in einem zentralen Verzeichnis gespeichert. Werden Inhalte in einer digitalen Büro Ablage organisiert, müssen Mitarbeiter keine Zeit mehr für die Suche nach Dokumenten verwenden.
  • Papierlos arbeiten: Zuvor manuelle Prozesse sind nun automatisiert. So wird beispielsweise das passende Dokumentenmanagementsystem auf andere Anwendungen abgestimmt, um abteilungsübergreifende einheitliche Workflows zu schaffen.
  • Papierloses Büro-Software: Sie können per Software für digitale Büros jederzeit, überall und mit jedem Gerät auf die Dokumente zugreifen. Dies ist insbesondere wichtig, wenn Sie über mehrere Niederlassungen verfügen oder Ihre Mitarbeiter einen Remote-Zugriff benötigen.

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Die Vorteile eines modernen papierlosen Büros

Im Folgenden werden die drei wichtigsten Vorteile eines papierlosen Büros sowie entsprechende Fallstudien vorgestellt:

post-back1. Kostensenkung

Durch die Digitalisierung von Dokumenten und interner papierbasierter Systeme werden Druck- und andere Betriebskosten eingespart:

  • Speicherkosten: Durch die Digitalisierung von Daten, Akten und Ordnern besteht kein Bedarf mehr, Aktenschränke zu kaufen, wertvolle Stellfläche für die Lagerung von Papierdokumenten zu verschwenden oder Ausdrucke zur späteren Verwendung aufzubewahren.
  • Kopier- und Druckkosten: Beim papierlosen Arbeiten ist es nicht mehr notwendig, mehrere Kopien einer Datei zur Verteilung im Büro zu erstellen. Wenn Sie Post digitalisieren, können Sie mithilfe eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems eine Kopie für den einfachen Zugriff an einem zentralen Ort aufheben.
  • Kosten von Geschäftsprozessen: Mit der Transformation von manuellen zu automatisierten Workflows werden Geschäftsprozesse vereinheitlicht und Kosten reduziert. Beispielsweise kann die Optimierung von Workflows ein schnelleres Inkasso und eine Reduzierung von Anschaffungskosten bewirken.
  • Sicherheits- und Datenwiederherstellungskosten: Die Sicherung Ihrer Daten an mehreren Orten ist einfach und kostengünstig. Eine Wiederherstellung dieser Daten ist noch einfacher und beeinträchtigt die Geschäftskontinuität nicht.
Referenz

Durch eine Optimierung der Arbeitsprozesse spart die CCP GmbH massiv Kosten ein

An zehn Standorten in ganz Deutschland vermittelt die CCP GmbH qualifizierte Fachkräfte zur passenden Zeit an den richtigen Ort. Zu den Kunden des Personaldienstleisters zählen mehr als 200 Unternehmen, unter anderem aus der Medizin- und Pflegebranche sowie aus dem kaufmännischen, gewerblichen und technischen Bereich. Im monatlichen Workflow werden dabei jeweils rund 7000 Personaldokumente archiviert und verarbeitet.

Um den detailreichen und aufwendigen Abrechnungsprozess bei der Arbeitnehmerüberlassung zu optimieren und alle Prozesse für Kunden und Mitarbeiter transparent zu gestalten, hat sich das 2016 gegründete Unternehmen mit rund 500 Mitarbeitern an DocuWare gewandt, um einen sukzessiven Abbau des Papierarchivs und den Aufbau eines zentralen digitalen Dokumenten-Pools sicherzustellen.

Die DocuWare Cloud war hierbei die Lösung für alle Anforderungen der CCP Gruppe:

  • Kostenersparnis durch eine Vereinheitlichung und Beschleunigung der Arbeitsprozesse in den Niederlassungen und dem Abrechnungscenter
  • Verbesserung der Kunden- und Mitarbeiterkommunikation
  • Reduzierung der Suchzeiten und Optimierung des Service
  • Zugriff auf alle Unterlagen im zentralen Dokumenten-Pool durch die Niederlassungen

automatic_escalations2. Eine digitale Ablage erhöht die Produktivität

Wenn Inhalte durch eine digitale Ablage zentral gespeichert und korrekt indexiert werden, ist der Zugriff ganz einfach. Mitarbeiter müssen keine Zeit mehr auf die Suche nach diesen Dokumenten verschwenden und können Informationen unternehmensweit schnell weitergeben.

Durch einen einfachen Zugriff und die Möglichkeit einer schnellen Dokumentenweitergabe werden die Prozesse beschleunigt. Außerdem wird bei wichtigen Prozessen wie Rechnungsstellung, Neueinstellungen und Inkasso Zeit gewonnen. So können Sie beispielweise die automatische Rechnungsbearbeitung und die digitale Belegerfassung durch eine automatische Verknüpfung mit relevanten Dokumenten wie Bestellungen, Frachtbriefen, Verträgen und mehr beschleunigen.

Außerdem lässt sich durch die Integration von Anwendungen Zeit sparen. Zum Beispiel vermeiden Sie durch die Integration von Dokumentenmanagementsystemen, Rechnungsstellung und Customer-Relationship-Software das Siloing von Aufgaben und stellen einen reibungslosen Informationsfluss sicher.

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Effizienter und produktiver: Die PROJEKTO AG profitiert vom papierlosen Büro

Die PROJEKTO AG entwickelt und produziert Maschinen, Fertigungsteile sowie Vorrichtungen und Anlagen für unterschiedlichste Branchen. 2017 hat sich der schweizerische Maschinenbauer mit ca. 20 Mitarbeitern für eine konsequente Digitalisierung der Geschäftsprozesse entschieden – und setzt seitdem auf das Cloud-basierte Dokumentenmanagement-System von DocuWare.

Ziel des DMS-Einsatzes war eine weitgehende Verbannung von Papierdokumenten aus dem Büroalltag und damit eine Implementierung effizienter und transparenter Bearbeitungsprozesse zur Erhöhung der Produktivität. Mit DocuWare Cloud werden täglich bis zu 140 Dokumente im digitalen Archiv abgelegt. Aber auch der Beitrag für einen verantwortungsvollen, ökologischen Umgang mit natürlichen Ressourcen war nicht zuletzt ein wichtiger Aspekt für die PROJEKTO AG bei der Entscheidung für ein papierloses Büro. Daneben profitiert das Unternehmen von weiteren Optimierungen durch die Verwendung von DocuWare Cloud:

  • Detaillierte Suche nach Indexbegriffen und Informationen über die Texterkennung
  • Integration des DMS in die vorhandene IT-Infrastruktur
  • Eine Erhöhung der Produktivität und Prozesseffizienz
  • Stärkung der Serviceorientierung und Kundenbindung
  • Optimierung der Ablauforganisation
  • Revisionssicherheit der Dokumentanablage

secure_repository3. Mehr Sicherheit und Compliance

Die Sicherung Ihrer Daten liegt im besten Interesse des Unternehmens. Ohne Datensicherung riskieren Sie den Verlust geschäftskritischer Informationen, was die Geschäftskontinuität und die Kundenbeziehungen beeinträchtigen kann.

Mit digitalen Systemen arbeiten Sie in einer Umgebung, die sich durch erhöhte Sicherheit auszeichnet: Durch die Verschlüsselung von Dokumenten und Kommunikation sind Sie besser vor Sicherheitsverstößen geschützt und können kontrollieren, wer Zugriff auf bestimmte Dateien hat.

Die Einhaltung von Compliance-Vorschriften wie HIPAA und der DSGVO wird erheblich einfacher. Zudem sind Sie für Notfälle besser gerüstet. Dank mehrerer redundanter Sicherheits-Backups können Sie Daten mühelos wiederherstellen.
Referenz

Datenschutzrechtlich einwandfrei und revisionssicher: Die DocuWare DMS-Architektur für die Firmengruppe Harsch

Bereits über 100 Jahre dauert die Erfolgsgeschichte der Firmengruppe Harsch an, die sich beim Bau von schlüsselfertigen Produktionsgebäuden einen Namen in der Branche gemacht hat. Sicheres Daten-Handling war für das Unternehmen einer der relevantesten Aspekte für eine Dokumentenmanagement-Lösung, die auch die erhöhten Anforderungen an den Datenschutz in vollem Umfang gewährleisten muss.

Im Fokus eines neuen DMS von DocuWare stand neben dem Abbau des Papierarchivs vor allem die schnelle und sichere Prüfung von täglich etwa 100 Eingangsrechnungen, die bislang umständlich und zeitaufwendig per Hauspost an die verschiedenen Standorte und Abteilungen verschickt werden mussten.

Die mit mehreren Modulen individualisierte OnPremise-Lösung des Systems brachte der Harsch Gruppe letztendlich eine ganze Reihe von Optimierungen:

  • Einhaltung aller datenschutzrechtlichen Anforderungen und der gesetzlich vorgeschriebenen Löschfristen bei Personaldokumenten
  • Eine revisionssichere Archivierung von Dokumenten
  • Bessere Kontrolle der Prüfungsprozesse bei gleichzeitiger Reduzierung der Prüfzeiten
  • Beschleunigte Arbeitsabläufe und eine Verminderung des organisatorischen Verwaltungsaufwands
  • Problemlose Integration in ERP Microsoft Dynamics NAV 2016

Schritt für Schritt: Ein papierloses Büro in 90 Tagen

Sie kennen nun das Papierverbrauchsproblem, die Vorteile des papierlosen Büros und wissen, warum Sie Ihre Dokumente und Akten digitalisieren sollten. Jetzt möchten wir Ihnen zeigen, wie der Abschied vom Papier funktioniert und wie Sie in 90 Tagen in einem papierlosen Büro arbeiten.

Jason the finance guy

Lernen Sie Julian kennen

Der Buchhalter Julian ist stolz auf zehn Jahre Erfahrung u. a. in den Bereichen Debitoren-/Kreditorenbuchhaltungen. Er legt sehr viel Wert auf korrekte Daten und versucht stets, bestehende Prozesse zu optimieren. Seine Chefin ist die Finanzdirektorin Claudia.

Als die Unternehmensleitung Claudia über den geplanten Umstieg auf das papierlose Arbeiten unterrichtete – angefangen bei der Buchhaltung – wusste sie, dass Julian der richtige Mitarbeiter für die Leitung der Initiative war.

Sie setzte ein Meeting an und erklärte Julian die Situation. Dieser war sofort Feuer und Flamme und schaffte unter Claudias Führung den Abschied vom Papier in 90 Tagen – und zwar unter Einhaltung von sechs einfachen Schritten.

90 Tage sind ein erreichbares Quartalsziel. Dieser Zeitraum ist weder zu lang – was unter Umständen dazu führen kann, dass Mitarbeiter den Prozess zu langsam vollziehen –, noch zu kurz – was eine mangelhafte Umsetzung zur Folge haben könnte. Julian stellte fest, dass 90 Tage eine perfekte Frist ist, um die Dynamik beizubehalten und zugleich ein erreichbares Ziel zu setzen.

Diese Schritte befolgte Julian auf dem Weg zum papierlosen Büro:

Here are the steps he followed:

1

Ermittlung ineffizienter Prozesse

Ineffiziente Prozesse sind mühsam, behindern Workflows, erfordern einen erheblichen Arbeitsaufwand und halten Mitarbeiter von wertschöpfenden Aufgaben ab. Konzentrieren Sie sich auf allgemeine Geschäftsbereiche, die digitalisiert werden müssen, so etwa Personalwesen, Buchhaltung, Marketing und Vertrieb. Ermitteln Sie anschließend spezielle Prozesse, die von spezifischen Dokumenten abhängig sind, wie beispielsweise Rechnungsbearbeitung und Mitarbeiterbewertungen.

Die Unternehmensleitung entschied, den Prozess in der Buchhaltung zu starten. Also war es Julians Aufgabe, einen Prozess zu finden, der digitalisiert werden musste. Ihm war klar, dass der Schlüssel darin lag, klein anzufangen und sich ausschließlich auf einen Prozess zu konzentrieren, um Dynamik zu erzeugen. Die Versuchung, mehrere Prozesse gleichzeitig anzupacken, war groß. Aber ein solches Unterfangen würde seine Arbeit nur verlangsamen.

Nach der Analyse sämtlicher Prozesse wählte Julian die Kreditorenbuchhaltung, da hier eine große Menge an Papierdokumenten bearbeitet werden musste, unzählige Schreibfehler auftraten und keine automatisierten Workflows vorhanden waren.

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2

Erstellen eines Führungsteams und der Bewusstseinsbildung

Der Erfolg einer jeden Initiative hängt davon ab, die Zustimmung der obersten Managementebene und der Geschäftsleitung zu erhalten. Daher ist es von großer Bedeutung, ein Enterprise Content Management-Team (ECM) zu bilden, das aus den obersten Führungskräften und internen Vertretern bestimmter Abteilungen besteht.

Die Abteilungsvertreter liefern Informationen über Chancen und Herausforderungen im Zusammenhang mit dem Abschied vom Papier aus den Abteilungen. Die Zusammenstellung eines solchen Führungsteams stellt sicher, dass alle in den Prozess eingebunden sind, ein Mitspracherecht haben und die Initiative vorantreiben.

Im Fall von Julian und Claudia war die Zustimmung der Unternehmensführung schon gegeben. Julian war der Vertreter, der Informationen an Claudia weitergab, und sorgte für die Umsetzung der Initiative.

Das Einzige, was Julian noch tun musste, war die Schaffung von Bewusstsein für ein papierloses Arbeiten in der Abteilung. Hierfür erläuterte er die Beweggründe für die Digitalisierung von Dokumenten und die Vorteile, die ein papierloses Unternehmen für jeden einzelnen Mitarbeiter hat. Warum? Er wusste, dass sich viele Mitarbeiter ausschließlich um ihre täglichen Aufgaben kümmern und sich nur dann für die Einsetzung eines neuen Systems entschließen, wenn sie dadurch Vorteile erlangen.

Das heißt, er musste den Wert frühzeitig richtig kommunizieren. Julian erstellte eine Präsentation, in der die Gründe für den Abschied vom Papier, die Probleme mit aktuellen Workflows und die Vorteile eines papierlosen Systems aufgeführt waren.

Julian war bewusst, dass es ihm an IT-Kenntnissen mangelte, der Erfolg jedoch von der Zustimmung der IT-Abteilung abhing. Daher setzte er eine persönliche Besprechung an. Darin wurden die Details des Projektes besprochen, da die IT-Abteilung eng mit dem ECM-Anbieter zusammenarbeiten musste, um die Lösung zu entwickeln und umzusetzen.

3

Gestaltung des Prozesses zur Ermittlung von Digitalisierungsmöglichkeiten

Wenn man alle Schritte eines Prozesses kennt, ist es einfacher, Ineffizienzen zu finden und daraus Lösungen zu deren Behebung zu entwickeln.

Zunächst konzentrierte sich Julian darauf, wie die Abteilungsmitarbeiter ihre Dokumente in drei prozesstypischen Aufgabenfeldern bearbeiteten.

  1. Erfassung von Informationen: Datenerfassung aus Dokumenten, die das Unternehmen auf verschiedenen Wegen erreichen – Digitalisierung von E-Mail, Fax und Post.
  2. Weiterleiten von Informationen: Wie werden Informationen, die das Unternehmen erreichen, weitergeleitet – insbesondere, wenn diese genehmigt, überprüft oder anderweitig bearbeitet werden müssen.
  3. Wiederfinden von Informationen: Zugriff auf Dokumente nach deren Bearbeitung.

Für die Analyse aktueller Prozesse und zur Bestimmung von Digitalisierungsmöglichkeiten bei der Kreditorenbuchhaltung stellte Julian sich die im Folgenden aufgeführten Fragen.

So ermitteln Sie Digitalisierungsmöglichkeiten in Ihren aktuellen Prozessen:

  1. Wie wird der Prozess gestartet? In Julians Fall begann der Prozess üblicherweise mit dem Erhalt von Papierrechnungen sowie per E-Mail versandten digitalen Rechnungen.
  2. Wie werden aus diesen Dokumenten Informationen erfasst? Läuft dieser Prozess reibungslos ab? Julian fand beispielsweise heraus, dass der Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen sehr mühsam war.
  3. Wie werden die Dokumente weitergeleitet? Auch die Weiterleitung von Rechnungen erfolgte größtenteils manuell. Es gab keine vordefinierten Prozesse für Erhalt, Weiterleitung und Genehmigung von Dokumenten. Eine Digitalisierung von Rechnungen würde die Produkttvität in der Abteilung erheblich erhöhen.
  4. Wo werden die Dokumente gespeichert? Alle Dokumente wurden auf lokalen Festplatten und in Aktenschränken abgelegt. Diese Art der Ablage war jedoch nicht sicher. Die redundanten Mehrfach-Backups der ECM-Systeme wären hier eine klare Verbesserung.
  5. Wie werden diese Dokumente abgerufen? Suche, Zugriff und Abrufen von Dateien waren mühsame Aufgaben, die viel Arbeitszeit kosteten. Es wurde ein System benötigt, mit dem diese Dokumente in einer digitalen Datenbank gespeichert und somit leicht abgerufen werden können.
  6. Was sind die wichtigsten Integrationspunkte? Mit der erfolgreichen Integration von Anwendungen werden automatisierte Workflows erstellt und die Effizienz erhöht. Ein wichtiger Integrationspunkt umfasst u. a. die Einbeziehung der Dokumentenmanagement-Software und eines Buchhaltungssystems zur Optimierung der Dokumentenverwaltung. Bis zu diesem Zeitpunkt hatten Julian und seine Abteilung lediglich Quickbooks verwendet, jedoch noch kein Dokumentenmanagementsystem. Dennoch erkannte er, dass es sich hier um einen wichtigen Integrationspunkt handelte, der bei der Umstellung auf ein digitales Büro hilfreich sein würde. Der nächste Schritt war also, den richtigen Partner für die Entwicklung dieser Lösung zu finden.
4

Entwicklung der digitalen Lösung

Die Entwicklung von Lösungen für ein papierloses Unternehmen ist häufig eine aufregende Aufgabe, da das finale Produkt und dessen Vorteile langsam Gestalt annehmen. Die Lösung wird an die eigenen Prozesse, Engpässe und Integrationspunkte angepasst.

Als Julian sich auf die Suche nach potenziellen Lösungsanbietern machte, gab Claudia ihm folgende Ratschläge:

  • Nicht zu bescheiden: Anbieter von Enterprise File Sync and Sharing (EFSS) wie Google Docs, Box und DropBox bieten lediglich die Speicherung und Weitergabe von Dateien. Sie ermöglichen jedoch keine Kontrolle über benutzerorientierte Sicherheit und Workflow-Automatisierung oder Funktionen zur Einhaltung von Datenaufbewahrungspflichten.
  • Nicht zu anspruchsvoll: Lassen Sie auch bei Anbietern Vorsicht walten, die Unternehmenslösungen anbieten. Diese Lösungen sind meist kompliziert, teuer und extrem zeitraubend.

Claudia wollte damit zum Ausdruck bringen, dass es auch einen Mittelweg geben kann: praktische Lösungen für das papierlose Büro in kleinen und mittelständischem Unternehmen (KMU) mit Funktionen für übliche Situationen des Geschäftsalltags. Ein Unternehmen wie DocuWare beispielsweise bietet Lösungen für verschiedene Geschäftsbereiche wie Mitarbeitermanagement, Marketing und Vertrieb sowie Finanz- und Rechnungswesen an. Und diese Lösungen sind außerdem cloudbasiert – ein Aspekt, der zunehmend von großer Relevanz ist.

Wie wichtig ist die Cloud für ein papierloses Büro?

Die Cloud erfordert im Vergleich zu standortbasierten Lösungen nur eine minimale Wartung, ermöglicht eine schnelle Bereitstellung und die Anschaffung von Lösungen auf Abteilungsebene. Eine Cloud lässt sich hervorragend skalieren, verbessert die betriebliche Flexibilität und erfordert keine großen Lizenzzahlungen im Voraus.

Schließlich entschied sich Julian für einen Anbieter – nun musste dessen Lösung zum papierlosen Büro nur noch umgesetzt werden.

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Umsetzung der gewählten Content-Lösung

Die Umsetzung variiert je nach Unternehmen, Lösung und Anbieter. So kann beispielsweise zunächst ein Testsystem entwickelt und in verschiedenen Schritten umgesetzt werden.

Die phasenweise Einführung des Systems erfolgt in Zusammenarbeit mit dem Anbieter von Dokumentenmanagementlösungen und dem IT-Administrator:

Phase 1 Machbarkeitsstudie

Mit dem Machbarkeitsnachweis erhielt Julians Team einen Überblick darüber, inwieweit die Lösung auf die wichtigsten geschäftlichen Angelegenheiten ausgerichtet war. Anhand der vorhandenen Dokumente demonstrierte der Anbieter von Dokumentenmanagementlösungen, wie die Software wichtige Prozesse automatisiert und optimiert.

Phase 2 Wiederholte Einsätze der Lösung

Nach jeder Teststufe entwickelten sich Ideen zur Optimierung des Designs. Dabei wollte das Team sicherstellen, dass die Lösung möglichst intuitiv ausfällt. Man erreichte dies durch die Erhöhung der Anzahl an Kontrollkästchen und Dropdown-Menüs, wann immer dies möglich war. Außerdem wurden bestimmte Aufgaben in zwei Teile geteilt, um die Workflow-Prozesse zu optimieren. Umgekehrt entschied man sich in anderen Fällen dazu, zwei Prozesse in einem zu kombinieren.

Phase 3 Einführung des papierlosen Büros

Vor der Einführung informierte Julians Team die Mitarbeiter umfassend über das Projekt, um somit die Akzeptanz der Endbenutzer bezüglich der bevorstehenden Änderungen zu gewinnen. Das Team erstellte eine Reihe von YouTube-Videos, in denen ein umfassender Überblick über die Lösung gegeben wurde. Der Einsatz der Lösung wurde zunächst Systemadministratoren und Führungskräften anhand von Schulungen vermittelt. Diese berichteten ihren Mitarbeitern anschließend, dass die neue Lösung Routineaufgaben automatisieren und den Arbeitsalltag erleichtern würde. Die Endbenutzer wurden dadurch von der Lösung überzeugt. Die Einführung des papierlosen Büros wurde schließlich in einem unternehmensweiten gemeinsamen Mittagessen gefeiert. Nun war Julians Unternehmen startbereit.

Die endgültige Lösung umfasste:

  • Intelligent Indexing für das Auslesen wichtiger Daten aus Rechnungen und die Zuordnung der Rechnungen zu den dazugehörigen Bestellungen
  • Automatische Erfassung von Papierdokumenten und schneller Import von Rechnungen in durchsuchbare Dateistrukturen
  • Vordefinierte Workflow-Regeln für die Weiterleitung von Dokumenten
  • Integration zwischen Dokumentenmanagementsystem und Quickbooks zur Optimierung des Informationsflusses
  • „Connect to Outlook“ für schnellen Versand, Empfang und Hochladen von Dokumenten an einen zentralen Speicherort direkt vom E-Mail-Konto aus

Julian schulte seine Mitarbeiter in der Verwendung der papierlosen Office-Software. Gemeinsam führten er und der IT-Administrator die Mitarbeiter Schritt für Schritt durch den neuen Prozess, so dass ihnen alle Einzelheiten der Funktionsweise vermittelt wurden.

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Dokumentation des Prozesses und Messung der Auswirkungen

Man kann ein System nicht einführen und es dann sich selbst überlassen. Stattdessen sollten Sie Ihr papierloses Büro als ein sich kontinuierlich weiterentwickelndes Projekt betrachten, das mit dem Wachstum Ihres Unternehmens auch in anderen Geschäftsbereichen eingeführt werden kann.

Da die Buchhaltung das „Versuchskaninchen“ für die Lösung war, dokumentierte Julian jeden einzelnen Schritt des Prozesses. Diese Dokumentationsarbeit sollte einerseits die erfolgreiche Implementierung des papierlosen Büros in anderen Geschäftsbereichen und andererseits die damit verbundene Wissensvermittlung unterstützen:

Somit verfügt das Unternehmen über Referenzdokumente, auch wenn Julian und der IT-Administrator das Unternehmen verlassen sollten.

Messung der Auswirkungen digitaler Workflows

Schließlich ermittelte Julian die Auswirkungen der Initiative „Papierlos in 90 Tagen“ mithilfe folgender Fragen:

  • Haben wir unser Ziel „Papierlos in 90 Tagen“ wirklich erfüllt?
  • Verbesserte die Lösung alle Arbeitsprozesse im Unternehmen? Wurde die Produktivität optimiert? Sind die Mitarbeiter der Abteilung zufriedener?
  • Wie gut funktionierte die elektronische Belegerfassung, die digitale Weiteleitung und das papierlose Abrufen von Informationen:
    • Wie effizient erfolgt die digitale Dokumenten-Erfassung? Zu den positiven Indikatoren zählten die Reduzierung ausgedruckter Dokumente und die Begeisterung der Mitarbeiter aufgrund der Effizienz der neuen Arbeitsprozesse.
    • Wie schnell werden Dokumente verarbeitet? Julian verglich hierbei einfach den alten mit dem neuen Prozess.
    • Ist das Abrufen von Dokumenten einfacher geworden? Die Mitarbeiter verbrachten weniger Zeit damit, Dokumente zu suchen und abzurufen.
  • Wie viele Arbeitsstunden können wöchentlich eingespart werden? Julian ermittelte gemeinsam mit Claudia und der Personalabteilung, dass sich die Anzahl der Überstunden erheblich reduziert hatte.
  • Wie hoch sind die Kosteneinsparungen bei der Umstellung auf ein papierloses Büro?

Nach und nach ermittelten Julian und Claudia, die Rentabilität (ROI) des Dokumentenmanagements für ihr Unternehmen. Dabei stellten sie fest, dass das neue System ein voller Erfolg war und problemlos auf das gesamte Unternehmen übertragen werden konnte.

Tipps & Tricks für ein digitales Büro

Das papierlose Büro wird vor allem durch die Digitalisierung im Büroalltag erreicht. Die Mitarbeiter im Unternehmen arbeiten mit einem papierlosen Büro produktiver, viele Arbeitsabläufe lassen sich schneller und einfacher umsetzen. Arbeiten Mitarbeiter im Homeoffice, haben Sie dennoch Zugriff auf alle ihre Dokumente, da diese sicher und zentral im DMS-System abgelegt sind – und auch von unterwegs aus jederzeit auf sie zugegriffen werden kann. Mit Hilfe programmierter Schnittstellen können hier auch Verbindungen zwischen Programmen wie Bankensoftware oder DATEV mit dem DMS realisiert werden.

Arbeitsabläufe digitalisieren

Um einen Schritt in Richtung papierloses Büro zu gehen, ist es nicht notwendig, alle Arbeitsabläufe im Büro auf einmal zu digitalisieren. Bereits erste Schritte zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems helfen dabei, die Effektivität zu steigern, die Kosten zu senken, die Sicherheit zu verbessern und den Arbeitsalltag für die Mitarbeiter zu erleichtern. Beginnen Sie mit einem ersten Projekt und digitalisieren Sie erste Arbeitsabläufe. Nach der erfolgreichen Einführung können Sie immer mehr Abteilungen und Abläufe integrieren. Erfassen Sie, welche Dokumente digital erfasst werden sollen und in welchen Abteilungen das papierlose Arbeiten am schnellsten und mit dem größten Nutzen umgesetzt werden kann.

Cloud-Lösungen nutzen

Wenn Sie auf ein Cloud-basiertes DMS-System setzen, wird sichergestellt, dass ihre Mitarbeiter überall auf die Dokumente zugreifen können, auch im Homeoffice. Trotzdem werden die Dokumente sicher und DSGVO-konform gespeichert. Sie gewinnen Sicherheit, Flexibilität, erleichtern den Mitarbeitern die Arbeit und erhöhen die Produktivität.

Papierchaos erfolgreich bekämpfen

Digitalisieren Sie Ihre Unterlagen und erstellen Sie automatisierte Abläufe, stellen Sie damit sicher, dass keine Unterlagen mehr verschwinden oder Vorgänge im Unternehmen unnötig verzögert werden. Sie benötigen keine Vielzahl an Dokumenten mehr – mit einem Dokumentenmanagementsystem erfassen Sie alle Belege und deren Daten. Durch Indexierung und Verschlagwortung können die Dokumente im DMS schnell und einfach von allen berechtigten Mitarbeitern gefunden werden. Alle Daten in den verschiedenen Feldern der Dokumente werden digitalisiert und ermöglichen ein papierloses und effektiveres Arbeiten.

DATEV-Export an Steuerberater

In einem papierlosen Büro werden die einzelnen Abläufe digitalisiert. Das ermöglicht schlussendlich auch das papierlose Übertragen von Dokumenten über DATEV-Schnittstellen an Steuerberater. Dadurch wird sichergestellt, dass alle wichtigen Dokumente sicher und vor allem zeitnah an die wichtigsten Mitarbeiter geschickt und dem Steuerberater zur Verfügung gestellt werden.

Wie DocuWare die Einführung eines papierlosen Büros unterstützt

Warum das papierlose Büro sich lohnt, liegt auf der Hand: Informationen stehen auf Knopfdruck zur Verfügung, Vorgänge werden schneller abgewickelt, Laufzeiten bei der Hauspost und Papierstapel auf den Schreibtischen gibt es nicht mehr, bei der Aktenorganisation wird viel Zeit eingespart, Regale und sogar ganze Räume, die mit Papierakten gefüllt waren, entfallen. Und natürlich bietet die digitale Bearbeitung von Dokumenten höchste Sicherheit.

Mehr als 14.000 Unternehmen weltweit hat DocuWare seit der Gründung 1988 bereits auf den Weg zum papierlosen Büro gebracht, doch längst sind viele Betriebe noch nicht bereit für die Digitalisierung. Das hat die Corona-Pandemie deutlich gemacht. Als im Frühjahr 2020 allgemein Homeoffice verordnet wurde, standen viele IT-Chefs vor enormen Herausforderungen, weil die Mitarbeiter nicht mehr ins Büro kommen konnten – und daher weder Zugang zu ihrer Postablage noch zu einem Drucker hatten.

Die Krise als Chance

Wie sollten Lieferscheine, Rechnungen und andere Dokumente in Papierform die Personen erreichen, die darauf warteten? Der Informationsaustausch via Papier war viele Jahre gang und gäbe – das war nun schlagartig nicht mehr möglich. Viele IT-Abteilungen waren zwar schon zuvor dabei, die remote und/oder mobile Arbeit vorzubereiten. Nun mussten aber bewährte Geschäftsabläufe quasi über Nacht geändert werden. Da waren die Unternehmen klar im Vorteil, die DocuWare bereits im Einsatz hatten – die Prozesse liefen roblemlos wie gewohnt ab, nur saßen die Mitarbeiter an einem anderen Standort, nämlich im Homeoffice.

Mit einem digitalen Dokumentenmanagement-System werden alle Dokumente sofort nach ihrem Eingang auf elektronischem Wege verteilt. Dazu gehören Unterlagen, die von Kunden, Interessenten oder Lieferanten in Papierform an das Unternehmen geschickt werden, ebenso wie solche, die in CRM-, ERP- oder HR-Systemen erstellt und direkt an DocuWare übergeben werden. Anschließend lassen sich alle in digitale Workflows einbinden. Das Papier hat endgültig ausgedient.

Die Kosten des Nichtstuns

Ein modernes Dokumentenmanagement-System wie DocuWare bietet dann allen Mitarbeitern, Lieferanten und Kunden einen sicheren, organisierten Zugriff auf alle digitalen Dokumente – und zwar jederzeit und überall per Internetverbindung und Browser. Das heißt: Das Büro kann überall sein, wo der Einsatz von Laptop, Smartphone oder Tablet möglich ist. Über Benutzer- und Gruppenberechtigungen lässt sich einfach sicherstellen, dass Benutzer einzig und allein auf die Dokumente zugreifen können, für die sie eine Berechtigung haben – unabhängig davon, ob sie mit einer Cloud-basierten oder On-Premises-Lösung arbeiten.

Das heißt auch: Corona gibt der Digitalen Transformation einen Schub. Es besteht kein Zweifel, dass sich derzeit die Art und Weise verändert, wie die Unternehmen arbeiten. Die letzten Monate haben vielen Entscheidern die Augen geöffnet. Immer mehr Unternehmer erkennen, dass sie Büroräume sparen können, wenn viele Mitarbeiter – zumindest zeitweise – im Homeoffice arbeiten.

Auch auf das papierlose Homeoffice ist ein Unternehmen mit DocuWare bestens vorbereitet. Also wird die Krise auch zu einer Chance, ohnehin notwendige Investitionen zusätzlich auch noch zur Verbesserung der Informationsverarbeitung des Unternehmens zu nutzen. Denn der Abschied vom Papier im Büro und die Umstellung von papierbasierten Prozessen auf digitale und automatisierte Lösungen verbessert die Geschäftsprozesse und damit die betriebliche Effizienz nachhaltig. Außerdem gehört die Rushhour in den Städten der Vergangenheit an. Das Nichtstun in Sachen Digitalisierung dagegen kann sehr schnell sehr teuer werden.

Häufig gestellte Fragen zum Thema papierloses Büro

Was ist ein papierloses Büro?

Im Gegensatz zu papierbasierten Prozessen bietet das papierlose Büro ein hohes Potenzial zum Einsparen wertvoller Ressourcen. Mithilfe eines Dokumentenmanagement-Systems werden Papierkonvolute in digitale Dokumente umgewandelt. Alle Nachteile von papiergestützten Verwaltungsarbeiten im Büroalltag lassen sich durch das papierlose Büro eliminieren.

Wie funktioniert das papierlose Büro?

Zunächst sollten alle vorhandenen Papierdokumente für eine effektive Prozessautomatisierung einer Inventur unterzogen werden –sodass auch tatsächlich nur weiterhin benötigte Dokumente dem Digitalisierungsprozess zugeführt werden. Nach einer einfachen Bearbeitung von Dokumenten aus Quellen wie Scanner oder Drucker werden die über ein DMS digitalisierten Dokumente mithilfe einer Archivierungssoftware zentral gespeichert, indexiert und in verbundene Workflows integriert.

Ressourcen

Zusätzliche Ressourcen für das papierlose Büro

E-Books

Papierlos in 90 Tagen – ein durchaus erreichbares Ziel. Moderne Unternehmen lassen papierbasierte Abläufe hinter sich, sparen Kosten und Zeit und schützen ihr Unternehmerwissen vor Verlust und Missbrauch. Eine detaillierte Roadmap.

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Einstieg in Cloud-basierte Büroautomation – Der praktische Leitfaden zeigt Ihnen auf, was moderne Cloud-Technologie bei der Büroautomation bewirkt, warum Cloud-Technologie so wichtig ist und wie Sie den größten Nutzen für Ihr eigenes Unternehmen erreichen.

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Wie DocuWare Ihnen hilft, papierlos zu werden

DocuWare ist die führende Dokumentenmanagement-Software für kleine und mittelständische Unternehmen, die papierlose Best-in-Class-Lösungen suchen. Mit über 14.000 Kunden verfügt DocuWare über die Erfahrung und Technologie, um Digitalisierung und Automatisierung maßgeschneidert für Ihr Team zu realisieren.

DocuWare Rechnungsbearbeitung

Rechnungsbearbeitung

Papierberge und manuelle Dateneingaben waren gestern

Digitalisieren Sie jede Rechnung mit intelligenter Indexierung, um sie sicher zu archivieren und sofort abzurufen. Automatisieren Sie Freigabebenachrichtigungen, um produktive Abläufe und schnelle Zahlungen zu gewährleisten. Mehr erfahren.

DocuWare Personalmanagement

Personalmanagement

Alle Mitarbeiterunterlagen auf einen Blick

Digitalisieren Sie Ihre Papierdokumente und befreien Sie sich von chaotischen gemeinsamen Festplatten. Organisieren, sichern und bündeln Sie sämtliche Mitarbeiterunterlagen und rufen Sie wichtige Informationen innerhalb von Sekunden ab. Mehr erfahren.

DocuWare Marketing und Vertrieb

Marketing und Vertrieb

Moderner Vertrieb mit blitzschnellem Zugriff auf wichtige Informationen

Dank des zentralisierten, Cloud-basierten Echtzeitsystems für Dokumentenmanagement und Workflow-Automatisierung kann Ihr gesamtes Vertriebsteam im Handumdrehen Daten von Interessenten und Kunden erfassen, darauf zugreifen und sie für andere freigeben. Mehr erfahren.

DocuWare Die Datenschutz-Grundverordnung der EU einhalten

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Gezielter Zugriff auf Informationen und Systemsicherheit

Mit der Digitalisierung von Papierdokumenten und der Bereitstellung detaillierter Metadaten erhalten Sie eine umfassende Zugangskontrolle und können zielgenau nach Kundeninformationen suchen sowie Daten nach Bedarf löschen. Mehr erfahren.