Referenz: Personalvermittlung

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Bei den Unternehmen der CCP GmbH Management Holding sorgen digitale Personalakten und Workflows dafür, dass sich Kunden wie Mitarbeiter des Personaldienstleisters auf eine schnelle und korrekte Abrechnung der Arbeitseinsätze verlassen können.

Die 2016 gegründete CCP GmbH ist aus einer Unternehmensgruppe mit bundesweiten Standorten hervorgegangen. Dort wurden vor der Einführung des DMS sämtliche Personalunterlagen – auch die Tätigkeitsnachweise und Abrechnungen für die Arbeitnehmerüberlassungen – in Papierform archiviert, in Akten und Schränken verstaut. Wegen der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren mussten zusätzliche Lagerräume angemietet werden. Die Papierberge waren groß, die Ablage nicht einheitlich, die Dokumente nicht immer leicht zu finden. Mit dem Vorhaben, ein gemeinsames Abrechnungszentrum für alle Niederlassungen einzurichten, fiel auch die Entscheidung für ein Dokumentenmanagement-System.

Ziel war, dass die Niederlassungen die Dokumente nicht mehr per Post verschicken, sondern sie vor Ort scannen und in einem zentralen Dokumenten-Pool archivieren. Bei der Wahl der Cloud-basierten Lösung überzeugten in erster Linie das Preis-Leistungs-Verhältnis und die Kompetenz des DocuWare-Partners.

Land:
Deutschland
Branche:
Personalvermittlung
Abteilung:
Personalwesen
Deployment:
Cloud

„Da wir über keine große IT-Abteilung verfügen, wollten wir keinerlei Aufwand in die Wartung des Systems stecken und durch regelmäßige Updates immer aktuell sein. Außerdem ist mit DocuWare Cloud für die Sicherheit der Daten gesorgt.“

Eike Klinck
IT-Anwendungsbetreuerin, CCP GmbH

Optimierte Prozesse bei reduzierten Arbeitskosten

Bei CCP ermöglicht das DMS heute in den Niederlassungen und dem Abrechnungscenter ein produktiveres Arbeiten. Sämtliche Personaldokumente – vom unterschriebenen Arbeitsvertrag eines Mitarbeiters bis zu seiner Bankverbindung – werden gescannt, automatisch durch ein Belegerkennungssystem verschlagwortet und stehen dann in der jeweiligen digitalen Personalakte für den berechtigten Zugriff bereit. Rund 65 Mitarbeiter nutzen heute das System, die meisten in den Niederlassungen und 15 in der Hamburger Zentrale für die Abrechnung. Rund 7000 Personaldokumente werden monatlich archiviert und verarbeitet. DocuWare ist über eine Schnittstelle mit der Software für Personaldienstleiter LANDWEHR L1 verknüpft, welche vom DocuWare-Partner exklusiv angeboten wird. Mit Klick auf einen Button öffnet sich die digitale Personalakte und der Mitarbeiter hat von seiner gewohnten Arbeitsumgebung aus sofort Zugriff auf alle notwendigen Dokumente.

Für einen schnellen und zugleich transparenten Arbeitsablauf sorgt hier vor allem ein Workflow zur Stundenerfassung. Da die Mitarbeiter von CCP bei den Kunden – je nach Arbeitsüberlassungsvertrag – eine unterschiedliche Anzahl von Monatsstunden beschäftigt sind, müssen die Arbeitszeiten individuell abgerechnet werden. Dazu gibt jeder Mitarbeiter wöchentlich seine Tätigkeitsnachweise in der zuständigen Personalabteilung ab. Diese werden dort gescannt und im zentralen Dokumenten-Pool automatisch abgelegt. Damit startet der Workflow. Die Tätigkeitsnachweise erscheinen in der Aufgabenliste des zuständigen Mitarbeiters des zentralen Abrechnungscenters, der diese dem entsprechenden Arbeitnehmerüberlassungsvertrag zuordnet und die Stundenerfassung in L1 einträgt. Mit der Erledigung der Stundenerfassung endet der Workflow. Ebenso wird mit Krankmeldungen oder Urlaubsscheinen verfahren, die ebenfalls sofort nach Eingang gescannt und im Workflow automatisiert verarbeitet werden, so dass auch alle Fehlzeiten eines Mitarbeiters eingetragen und archiviert sind. Ist die wöchentliche Stundenerfassung abgeschlossen, startet ein weiterer Workflow für die Fakturierung. Die Rechnung wird in L1 erzeugt, in DocuWare archiviert und automatisch mit dem Tätigkeitsnachweis zusammengefügt. Beide Dokumente werden entweder ausgedruckt und per Post an den Kunden geschickt oder aber per Mausklick als Mail versendet. Die Rechnung und alle dazugehörigen Stundennachweise stehen dem Kunden somit schnell zur Verfügung. Ähnlich geregelt ist der Workflow zur Lohnabrechnung für die Mitarbeiter. Dieser startet, sobald alle Tätigkeitsnachweise eines Monats im System gespeichert sind. Am Ende wird die Lohnabrechnung aus L1 in die digitale Akte einsortiert.

Ein weiterer Workflow wird in Gang gesetzt, sobald ein neuer Mitarbeiter eingestellt wird und seine Daten in den Personalstamm eingetragen sind. Von der Erstellung des Arbeitsvertrages bis zur Archivierung sämtlicher Unterlagen in die digitale Personalakte werden dabei alle Aufgaben den zuständigen Mitarbeitern zugewiesen.

Ein Workflow zur Prüfung der Eingangsrechnungen wäre bei CCP der nächste Schritt.

Die Niederlassungen haben heute keine Arbeit mehr mit den Abrechnungen, können aber trotzdem auf alle Unterlagen im zentralen Dokumenten-Pool zugreifen und bei Nachfragen sofort genaue Auskunft geben.

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