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DOKUMENTENMANAGEMENT

Alle Dokumente
zentral und effizient organisieren   

Aufgaben und Papier stapeln sich? Zeit und Informationen fehlen? Meistern Sie die Dokumentenflut und steigern Sie Ihr Tempo im Business mit DocuWare.  

  • Optimal verfügbare Informationen 
  • Zeit und Aufwand sparen durch Automatisierung 
  • Sichere Archivierung und Datenschutz 
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Mehr als 19.000 Kunden vertrauen auf DocuWare

 

Müheloses Ablegen und blitzschnelles Finden

Schluss mit unorganisierten Dateien und langen Suchen: DocuWare speichert Dokumente aus beliebigen Quellen an einem Ort und extrahiert das Wesentliche. Ob Rechnungen, Angebote oder wichtige Vertragsdetails — alles ist im Handumdrehen verfügbar.  

1 Document Management

 

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Manuelle Routineaufgaben automatisieren

Automatisieren Sie manuelle Dateneingaben und Aufgaben wie Ablage, Versionierung, Überwachung von Fristen, Genehmigungen und Benachrichtigungen. So können Ihre Teams wertvolle Zeit effizient nutzen und Projekte ohne Mehraufwand abschließen.

 

Sichere Zusammenarbeit —
von jedem Ort

Ob im Büro, Homeoffice oder von unterwegs — mit DocuWare haben Sie jederzeit Zugriff auf alle Dokumente und Aufgaben, um zielgerichtete Entscheidungen zu treffen. Der gesamte Datenaustausch erfolgt dabei sicher verschlüsselt und einfach steuerbare Berechtigungen schützen sensible Informationen. 

 

3 Document Management

 

Sie möchten mehr erfahren?

Alle Dokumente im Griff — schnell, intuitiv, sorgenfrei 

Gut organisierte Dokumente sind entscheidend für erfolgreiche Businessprozesse. DocuWare sorgt für Transparenz und reibungslose Abläufe, damit Sie entspannt und fokussiert arbeiten können.  

  • Ablegen
  • Finden
  • Steuern
  • Bearbeiten
  • Synchronisieren
  • Schützen

Nie wieder Papier- und Datenchaos 

Ob eingehende oder ausgehende Geschäftsdokumente: In DocuWare werden sie zentral erfasst, mit Metadaten angereichert und zusammengehörige Informationen verknüpft. Automatisierte Importfunktionen und Datenerfassung sorgen für unmittelbare Verfügbarkeit und Produktivität.    

Flexible Suche, vollständiger Überblick 

Ob Volltextsuche, gezielte Filter oder Aktenansicht: DocuWare zeigt auf Knopfdruck alle Dokumente zu einem Projekt, Kunden, Lieferanten, Zeitrahmen oder Geschäftsvorfall und ermöglicht die sofortige Anzeige, unabhängig von Dateigröße und -format.

Prozesse ohne Verzögerung  

Nutzen Sie flexibel anpassbare Workflows und Formulare, um dokumentenbasierte Prozesse effizient zu steuern, Fristen zu überwachen, Reaktionszeiten zu beschleunigen und Bearbeitungsschritte jederzeit nachzuvollziehen – von der Rechnungsfreigabe bis zur Vertragserneuerung. 

  



  

 

Intuitiv und jederzeit nachvollziehbar   

Versehen Sie Dokumente mit Notizen, Ihrer Unterschrift und Stempeln oder markieren Sie wichtige Details, ohne das Original zu verändern. Oder öffnen Sie die Dokumente im Originalprogramm und bearbeiten Sie sie wie gewohnt. Die automatische Versionierung und Dokumentenhistorie sowie jederzeit vollständiger Statusüberblick schaffen dabei Transparenz. 

Nahtloser Informationsfluss über Programme hinweg

Integrieren Sie DocuWare in wichtige Geschäftsanwendungen wie Microsoft Teams, Outlook und Ihr ERP oder CRM, um Dokumente nahtlos abzulegen, auf sie zuzugreifen und Arbeitsabläufe durchgängig zu automatisieren. Das erspart ständigen Programmwechsel, garantiert synchrone Daten und steigert die Effizienz an allen Stellen.   

Sichere, rechtskonforme Archivierung 

Gut organisierte Dokumente erleichtern es Ihnen, Aufbewahrungsrichtlinien zu erfüllen und jederzeit auskunftsbereit zu sein. Die filigrane Rechtestruktur, sichere Erfassung, klar geregelte Abläufe und unveränderbare Systemeinträge schützen vor Dokumentverlust, Missbrauch und Manipulation. 

Häufig gestellte Fragen

Können Dokumente jeder Art in DocuWare importiert werden?

Selbstverständlich. Dabei spielt es keine Rolle, woher ein Dokument stammt oder wo es erstellt wurde. Sie können beliebige Dateiformate und E-Mail-Anhänge in DocuWare hochladen, genauso wie E-Mails selbst. Gescannte Papierdokumente werden als PDF/A in DocuWare abgelegt. Im DocuWare Viewer können Sie die Dokumente von Format unabhängig anzeigen. Gleichzeitig ist das Bearbeiten, Versenden und Herunterladen der Dokumente im Originalprogramm jederzeit möglich.

Ist DocuWare eine Cloud- oder On-Premises-Lösung?

Sowohl als auch. DocuWare ist als Cloud-basierte Software-as-a-Service-Lösung mit flexiblen Lizenzen für unterschiedliche Unternehmensgrößen verfügbar und bietet Ihnen damit höchste Flexibilität und Skalierbarkeit bei der Verwaltung Ihrer Dokumente. Darüber hinaus ist auch eine Bereitstellung als On-Premises-System auf der eigenen Serverlandschaft kein Problem. Beide Optionen bieten identische Funktionen und User-Erfahrung.   

Wo werden Dokumente mit DocuWare gespeichert?

Mit DocuWare werden Dokumente sicher in elektronischen Archiven gespeichert. Benutzer können von jedem Ort und über jedes Endgerät zugreifen, um Dokumente abzulegen, anzuzeigen und zu bearbeiten, sofern sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen.   

Wie schnell können wir mit DocuWare starten?

DocuWare bietet einfach zu bedienende Templates und Konfigurationen für verschiedene Anwendungsszenarien, so dass Sie in wenigen Tagen einsatzbereit sind. Natürlich lässt sich DocuWare auch individuell einrichten. Wie lange die Einführung von DocuWare dauert, hängt von der Komplexität der Anforderungen des jeweiligen Unternehmens ab. 

Unsere Kunden und ihre Erfolge

DocuWare erspart uns viele Wege, die früher zwischen den verschiedenen Firmengebäuden zurückzulegen waren, und natürlich Zeit. Darüber hinaus wurde die Arbeitsweise neu strukturiert. Es gibt klare Regeln, wie Dokumente abgelegt werden, wodurch diese schnell wieder auffindbar sind. Und dank der einfachen Benutzeroberfläche können wir Workflows selbst designen. 

Erfolgsgeschichte lesen

Jonas Jacobs
Kaufmännischer Leiter, CAMBRO Presswerk Köngen GmbH

Die automatische und lernfähige Indexierung ist für uns eine große Hilfe im Alltag. Auch eingescannte Dokumente sind innerhalb von Sekunden für jeden Mitarbeiter verfügbar. 

Erfolgsgeschichte lesen

Norbert Gloystein
Geschäftsführer, Glaszentrum Rostock GmbH

Zertifiziert und ausgezeichnet

DocuWare was named a Trusted Solution by Siegel

Schaffen Sie nahtlose und skalierbare Businessprozesse

Nutzen Sie das Potenzial einer leistungsstarken Plattform für Dokumentenmanagement und Workflow-Automatisierung.
Entdecken Sie unsere vielseitigen Lösungen, um die Produktivität und den Erfolg Ihres Unternehmens zu steigern. 

Bereit für effizientes Dokumentenmanagement?

 
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Erfahren Sie, wie Sie innerhalb weniger Tage das volle Potenzial von DocuWare nutzen können. Wir beraten Sie unverbindlich, beantworten Ihre Fragen und besprechen mit Ihnen die nächsten Schritte. 

Gerne präsentieren wir Ihnen dazu DocuWare live oder empfehlen Ihnen einen Digitalisierungsexperten aus unserem Partnernetzwerk in Ihrer Nähe.

 
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