Ersetzendes Scannen – so geht’s richtig

Ersetzendes Scannen ist ein zentraler Bestandteil, wenn es darum geht, sich von Papierdokumenten zu verabschieden und auf ein digitales Dokumentenmanagement umzusteigen. Es spart nicht nur Platz und Kosten, sondern vereinfacht obendrein Arbeitsprozesse und verbessert die Informationssicherheit Ihrer Dokumente. In diesem Blogpost zeigen wir Ihnen, wie ersetzendes Scannen funktioniert, welche Voraussetzungen Sie dabei beachten müssen und wie Sie einen rechtssicheren Digitalisierungsprozess in Ihrem Unternehmen einrichten können. 

Übersicht:

• Was versteht man unter ersetzendem Scannen?
• Welche Voraussetzungen müssen für das ersetzende Scannen erfüllt sein? 
• Wie funktioniert das ersetzende Scannen? 
• Welche Vorteile entstehen für Unternehmen?
• Herausforderungen und Lösungsansätze
• Fazit

Was versteht man unter ersetzendem Scannen?

Unter ersetzendes Scannen versteht man die digitale Erfassung, Speicherung und Aufbewahrung von Dokumenten. So können beispielsweise papierbasierte Rechnungen durch einen Scan ersetzt werden. Damit lassen sich die Dokumente nicht nur elektronisch weiterverarbeiten, die Originale in Papierform können im Anschluss daran – sofern bestimmte Anforderungen erfüllt sind – entsorgt werden. Ersetzendes Scannen ist folglich eine wichtige Maßnahme, um Geschäftsprozesse in Unternehmen zu digitalisieren bzw. Arbeitsprozesse in Richtung eines papierlosen Büros umzugestalten.

• Kaufbelege 
• Rechnungen 
• Verträge 
• technische Unterlagen 

Bitte vergessen Sie dabei allerdings nicht: Es gibt einzelne Arten von Dokumenten, die verpflichtend in Papierform aufbewahrt werden müssen, beispielsweise Eröffnungsbilanzen oder Zollpapiere. Diese Dokumente dürfen nicht vernichtet werden, damit alle gesetzlichen Vorschriften erfüllt sind. Grundsätzlich sollte eine Vernichtung der Dokumente in Papierform keine vertraglichen Pflichten verletzen, informieren Sie sich daher vorab. Zudem darf die Aussage- und Beweiskraft eines Dokuments durch das Scanverfahren nicht gefährdet werden.  

Welche Voraussetzungen müssen für das ersetzende Scannen erfüllt sein? 

Wie bereits erwähnt, darf ein Papierbeleg noch lange nicht vernichtet werden, nur weil er eingescannt wurde. Es müssen bestimmte Anforderungen berücksichtigt werden. 

Technische Anforderungen (TR RESISCAN) 
Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat eine technische Richtlinie mit der Bezeichnung TR 03138 für das ersetzende Scannen veröffentlicht. Diese beschreibt die technischen Voraussetzungen, unter denen elektronische Belege Papierdokumente ersetzen können. Dabei ist zu beachten, dass es sich lediglich um eine Empfehlung handelt. Folgende Empfehlungen und Grundsätze sind in der Richtlinie enthalten: 

• Kommunikationsverbindungen, über die Belege in das System hochgeladen und intern übertragen werden, müssen sicher sein. Eine Firewall und ähnliche Sicherheitstechnologien müssen Dokumente vor Malware und unbefugtem Zugriff schützen, eine entsprechende Sicherheitssoftware gilt es stets aktuell zu halten. 
• Regelmäßige Datensicherungen sind ein wesentlicher Bestandteil des Schutzes elektronischer Dokumente.
• Gespeicherte, gescannte Belege müssen gegen Verlust und Manipulation abgesichert sein.  
• Für die elektronische Archivierung sind PDF- und Bildformate (wie JPEG und TIFF) besonders geeignet, da diese als unveränderbar gelten.  
• Die verwendeten Scanner müssen einwandfrei funktionieren und ein Bild erzeugen, das dem Originaldokument entspricht; eine Zertifizierung des Scanners ist jedoch nicht zwingend erforderlich.  

Prozessuale Anforderungen (Verfahrensdokumentation) 
Um sicherzustellen, dass digitale Dokumente weder inhaltlich noch bildlich nachträglich verändert werden, müssen Unternehmen eine sogenannte Verfahrensdokumentation etablieren. Diese stellt damit eine Grundvoraussetzung für das ersetzende Scannen dar. Eine Verfahrensdokumentation sollte die notwendigen Schritte für einen effizienten und regelkonformen Scan- und Archivierungsprozess enthalten. Ergänzend dazu sollten folgende Schritte unternommen werden:

• Die Dokumente, die gescannt werden sollen, sollten sorgfältig ausgewählt werden. 
• Es sollten Vorkehrungen getroffen werden, um eingehende physische Dokumente innerhalb von 10 Tagen zu scannen und zu digitalisieren (dieser Zeitraum entspricht einer Empfehlung der Finanzverwaltung).  
• Eine verantwortliche Person sollte bestimmt werden, die für das Scannen der Dokumente zuständig ist.  
• Nach dem Scan sollte überprüft werden, ob die Dokumente vollständig und korrekt digitalisiert wurden; die Dokumente müssen lesbar und dürfen nicht mehrfach erfasst sein.  

Beim ersetzenden Scannen muss das Prinzip der Unveränderbarkeit strikt eingehalten werden. Nach dem Scannen und während der Archivierung dürfen die Geschäftsdokumente nicht verändert werden. Die Aufbewahrungsvorschriften für digitale Belege sind in den GoBD des Bundesministeriums der Finanzen festgelegt.  

Wie funktioniert das ersetzende Scannen? 

Beim ersetzenden Scannen sollten Sie auf die folgenden vier Schritte setzen. 

1. Dokument für den Scan vorbereiten 
   Die Papierdokumente sollten in einem guten, unveränderten Zustand und vollständig vorliegen. Scannen Sie das Dokument stets im Zusammenhang mit allen relevanten Anlagen und Zusatzdokumenten, um den logischen Zusammenhang zu erhalten. Bei mehrseitigen Dokumenten ist darauf zu achten, dass die Seiten in der richtigen Reihenfolge erfasst werden. Haftnotizen, die wichtige Informationen enthalten, sollten separat eingescannt und dokumentiert werden. Zudem ist der Scanner so einzustellen, dass Helligkeit und Auflösung eine verlustfreie Erfassung aller Informationen ermöglichen. 
2. Dokument scannen 
   Eine häufige Fehlerquelle beim Scannen liegt in der Handhabung durch Mitarbeitende. Eine ausreichende Schulung des Personals ist daher unerlässlich, um eine hohe Scanqualität sicherzustellen. Der Zugriff auf den Scanner und die Steuerung des Scanprozesses sollten passwortgeschützt sein, insbesondere bei Netzwerk-Scannern. Der Scanner muss korrekt konfiguriert sein und sollte neben doppelseitigem Scannen auch geeignete Dateiformate wie PDF unterstützen. 
3. Qualität und Vollständigkeit des digitalen Dokuments prüfen 
   Um die Qualität und Vollständigkeit der gescannten Dokumente sicherzustellen, ist eine Nachbearbeitung der Dateien erforderlich. Die Originalscans sollten erst nach positiver Qualitätskontrolle gelöscht werden. Bei automatischen Scanvorgängen ist zudem darauf zu achten, dass keine Seiten versehentlich doppelt oder fehlerhaft eingezogen wurden. 
4. Sichere Archivierung und Schutz vor unbefugtem Zugriff 
   Die gescannten Dokumente werden in einem sicheren digitalen Archiv abgelegt, in dem sie vor Verlust und Veränderung geschützt sind. Der Schutzbedarf der Dokumente kann variieren. In der Regel sollten die Schutzmaßnahmen an den spezifischen Schutzbedarf des Dokuments angepasst sein. Die BSI-Richtlinie besagt, dass bei Dokumenten mit normalem Schutzbedarf keine besonderen Maßnahmen wie Verschlüsselung oder Prüfsummen erforderlich sind. Dokumente mit erhöhtem Schutzbedarf unterliegen hingegen strengeren Zugangsregelungen und erfordern eine umfassende Protokollierung beim Scannen sowie regelmäßige Überprüfungen. Bei besonders sensiblen Dokumenten kommen zusätzliche Maßnahmen wie Schlüsselverwaltung und kryptographische Verfahren zum Einsatz. 
5. Verfahrensdokumentation 
   Dokumentieren Sie alle Schritte des Prozesses. Die Verfahrensdokumentation ist für die Revisionssicherheit unerlässlich und muss regelmäßig aktualisiert werden. 

Welche Vorteile entstehen für Unternehmen?

Hier sind die wichtigsten Vorteile des ersetzenden Scannens für Unternehmen: 

• Platzersparnis: Durch die Digitalisierung können große Mengen an Papierdokumenten archiviert und die physischen Originale vernichtet werden, wodurch weniger Lagerfläche benötigt wird. 
• Kostensenkung: Weniger Papierarchivierung bedeutet reduzierte Kosten für Lagerung, Verwaltung und Materialien. Auch der Aufwand für die Verwaltung und Suche nach Dokumenten wird reduziert.
• Effiziente Dokumentenverwaltung: Digitale Dokumente lassen sich einfach speichern, ordnen und schnell wiederfinden, was die Effizienz in den Arbeitsprozessen steigert und die Produktivität erhöht.
• Schneller Zugriff und ortsunabhängige Verfügbarkeit: Elektronische Dokumente sind jederzeit und von überall zugänglich, was vor allem in flexiblen und verteilten Arbeitsumgebungen von Vorteil ist.
• Erhöhte Sicherheit und Revisionssicherheit: Digitale Dokumente können durch Passwörter, Zugriffsrechte und Verschlüsselungen vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Zudem lässt sich durch revisionssichere Ablage und Dokumentation die Manipulationssicherheit gewährleisten.
• Bessere Absicherung gegen Verlust und Schäden: Digitale Dokumente sind gegen physische Gefahren wie Feuer, Wasser oder Verlust geschützt. Regelmäßige Backups sorgen dafür, dass die Dokumente auch bei technischen Problemen nicht verloren gehen.
• Erfüllung gesetzlicher Vorgaben und Rechtssicherheit: Bei korrekter Umsetzung erfüllt das ersetzende Scannen die Anforderungen an rechtssichere Dokumente, sodass Unternehmen bei Prüfungen nachweisen können, dass ihre digitalisierten Belege als Originalersatz anerkannt sind. 
• Umweltfreundlichkeit: Die Reduzierung von Papierverbrauch und Druckaufwand trägt zur Nachhaltigkeit bei und unterstützt eine umweltfreundliche Unternehmensführung. 

Herausforderungen und Lösungsansätze

Das ersetzende Scannen bringt einige Herausforderungen mit sich, insbesondere im Hinblick auf die rechtliche Anerkennung, technische Anforderungen und die Sicherstellung der Qualität und Unveränderbarkeit der digitalen Dokumente. Hier sind die zentralen Herausforderungen und Lösungsansätze, die Sie im Hinterkopf behalten sollten: 
 
1. Sicherstellung der Rechtssicherheit 
Die rechtliche Anerkennung der digitalisierten Dokumente ist von zentraler Bedeutung. Ohne rechtsgültige digitale Kopien müssen Originale in Papierform weiter aufbewahrt werden, was die Archivkosten und den Platzbedarf erhöht. 

Lösung: Eine rechtskonforme Verfahrensdokumentation ist unerlässlich. Diese legt alle Schritte fest, die für das ersetzende Scannen notwendig sind, und beschreibt, wie der Prozess gestaltet und dokumentiert wird. Überprüfen Sie diese regelmäßig und passen Sie diese an aktuelle gesetzliche Anforderungen an. Auch die Einhaltung der Technischen Richtlinie RESISCAN und der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern) ist wichtig. 

2. Qualität und Vollständigkeit der Scans 
Ein weiteres Problem ist, sicherzustellen, dass die gescannten Dokumente dem Original vollständig entsprechen, lesbar und von guter Qualität sind. Mängel bei der Bildqualität können zu einem Verlust von wichtigen Informationen und zur Unlesbarkeit führen. 

Lösung: Der Einsatz hochwertiger Scanner mit automatischer Qualitätskontrolle (z. B. Erkennung von Doppelseiteneinzug oder Bildoptimierung) minimiert Fehlerquellen. Eine gründliche Prüfung der gescannten Dokumente auf Lesbarkeit und Vollständigkeit sowie eine regelmäßige Schulung Ihrer Mitarbeitenden helfen, Fehler zu vermeiden. 

3. Schutz vor Manipulation und Datenverlust 
Da die digitalen Dokumente das Original ersetzen sollen, ist es entscheidend, dass sie nach dem Scannen nicht mehr verändert werden können. Manipulation oder unbefugter Zugriff auf die Dokumente kann deren Gültigkeit beeinträchtigen und stellt ein großes Risiko für die Informationssicherheit dar. 

Lösung: Die Speicherung in Formaten wie PDF/A oder TIFF, die als unveränderbar gelten, kann die Integrität der Daten sicherstellen. Zusätzlich sollten digitale Dokumente in einem revisionssicheren Dokumentenmanagementsystem gespeichert werden. Der Zugang zum DMS sollte durch Zugriffsrechte und Passwörter geschützt sein, um unbefugte Zugriffe zu verhindern. Für Dokumente mit hohem Schutzbedarf können kryptographische Maßnahmen und Audit-Protokolle sinnvoll sein. 
 
4. Effiziente Verwaltung und Auffindbarkeit der Dokumente 
Bei der Digitalisierung großer Mengen an Dokumenten ist es mitunter schwierig, die Dateien strukturiert und schnell auffindbar zu speichern. Ohne ein klares Ordnungssystem kann die Suche nach bestimmten Dokumenten zeitaufwendig sein. 

Lösung: Ein durchdachtes, standardisiertes Ablagesystem sowie ein Dokumentenmanagementsystem, das die Dokumente automatisch indiziert und verschlagwortet, erleichtert Ihnen die Verwaltung und das schnelle Auffinden der Dateien. Auch sollte das DMS in der Lage sein, Dateiformate und Metadaten effizient zu verwalten und zu durchsuchen. 

5. Technische Anforderungen und IT-Sicherheit 
Das ersetzende Scannen erfordert eine passende technische Infrastruktur, einschließlich hochwertiger Scanner und sicherer Speicherlösungen. Auch müssen regelmäßig Backups erstellt und das IT-Sicherheitssystem aktualisiert werden. 

Lösung: Investieren Sie in eine robuste Hard- und Software und sorgen Sie für regelmäßige Updates und Wartungen. Auch der Schutz durch Firewalls und Antivirensoftware muss gewährleistet sein. Eine klare Regelung der Zugriffsrechte und regelmäßige Backups helfen außerdem, den Datenverlust zu vermeiden. 

6. Personal und Schulungen 
Fehler können entstehen, wenn Mitarbeitende den Scanprozess nicht korrekt ausführen oder sich nicht über die rechtlichen und technischen Anforderungen im Klaren sind. 

Lösung: Regelmäßige Schulungen und klare Anweisungen für Ihr Team sind entscheidend, um eine gleichbleibend hohe Qualität im Scanprozess zu gewährleisten. Mitarbeitende sollten über die rechtlichen Grundlagen und die spezifischen Schritte des ersetzenden Scannens informiert sein und wissen, wie Fehler vermieden werden können. 

Fazit  

Ersetzendes Scannen bietet Unternehmen eine sichere, platzsparende und effiziente Alternative zur Aufbewahrung von Papierdokumenten. Mit der richtigen Technik, einem klar definierten Prozess und einer gut geführten Verfahrensdokumentation ist es möglich, digitale Dokumente rechtlich als Originalersatz zu nutzen. Ein gut durchdachter Scanprozess schützt dabei vor Datenverlust und sorgt für ein sicheres und flexibles digitales Archiv, das jederzeit schnell aufgerufen werden kann. So schaffen Sie ein modernes Dokumentenmanagement, das Ihr Unternehmen zukunftsfähig macht.