Für eine gesetzeskonforme Aufbewahrung von Dokumenten in digitaler Form fordern die Finanzbehörden neben einem revisionssicheren Dokumentenmanagement-System auch eine Verfahrensdokumentation, die den korrekten und nachvollziehbaren Einsatz des DMS belegen muss. Eine Verfahrensdokumentation ist nach den Grundsätzen des GoBD zu führen. Somit muss darüber die Erfüllung aller Anforderungen des Handelsgesetzbuches und der Abgabenordnung für die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen nachgewiesen werden. Auch die Regelungen für ein eindeutiges Wiederfinden von Daten, deren maschinelle Auswertbarkeit sowie die Absicherung gegen Verlust, Verfälschung und Reproduktion sind in den GoBD genau geregelt. Übrigens sind selbst Kleinunternehmer zur Verfahrensdokumentation verpflichtet. Wer immer also geschäftlich tätig ist, ganz unabhängig von der Größe des Unternehmens, kommt an einer Verfahrensdokumentation nicht vorbei. Aufgrund der sich nicht zuletzt daraus ergebenden Relevanz der Thematik, haben wir in diesem Beitrag alles Wissenswerte darüber für Sie zusammengestellt.
Was muss eine Verfahrensdokumentation nach GoBD beinhalten?
Auf Basis der „Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung“ (GoB) sowie der bereits seit Ende 2014 geltenden „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) ist die Erstellung der Verfahrensdokumentation für alle Geschäftsprozesse verpflichtend für jedes Unternehmen. Zur rechtskonformen Verarbeitung von Dokumenten liefert ein GoBD-zertifiziertes Dokumentenmanagement-System wie DocuWare einen erheblichen Beitrag und stellt praktisch die Grundvoraussetzung dafür dar. Jedoch ist es damit allein nicht getan, denn ebenso entscheidend ist die zugehörige Verfahrensdokumentation, die alle Archivierungsvorgänge und deren Kontrollmechanismen sowohl technisch als auch organisatorisch beschreiben muss. Die Inhalte einer solchen Dokumentation reichen vom
- Erfassen, Empfangen und Digitalisieren über das
- Indizieren, Verarbeiten, Wiederfinden und Ausgeben bis hin zum
- Aufbewahren und Vernichten von Dokumenten.
Insgesamt erforderlich sind eine allgemeine Beschreibung aller Tätigkeiten der Buchhaltung sowie eine Skizzierung aller übrigen Geschäftsfelder, die eine mittelbare Auswirkung auf die Buchhaltung haben. Neben der zeitlich und inhaltlich lückenlosen Anwender- und Betriebsdokumentation muss das interne Kontrollsystem in einer technischen Systemdokumentation beschrieben werden.
Wer ist zu einer Verfahrensdokumentation verpflichtet?
Wie eingangs schon erwähnt, sind nicht nur buchführungspflichtige Unternehmen zum Vorhalten einer Verfahrensdokumentation verpflichtet. Vielmehr muss jedes Unternehmen in Deutschland, welches steuerlich relevante elektronische Dokumente verarbeitet und archiviert, eine Verfahrensdokumentation erstellen. Dies gilt in gleichem Maße auch für Kleinunternehmer, Selbständige und Freiberufler, die nicht buchführungspflichtig sind. Selbst für betriebsfremde Dritte, etwa eine outgesourcte Buchhaltung, sehen die Grundsätze einer Verfahrensdokumentation die verständliche Beschreibung aller steuer- und buchhaltungsrelevanter Prozesse vor.Für bestimmte Branchen gibt es, unabhängig vom Steuerrecht, zudem weitere Vorgaben zur Erstellung von Verfahrensdokumentationen, so zum Beispiel für die Pharmaindustrie gemäß FDA Part 11, GMP (Good Manufacturing Practice, gute Herstellungspraxis) und GLP (Gute Laborpraxis).
Was sind die Vorteile einer Verfahrensdokumentation?
Die Verfahrensdokumentation bietet auch viele Chancen für Unternehmer. Durch eine korrekte und ausführliche Dokumentation aller Prozesse und Systeme lassen sich zum Beispiel Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten im Unternehmen klar definieren. Alle dokumentierten Abläufe können über die Verfahrensdokumentation in Bezug auf deren Effektivität, Effizienz und Transparenz optimiert werden. Das Grundprinzip der Verfahrensdokumentation hat seinen Sinn für Unternehmer also nicht nur in einer Absicherung und Zeitersparnis für den Fall einer etwaigen Steuer- bzw. Betriebsprüfung, sondern bringt auch für innerbetriebliche Prozesse praktikable Vorteile mit sich, wie beispielsweise:
- Steigerung der Effizienz dank revisionssicherer Schnittstellensysteme
- Optimierung eigener Prozesse und Strukturen
- Schaffung einheitlicher Standards für das Onboarding neuer Mitarbeiter
- Realisierung von mehr Transparenz im Unternehmen
- Aufdecken innerbetrieblicher Risiken.
Wie sieht eine Verfahrensdokumentation aus?
Mit der Verfahrensdokumentation wird nachgewiesen, dass die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB) und der Abgabenordnung (AO) für die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen erfüllt sind. Die Verfahrensdokumentation besteht aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation.
Die GoBD geben leider keine Auskunft darüber, wie umfangreich die Verfahrensdokumentation sein muss. Größere Unternehmer sollten sich an offiziellen Vorlagen orientieren, um nichts zu vergessen. Für kleinere Mittelständler und Selbstständige erscheint das oft überdimensioniert. Weniger kann manchmal mehr sein. Doch die Frage ist: Wo darf man Abstriche machen? Womit ist der Betriebsprüfer einverstanden und was geht nicht?
Legt man die GoBD zugrunde, müssen aufbewahrungspflichtige und aufbewahrungswürdige Unterlagen wie folgt gespeichert werden:
- im Original,
- unverlier- und unveränderbar,
- jederzeit sofort und lückenlos verfügbar
- und nicht zuletzt maschinell auswertbar.
Das geht also weit über die schlichte Anforderung „revisionssicher“ hinaus. Und: Sämtliche Geschäftsvorgänge müssen chronologisch geordnet und materiell mit dem richtigen, erkennbaren Inhalt festgehalten werden. All das hat die Verfahrensdokumentation nach GoBD exakt zu beschreiben.
Die Finanzverwaltung fordert in den GoBD dediziert die Dokumentation für die geordnete und sichere Belegablage und die Umwandlung von Akten und anderen Papierdokumenten in elektronische Dokumente. Unter Berücksichtigung der mittlerweile auch gestatteten Möglichkeit, Belege per Smartphone abzufotografieren und in der Cloud zu speichern, hat die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) gemeinsam mit dem Deutschen Steuerberaterverband (DStV) ihre Muster-Verfahrensdokumentation überarbeitet, die hier kostenlos erhältlich ist.
Wie erstellt man eine Verfahrensdokumentation?
Praktische Tipps für das Erstellen einer Verfahrensdokumentation liefert die Bitkom-Checkliste für die Auswahl von Dokumentenmanagement-Systemen. Auch die AWV hat als Anleitung und Hilfestellung beim Erstellen der individuellen Verfahrensdokumentation eine passende Mustervorlage für die geordnete Belegablage veröffentlicht.
Muster-Verfahrensdokumentationen können jedoch nur als Vorlage dienen, um unternehmens- und branchenspezifische Angaben zu dokumentieren. Denn diese Prozesse sind immer sehr individuell: Je nach Komplexität, Belegvolumen und IT-Einsatz kann es sehr unterschiedliche Anforderungen an die Gestaltung der Belegablage sowie den Umfang der Dokumentation geben. Das Patentrezept für die eigene Prozessdokumentation gibt es daher leider nicht.
Die „Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen“ zielt darauf ab, die Verfahren und Maßnahmen zu beschreiben, die für die Digitalisierung und anschließende elektronische Aufbewahrung inklusive Vernichtung der originären Papierbelege im Unternehmen gelten. Sie beschränkt sich ausdrücklich auf die Aspekte einer ordnungsmäßigen Digitalisierung von Belegen. Dabei gilt die Aufrechterhaltung der Beweiskraft der Buchführung unter Berücksichtigung der Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit.
BStBK und DStV beschreiben darin u.a. die einzelnen Verfahrensschritte der Belegbearbeitung vom Posteingang über die Prüfung und Digitalisierung bis zur Archivierung. Sie geben Hilfestellung zur Anleitung der Mitarbeiter und zu den Anforderungen an die verwendete Hard- sowie Software.
Was ist bei einer Verfahrensdokumentation wichtig für die Buchhaltung?
Wichtig für die Verfahrensdokumentation Buchhaltung ist unter anderem, wie die eingehenden Dokumente und Belege erfasst werden. Hier ist zwischen Papierbelegen und digitalen Dokumenten wie zum Beispiel E-Mails zu unterscheiden. Vor allem sind die Hilfsmittel zu benennen, die für die Erfassung eingesetzt werden, z.B. Scanner, Eingangsordner, Ablagekasten und Smartphone.
Genauso wichtig für die Dokumentation der Buchhaltung ist die Antwort auf die Frage: Wie erfolgt die weitere Verarbeitung? Hier sind insbesondere folgende Arbeitsschritte im Detail zu beschreiben:
- Indizierung bzw. Vergabe von Ordnungsnummern
- Ausdruck
- Abspeichern
- Eventuell ersetzendes Scannen
- Archivierung
Auch hier muss zwischen Papier- und Digitalbelegen differenziert werden. Wie ist die Papierablage organisiert – und wo werden die digitalen Belege abgespeichert (inhouse oder in der Cloud)?
Darüber hinaus ist auch das Ordnungssystem zu definieren sowie der Ort der Aufbewahrung zu nennen (Archivraum, abgeschlossener Schrank, Server, Rechenzentrum, Cloud). In die Verfahrensdokumentation Buchhaltung gehört außerdem die Beschreibung, wie dieser Ablageort vor Zugriffen Unbefugter und vor Verlust geschützt ist. Es muss dokumentiert werden, wie, wann, wie oft und auf welchem Medium die dort abgelegten Dokumente gesichert werden und wie dafür gesorgt wird, dass die Dokumente nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet werden. Länger als erlaubt sollten sie jedoch auch nicht archiviert sein.
Wer kann Ihnen bei der Verfahrensdokumentation helfen?
Die Erstellung einer GoBD-konformen Verfahrensdokumentation in Eigenregie ist für die meisten Unternehmer eine nahezu unlösbare Aufgabe. Empfehlenswert ist daher in jedem Fall, im Vorfeld oder spätestens beim Erstellen der Verfahrensdokumentation den Steuerberater oder andere Experten zu Rate zu ziehen. Und sei es nur, um auf der sicheren Seite zu sein und bei einer Betriebsprüfung böse Überraschungen zu vermeiden – zumindest bei der Verfahrensdokumentation. Denn der Betriebsprüfer kann prinzipiell von jedem Steuerpflichtigen gemäß §§ 193-207 Abgabenordnung (AO) die Verfahrensdokumentation verlangen. Beliebt sind die Fragen: „Wie scannen Sie Papierrechnungen und wie sind die Daten bei Ihnen gesichert?“ Oder: „Kann ich bitte Ihre Verfahrensdokumentation für den Umgang mit elektronischen Rechnungen sehen?“
Wer im Fall der Fälle eine individuelle Verfahrensdokumentation gemäß GoBD parat hat, ist sofort auf der sicheren Seite und muss keine Schätzung befürchten. Denn Schätzungen durch das Finanzamt sind selten unternehmerfreundlich. Die Beachtung der GoBD und die Möglichkeit einer Verfahrensdokumentation auf Knopfdruck helfen dabei, ein Unternehmen prüfungssicher zu machen. Es gibt somit nicht nur die Verpflichtung, sondern auch viele gute Gründe für Sie als Unternehmer, eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation im Sinne einer strukturierten und erfolgsorientierten Unternehmensführung vorzuhalten.
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