Der Begriff Archiv leitet sich vom altgriechischen Wort ἀρχεῖον (arche’on, Amtsgebäude) ab. Ursprünglich gemeint ist eine Institution oder Organisationseinheit, in der Aufbewahrenswertes zeitlich unbegrenzt untergebracht, zugänglich gemacht und erhalten wird. Typischerweise verfügen Museen, Bibliotheken oder Behörden über solche Archive, die Bilder, historische Dokumente oder andere Kulturschätze beherbergen.
Auch Unternehmen brauchen ein Archiv: Zur Dokumentation der Firmengeschichte, aber auch der Zusammenarbeit mit Kunden und Lieferanten sowie zur Aufbewahrung der geschäftlich relevanten Dokumente. Früher wurden diese Dokumente in Papierform meist in Ordnern abgeheftet und in Aktenschränken aufbewahrt, bis sie nach einiger Zeit in die Archivräume im Keller wanderten.
Inzwischen findet der Schriftverkehr jedoch meist digital statt, in Form von EDI-Nachrichten und E-Mails. Diese Digitalisierung macht eine elektronische Archivierung erforderlich. Damit gemeint ist die langfristige, sichere und unveränderbare Aufbewahrung von jederzeit wieder reproduzierbaren elektronischen Informationen und Dokumenten in einer Archivierungssoftware – optimalerweise in einem Dokumentenmanagement-System (DMS).
Was ist elektronische Archivierung und wie hängt sie mit dem Dokumentenmanagement zusammen?
Eine vernünftige elektronische Archivierung bzw. eine digitale Archivierung kann jedem Unternehmen helfen, die Papierakten loszuwerden und den Zugang zu allen Informationen zu beschleunigen. Grundvoraussetzung dafür ist, dass die Informationen konsequent gespeichert werden. Doch das allein reicht nicht aus – wichtig sind darüber hinaus zusätzliche Funktionen wie
- Ordnung und Verwaltung der Dokumente
- Management von Metadaten zur Beschreibung der archivierten Informationen
- Verschlagwortung und Indexierung von Dokumenten
- Dokumentation des Lebenszyklus und der Informationserhaltungsmaßnahmen
- Konvertierung von Dateien
- Gewährleistung der Gültigkeit und Unveränderlichkeit von Informationen bzw. umfassende Dokumentation aller Änderungen
- Sicherung der langfristigen Integrität
- Zugriffskontrolle und Datenschutz
- Verwaltung der Aufbewahrungsfristen und Vernichtungsregeln sowie Disposition nicht mehr benötigter Dokumente
- Monitoring aller Informationsobjekte und der Speichersysteme
Diese vielfältigen Archivierungsfunktionen bietet ein DMS
Auf einem Archivserver kann der Anwender nach Inhalten und/oder Metadaten wie Dateiname, Dateityp, Größe oder Änderungsdatum suchen. Bei einem modernen DMS stehen beliebige Felder für Metadaten und Verschlagwortung zur Verfügung. Weitere wesentliche Eigenschaften eines modernen DMS sind visualisierte Ordnungsstrukturen, Checkin/Checkout, Versionierung sowie die datenbankgestützte Metadatenverwaltung, die erst eine effiziente Index-gestützte Dokumentensuche ermöglicht.
Die Verwendung des Begriffs „Archiv“ in der IT-Branche ist also technisch zu verstehen. So werden etwa sowohl Systeme zur elektronischen Archivierung als auch für die Datensicherung (Stichwort Backup und Recovery) als Archive bezeichnet, obwohl sich heutzutage die Zugriffszeiten aus Sicht der menschlichen Arbeit kaum noch von denen im laufenden System der Datenträger unterscheiden. Noch im 20. Jahrhundert dagegen war es durchaus üblich, Daten aus der elektronischen Archivierung aus Sicherheitsgründen in abgeschlossenen Panzerschränken oder in Banktresoren aufzubewahren. So war ein Zugriff darauf nur nach längerer Vorlaufzeit möglich.
Was ist das Ziel elektronischer Archivierung?
Die Anforderungen an eine korrekte elektronische Archivierung hat der Verband Organisations- und Informationssysteme bereits 1996 in dem Leitfaden „Grundsätze der elektronischen Archivierung“ zusammengefasst. Diese erste Version der Merksätze hat der VOI dann über die Jahre den Weiterentwicklungen in der IT entsprechend angepasst.
In der letzten Neuauflage vom Mai 2019 wurde im Titel der Begriff der Archivierung durch den Begriff der Aufbewahrung ersetzt, um dem Trend zum Cloud Computing und den wachsenden Erfordernissen bei IT-Compliance und Datensicherheit Rechnung zu tragen. Denn heutzutage muss die elektronische Archivierung ja nicht mehr zwingend im Unternehmen selbst oder bei einem Archivdienstleister erfolgen, sondern das Archiv kann auch in die Cloud wandern. Den richtigen Cloud-Provider vorausgesetzt, verspricht dies zum Beispiel bessere Skalierbarkeit, höhere Flexibilität und mehr Sicherheit als elektronische Archivierung im eigenen Rechenzentrum.
Elektronische Archivierung ist häufig ein Muss
In Deutschland können unter dem Aspekt der Sicherheit und Prüfung von Archivierungssystemen die IT-Grundschutz-Kataloge des BSI herangezogen werden. Neben der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften ist ein weiteres Ziel der elektronischen Archivierung, die rechtlichen Positionen des Unternehmens zu wahren und das Risiko von Nachforderungen oder Rechtsstreitigkeiten zu minimieren.
Genauso wahr ist aber selbst in Zeiten von „Big Data“, dass durchaus nicht sämtliche Dokumente aus dem Geschäftsalltag aufbewahrt werden müssen. Denn: Jedes nicht gespeicherte Dokument spart Speicherplatz. Diese Ersparnis kann über Jahre zu einer deutlichen Senkung der Speicherkosten führen. Der gesetzliche Rahmen zwingt die Unternehmen aber auch, eine Vielzahl von Dokumenten – wie Sozialunterlagen, HR-Dokumente oder Buchhaltungsbelege – aufzubewahren und ihre Authentizität und Integrität nachweisen zu können.
So sorgen Sie für Revisionssicherheit
Bei der Archivierung von geschäftsrelevanten Informationen ist diese Revisionssicherheit zwingend erforderlich. Nur so lassen sich die klassischen Anforderungen des Handelsgesetzbuches (§ 239, § 257) sowie der Abgabenordnung (§ 146, § 147, § 200) erfüllen. Aber auch den erst zum 1. Januar 2020 geänderten „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) wird Genüge getan und die Aufbewahrungsfristen von sechs bis zehn Jahren werden erfüllt.
Die Frage ist: Was bedeutet bei all dem „revisionssicher“? Die Antwort ist einfach: Vor Revisionen, sprich Änderungen oder Manipulationen, geschützt – ganz im Sinne der Compliance. Denn Dokumente können ja, sowohl in digitaler Form wie auch ganz konventionell auf Papier, unbeabsichtigten oder gar böswilligen Manipulationen ausgesetzt sein, falls es an der Sicherheit hapert. Deshalb fordert der Gesetzgeber die Einhaltung bestimmter Regelungen in Bezug auf alle geschäftlichen Dokumente im Sinne der Revisionssicherheit. Deshalb reicht es auch nicht aus, Dokumente einfach als PDF abzuspeichern.
Moderne DMS-Systeme verbessern die Revisionssicherheit signifikant
Nur gelingt das nicht pauschal und vollautomatisch. Dafür ist außer der adäquaten Implementierung eines DMS inklusive entsprechender Features wie Versionierung, Vertragsmanagement oder Compliance auch ihr sachgerechter Einsatz zwingend notwendig.
Das DMS kann Änderungen eines Dokumentes verhindern, falls das Sinn macht. Darüber hinaus kann es auch exakt dokumentieren, WER, WANN, WIE und WARUM, WAS mit WELCHEN Daten und Informationen gemacht hat.
Und: Das DMS kann nicht nur sicherstellen, dass die archivierten Dokumente während der gesamten Aufbewahrungspflicht (zehn Jahre, z.B. bei Patent- oder Konstruktionsunterlagen aber auch länger) jederzeit verfügbar sind, sondern auch regeln, dass Dokumente nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen gelöscht werden. Darüber hinaus fordert die GoBD eine Verfahrensdokumentation, wenn Dokumente und Belege im Sinne des „ersetzenden Scannens“ digitalisiert und archiviert werden.
Welche Dokumente sind zu archivieren?
Welche Dokumente archiviert werden sollten, legt man am besten schon mit den Grundlagen des hauseigenen Dokumenten-Managements fest. Diese Entscheidung, die sich später immer noch einfach revidieren lässt, erlaubt die Einführung von Automatismen für die Dokumentenarchivierung. Das nimmt dem User diese knifflige Entscheidung ab und sorgt dafür, dass wirklich alle erforderlichen Dokumente zuverlässig archiviert werden.
Welche Dokumente das sind, wird je nach Unternehmen unterschiedlich sein, auch wenn der Gesetzgeber hier mit HGB, AO und GoBD den kleinsten gemeinsamen Nenner festlegt. In der Buchhaltung sind es außer Rechnungen und Bestellungen zum Beispiel Versandbelege und Frachtbriefe, Budgettabellen oder Spesenabrechnungen. Aufbewahrt werden natürlich auch die Personalakten mit Lebensläufen, Zertifizierungen, Zeugnissen und Beurteilungen sowie den Sozialversicherungsunterlagen – natürlich unter Beachtung aller datenschutzrechtlichen Vorgaben. In der Rechtsabteilung und der Geschäftsführung gibt es Verträge und Vorlagen, die ebenso ins Archiv gehören wie Arbeitsanweisungen oder bestimmte Berichte. Aber auch Patent- oder Konstruktionsunterlagen, technische Datenblätter, Marketingbroschüren, Präsentationen oder Angebote sind es unter Umständen wert, archiviert zu werden.
Vollständige Rückverfolgbarkeit
Das Dokumentenmanagement-System protokolliert automatisch jede Dokumenten-Erfassung und -veränderung sowie jeden Kommentar dazu, um eine vollständige Rückverfolgbarkeit und die erwähnte Revisionssicherheit zu gewährleisten. Auch jeder Workflow-Schritt wird zur Transparenz des Prozesses dokumentiert. Das sorgt für Rechtssicherheit. Denn würden zum Beispiel wichtige E-Mails nicht revisionssicher abgespeichert, müssten geschäftsführende IT-Verantwortliche u. U. persönlich haften, was eine Geldstrafe oder sogar eine Freiheitsstrafe von bis zu zwei Jahren bedeuten kann.
All das vermeidet eine korrekte elektronische Archivierung. Dazu gesellen sich all die in diesem Blog oftmals genannten weiteren Vorteile der elektronischen Archivierung, zum Beispiel die bessere Übersicht über die Aktenlage, der reduzierte Organisationsbedarf sowie die Platz-, Kosten- und vor allem auch Zeiteinsparungen. Beispielsweise werden die Prozesse beschleunigt, vor allem durch kürzere Zugriffszeiten auf die Dokumente sowie den dezentral möglichen Zugriff auf das zentrale Archiv. Je länger die Aufbewahrungszeit ist, desto stärker fallen diese Vorteile ins Gewicht. Last not least lassen sich Sicherungskopien, aus denen das Archiv beispielsweise nach einem Brand oder nach einem Ransomware-Angriff rekonstruiert werden kann, mit einer Archivierungssoftware sehr einfach erstellen.
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