Aktenaufbewahrung ist ein zentrales Thema für Unternehmen jeder Größe, denn sie sorgt nicht nur für Effizienz und Transparenz in der Verwaltung, sondern sichert zusätzlich die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Ob Rechnungen, Verträge oder Personalunterlagen – unterschiedliche Dokumente unterliegen dabei verschiedenen Aufbewahrungsfristen und Anforderungen. Fehler bei der Aktenaufbewahrung können allerdings schnell rechtliche Konsequenzen oder unnötige Kosten nach sich ziehen. In diesem Beitrag erfahren Sie daher, welche gesetzlichen Vorgaben gelten, wie Sie Ihre Aufbewahrungsstrategie optimieren und welche modernen Lösungen Sie dabei unterstützen, die Dokumentenverwaltung effizient und rechtssicher zu gestalten.
Übersicht:
- Gesetzliche Anforderungen an die Aktenaufbewahrung
- Herausforderungen bei der Aktenaufbewahrung
- Digitale Archivierung als Lösung
- Integration von Dokumentenmanagementsystemen
- Best Practices für die digitale Aktenaufbewahrung
Gesetzliche Anforderungen an die Aktenaufbewahrung
In Deutschland gibt es klare gesetzliche Vorgaben hinsichtlich der Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen. Diese Anforderungen ergeben sich aus verschiedenen Gesetzen:
- Handelsgesetzbuch (HGB):
Das HGB regelt die Buchführungspflicht und die Aufbewahrung von Handelsbüchern, Inventaren, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüssen und Lageberichten. - Abgabenordnung (AO):
Die AO bestimmt die steuerlichen Pflichten und die Aufbewahrung von Unterlagen, die für die Besteuerung relevant sind. - Weitere relevante Gesetze:
- Geldwäschegesetz (GwG): Es enthält spezielle Aufbewahrungspflichten im Zusammenhang mit der Geldwäscheprävention.
- Produkthaftungsgesetz und Arbeitsschutzgesetz: Hier sind spezifische Aufbewahrungsvorschriften für bestimmte Dokumente geregelt.
10 Jahre Aufbewahrungsfrist:
- Bücher und Aufzeichnungen
- Inventare
- Eröffnungsbilanzen
- Jahresabschlüsse
- Lageberichte
- zum Verständnis dieser Dokumente erforderliche Arbeitsansweisungen und sonstige Organisationsunterlagen
8 Jahre Aufbewahrungsfrist:
Die Frist für Buchungsbelege wie Rechnungen oder Kostenbelege hat sich seit Januar 2025 von 10 auf 8 Jahre verkürzt. Die kürzere Aufbewahrungsfrist gilt für alle Buchungsbelege, deren Aufbewahrungsfrist zu Beginn des Jahres 2025 noch nicht abgelaufen ist.
6 Jahre Aufbewahrungsfrist:
- Alle ein- und ausgehenden Handels- und Geschäftsbriefe
- Sonstige für die Besteuerung erforderliche Unterlagen
- Dokumente wie Angebote, Auftragsbestätigungen, Versandpapiere usw.
- Personalakten: Spezifische gesetzliche Fristen gibt es nicht; jedoch empfiehlt es sich, Unterlagen wie Lohnabrechnungen, Arbeitsverträge, etc. für mindestens 10 Jahre aufzubewahren, insbesondere wegen möglicher arbeitsrechtlicher Ansprüche (z. B. nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz).
- Arbeitszeitnachweise: Gemäß dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) besteht eine zweijährige Aufbewahrungspflicht.
Die Aufbewahrungsfristen beginnen grundsätzlich mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das jeweilige Dokument entstanden ist oder die letzte Eintragung gemacht wurde. Nach Ablauf müssen Unternehmen die Dokumente ordnungsgemäß vernichten, außer es bestehen gesetzliche oder vertragliche Gründe für eine weitere Aufbewahrung. Diese Vorgaben dienen übrigens nicht nur zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, sondern auch zur Beweissicherung und der Dokumentation im Geschäftsverkehr. Verstöße gegen diese Aufbewahrungspflichten können zu erheblichen rechtlichen und finanziellen Konsequenzen führen.
Herausforderungen bei der Aktenaufbewahrung
Gerade die physische Aktenaufbewahrung stellt Unternehmen vor logistische und sicherheitsrelevante Herausforderungen.
Platz- und Lagerungsprobleme
Unternehmen, die eine große Menge an Dokumenten aufbewahren müssen, stoßen über kurz oder lang auf Platzprobleme, kein Wunder, bedenkt man die enorme Ansammlung an Papierdokumente über mehrere Jahre hinweg. Die Unterbringung von Dokumenten in externen Lagern kann zwar eine Lösung sein, verursacht aber zusätzliche Kosten und erschwert den Zugriff auf die Unterlagen. Dazu kommt, dass Papierdokumente empfindlich gegenüber Umwelteinflüssen wie Feuchtigkeit, Hitze und Licht sind und unzureichende Lagerungsbedingungen zu Schäden wie Schimmelbildung, Papierverfärbung oder gar zum vollständigen Verlust der Lesbarkeit führen können.
Sicherheitsrisiken
Feuer- und Wasserschäden stellen ein erhebliches Risiko dar und können in kürzester Zeit große Mengen an Dokumenten zerstören, was besonders kritisch ist, wenn gesetzlich vorgeschriebene Unterlagen betroffen sind. Auch der Diebstahl von Dokumenten oder der Zugriff von unbefugten Personenkann schwerwiegende rechtliche und wirtschaftliche Folgen haben, insbesondere im Hinblick auf Datenschutzbestimmungen wie die DSGVO. Eine unsachgemäße Lagerung oder Handhabung durch Mitarbeitende führt mitunter zu Schäden oder zum Verlust von Dokumenten.
Digitale Archivierung als Lösung
Die digitale Archivierung bietet zahlreiche Vorteile gegenüber der traditionellen physischen Aufbewahrung. Dazu zählen:
- Deutliche Platzersparnis, da digitalisierte Dokumente in kompakten und leicht erweiterbaren Speichermedien oder in der Cloud gespeichert werden können.
- Zeit- und ortsunabhängige Zugriffsmöglichkeiten inklusive umfassenden Suchfunktionen.
- Einfache Durchsuchbarkeit nach verschiedenen Kriterien und beispielsweise über eine Volltextsuche, um spezifische Informationen schnell zu finden.
- Langfristige Kosteneinsparungen durch den Wegfall der Kosten für Papier, Druck, Lagerung und Verwaltung physischer Archive. Die Automatisierung von Archivierungs- und Suchprozessen spart zusätzlich Arbeitszeit und reduziert den Verwaltungsaufwand.
- Die Integration von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) spielt im Zuge dessen eine wichtige Rolle.
Integration von Dokumentenmanagementsystemen
Dokumentenmanagementsysteme bringen zahlreiche Vorteile für die Aktenaufbewahrung mit sich, insbesondere in Bezug auf Produktivität, Compliance und Sicherheit.
Zentrale Ablage und Zugriff
Ein DMS bietet eine zentrale Ablage für alle Dokumente, die digital erfasst werden. Auf diese Weise können Mitarbeitende schnell und einfach auf die benötigten Informationen zugreifen, unabhängig ihres Standortes. Das verringert nicht nur Suchzeiten, Teams können sich außerdem auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren.
Automatisierte Workflows
Automatisierte Workflows – beispielsweise in der Rechnungsverarbeitung – sorgen für eine große Zeitersparnis und mehr Effizienz, gerade wenn ein eingehendes Dokument basierend auf vorher festgelegten Regeln direkt an den zuständigen Mitarbeitenden weitergeleitet werden kann. Mit solchen Workflows lassen sich so Genehmigungsprozesse beschleunigen.
Reduzierung manueller Aufgaben
Routineaufgaben wie das Sortieren, Archivieren und Wiederfinden von Dokumenten werden durch ein DMS automatisiert. Das reduziert menschliche Fehler und spart Zeit. Die Volltextsuche ermöglicht hier das schnelle Auffinden von Dokumenten oder Informationen, was Arbeitsprozesse deutlich effizienter gestaltet.
Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
Ein DMS bietet Funktionen zur Versionierung von Dokumenten. Jede Änderung an einem Dokument kann so nachvollzogen und ältere Versionen wiederhergestellt werden. Dies ist besonders wichtig, um den Anforderungen von Gesetzen wie dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) gerecht zu werden. Auch die revisionssichere Archivierung ist eine zentrale Funktion und gewährleistet, dass Dokumente unveränderbar archiviert werden und somit den gesetzlichen Vorgaben entsprechen.
Zugriffsrechteverwaltung
Ein weiterer wichtiger Compliance-Aspekt ist die Verwaltung von Zugriffsrechten. Ein DMS ermöglicht die detaillierte Kontrolle darüber, wer auf welche Dokumente zugreifen darf. Das ist entscheidend, um sensible Daten zu schützen und sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugriff haben. Zugriffsrechte können nach Rollen, Abteilungen oder individuellen Nutzern definiert werden, was das Risiko von Datenmissbrauch erheblich verringert.
Nachvollziehbarkeit und Audit-Trails
Ein DMS zeichnet jede Interaktion mit einem Dokument auf, einschließlich Ansicht, Bearbeitung und Weiterleitung. Diese Audit-Trails sind notwendig, um alle Änderungen und Zugriffe nachvollziehbar zu machen, was für interne und externe Audits entscheidend ist.
Datensicherheit und Backup
Ein DMS verfügt über integrierte Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung, regelmäßige Backups und Zugriffskontrollen. Dies schützt die Dokumente vor Verlust, unbefugtem Zugriff und Cyberangriffen. Cloud-basierte DMS-Lösungen bieten zusätzlich Redundanz und Ausfallsicherheit, da die Daten auf mehreren Servern gespeichert werden und so vor physischen Schäden wie Feuer oder Wasser geschützt sind.
Best Practices für die digitale Aktenaufbewahrung
Die digitale Aktenaufbewahrung erfordert klare Strategien und bewährte Praktiken, um effektiv und gesetzeskonform zu sein. Die folgenden Best Practices berücksichtigen sowohl die Erstellung eines Aufbewahrungsplans als auch die regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Richtlinien.
1. Erstellung eines Aufbewahrungsplans
Hier wird klar definiert, welche Dokumentenkategorien abgedeckt werden müssen, beispielsweise steuerliche Unterlagen, Verträge, Geschäftsbriefe oder Personalakten, und wie lange die entsprechenden Dokumente aufbewahrt werden müssen, basierend auf den entsprechenden gesetzlichen Vorgaben und spezifischen Unternehmensanforderungen.
Dokumentation und Kommunikation:
Alle Richtlinien und Verfahren des Aufbewahrungsplans sollten dokumentiert und im Unternehmen klar kommuniziert werden. Dies umfasst sowohl die Erstellung eines Handbuchs als auch Schulungen für Mitarbeitende, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten die Anforderungen verstehen und umsetzen können.
Automatisierte Implementierung im DMS:
Der Aufbewahrungsplan sollte im DMS implementiert sein. Durch die Automatisierung von Aufbewahrungs- und Löschfristen können Dokumente gemäß den festgelegten Zeiträumen automatisch archiviert und nach Ablauf der Frist sicher gelöscht werden. Dies reduziert menschliche Fehler und stellt sicher, dass alle Dokumente genau gemäß den Vorgaben des Aufbewahrungsplans verwaltet werden.
2. Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung
Da sich gesetzliche Vorschriften und branchenspezifische Anforderungen ändern können, ist es entscheidend, den Aufbewahrungsplan regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren. Ein festgelegter Prozess zur Überwachung von rechtlichen Änderungen stellt sicher, dass das Unternehmen stets konform bleibt. Die Einbindung eines Compliance-Teams oder einer Rechtsabteilung in diesen Prozess unterstützt Unternehmen hier, diese Änderungen frühzeitig zu erkennen und den Aufbewahrungsplan entsprechend anzupassen.
Anpassung an geschäftliche Anforderungen:
Neben gesetzlichen Änderungen sollten auch interne geschäftliche Anforderungen regelmäßig überprüft werden, gerade wachsende Datenmengen, neue Geschäftsmodelle oder Veränderungen in der Unternehmensstruktur erfordern eine Anpassung.
Interne Audits und Qualitätssicherung:
Führen Sie regelmäßige interne Audits durch, um die Einhaltung der Aufbewahrungsrichtlinien zu überprüfen. Dies hilft, mögliche Lücken oder Schwachstellen in der Dokumentenverwaltung zu identifizieren und rechtzeitig Gegenmaßnahmen zu ergreifen. Diese Audits sollten auch sicherstellen, dass das DMS effektiv genutzt wird und alle automatisierten Prozesse wie geplant funktionieren.
Fazit
Die Aktenaufbewahrung ist mehr als nur eine Pflicht – sie ist ein wichtiger Baustein für die rechtliche Sicherheit und Effizienz eines Unternehmens. Indem Sie klare Aufbewahrungspläne erstellen, gesetzliche Vorgaben einhalten und moderne Technologien wie Dokumentenmanagementsysteme nutzen, können Sie Ihre Dokumentenverwaltung optimieren. Das minimiert Risiken, spart Kosten und sorgt dafür, dass alle relevanten Informationen jederzeit verfügbar sind. Eine gut durchdachte Aktenaufbewahrung trägt nicht damit nur zur Compliance bei, sondern stärkt auch die organisatorische Basis Ihres Unternehmens für zukünftige Herausforderungen.
Dieser Artikel ist auf Grundlage eingehender Recherchen und nach besten journalistischen Grundsätzen verfasst. DocuWare kann dennoch keine Rechtsberatung geben. Wenden Sie sich deswegen im Zweifel an einen Fachanwalt oder eine Fachanwältin.
