Als weiteres standardisiertes Format für den elektronischen Rechnungsaustausch gewinnt ZUGFeRD im Rahmen der neuen E-Rechnungspflicht immer mehr an Bedeutung. Doch was genau verbirgt sich hinter diesem Begriff? Warum ist dieses Format für Unternehmen besonders interessant? Und welche konkreten Vorteile bringt es im Geschäftsalltag mit sich? Erfahren Sie alles Wissenswerte rund um ZUGFeRD in diesem Artikel.
Übersicht:
- Was bedeutet ZUGFeRD überhaupt?
- Anforderungen an ZUGFeRD-Rechnungen
- Mögliche Anwendungsszenarien
- Vorteile von ZUGFeRD
- So unterstützt ein DMS
- Fazit
Was bedeutet ZUGFeRD überhaupt?
ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland und ist ein hybrides Format für elektronische Rechnungen. Es wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland – kurz FeRD – in Kooperation mit Ministerien, Unternehmen und Verbänden entwickelt und erstmalig 2014 als Standard veröffentlicht. Das Ziel: Rechnungsstellern und -empfängern einen kostengünstigen und effizienten elektronischen Rechnungsaustausch ermöglichen. ZUGFeRD hat sich seit 2014 konstant weiterentwickelt und bietet je nach Variante oder Profil verschiedene Automationsmöglichkeiten.
Rechnungskomponenten
Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus zwei Komponenten: zum einen aus einer maschinenlesbaren Datei im XML-Format für die automatisierte Verarbeitung der Rechnung. Sie enthält strukturierte Rechnungsdaten wie Rechnungsnummer, Lieferdatum oder Rechnungssumme. Die Struktur der XML-Datei richtet sich nach den Vorgaben der EU-Norm EN 16931, dadurch erfüllt ZUGFeRD die gesetzlichen Anforderungen für den E-Rechnungsaustausch innerhalb der EU.
Die zweite Komponente ist eine für den Menschen lesbare PDF/A-3-Datei. Zur Erinnerung: Die XRechnung basiert ausschließlich auf XML und muss erst mit entsprechenden Tools für das menschliche Auge sichtbar gemacht werden. ZUGFeRD-Rechnungen können stattdessen sofort eingesehen und so – falls nötig – direkt lesbar per E-Mail versendet werden. Das Format vereint an dieser Stelle also das Beste aus beiden Welten.
Anforderungen an ZUGFeRD-Rechnungen
Damit Rechnungen dem ZUGFeRD-Standard entsprechen und rechtsgültig sind, müssen sie bestimmte Anforderungen erfüllen:
- Die Rechnung muss als PDF/A-3 Datei mit eingebetteter XML-Datei vorliegen.
- Die folgenden gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben müssen sowohl in der PDF- als auch in der XML-Datei enthalten sein:
- Daten des Rechnungsempfängers, wie Name, Anschrift, Kontaktdaten und beim Versand an öffentliche Auftraggeber die Leitweg-ID
- Daten des Rechnungserstellers, wie die Umsatzsteuer-ID, Name, Anschrift und Kontaktdaten
- Rechnungsdetails, wie Rechnungsnummer und –datum, Zahlungsbedingungen, Rechnungspositionen, summierter Rechnungsbetrag, Umsatzsteuer inkl. aktuellem Steuersatz
- Zahlungsweise, also Bankverbindungsdaten, Zahlungsziele und ggf. vereinbarte Rabatte oder Anzahlungen
- Zusätzliche Vereinbarungen, wie Vertrags-, Bestell- und Auftragsnummer
- Die XML-Daten müssen den ZUGFeRD-Spezifikationen entsprechen und validierbar sein.
- Die Unveränderbarkeit muss gegeben und die Rechnung damit so gestaltet sein, dass nachträgliche Änderungen jederzeit nachvollziehbar sind.
- Das Format muss eine langfristige Archivierung ermöglichen.
Mögliche Anwendungsszenarien
ZUGFeRD eignet sich für Unternehmen, die sich hauptsächlich auf den B2B-Markt konzentrieren und solche, die sich mit dem Thema Digitalisierung noch nicht sehr auseinandergesetzt und daher womöglich noch manuelle Prozesse implementiert haben.
Gerade kleine Unternehmen haben möglicherweise nicht die technischen Ressourcen für rein XML-basierte Rechnungen. Mit ZUGFeRD lassen sich bestehende PDF-Rechnungen unkompliziert um die eingebettete XML-Komponente erweitern.
Bei der Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber kann die Verwendung von ZUGFeRD (oder der XRechnung) verpflichtend sein. Für Unternehmen, die häufig grenzüberschreitende Transaktionen abwickeln, sind mit diesem Format ebenfalls gut bedient, da ZUGFeRD mit dem europäischen Standard Factur-X kompatibel ist.
Vorteile von ZUGFeRD
ZUGFeRD bietet Unternehmen viele Vorteile. Dazu zählen unter anderem:
Flexibilität:
Unternehmen können Rechnungen elektronisch und nach wie vor manuell weiterverarbeiten. ZUGFeRD ist außerdem in verschiedenen Profilen verfügbar, die verschiedene Anwendungsfälle und Komplexitätsstufen abbilden. Unternehmen können das Profil wählen, das am besten zu ihren Bedürfnissen passt.
Schnelle Integration:
Bestehende PDF-Rechnungsprozesse können leicht um die XML-Komponente erweitert werden, ohne dass umfangreiche Systemumstellungen erforderlich sind. Das hybride Format ermöglicht außerdem eine einfache Integration in verschiedene ERP-Systeme und erleichtert den Austausch von Rechnungen zwischen Geschäftspartnern, unabhängig von deren technischen Voraussetzungen.
Kompatibilität:
ZUGFeRD ist vollständig kompatibel mit dem EU-Standard EN 16931 und somit sowohl national als auch international einsetzbar. Das erleichtert die Zusammenarbeit und den Rechnungsaustausch mit einer Vielzahl von Geschäftspartnern.
Rechtskonformität:
ZUGFeRD erfüllt die gesetzlichen Vorgaben in Deutschland und der EU und kann für die revisionssichere Archivierung verwendet werden.
Effizienzsteigerung:
ZUGFeRD ermöglicht eine schnelle und fehlerfreie Verarbeitung von Rechnungen, da manuelle Eingaben und die damit verbundenen Fehlerquellen reduziert werden. Durch die Automatisierung des Rechnungsprozesses können Unternehmen so Zeit und Kosten sparen.
Zukunftssicherheit:
ZUGFeRD wird kontinuierlich weiterentwickelt und an neue gesetzliche Anforderungen und technologische Entwicklungen angepasst. Unternehmen, die auf ZUGFeRD setzen, profitieren also von einer zukunftssicheren Lösung, die mit den Anforderungen wächst.
Nachhaltigkeit:
Durch die Umstellung auf elektronische Rechnungen reduzieren Unternehmen ihren Papierverbrauch und leisten damit einen Beitrag zum Umweltschutz.
So unterstützt ein DMS
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Organisationen – unabhängig von Größe oder Umsatz – in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Ein effizientes Dokumentenmanagement unterstützt dabei. Sämtliche Rechnungen – im ZUGFeRD-Format, aber auch XRechnungen, Rechnungen als PDF oder noch auf Papier – lassen sich empfangen und die Daten im DMS zuverlässig automatisiert verarbeiten. Dazu werden die Rechnungsdaten aus den verschiedenen Rechnungsformaten ausgelesen und extrahiert, bei ZUGFeRD und XRechnungen betrifft dieser Schritt den XML-Datensatz.
Anschließend können die Rechnungen automatisiert geprüft und zur Freigabe weitergeleitet werden. Sind sie freigegeben, erfolgen die Buchung und Zahlung der Rechnungen. Alle Rechnungen werden zudem rechtssicher in einem digitalen Archiv gespeichert. Für die Erfüllung der Aufbewahrungspflicht nach den GoBD sorgt dabei ein automatisierter Workflow. Die Aufbereitung von Belegen für Analysen oder eine Betriebsprüfung sind ebenfalls problemlos möglich.
Fazit
ZUGFeRD bietet Unternehmen eine effiziente, flexible und gesetzeskonforme Lösung für den elektronischen Rechnungsaustausch. Durch die Kombination von PDF und dem maschinenlesbaren XML-Format verbindet es Benutzerfreundlichkeit mit Automatisierungspotenzial und erleichtert die Integration in bestehende Prozesse. Wer also auf digitale Rechnungsprozesse setzt und diese mit einem Dokumentenmanagementsystem ergänzt, ist nicht nur bestens für die E-Rechnungspflicht gewappnet, sondern profitiert auch langfristig von mehr Effizienz und Nachhaltigkeit.
