Die XRechnung ist ein verpflichtendes Rechnungsformat im Umgang mit öffentlichen Behörden und spielt eine zentrale Rolle bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Ab 2025 wird sie im Rahmen der neuen E-Rechnungspflicht auch im B2B-Bereich mit ZUGFeRD zu einem der zwei gängigen Standards. Doch was genau steckt hinter der XRechnung, wie ist sie aufgebaut und welche Vorteile bringt sie mit sich? In diesem Blogpost erfahren Sie, wie Unternehmen durch den Einsatz von elektronischen Rechnungen Zeit, Kosten und Nerven sparen.
Übersicht:
- Was versteht man unter einer XRechnung?
- Der Aufbau einer XRechnung
- Welche Vorteile hat die XRechnung?
- XRechnungen empfangen und verarbeiten
- Fazit
Was versteht man unter einer XRechnung?
Die XRechnung ist ein standardisiertes elektronisches Rechnungsformat, das bereits seit einigen Jahren verpflichtend im Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern genutzt wird. Ab 2025 wird im Rahmen des Wachstumschancengesetzes und der damit einhergehenden E-Rechnungspflicht die Verwendung von elektronischen Rechnungen wie der XRechnung, auch im Geschäftsverkehr im B2B-Bereich Pflicht.
Die moderne E-Rechnung beruht auf der Auszeichnungssprache Extensible Markup Language und ist vor allem für die maschinelle Verarbeitung der Rechnungsdaten gedacht. Sie wird erst mithilfe eines Visualisierungsprogramms für den Menschen lesbar.
Der Aufbau einer XRechnung
Eine XRechnung muss alle wichtigen Informationen in der im Standard festgelegten Struktur enthalten. Dazu zählen unter anderem:
- Daten des Rechnungsempfängers, wie Name, Anschrift, Kontaktdaten und beim Versand an öffentliche Auftraggeber die Leitweg-ID
- Daten des Rechnungserstellers, wie die Umsatzsteuer-ID, Name, Anschrift und Kontaktdaten
- Rechnungsdetails, wie Rechnungsnummer und –datum, Zahlungsbedingungen, Rechnungspositionen, summierter Rechnungsbetrag, Umsatzsteuer inkl. aktuellem Steuersatz
- Zahlungsweise, also Bankverbindungsdaten, Zahlungsziele und ggf. vereinbarte Rabatte oder Anzahlungen
- Zusätzliche Vereinbarungen, wie Vertrags-, Bestell- und Auftragsnummer
Welche Vorteile hat die XRechnung?
Die XRechnung bringt deutliche Vorteile für Unternehmen. Dazu zählen:
1. Elektronisches Format als verpflichtender Standard
Seit dem 27. November 2020 müssen alle, die Rechnungen an öffentliche Behörden stellen, die Vorgaben zur XRechnung einhalten. Das betrifft alle Unternehmen und Organisationen, die mit Landes- oder Kommunalbehörden zusammenarbeiten. Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnungspflicht auch schrittweise auf den B2B-Bereich ausgeweitet. Das Bundesfinanzministerium hat bestätigt, dass die XRechnung hierbei eine Schlüsselrolle spielt und den Anforderungen des Wachstumschancengesetzes entspricht.
2. Weniger Kosten und Zeitaufwand
Die XRechnung sorgt für eine deutliche Zeit- und Kostenersparnis. Allein durch den Wegfall von Papier, Druck, Porto und anderen analogen Prozessen können die Kosten pro Rechnung um bis zu 70 Prozent reduziert werden. Weitere Vorteile sind:
- Bessere Skontonutzung
- Einhaltung von Zahlungsfristen
- Vermeidung von Mahnungen und Doppelzahlungen
Auch zeitaufwändige Schritte wie Drucken, Kuvertieren oder das Suchen von Dokumenten entfallen, wodurch sich die Arbeitsprozesse effizienter gestalten lassen.
3. Förderung der Digitalisierung
Die Nutzung der XRechnung ist ein wichtiger Schritt zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Sie beseitigt Medienbrüche, fördert ein papierloses Büro und schafft Platz durch den Wegfall physischer Archivierung. Gleichzeitig bietet die E-Rechnung mit dem Format XRechnung eine solide Grundlage, um weitere digitale Strategien umzusetzen.
4. Vereinheitlichter Rechnungsprozess
Die Standardisierung der Rechnungsformate sorgt dafür, dass Rechnungen für Unternehmen und Behörden auf allen Ebenen konsistent und kompatibel sind. Dies vereinfacht die Integration in bestehende Systeme und reduziert den Bedarf an unterschiedlichen Rechnungsversionen für verschiedene Kunden oder Märkte. Darüber hinaus führt ein einheitlicher Prozess zu einer klaren und transparenten Kommunikation zwischen den Geschäftspartnern und verbessert so die Zusammenarbeit.
E-Rechnungspflicht 2025
So unterstützt Sie DocuWare bei der Umsetzung
XRechnungen empfangen und verarbeiten
Die Implementierung der XRechnung in Unternehmensprozesse kann mit verschiedenen Herausforderungen verbunden sein, insbesondere für Unternehmen, die noch nicht auf vollständig digitale Rechnungsstellung umgestellt haben oder die mit der Umstellung auf ein standardisiertes Format konfrontiert sind. Dokumentenmanagementsysteme wie DocuWare schaffen hier Abhilfe und ermöglichen den Empfang und die Verarbeitung von XRechnungen.
So macht DocuWare die eigentlich nur von Maschinen lesbaren E-Rechnungen im Viewer ähnlich einem PDF für das menschliche Auge lesbar. E-Rechnungen, die als E-Mail-Anhänge eingehen, werden archiviert und die Rechnungsdaten ausgelesen. Sie können so im Anschluss effizient für weitere Prozesse genutzt werden, beispielsweise in einem Workflow zum Abgleich der Rechnung mit Bestellung und Lieferschein.
Auch alle anderen Dokumente, die wie die E-Rechnung auf der Auszeichnungssprache XML beruhen, werden automatisch und zuverlässig verarbeitet. Das können etwa Lieferscheine sein, die zum Rechnungsvorgang gehören.
Fazit
Die XRechnung bietet Unternehmen eine große Chance, ihre Prozesse zu optimieren und die Digitalisierung voranzutreiben. Sie sorgt für Kosteneinsparungen, beschleunigt Abläufe und schafft Transparenz in den Geschäftsbeziehungen. Mit ihrer einheitlichen Struktur und der Möglichkeit zur automatisierten Verarbeitung wird sie zum zentralen Baustein moderner Rechnungsprozesse. Unternehmen, die frühzeitig auf die XRechnung umstellen, profitieren nicht nur von den aktuellen Vorteilen, sondern sichern sich langfristig einen Wettbewerbsvorteil in einer zunehmend digitalen Geschäftswelt.
