Die XRechnung ist ein verpflichtendes Rechnungsformat im Umgang mit öffentlichen Behörden und spielt eine zentrale Rolle bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Ab 2025 wird sie im Rahmen der neuen E-Rechnungspflicht auch im B2B-Bereich mit ZUGFeRD zu einem der zwei gängigen Standards. Mit ihrer einheitlichen Struktur und der Möglichkeit zur automatisierten Verarbeitung ist die XRechnung ein zentraler Baustein moderner Rechnungsprozesse. Unternehmen, die frühzeitig auf die XRechnung umstellen, profitieren nicht nur von den aktuellen Vorteilen, sondern sichern sich langfristig einen Wettbewerbsvorteil in einer zunehmend digitalen Geschäftswelt.
Doch was genau steckt hinter der XRechnung, wie ist sie aufgebaut und welche Vorteile bringt sie mit sich? In diesem Blogpost erfahren Sie, wie Unternehmen durch den Einsatz von elektronischen Rechnungen Zeit, Kosten und Nerven sparen.
Übersicht:
- Was versteht man unter einer XRechnung?
- Der Aufbau einer XRechnung: Struktur und Bestandteile
- Vier Gründe, weshalb sich eine Umstellung lohnt
- XRechnung vs. ZUGFeRD: Wo ist der Unterschied
- XRechnungen mit DocuWare empfangen und verarbeiten
- Weitere Fragen zur XRechnung
Was versteht man unter einer XRechnung?
Welche Anforderungen muss eine Rechnung erfüllen, um als XRechnung zu gelten?
- Die Rechnung wird als XML-Dokument ausgestellt, übermittelt und empfangen.
- Sie darf nur Informationselemente des semantischen Datenmodelles des Standards enthalten.
- Die Rechnung erfüllt folgende Parameter:
- Sie ist kein eingebettetes Objekt, die Rechnung kann aber eingebettete Objekte enthalten.
- Sie ist eine valide Instanz der in der EN 16931-2 gelisteten XML-Schema-Definition.
- Sie erfüllt spezifizierte Geschäftsregeln und deren technische Umsetzung nach Standard XRechnung.
- Es werden ausschließlich Informationselemente gemäß der im Standard gegebenen semantischen Beschreibung verwendet.
Der Aufbau einer XRechnung: Struktur und Bestandteile
- Daten des Rechnungsempfängers, wie
- Name,
- Anschrift,
- Kontaktdaten
- und beim Versand an öffentliche Auftraggeber die Leitweg-ID.
- Daten des Rechnungserstellers, wie
- die Umsatzsteuer-ID,
- Name,
- Anschrift
- und Kontaktdaten.
- Rechnungsdetails, wie
- Rechnungsnummer und –datum,
- Zahlungsbedingungen,
- Rechnungspositionen,
- summierter Rechnungsbetrag,
- Umsatzsteuer inkl. aktuellem Steuersatz.
- Zahlungsweise, also
- Bankverbindungsdaten,
- Zahlungsziele
- und ggf. vereinbarte Rabatte oder Anzahlungen.
- Zusätzliche Vereinbarungen, wie
- Vertrags-, Bestell- und Auftragsnummer.
Vier Gründe, weshalb sich eine Umstellung lohnt
1. Elektronisches Format als verpflichtender Standard
2. Weniger Kosten und Zeitaufwand
- Bessere Skontonutzung
- Einhaltung von Zahlungsfristen
- Vermeidung von Mahnungen und Doppelzahlungen
3. Förderung der Digitalisierung
4. Vereinheitlichter Rechnungsprozess
XRechnung vs. ZUGFeRD: Wo ist der Unterschied
XRechnungen bestehen ausschließlich aus XML und müssen mit speziellen Tools erst für das menschliche Auge sichtbar gemacht werden. Bei ZUGFeRD-Rechnungen handelt es sich um ein hybrides Format. ZUGFeRD steht dabei für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnungen. Entsprechende Rechnungen verfügen neben der maschinenlesbaren Datei im XML-Format über eine für den Menschen lesbare PDF/A-3 Datei. Auf diese Weise können die Rechnungen direkt eingesehen werden und – falls nötig – auch direkt lesbar per E-Mail versendet werden.
XRechnungen mit DocuWare empfangen und verarbeiten
Weitere Fragen zur XRechnung
Wie hat sich der Standard XRechnung entwickelt?
Lange Zeit gab es weder auf nationaler noch auf internationaler Ebene eine standardisierte Regelung für elektronische Rechnungsformate. Erst 2017 wurde mit der Einführung der XRechnung ein nationaler Standard geschaffen, der aus der Umsetzung der europäischen Norm resultierte. Seit 2020 ist die Nutzung der XRechnung in der öffentlichen Verwaltung verpflichtend: Sämtliche Behörden, Länder und Kommunen müssen in der Lage sein, Rechnungen in diesem elektronischen Format zu empfangen, zu verarbeiten und zu archivieren.
Ebenso sind seit 2020 alle Lieferanten, die Rechnungen an den Bund stellen, dazu verpflichtet, die Vorgaben des XRechnung-Formats einzuhalten. Mit dem im Jahr 2024 vom Bundesrat bestätigten Wachstumschancengesetz wird die E-Rechnungspflicht seit 2025 schrittweise auch im Geschäftsverkehr (B2B-Sektor) eingeführt. Dabei wird neben dem XRechnung-Standard auch das ZUGFeRD-Format als zulässig anerkannt, um den Anforderungen der EU-Norm zu entsprechen.
Was muss ich zum Standard XRechnung beachten?
Unternehmen, die den Standard XRechnung nutzen, müssen beachten, dass dieser alle sechs Monate ein Update erhält. Damit verbunden ändern sich regelmäßig bestimmte Anforderungen, auf die sich Unternehmen einstellen müssen. Sie haben jeweils ein halbes Jahr Zeit, um die neueste Version der XRechnung zu implementieren und ihre Systeme entsprechend anzupassen. Alle relevanten Informationen zur aktuellen Version und den damit verbundenen Anforderungen stellt die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) bereit. Es ist daher wichtig, sich regelmäßig über Neuerungen zu informieren, um die gesetzlichen Vorgaben weiterhin zu erfüllen.
Was ist die Leitweg-ID?
Die Leitweg-ID ist eine Identifikationsnummer, die zur präzisen Weiterleitung von Eingangsrechnungen an die jeweilige öffentliche Behörde als Rechnungsempfänger dient. Sie besteht aus 15 Ziffern und stellt sicher, dass elektronische Rechnungen korrekt zugeordnet und verarbeitet werden können. Insbesondere beim Versand von XRechnungen über die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) ist die Angabe der Leitweg-ID erforderlich, um eine reibungslose Zustellung an die zuständige Behörde zu gewährleisten.
