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DocuWare Workflow Manager

Ihr Unternehmen basiert auf Prozessen. Vertrieb, Personalwesen, Finanzen und andere Bereiche erfordern einen flüssigen und zuverlässigen Informationsaustausch zwischen den Kollegen. Der Grund ist einfach: Sie und alle im Team brauchen die richtigen Informationen zur richtigen Zeit, um die richtigen Entscheidungen zu treffen.

Und wenn Prozesse wie Auftragsmanagement, Mitarbeiter-Onboarding und Rechnungsfreigabe genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten und automatisiert werden können, vermeiden Sie Zeitverlust und geben Ihrem gesamten Team mehr Raum für produktive Aufgaben.

Ein einfaches Tool für komplexe Geschäftsabläufe

Sie sehen hier einen Workflow zur Rechnungsbearbeitung, der auf allgemeinen Geschäftsregeln basiert. Der grafische Editor erleichtert die Erstellung komplexer Workflows: Einfach die einzelnen Elemente per Drag & Drop in das Flussdiagramm ziehen – keine Programmierung nötig.

Ganz ohne Programmierung entwerfen Sie innerhalb von DocuWare Workflow Manager in einer einfachen, intuitiven Drag'n'Drop-Oberfläche Ihre Automationsworkflows.

Identifizieren Sie die Schritte eines Prozesses und verbinden Sie sie mit Aktionen. Diese können auf der Grundlage von Geschäftsregeln automatisiert werden oder Entscheidungspunkte für Mitarbeiter sein. Alle Workflows lassen sich immer wieder anpassen, damit Sie jederzeit einen optimalen Informationsfluss innerhalb Ihrer Mitarbeiter sicherstellen können.

Der Workflow-Controller hat den Überblick über alle Aufgaben aller Benutzer und kann jederzeit in das Geschehen eingreifen. Zudem zeigt die Workflow-Historie an, welche Entscheidungen von welchen Benutzern innerhalb eines Workflows getroffen wurden.

Kontrollieren Sie jedes Detail

Mit dem DocuWare Workflow Manager definieren Sie präzise Regeln für den Umgang mit Dokumenten, Informationen und Entscheidungen und gewährleisten so ein hohes Maß an Kontrolle und Transparenz. Zum Beispiel:
  • Aufgaben zuweisen an bestimmte Mitarbeiter oder allgemeine Rollen 
  • Vertretungsregeln festlegen, die sofort in Kraft treten, wenn ein Kollege nicht im Büro ist
  • Stempel und Eingabefelder verwenden, um den nächsten Workflow-Schritt einzuleiten und Informationen dem Dokument hinzuzufügen
  • Metadaten einsetzen für die automatische Steuerung der Dokumente 
  • Auslöser für den Workflow-Start festlegen, z.B. Eintreffen eines neuen elektronischen Formulars, Ablage einer neuen Rechnung im Archiv, Änderung eines Dokumentstatus oder Eintreffen eines Fälligkeitsdatums
Jeder an einem Workflow beteiligte Mitarbeiter sieht seine Aufgaben über spezielle Aufgabenlisten direkt im DocuWare-Client. Zusätzlich kann eine Mail über eine neue Aufgabe informieren.

Klare Aufgabenzuweisung

Alle anstehenden Workflow-Aufgaben sind in Listen aufgeführt, die sich automatisch aktualisieren

Mobiler Zugriff

Aufgaben auch von unterwegs bequem erledigen

Eskalationsstufen

Fristen für Aufgaben festlegen und bestimmen, was bei deren Überschreiten passieren soll

Vertretungsregeln

Aufgabe an den nächsten verfügbaren Mitarbeiter eines Teams zuweisen statt an eine konkrete Person

So starten Sie mit DocuWare Workflow Manager

Cloud

Der komplette DocuWare Workflow Manager ist Bestandteil jeder DocuWare Cloud Lizenz. DocuWare Cloud beinhaltet außerdem Intelligent Indexing, Forms und weitere nützliche Module.

On-Premises

Verwenden Sie DocuWare als lokal installiertes System, steht Ihnen DocuWare Workflow Manager als Zusatzmodul zur Verfügung.

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