DMS FÜRS BAUWESEN

Dokumentenmanagement für Bauprojekte – effizient, mobil und unter Kontrolle

Behalten Sie den Überblick über Verträge, Rechnungen und Baustellendokumentation. DocuWare vereinfacht komplexe Dokumentenprozesse durch Digitalisierung und Automatisierung.

Alle Unterlagen im Bauprojekt sind zentral verfügbar: für schnellere Freigaben, weniger Verzögerungen und sicheren Zugriff von Büro und Baustelle.

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Unternehmen aus der Baubranche vertrauen auf DocuWare

DocuWare: Ihr DMS für tägliche Herausforderungen in der Baubranche

Wenn Informationen fehlen, Dokumente verteilt sind und Versionen nicht stimmen, geraten Bauprojekte ins Stocken. Rechnungen bleiben liegen, Freigaben verzögern sich und Fehler treiben die Kosten in die Höhe. Mit DocuWare digitalisieren und strukturieren Sie Ihr Dokumentenmanagment im Bauwesen: Eine zentrale digitale Bauakte und automatisierte Workflows sorgen für schnelle Abläufe, Transparenz und Sicherheit im Baualltag.

Baustellen und Büro vernetzen

Halten Sie Bauleitung, Projektteams und Buchhaltung jederzeit auf dem neuesten Stand.

Projekte effizient voranbringen

Beschleunigen Sie Entscheidungen und Freigaben für Rechnungen, Verträge und Nachträge.

Risiken minimieren

Vermeiden Sie Fehler durch veraltete Versionen oder fehlende Dokumente und erfüllen Sie Nachweispflichten mühelos.

Finden Sie heraus, wie DocuWare Ihnen im Baualltag helfen kann

So funktioniert das Dokumentenmanagement mit DocuWare

Ob Rechnungen, Lieferscheine oder Bauberichte: Mit DocuWare werden alle Dokumente im Bauprojekt strukturiert abgelegt, automatisiert in die richtigen Prozesse eingebunden und stehen jederzeit sicher zur Verfügung - genau dort, wo Ihre Teams sie benötigen.

Dokumente zentral erfassen

Unterlagen aus beliebigen Quellen wie E-Mail, Scanner oder ERP werden strukturiert in der digitalen Bauakte abgelegt und automatisch den richtigen Vorgängen und Projekten zugeordnet.

Prozesse digital steuern

Dokumente durchlaufen klar definierte Prüf- und Freigabeprozesse. Aufgaben werden automatisch weitergeleitet, Zuständigkeiten sind eindeutig geregelt und Fristen werden zuverlässig überwacht.

Informationen gezielt nutzen

Alle Beteiligten greifen schnell und sicher auf aktuelle Dokumente und Projektdaten zu. Bearbeitungsstände und Versionen sind lückenlos dokumentiert und in Echtzeit nachvollziehbar.

Durch den reibungslosen Informationsfluss erhöht sich die Effizienz unserer Arbeit. Dank schnellem Dokumentenzugriff und dem daraus resultierenden Wissen können unsere Bauleiter kostenbewusster handeln.

DocuWare erleichtert uns die Projektbearbeitung enorm und verbessert unsere Auskunftsfähigkeit bei Kundenanfragen deutlich. Im Falle verloren gegangener Belege können wir durch den einfachen Dokumentenzugriff sekundenschnell Kopien erstellen.

Ihr DMS fürs Bauwesen: Typische Einsatzmöglichkeiten auf einen Blick

Im Bauwesen müssen täglich zahlreiche Prozesse zuverlässig ineinandergreifen und funktionieren – von der Rechnungsprüfung über die Vertragsverwaltung bis hin zur Projektdokumentation.

Mit DocuWare steuern Sie diese Abläufe durchgängig digital: Informationen sind jederzeit verfügbar, klar strukturiert und unterstützen schnelle, souveräne Entscheidungen im Projektverlauf - auch in anspruchsvollen Nachtrags- und Prüfungssituationen.

Rechnungen im Bau schneller prüfen und freigeben

Abschlags-, Schluss- und Nachtragsrechnungen von Nachunternehmern und Lieferanten müssen im Bau schnell geprüft und korrekt bewertet werden. Fehlende Lieferscheine, Rückfragen und manuelle Abstimmungen verzögern die Freigabe – Skontofristen verstreichen.

DocuWare bringt Tempo in den Rechnungsrozess: Rechnungen und Lieferscheine werden automatisch erfasst, relevanten Projekten, Leistungsverzeichnissen und Kostenstellen zugeordnet und direkt an die zuständigen Prüfer weitergeleitet.

Ihre Vorteile:

Schnellere Durchlaufzeiten: Automatisierte Erfassung und mobile Freigaben sorgen für reibungslose Bearbeitung und Skontonutzung.
Zuverlässige Prüfung durch Belegabgleich: Rechnungen lassen sich automatisert mit Lieferscheinen und Leistungsnachweisen abgeglichen.
Volle Transparenz im Prüfprozess: Status, Zuständigkeiten und Kommentare sind zu jedem Zeitpunkt nachvollziehbar.

Mehr zur Rechnungsverarbeitung mit DocuWare

Bauprojekte zentral verwalten mit digitaler Bauakte

In Bauprojekten greifen viele Beteiligte auf Protokolle, Verträge, Schriftverkehr und weitere Unterlagen zu. Unterschiedliche Versionen und verteilte Ablagen führen schnell zu Unklarheit darüber, welcher Stand aktuell ist.

Mit DocuWare schaffen Sie eine zentrale, verlässliche Bauakte: Alle Dokumente sind strukturiert abgelegt, jederzeit auffindbar und für alle Beteiligten aktuell verfügbar – im Büro und auf der Baustelle.

Ihre Vorteile:

Schneller Zugriff auf Projektinformationen: Alle relevanten Dokumente sind sofort auffindbar – ohne Suchen in Ordnern, E-Mails oder auf Laufwerken.
Klare Versionierung: Alle Beteiligten arbeiten mit aktuellen Dokumenten und nachvollziehbaren Bearbeitungsständen.
Weniger Fehler und Abstimmungsaufwand: Strukturierte Ablagen vermeiden doppelte Speicherung und Missverständnisse.

Mehr zur Dokumentenverwaltung mit DocuWare

Verträge und Fristen einfach im Griff behalten

Verträge mit Nachunternehmern, Lieferanten und Baupartnern verändern sich im Projektverlauf kontinuierlich. Nachträge, Fristen und Anpassungen müssen sauber dokumentiert und eindeutig nachvollziehbar sein. In der Praxis fehlt jedoch oft der klare Überblick: Dokumente sind verteilt, Fristen werden übersehen und die gültige Version ist nicht sofort ersichtlich.

Mit DocuWare steuern Sie Ihre Vertragsverwaltung strukturiert und transparent: Alle Verträge, Nachträge und Vereinbarungen sind projektspezifisch abgelegt und jederzeit im aktuellen Stand verfügbar.

Ihre Vorteile:

Fristen zuverlässig im Blick: Kündigungs-, Verlängerungs- und Prüffristen werden automatisch überwacht und Sie werden rechtzeitig informiert - bevor Handlungsbedarf entsteht.
Klare Vertragsstände: Alle Versionen sind eindeutig nachvollziehbar – für sichere Entscheidungen im Projektverlauf.
Weniger Risiko: Vollständige Unterlagen und zentrale Dokumentation schaffen Sicherheit bei Abnahmen, Prüfungen und im Streitfall.

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Aufträge und Nachträge effizient steuern

Von der Anfrage über Angebot und Kalkulation bis hin zu Auftrag, Nachträgen und Abrechnung: Die Auftragsabwicklung im Bau ist geprägt von vielen Einzelschritten und Abstimmungen. Ohne klare Struktur gehen Informationen verloren und Entscheidungen verzögern sich - mit direkten Auswirkungen auf Termine und Kosten.

Mit DocuWare steuern Sie Ihre Auftragsprozesse durchgängig digital: Alle Dokumente und Informationen sind zentral im Projekt gebündelt und werden automatisch den richtigen Vorgängen und Verantwortlichen zugeordnet.

Ihre Vorteile:

Durchgängige Prozesssteuerung: Alle Schritte von der Anfrage bis zur Abrechnung sind strukturiert verknüpft.
Effizientere Angebotserstellung: Alle relevanten Informationen stehen sofort zur Verfügung – für fundierte Kalkulationen und schnellere Reaktionen.
Transparenz über Aufträge und Nachträge: Alle Vorgänge und Bearbeitungsstände sind jederzeit nachvollziehbar dokumentiert.

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Dokumente auf der Baustelle erfassen und direkt freigeben

Auf der Baustelle entstehen täglich wichtige Informationen – Fotos, Lieferscheine, Berichte oder Mängelmeldungen. Werden diese erst später im Büro verarbeitet, gehen Details verloren und Entscheidungen verzögern sich.

Mit DocuWare erfassen Sie Inhalte direkt vor Ort und stoßen Prozesse sofort an: Informationen werden mobil aufgenommen und stehen ohne Zeitverlust zur Prüfung und Entscheidung bereit.

Ihre Vorteile:

Direkt an der Quelle dokumentieren: Fotos, Lieferscheine und Mängel werden unmittelbar auf der Baustelle festgehalten – vollständig und ohne nachträgliche manuelle Übertragung.
Mobile Freigaben: Rechnungen, Berichte oder Vorgänge werden direkt vor Ort geprüft und freigegeben – ohne Rückkehr ins Büro.
Weniger Abstimmungsaufwand: Alle Teams arbeiten mit denselben aktuellen Informationen - für reibungslose Zusammenarbeit zwischen Baustelle und Büro.

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Baudokumentation sicher und nachvollziehbar archivieren

Im Bauwesen müssen Unterlagen über viele Jahre zuverlässig verfügbar bleiben – als Nachweis gegenüber Auftraggebern, bei Prüfungen oder in Streitfällen. Fehlen Dokumente oder sind nicht eindeutig nachvollziehbar, wird es schnell kritisch.

Mit DocuWare archivieren Sie Ihre Baudokumentation rechtssicher und strukturiert: Alle Unterlagen werden revisionssicher gespeichert, Fristen eingehalten und Berechtigungen klar gesteuert.

Ihre Vorteile:

Rechtssichere Aufbewahrung: Bauunterlagen werden im Einklang mit GoBD, DSGVO und geltenden Aufbewahrungspflichten archiviert.
Belastbare Nachweise jederzeit verfügbar: Dokumentenhistorien und Audit-Trails stellen sicher, dass alle Vorgänge lückenlos nachvollziehbar sind.
Verlässlicher Zugriff über Jahre hinweg: Alle relevanten Unterlagen bleiben dauerhaft verfügbar und schnell auffindbar – auch Jahre nach Projektabschluss.

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DocuWare IDP

Baudokumente automatisch erkennen und weiterverarbeiten

Rechnungen, Lieferscheine und Abnahmeprotokolle binden im Baualltag oft mehr Zeit als nötig. Manuelles Ablegen, Zuordnen und Weiterleiten verzögert die Verarbeitung und hält Prozesse auf.

Mit DocuWare IDP übernimmt KI diese Schritte im Hintergrund: Dokumente werden automatisch ausgelesen, erkannt und direkt den richtigen Projekten und Prozesse zugeführt – auch bei schwer lesbaren Scans oder handschriftlichen Unterlagen. Das entlastet Ihre Teams und beschleunigt Informationen und tägliche Prozesse auf der Baustelle und im Büro.

Mehr zur automatisierten Verarbeitung mit KI

Seamlessly integrate with HIS, ERP, and other core healthcare systems

Create fully digital, end-to-end processes across your entire healthcare IT landscape. DocuWare works smoothly with hospital information systems (HIS), practice management software, ERP platforms like Oracle NetSuite, SAP or Microsoft Dynamics, and accounting applications such as QuickBooks or Sage. DocuWare’s integration capabilities ensure smooth interoperability across systems, using HL7 standards to connect with PACS, RIS, and laboratory information systems for secure and efficient data exchange across all departments.

Optimal vernetzt mit Ihrer Branchen-IT

Ob branchenspezifische Bausoftware wie BRZ oder ARRIBA, ERP oder Finanzbuchhaltung: DocuWare verbindet sich mit Ihren bestehenden Anwendungen. Informationen fließen automatisch und stehen genau dort zur Verfügung, wo sie benötigt werden.

Bostab GmbH: Digitale Bauakte und schnellere Angebote

Die Bodenstabilisierungs GmbH Bostab hat ihre papierbasierten Abläufe mit DocuWare gezielt digitlisiert. Die digitale Bauakte stellt alle projektbezogenen Unterlagen transparent zur Verfügung, beschleunigt die Angebotserstellung deutlich und reduziert den Aufwand in der Buchhaltung durch den direkten Zugriff auf Rechnungen.

Zur Case Study

Firmengruppe Harsch: 70 % weniger Aufwand in der Rechnungsprüfung

Die Firmengruppe Harsch, spezialisiert auf den Bau schlüsselfertiger Gebäude, setzt DocuWare in vielfältigen Bereichen ein – unter anderem zur Prüfung von rund 100 Eingangsrechnungen täglich. Bereits nach kurzer Einarbeitungszeit lief der komplexe Workflow reibungslos.

Zur Case Study

Kies‑ und Schotterwerke Müller: DMS-Anbindung an FiBu, Faktura und Zeiterfassung

Bei Kies- und Schotterwerke Müller überzeugte DocuWare unter anderem durch seine flexiblen Schnittstellen zu anderen Softwarelösungen. Der schnelle Zugriff auf alle Unterlagen sorgt für Transparenz und stärkt den Wissenstransfer zwischen den Abteilungen.

Zur Case Study

Kieninger Bau: Skontovorteile und klarer ROI mit DocuWare

Die Baufirma Kieninger hat mit DocuWare ihre standortübergreifenden Prozesse in der Rechnungsprüfung beschleunigt. Durch schnellere Freigaben können Skontovorteile konsequent genutzt werden, während sich gleichzeitig manuelle Aufwände reduzieren. Bereits 1,5 Jahre nach seiner Einführung hat sich DocuWare amortisiert.

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Wächst mit Ihren Projekten

Flexibel einsetzbar und skalierbar – von einzelnen Projekten bis zur unternehmensweiten Nutzung.

Schnell im Einsatz, sofort produktiv

Intuitiv bedienbar und schnell eingeführt. Ihre Teams legen direkt los – auf der Baustelle und im Büro.

Reduziert Kosten und Aufwand

Automatisierte Workflows ersetzen manuelle Aufgaben, minimieren Fehler und sparen wertvolle Zeit.

Schafft Sicherheit für Entscheidungen

Alle Informationen sind nachvollziehbar, geschützt und jederzeit verfügbar.

Starten Sie mit effizienterem Dokumentenmanagement

Sehen Sie, wie DocuWare Ihre Bauprozesse unterstützt – von der digitalen Bauakte bis zur automatisierten Rechnungsverarbeitung.

Buchen Sie Ihre kostenlose Demo: unverbindlich, individuell, auf Ihre Anforderungen zugeschnitten.

Gerne präsentieren wir Ihnen DocuWare live oder empfehlen Ihnen einen Digitalisierungsexperten aus unserem Partnernetzwerk in Ihrer Nähe. 

DMS FÜRS BAUWESEN

Dokumentenmanagement für Bauprojekte – effizient, mobil und unter Kontrolle