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Über DocuWare
Persönliche Demo und 30 Tage Testzugang

Die Firmengruppe Harsch ist auf den Bau schlüsselfertiger Gebäude spezialisiert. Der Einsatz eines zentralen Dokumenten-Pools unterstützt das effiziente Arbeiten in der Verwaltung und im Personalwesen. Automatisierte Workflows sorgen hier für schnelle Durchlaufzeiten.

Seit 1919 schreibt die Firmengruppe Harsch mit dem Einsatz von Betonfertigteilen im Bau eine Erfolgsgeschichte. Das in dritter Generation familiengeführte Unternehmen ist ein leistungsstarker Partner für gewerbliche und private Bauvorhaben – vom Grundstückserwerb über Planung, Finanzierung bis zum Bau schlüsselfertiger Gebäude. Auch Tief- und Straßenbau werden abgedeckt. In der Verwaltung legt man großen Wert auf innovative Prozesse mit leistungsfähiger Informationstechnik und setzt deshalb auf DocuWare.

Die Buchhaltung arbeitete bereits zuvor mit einem digitalen Archiv, was sich jedoch für zukünftige Anforderungen als nicht flexibel genug erweis. Gewünscht war eine ganzheitliche Lösung zur Optimierung von Arbeitsabläufe auf allen Ebenen. Im Fokus stand zunächst die Prüfung der etwa 100 täglichen Eingangsrechnungen. Diese mussten bis dahin per Hauspost an andere Abteilungen und Standorte geschickt werden, was oft mehrere Tage dauerte. Neben einer revisionssicheren Archivierung war die beleglose Bearbeitung oberstes Ziel. Klare Regeln und Strukturen sollten Prüfzeiten reduzieren und den Prozess an sich besser kontrollieren. Für DocuWare sprach vor allem die Flexibilität des Systems. Anstatt starre Konzepte aufzuzwingen, passte sich das Dokumentenmanagement-System (DMS) dynamisch an die Anforderungen an. Ein wichtiges Entscheidungskriterium war auch die Fachkompetenz des DocuWare-Partners, der diese Anpassungen problemlos ermöglichte.

Land:
Deutschland
Branche:
Bauwesen
Abteilung:
Management |Finanzbuchhaltung |Controlling |Verwaltung |Personalwesen
Deployment:
On-Premises
Integration:
Microsoft Dynamics NAV

Durch den Einsatz von DocuWare als zentrale Lösung zur Ablage von Dokumenten und ihrer Verarbeitung mittels Workflows konnten wir die Zeiten in der Rechnungsprüfung um 70 Prozent reduzieren. Und im Bewerbungsmanagement treffen wir Auswahlentscheidungen heute innerhalb weniger Tage.“

Jannik Watteroth
DMS-Projekteiter, Firmengruppe Harsch, Bretten

Prüfung über verschiedene Standorte hinweg

Nach Schulung aller involvierten Mitarbeiter/-innen begann man mit dem DMS-Einsatz zunächst in der Rechnungsprüfung. Insgesamt stattete das Unternehmen 160 Arbeitsplätze in allen Verwaltungsabteilungen mit zweiten Bildschirmen aus. Für das Scannen der Belege nutzen Mitarbeiter die bereits zuvor vorhandenen Multifunktionsgeräte. Von den mehr als 525 Mitarbeitern/-innen in verschiedenen Niederlassungen und Tochtergesellschaften arbeiten heute 170 mit DocuWare, viele davon über die ins ERP-System Navision integrierte Schnittstelle. Die Rechnungsprüfung ist damit meist innerhalb von drei Tagen abgeschlossen, selbst wenn verschiedene Rechnungspositionen über unterschiedliche Standorte hinweg freigegeben werden müssen. Skontofristen können dadurch besser eingehalten werden.

Vollautomatisches Bewerbermanagement

Schnell wurde der Einsatz der Lösung auf weitere Bereiche ausgeweitet und über 30 kleine und größere Prozesse abgebildet – zum Beispiel der hoch automatisierte Workflow zum Bewerbermanagement, welcher Bewerbungsverfahren optimal koordiniert. DocuWare legt zunächst sämtliche Unterlagen im digitalen Archiv ab und verschickt an Bewerber eine automatische Eingangsbestätigung. Die Unterlagen erscheinen anschließend je nach Status in den Aufgabenliste der Personalentwicklung oder der Abteilungsleiter, die Entscheidungen bezüglich der Anstellung treffen und diese direkt in den Workflow einpflegen. Dabei bildet das DMS sämtliche Arbeitsabläufe ab, vom Schreiben einer Absage bis hin zur Einstellung des neuen Mitarbeiters. Da sich Berechtigte dank DocuWare jederzeit einen schnellen Überblick verschaffen, konnte das Unternehmen sein Auswahlverfahren auf wenige Tage verkürzen. Benötigte Fachkräfte stehen bei Harsch damit schneller zur Verfügung.

Hin zur digitalen Personalakte

Der deutlich geringere zeitliche Aufwand wird in der Verwaltung sehr geschätzt. Das DMS ermöglicht es den Beschäftigten, effizienter zu arbeiten, obwohl sie ihre bisher gewohnten Arbeitsabläufe kaum ändern mussten. Mehr Sicherheit ist ein weiterer Vorteil. Beim Bewerbermanagement beispielsweise kann das Unternehmen dank DMS die erhöhten Anforderungen an den Datenschutz einfach gewährleisten. Auch die gesetzlich vorgeschriebenen Löschfristen werden automatisch eingehalten. In Zukunft will man deshalb sogar noch einen Schritt weiter gehen und nicht nur Bewerbungsmappen digital bearbeiten, sondern gleich die vollständig digitale Personalakte einführen.

Wir verwenden das DMS heute in vielfältigster Form: Im IT-Ticketsystem etwa melden Mitarbeiter Probleme direkt über ein Web-Formular, wodurch umgehend ein Workflow gestartet wird. Unsere IT-Mitarbeiter können das Problem daraufhin zeitnah lösen, gleichzeitig ist alles in DocuWare dokumentiert.“

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