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DocuWare Signature Service

Unterschreiben Sie Dokumente mit einer elektronischen Signatur und stellen Sie die Echtheit wichtiger Business-Dokumente sicher. Mit einer qualifizierten elektronischen Signatur sind Ihre Dokumente rechtskräftig und werden auch hohen Sicherheitsansprüchen gerecht.

Elektronische Signaturen für Dokumente im Workflow

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Das Dokument wird für fortgeschrittene und qualifizierte Signaturen direkt aus dem Workflow an einen externen Trust Service Provider geschickt. Ist die Identität geprüft und das Dokument unterzeichnet, wird es automatisch wieder an DocuWare übermittelt.

Im digitalen Büro gehören elektronische Signaturen inzwischen zum täglichen Geschäft. Elektronische Signaturen reduzieren die Papiermenge und vereinfachen den sicheren Dokumenten-Workflow in Ihrem Unternehmen.

Der DocuWare Signature Service sorgt dafür, dass Ihre Dokumente über einen anerkannten, geprüften Trust Service Provider signiert werden. 

Der DocuWare Signature Service bietet Ihnen maximale Geschwindigkeit und Flexibilität bei Einsatz von elektronischen Signaturen: 

  1. Binden Sie externe Signatur-Anbieter wie Validated ID oder DocuSign nahtlos in einen DocuWare-Workflow ein. Die Dokumente werden automatisch an den Dienstleister übermittelt und ebenso automatisch erhalten die Mitarbeiter eine Nachricht, wenn ein Dokument zur Unterschrift vorliegt.
  2. Sammeln Sie die Unterschriften zu einem Dokument von allen relevanten Mitarbeitern zeitnah ein.
  3. Fortgeschritten oder qualifiziert? Wählen Sie den Sicherheitslevel für die Signatur entsprechend Ihren Anforderungen. 
  4. Legen Sie die Zertifikate für eine Signatur beim externen Dienstleister zentral ab, so dass diese jederzeit abgerufen werden können.
  5. Speichern Sie das Dokument zusammen mit der Signatur revisionssicher im Archiv.

Know-how: Signaturverfahren und Sicherheitslevel

Um Dokumente in einem DocuWare-Workflow zu signieren, arbeitet DocuWare mit Signatur-Dienstleistern wie Validated ID oder DocuSign zusammen.

Die Signaturverfahren mit VIDsigner bieten folgende Möglichkeiten:

  • Remote. Wenn ein Dokument zum Unterzeichnen an Validated ID geschickt wird, erhält die jeweilige Mitarbeiterin eine Nachricht und gibt die Unterschrift zum Beispiel vom Smartphone aus per SMS-Code frei. 
  • Biometrisch. Ein Kunde unterschreibt auf einem Tablet. Biometrische Daten wie Schreibdruck und -geschwindigkeit werden erfasst und mit der Signatur in das Dokument eingebettet (Liste von unterstützten Geräten).
  • Zentralisiert. Der Benutzer hinterlegt einmal bei Validated ID ein Zertifikat, das seine Identität bestätigt. So kann sich der Benutzer von überall und jederzeit bei Validated ID authentifizieren und Dokumente unterzeichnen.

DocuSign sendet zum Signieren eine E-Mail mit einem Link zum Dokument. 

  • Der E-Mail-Empfänger hat verschiedene Möglichkeiten, sich bei DocuSign zu authentifizieren, um das Dokument zu signieren, zum Beispiel per Zugangscode (wie mit einem Passwort), per SMS oder Telefon oder über spezielle Wissensabfragen. 
  • Optional können Sie zusätzlich zu einer vollständigen Signatur auf der Signaturseite eines Dokuments auch Initialen auf verschiedenen Seiten einfügen.
  • Wenn mehrere Unterzeichner beteiligt sind, kann der Workflow automatisiert werden.
  • DocuSign erfüllt die internationalen Sicherheits- und Konformitäts-standards wie ISO 27001, GDPR, SSAE 18 (SOC 1 und 2) und mehr.

Einfach, fortgeschritten und qualifiziert

Signaturen unterscheiden sich durch ihren Sicherheitslevel. Der getippte Name unter einer E-Mail ist ein Beispiel für eine einfache Signatur. Eine fortgeschrittene Signatur muss verschlüsselt werden, wobei ein Teil des Schlüssels nur dem Unterzeichner zugänglich ist. Bei einer qualifizierten Signatur wird zusätzlich die Identität des Unterzeichners mit einem Zertifikat geprüft, das bei einem Signaturdienstleister hinterlegt ist.

 
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Auf jedem Level

Einfach, fortgeschritten oder qualifiziert - jede Signatur-Sicherheitsstufe lässt sich mit DocuWare realisieren.

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Für alle Bereiche

Der DocuWare Signature Service ist flexibel. Signieren Sie ganz unterschiedliche Dokumente wie Reisekostenabrechnungen oder Verträge.

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Zuhause in der Cloud

Wie DocuWare Cloud ist auch der DocuWare Signature Service bei Microsoft Azure gehostet. Einzige technische Voraussetzung für die Nutzung ist eine Internetverbindung.

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Signieren per Handy

Einfach gesagt, unterzeichnen Sie in DocuWare nur mit dem Smartphone. Der gesetzliche Rahmen dafür ist in der EU-Verordnung eIDAS festgehalten (Electronic Identification, Authentication and Trust Services).

Mehr über elektronische Signaturen mit DocuWare erfahren

White Paper

White Paper: Elektronische Signaturen mit DocuWare

Das White Paper zeigt Ihnen detailliert, welche Schritte die Beteiligten bei einer Signatur gehen, erläutert die verschiedenen Signaturmethoden und liefert technische Hintergrundinfomationen – für alle, die es ganz genau wissen wollen.

Webinar

So signieren Sie Ihre Dokumente digital – schnell, sicher, auf jedem Gerät

Dennis Buck, Regional Sales Director bei DocuWare, zeigt Ihnen, wie Sie Dokumente in DocuWare mit einer elektronischen Signatur unterschreiben und erläutert die Vorteile; von der Rechtssicherheit bis zum eingesparten Papier.

Mit dem DocuWare Signature Service starten

Für einen einfachen Start verwenden Sie die vorkonfigurierte Lösung „DocuWare für Elektronische Signatur“. Die wichtigsten Konfigurationen für digitale Signaturen wie Archiv, Workflow und Registrierungsformular sind bereits eingerichtet und können auch in einem bestehenden DocuWare System verwendet werden. Warten Sie nicht länger, damit auch Sie Dokumente zur Unterzeichnung an externe Dienstleister, Kunden, Partner etc. übergeben können.

Cloud

Der DocuWare Signature Service für die Anbindung von externen Signatur-Dienstleistern ist im Funktionsumfang von DocuWare Cloud enthalten.

Die Signatur-Zertifikate von externen Anbietern müssen zusätzlich erworben werden.

On-Premises

Für lokal installierte DocuWare-Systeme steht der DocuWare Signature Service als kostenpflichtiges Zusatzmodul zur Verfügung. Es ist die Lizenz für die Nutzung des Workflow Managers erforderlich.

Zusätzlich müssen die Signatur-Zertifikate von externen Anbietern müssen erworben werden.

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