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Su firma electrónica con DocuWare

Firme documentos digitales y garantice la autenticidad de la información comercial.
Con una firma electrónica cualificada, sus documentos son totalmente legales y cumplen con los requisitos de seguridad actuales.

Firmas electrónicas para documentos en un flujo de trabajo de DocuWare

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El documento se envía directamente desde el flujo de trabajo a un proveedor de servicios de confianza externo para su correspondiente firma. Una vez que se ha comprobado la identidad y se ha firmado el documento, este se envía automáticamente a DocuWare

En las empresas actuales, las firmas electrónicas ya forman parte del día a día de los negocios. Esto es bueno porque las firmas electrónicas (a veces llamadas "firmas digitales") reducen el uso del papel y simplifican el flujo de trabajo y la seguridad de los documentos.

El servicio DocuWare Signature garantiza que un proveedor de servicios de confianza haga la verificacion de cada firma digital en cada documento.

El servicio DocuWare Signature ofrece a su negocio mayor velocidad y flexibilidad a la hora de gestionar firmas digitales:

  1. Integre proveedores de firmas externos tales como Validated ID o DocuSign de forma sencilla en el flujo de trabajo de DocuWare. Los documentos se transfieren automáticamente entre DocuWare y su proveedor de servicios de confianza, y los empleados reciben notificaciones cuando un documento está disponible para su firma.
  2. Recopile las firmas electrónicas para un documento de todos los empleados relevantes directamente desde un flujo de trabajo.
  3. Seleccione niveles de seguridad avanzados o cualificados para la firma de acuerdo con sus requisitos establecidos.
  4. Almacene los certificados de firma, de forma centralizada con el proveedor de servicios externo para que puedan recuperarse en cualquier momento.
  5. Guarde el documento firmado en un archivo para el momento de las auditorías.

Proceso de firma y niveles de seguridad

Para firmar documentos en un flujo de trabajo de DocuWare, éste le ofrece la posibilidad de integrar al proveedor de validación de firmas como Validated ID o DocuSign.

Los procedimientos de firma con VIDsigner proporcionan las siguientes opciones:

  • Remoto. Cuando se envía un documento a Validated ID en un flujo de trabajo, el empleado responsable recibe un mensaje y libera la firma mediante un código SMS desde su smartphone.
  • Biométrico. Un cliente firma en una tablet. Los datos biométricos tales como la presión y velocidad de escritura se registran e integran con la firma en el documento (lista de dispositivos admitidos).
  • Centralizado. El usuario deposita un certificado con Validated ID que confirma su identidad una vez. Esto permite al usuario autenticar y firmar documentos en ValidatedID desde cualquier lugar y en cualquier momento.

El servicio DocuSign permite solicitar firmas mediante notificaciones vía correo electrónico.

  • Una vez llega la notificación, DocuSign ofrece múltiples métodos para autenticar al firmante, incluyendo el código de acceso (similar a una contraseña), un SMS, una llamada telefónica o la Knowledge Based Authentication.
  • Opcionalmente, también puede incluir iniciales en diferentes páginas además de una firma completa en la página de la firma del documento.
  • Se puede automatizar el flujo de trabajo con múltiples firmantes.
  • Este servicio adoptado globalmente cumple o incluso excede los estándares globales de seguridad y cumplimiento como ISO 27001, GDPR, SSAE 18 (SOC 1 y 2) y más.

Tres niveles de seguridad disponibles

Las firmas difieren en su nivel de seguridad. El nombre escrito en un correo electrónico o un sello de DocuWare son ejemplos de una firma simple. Una firma avanzada debe estar cifrada con parte de la clave accesible solo para el firmante. En el caso de una firma cualificada, la identidad del firmante también se comprueba con un certificado depositado con un proveedor de servicios de confianza.

 

 

data confidencial

Todos los niveles de seguridad

DocuWare gestiona los tres niveles de seguridad para firmas electrónicas: simple, avanzada y cualificada.

intuitivo

Para varias finalidades

La flexibilidad de DocuWare facilita el uso de las firmas electrónicas en gastos de viaje, contratos y demás.

en la nube

Producto en la nube

Al igual que DocuWare Cloud, el servicio DocuWare Signature está alojado en Microsoft Azure. El único requisito técnico es una conexión a internet.

acceso móvil

Preparado para la movilidad

DocuWare admite firmas electrónicas a través de un smartphones. Esto es legalmente aceptable a través de la regulación eIDAS (identificación electrónica, autenticación y servicios de confianza).

Más información sobre la firma electrónica con DocuWare

White Paper: Firmas Electrónicas con DocuWare

Este white paper le muestra en detalle los pasos de una firma, explica los diferentes métodos de firma y le ofrece información técnica de fondo, para todos aquellos que requieran información en detalle para tomar decisiones.

Firme sus documentos de forma digital, rápida, segura y desde cualquier dispositivo

Le mostramos en directo cómo integrar la firma digital directamente en los documentos del flujo de trabajo sin afectar la velocidad de los procesos de la empresa y beneficiándose de documentos legalmente válidos.

¿Cómo empezar a usar DocuWare Signature?

En la nube

El Servicio DocuWare Signature para la conexión de proveedores de servicios de firma externos se incluye en la funcionalidad de DocuWare Cloud.

Los certificados de firma de proveedores externos se deben adquirir por separado.

In situ

Para sistemas DocuWare instalados localmente, el servicio DocuWare Signature está disponible como un módulo adicional de pago. También se requiere la licencia para Workflow Manager.

Los certificados de firma de proveedores externos se deben adquirir por separado.

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