Consigue una oficina sin papel reduciendo los riesgos de seguridad y mejorando la eficiencia. DocuWare archiva de forma segura todo tipo de archivos en un sistema centralizado; desde documentos de Office y correos electrónicos hasta cartas en papel y archivos de tu ERP o CRM. Esto elimina los silos de información y las lagunas de formato, garantizando una recuperación instantánea y procesos seguros en cualquier momento.
Elimina los procesos en papel propensos a errores, la información incompleta y el acceso no controlado a los documentos. La minuciosa estructura de permisos de DocuWare, los procesos claramente definidos y los registros del sistema inalterables protegen contra la pérdida, el uso indebido y la manipulación de documentos, al tiempo que permiten una colaboración segura desde cualquier lugar.
Aprovecha los flujos de trabajo transparentes para realizar revisiones, aprobaciones y distribuciones coherentes. Con DocuWare, puedes realizar un seguimiento de todas las acciones realizadas en un documento a lo largo de todo su ciclo de vida. Esto garantiza la transparencia del proceso, el control de versiones y la responsabilidad de todas sus necesidades de gestión del cumplimiento.
¿Se acerca una auditoría? Consigue una preparación perfecta con todo lo necesario en un solo lugar. Los documentos relevantes para auditorías almacenados en DocuWare se pueden recuperar y poner a disposición para su revisión externa o interna con una pista de auditoría completa en sólo unos pasos.
Ante incendios, inundaciones o ataques malintencionados, las empresas que no estén preparadas pueden sufrir pérdidas muy graves. El archivado seguro de documentos con DocuWare Cloud favorece la continuidad del negocio durante emergencias, manteniendo la información confidencial protegida y accesible cuando más se necesita.
DocuWare registra todas las capturas, accesos, versiones y anotaciones de los documentos para que puedas hacer un seguimiento de todo el historial documental. Además, se documenta cada paso del flujo de trabajo, lo que hace que los procesos sean transparentes y rastreables incluso años después. Una auditoría nunca ha sido tan rápida y exhaustiva.
DocuWare utiliza una sofisticada estructura de permisos para gestionar documentos, funciones de usuario y niveles de acceso. Los administradores pueden asignar permisos específicos a los usuarios, garantizando que solo las personas autorizadas puedan acceder a los documentos o modificarlos. Este riguroso control fomenta el cumplimiento de normativas como RGPD e HIPAA.
Acceso seguro a los documentos en todos los sistemas. Utiliza DocuWare como archivador seguro para tu sistema ERP o correo electrónico. Proporciona acceso seguro a documentos y tareas desde Microsoft Teams y otras plataformas de colaboración.
Con el sistema de gestión documental resulta extremadamente fácil cumplir con la LOPD –algo especialmente importante para nosotros, ya que trabajamos con documentos muy confidenciales.
Con DocuWare Cloud, hemos resuelto varios problemas a la vez. Gracias a la digitalización, nuestro departamento de contabilidad trabaja de forma mucho más productiva. La disponibilidad centralizada de la información reduce las consultas internas y, por tanto, los tiempos de espera. Y el sofisticado sistema de derechos garantiza que sólo las personas autorizadas tengan acceso a los datos confidenciales.
