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Archivado de documentos seguro

Ahora más que nunca, su empresa necesita un hogar seguro y con protección para los documentos más importantes. La información de empleados, los registros financieros, los contratos y demás requieren un repositorio organizado, y seguro que proteja lo que no debe perderse, ser robado o ponerse en riesgo.

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Perspectivas críticas: Estándares de protección y seguridad para el archivado de documentos 2021

Este ebook gratuito cubre todo lo que necesita saber acerca de la seguridad, protección y estabilidad del archivado de documentos digitales.

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Los beneficios del archivado de documentos seguro

Cuando los documentos como facturas, solicitudes de empleo, contratos de proveedores, documentación de instalaciones o representaciones comerciales se archivan de forma segura y se organizan por completo, su organización puede protegerse a sí misma frente a litigios, fugas de información y pérdidas mientras que obtiene beneficios importantes gracias a la digitalización.

paperless

Cámbiese a una oficina sin papeles

La información digitalizada almacenada en archivos protegidos, supone la eliminación del papel en la oficina: se acabaron los documentos perdidos, los dolores de cabeza relacionados con la impresión y los archivadores abarrotados.

audit

Simplifique la preparación de auditorías.

El archivado seguro no solo supone saber dónde está todo sino también implica saber que todo está organizado, localizable y accesible para la preparación y entrega de auditorías.

compliance

Cumpla con las exigencias legales

Los estándares de cumplimiento de las normativas se han diseñado para proteger a las personas y empresas. Cuando se organizan y protegen los documentos, el cumplimiento de los estándares normativos se simplifica y acelera.

disaster

Sea precavido ante los desastres

Los desastres naturales o los ataques mal intencionados pueden destruir a las empresas que no estén preparadas. El archivado seguro apoya los procesos de recuperación frente a desastres naturales, para ayudarle a recuperarse ante estos imprevistos.

DocuWare es el hogar más seguro para sus documentos

DocuWare proporciona archivado, almacenamiento y búsqueda de documentos completos para organizaciones que requieren un repositorio seguro y protegido para la información comercial más importante.

Así es cómo la seguridad de DocuWare protege a nuestros clientes:

Flexibilidad de formato

Almacene documentos escaneados, archivos PDF, correos electrónicos, archivos de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), imágenes y mucho más.

Todo cifrado, todo protegido

Todas las transmisiones de datos se envían a través de HTTPS y todos los documentos cuentan con cifrado AES. Además, un sistema integral de derechos de acceso mantiene a los curiosos alejados de los documentos confidenciales.

Copias de seguridad resguardadas totalmente

Centros de datos de Microsoft Azure dedicados en Estados Unidos y Europa cuentan con reflejo de datos triple, además de redundancia externa en la misma región. La información nunca se pierde y la planificación de la recuperación frente a desastres se simplifica.

Trazabilidad y transparencia para las auditorías

Cada captura, versión y anotación de los documentos se registra para una trazabilidad completa, y cada paso del flujo de trabajo se registra para mantener la transparencia del proceso. Las auditorías nunca han sido más rápidas y completas.

Control de datos para cumplimiento de normativas

Los derechos de acceso y la organización rigurosa de la información aceleran el soporte de iniciativas estrictas de cumplimiento como las normas HIPAA, Sarbanes-Oxley y RGPD, y simplifican la planificación de políticas de retención para documentos confidenciales.

Se acabó la información incompleta

La indexación automatizada, fiable e integral garantiza que los documentos se organizan de forma precisa, procesable y que se pueden encontrar en el flujo de trabajo. Cada documento está completo y sin falta de datos.

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¿Qué documentos puede almacenar DocuWare de forma segura?

Finanzas y Contabilidad
  • Facturas
  • Pedidos de compra
  • Recibos de envíos
  • Notas de entrega
  • Hojas de cálculo de presupuestos
Recursos Humanos
  • Currículos
  • Certificaciones y credenciales
  • Informes de rendimiento
  • Documentos fiscales
  • Informes de gastos
Jurídico
  • Contratos y plantillas
  • Procedimientos operativos
  • Informes
Ventas y Marketing
  • Hojas de cálculo de productos
  • Folletos comerciales
  • Presentaciones y propuestas

¡Y mucho más!

¿Por qué las organizaciones eligen DocuWare para el almacenamiento de sus documentos?

Recupere lo que desee de forma instantánea

Búsqueda de documentos completa y rápida

Encuentre lo que desee de forma instantánea

Consiga cualquier documento de forma instantánea, buscando en el contenido completo o por los datos de indexación.

Simplifique el cumplimiento

Cumple con los estándares de normativas vigentes

Simplifique el cumplimiento

Proteja, organice e implemente procesos que dan soporte para cumplir con las normativas HIPAA, RGPD, SOC 2 y más.

Integración nativa con Microsoft Outlook

Integración nativa con Microsoft Outlook

Archive de forma segura el correo electrónico

Archive y organice de forma segura correos electrónicos comerciales importantes directamente desde Microsoft Outlook.

ERP and CRM integration for storing documents

Integraciones con su ERP o CRM

Aplicaciones conectadas

Conecte aplicaciones y acceda a documentos comerciales relevantes desde el contexto de su CRM, ERP y otras aplicaciones.

Casos de éxito: Archivado de documentos seguro

Gracias a DocuWare, la empresa pudo cumplir con su visión de tener un único repositorio de documentos, un único original, y de una sola versión. Hoy es posible acceder vía internet a todos los documentos y análisis de CADÍ en cualquier momento, puesto que el archivador online y seguro de DocuWare está siempre disponible. De esta manera, los comerciales ahorran mucho tiempo y pueden contestar a las preguntas de sus clientes en la misma llamada telefónica, sin tener que pedir la información requerida a la central de la empresa. Leer la historia del cliente.

País: España Sector industrial: Producción

Hoy se indexan todos los documentos entrantes y salientes por los empleados de la Inmobiliaria Colonial para guardarlos luego en el archivador central. Palabras clave como la empresa, el tipo de documento o el inmueble relacionado se pueden elegir desde listas de selección, o desde el propio contenido del documento, haciendo clic sobre una palabra relevante. En vez de tener que rastrear diferentes carpetas en el servidor, es suficiente un solo clic para encontrar un documento. DocuWare muestra el resultado en cuestión de segundos en una lista que se puede filtrar y clasificar a continuación. Leer la historia del cliente.

País: España Sector industrial: Inversiones inmobiliarias

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DocuWare ha obtenido los reconocimientos de seguridad, cumplimiento y usabilidad que importan para el archivado de documentos seguro.

Queremos mostrarle cómo funciona DocuWare

La mejor forma de mostrarle cómo pueden beneficiarse sus equipos de Ventas y Marketing con nuestra solución DocuWare, es mediante una demostración personalizada. Le mostraremos cómo funciona DocuWare y por qué resulta ideal para agilizar sus procesos internos y lograr mejor desempeño en sus empleados.