ARCHIVADO SEGURO Y LISTO PARA AUDITORÍAS

Protege y almacena documentos cumpliendo la legislación

¿La seguridad de los documentos y el cumplimiento normativo te causan problemas? DocuWare protege lo que no debe perderse, robarse ni ponerse en peligro, y te ayuda a garantizar que la información empresarial sensible sea siempre accesible y esté lista para auditorías.

Simplifica el cumplimiento de HIPAA, RGPD y otras normativas
Garantiza la confidencialidad de la información que lo requiera
Impulsa la continuidad del negocio

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Más de 20.000 clientes de todos los sectores confían en DocuWare

Seguridad unificada para todos tus documentos

Consigue una oficina sin papel reduciendo los riesgos de seguridad y mejorando la eficiencia. DocuWare archiva de forma segura todo tipo de archivos en un sistema centralizado; desde documentos de Office y correos electrónicos hasta cartas en papel y archivos de tu ERP o CRM. Esto elimina los silos de información y las lagunas de formato, garantizando una recuperación instantánea y procesos seguros en cualquier momento.

Colaboración segura con protección de datos eficaz

Elimina los procesos en papel propensos a errores, la información incompleta y el acceso no controlado a los documentos. La minuciosa estructura de permisos de DocuWare, los procesos claramente definidos y los registros del sistema inalterables protegen contra la pérdida, el uso indebido y la manipulación de documentos, al tiempo que permiten una colaboración segura desde cualquier lugar.

Ciclo de vida de los documentos y flujos de trabajo

Aprovecha los flujos de trabajo transparentes para realizar revisiones, aprobaciones y distribuciones coherentes. Con DocuWare, puedes realizar un seguimiento de todas las acciones realizadas en un documento a lo largo de todo su ciclo de vida. Esto garantiza la transparencia del proceso, el control de versiones y la responsabilidad de todas sus necesidades de gestión del cumplimiento.

Gestión de auditorías simplificada

¿Se acerca una auditoría? Consigue una preparación perfecta con todo lo necesario en un solo lugar. Los documentos relevantes para auditorías almacenados en DocuWare se pueden recuperar y poner a disposición para su revisión externa o interna con una pista de auditoría completa en sólo unos pasos.

Seguro ante catástrofes

Ante incendios, inundaciones o ataques malintencionados, las empresas que no estén preparadas pueden sufrir pérdidas muy graves. El archivado seguro de documentos con DocuWare Cloud favorece la continuidad del negocio durante emergencias, manteniendo la información confidencial protegida y accesible cuando más se necesita.

El hogar más seguro para tus documentos

Cuando los documentos empresariales como facturas, archivos de personal, contratos de proveedores y registros de clientes se organizan de forma segura, tu empresa puede protegerse de litigios, filtraciones y pérdidas al tiempo que aprovecha las ventajas clave de la digitalización. DocuWare proporciona las funciones clave y las herramientas de gestión documental para garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de tu información crítica, con una integración flexible para el almacenamiento seguro y el acceso desde cualquier aplicación.

24/7 Disponibilidad

100 % Integridad

100 % Confidencialidad

360° Conectividad

La información incompleta es historia

Los documentos archivados con DocuWare no se perderán en directorios caóticos ni en cuentas de correo electrónico personales. El archivado centralizado con datos de índice estructurados, combinado con potentes funciones de indexación y búsqueda de texto completo, garantiza que la información sea siempre fiable y completa en tiempo real.

Mantén los datos precisos, fiables e intactos

DocuWare registra todas las capturas, accesos, versiones y anotaciones de los documentos para que puedas hacer un seguimiento de todo el historial documental. Además, se documenta cada paso del flujo de trabajo, lo que hace que los procesos sean transparentes y rastreables incluso años después. Una auditoría nunca ha sido tan rápida y exhaustiva.

Control de datos para el cumplimiento de la normativa

DocuWare utiliza una sofisticada estructura de permisos para gestionar documentos, funciones de usuario y niveles de acceso. Los administradores pueden asignar permisos específicos a los usuarios, garantizando que solo las personas autorizadas puedan acceder a los documentos o modificarlos. Este riguroso control fomenta el cumplimiento de normativas como RGPD e HIPAA.

Seguridad integral de documentos en todo su ecosistema informático

Acceso seguro a los documentos en todos los sistemas. Utiliza DocuWare como archivador seguro para tu sistema ERP o correo electrónico. Proporciona acceso seguro a documentos y tareas desde Microsoft Teams y otras plataformas de colaboración.

Preguntas frecuentes

¿Cómo garantiza DocuWare la seguridad de los documentos archivados?

DocuWare emplea varias capas de seguridad, como cifrado, autenticación de usuarios y controles de acceso basados en funciones. La fiabilidad y el acceso ininterrumpido están garantizados por DocuWare como solución en la nube. Basada en Microsoft Azure, todos los datos se cifran mediante AES, se almacenan en centros de datos de alto rendimiento en la UE, EE.UU., Japón o Australia y se duplican tres veces en la región respectiva.

¿Qué tipos de documentos puede archivar DocuWare de forma segura?

DocuWare almacena y protege cualquier tipo de documento en cualquier formato y de cualquier origen. A continuación, algunos ejemplos:

Finanzas y contabilidad: facturas (electrónicas), órdenes de compra, portes, estados financieros
Registros de empleados: solicitudes, evaluaciones de rendimiento, nóminas y otros documentos de RR. HH.
Contratos: acuerdos legales y otros documentos vinculantes
Ventas: expedientes de clientes, pedidos y listas de precios
Correos electrónicos y sus archivos adjuntos: comunicaciones importantes que deben archivarse desde Outlook u otros clientes de correo electrónico para una gestión segura
Archivos de Microsoft Office: Word, Excel, PowerPoint, etc.
PDFs y documentos escaneados: versiones digitalizadas de documentos en papel

Todos estos documentos se almacenan con cifrado avanzado y controles de acceso para garantizar su seguridad y el cumplimiento de diversas normativas.

¿Cómo respalda DocuWare el cumplimiento de normativas como RGPD, HIPAA, etc.?

DocuWare incluye funciones diseñadas específicamente para cumplir los requisitos normativos. Estas funciones incluyen cifrado avanzado, registros de auditoría detallados y políticas de retención automatizadas. DocuWare también está certificado para varias normativas estándar, lo que garantiza que tus datos se manejen de acuerdo con los requisitos legales.

¿Se puede automatizar la conservación y eliminación de documentos con DocuWare?

Los requisitos legales suelen imponer periodos de conservación de hasta 10 años o más. El período de conservación de documentos en DocuWare puede personalizarse en función de los requisitos de cumplimiento o de las necesidades de su organización. Puedes establecer políticas de retención para gestionar automáticamente el ciclo de vida de sus documentos, garantizando que se conserven durante el plazo adecuado y se eliminen de forma segura cuando ya no se necesiten.

Con el sistema de gestión documental resulta extremadamente fácil cumplir con la LOPD –algo especialmente importante para nosotros, ya que trabajamos con documentos muy confidenciales.

Con DocuWare Cloud, hemos resuelto varios problemas a la vez. Gracias a la digitalización, nuestro departamento de contabilidad trabaja de forma mucho más productiva. La disponibilidad centralizada de la información reduce las consultas internas y, por tanto, los tiempos de espera. Y el sofisticado sistema de derechos garantiza que sólo las personas autorizadas tengan acceso a los datos confidenciales.

¿Quieres una gestión sencilla para la seguridad y el cumplimiento?

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Descubre cómo puedes aprovechar todo el potencial de DocuWare en sólo unos días. Bien si tienes preguntas como si necesitas orientación, nos comprometemos a ayudarte a explorar los mejores pasos a seguir.

Estaremos encantados de mostrarte DocuWare, ya sea en directo o a través de un experto en digitalización de nuestra red de partners en tu zona.