Más eficiencia gracias a la digitalización del proceso
Actualmente, las aproximadamente 100 facturas semanales se suben a la nube desde ambas ubicaciones de Osasuna: Los recibos en papel se escanean y las facturas digitales se transfieren a DocuWare mediante la integración con Outlook. A continuación, DocuWare captura automáticamente todos los datos de índice y archiva los documentos. En el flujo de trabajo posterior, el departamento de contabilidad distribuye las facturas digitalizadas a un total de siete departamentos, que las consultan en sus listas electrónicas de tareas pendientes y las aprueban con un sello digital. El sistema también envía notificaciones a los usuarios para que puedan iniciar la aprobación directamente desde el correo electrónico. En el último paso, el departamento de contabilidad consulta las facturas aprobadas en la pantalla y las contabiliza. Un total de doce empleados trabajan con DocuWare Cloud. Además de la aprobación de facturas, el club de fútbol también utiliza la solución para la facturación de suscripciones y la venta de entradas en taquilla.
La transformación digital aumenta la seguridad
La digitalización no sólo ha hecho más eficiente el proceso de aprobación. Como ahora la información está disponible de forma centralizada, los departamentos autorizados pueden ver las facturas de forma independiente y ya no tienen que preguntar al departamento de contabilidad. La trazabilidad también es más fácil: DocuWare registra quién aprobó qué factura y cuándo, y archiva los documentos relacionados, como actas de reuniones o planes presupuestarios. Al mismo tiempo, Osasuna pudo aumentar considerablemente la seguridad documental. En un club de primera división hay mucha información sensible, desde contratos de jugadores hasta honorarios de agentes. Con el sofisticado sistema de derechos de DocuWare Cloud, se pueden definir con precisión los derechos de acceso individuales. Basándose en la experiencia positiva, el club quiere ampliar el uso del sistema en los próximos años: En el futuro, no solo se integrará toda la gestión de contratos y personal, sino también la Fundación Osasuna, que participa en diversas actividades sociales. Todo ello con el apoyo de "LaLiga", que desde hace tiempo apuesta por la transformación digital y anima a sus socios a modernizar los procesos internos y externos.
