Gestión Documental (DMS)

Para muchas empresas, el uso de un sistema de gestión documental digitales (DMS) supone una notable simplificación de sus procesos de trabajo cotidianos y una valiosa ayuda en el manejo de documentos importantes. Las empresas de todos los sectores procesan enormes volúmenes de documentos en formato digital, pero también en papel. De hecho, los trabajadores consumen una media de unas 10.000 hojas de papel al año. En una empresa mediana con 100 o incluso 500 empleados, son cantidades inimaginables de documentos que se mueven dentro de la empresa.

Las empresas suelen trabajar mejor cuando la captura, el archivado, el acceso y la gestión de los documentos son rápidos y eficaces. Sin engorrosos flujos de trabajo, sin dificultades para buscar información, sin miedo a la pérdida de datos.

Probablemente su empresa piense lo mismo. Es posible que usted también haya reconocido la ineficacia de la gestión documental en papel y los tediosos procesos manuales. Estos procesos tienen un impacto negativo en la productividad. Sin embargo, es posible que ya sepa que existen otras soluciones para tramitar y gestionar estos documentos.

¿Quizás ya ha implantado una solución en su propia empresa y ya está cosechando los beneficios? Si no es así, ha llegado el momento de implantar urgentemente una solución de gestión de documentos digitales. Siga leyendo para conocer (casi) todo sobre las tareas de gestión documental y sus beneficios para su empresa:

• ¿Qué es la gestión documental?
• ¿Cómo ha evolucionado la gestión documental?
• ¿Cuáles son las ventajas de la gestión documental?
• ¿Dónde se puede aplicar la gestión documental?
• Siete pasos para la gestión documental en su empresa.
• Checklist para seleccionar un gestor documental.
• ¿Cómo apoya DocuWare la implantación de un sistema de gestión documental?
• Preguntas frecuentes sobre la gestión documental (DMS)

Document management software (DMS) is a digital solution that helps organizations process, capture, store, manage and track documents. By tightly managing your critical business information, you can develop processes that start, execute and complete in a stable, predictable, measurable way. It is almost impossible to design and implement reliable business processes and digital workflow without fully-featured document management software.

Some components of document management software include:

• The document repository. This is where the documents and associated data are stored. Depending on how you choose to set up your document management system, the repository may reside in the cloud or on-premises. Cloud options are typically more scalable and less expensive, though the regulatory compliance requirements of some industries may mandate that documents are stored on in-house servers.
• A document viewer. This is one of the main components of the user interface. It's where people can view documents and images on their computers or mobile devices. The best document management software can display PDF, JPG, TIF, CAD drawings and other image versions as well as show electronic documents in their native formats.
• Workflow tools. Workflow tools route documents to staff members or teams within your company or to customers or business partners outside of it. The best document management solutions offer options for optimizing and automating workflows to save time and money.
• Indexing for powerful search. Index data classifies documents and identifies document types. Indexing enables you to move documents through appropriate workflows and find them later. For example, you might need to find an invoice sent to Mr. Smith in July 2020. If documents are indexed by type, account number and date, you can search for all invoice documents from July 1 through July 31 of that year that contain Mr. Smith's account number.
• OCR capabilities. OCR stands for Optical Character Recognition. This is a technology that converts text from images into data that can be used by business software. For example, an OCR tool might pull all the pertinent information from a resume and load it into an applicant tracking system.
• Search tools. Search tools let your staff narrow results to find the document they need. Depending on your criteria and how your software is set up, you may be able to search by document type, index values, keywords and full-text.
• Integration options. Integration options let you use your document management system in combination with your accounting software, ERP or other solutions. For example, DocuWare has integrated with more than 500 applications, including QuickBooks, SAGE, Outlook and SAP.

Todos los gestores documentales se forman de componentes estándar. Entre ellas se encuentran:

• Captura y almacenamiento: procesa fácilmente los documentos procedentes de diversas fuentes, como escáneres e impresoras, para el sistema de gestión documental y los almacena de forma centralizada mediante un software de archivado.
• Acceso y seguridad de los documentos: establezca reglas inteligentes para los derechos de acceso a documentos específicos. Esto es especialmente útil para los documentos confidenciales a los que no todos los empleados deben tener acceso.
• Indexación y recuperación: Escanee e indexe automáticamente los documentos para facilitar su seguimiento y recuperación. La indexación puede hacerse de varias maneras, por ejemplo, asignando etiquetas únicas.
• Comparta los documentos: Comparta documentos en varios sistemas de forma segura y sin pérdidas.
• Colaboración: Varios trabajadores pueden editar documentos al mismo tiempo, sin embargo con el control de versiones se garantiza la última versión disponible.
• Inteligencia empresarial: Gestione, organice y acceda a los registros e información críticos para la empresa.
• Integración: los sistemas actuales cuentan con módulos de flujo de trabajo y pueden sincronizarse con otros sistemas para automatizar los procesos y reducir las ineficiencias

¿Es posible la gestión documental en la nube?

Los sistemas antiguos con tecnología obsoletos son estructuras in situ. Los sistemas actuales pueden utilizarse para la gestión de proyectos, recursos humanos (RRHH) y gestión de documentos digitales. Se adaptan a los dispositivos móviles, se basan en la nube y se pueden integrar.

Cada vez son más las empresas que pasan de los sistemas antiguos a las soluciones de gestión documental basadas en la nube, una evolución que no cesa. Gartner, Inc. señala: "El cambio a los sistemas basados en la nube ahorrará directa o indirectamente a las TI más de un billón de dólares en los próximos cinco años. Esto hace que la tecnología cloud sea una de las fuerzas más poderosas que han surgido desde los primeros días de la era digital".

El principal factor que contribuye a esta evolución es la "ligereza" de la nube: Los sistemas locales requieren actualizaciones, instalaciones y un mantenimiento regular. En cambio, los sistemas basados en la nube, que son rápidos y fáciles de implantar, requieren un mantenimiento mínimo.

Esta "facilidad" va acompañada de otras muchas ventajas, como la capacidad de ampliación y la optimización de la flexibilidad operativa. El resultado: un aumento de la eficiencia, la productividad y la flexibilidad, para lograr nuevos puntos de referencia en su empresa.

La eficiencia de costes de la nube

Los clientes valoran las soluciones de gestión documental basadas en la nube de DocuWare, por su rápida implementación, flexibilidad y beneficios a largo plazo. Los costes totales de una solución en la nube son muy inferiores a los de una solución equivalente en local.

1. Sincronizar y compartir archivos de empresa

Es el tipo de sistema más básico y rentable para sincronizar, almacenar y compartir documentos, imágenes y vídeos en varios dispositivos. Algunas soluciones también permiten compartir documentos y hacer un seguimiento de las versiones. Sin embargo, la simplicidad de este sistema tiene sus limitaciones: sólo ofrece un control limitado o nulo sobre los flujos de trabajo.

Puede existir como software de gestión documental o como una solución basada en la nube, por lo que los archivos pueden almacenarse localmente o en una nube privada. Muchas empresas prefieren la segunda opción debido a los riesgos de seguridad asociados a las nubes públicas. Ejemplos típicos de soluciones basadas en la nube son Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive y Box.

2. Gestión de contenidos empresariales (ECM)

ECM es un término que engloba las tecnologías de gestión documental y de automatización del flujo de trabajo. Ejemplos típicos de un ECM son la automatización de la información, el procesamiento de imágenes, la gestión de documentos, los flujos de trabajo digitales, la gestión de contenidos web y la gestión de contenidos sociales.

Estos sistemas están más alineados con los procedimientos y procesos de una empresa y son adecuados para la gestión de contenidos y la consecución de objetivos empresariales. Las empresas adquieren la capacidad de capturar, almacenar, organizar, acceder y compartir información. Además, estos sistemas están profundamente integrados en la infraestructura informática de una empresa, con un enfoque en la optimización de los flujos de trabajo y la automatización de los procesos.

Sin embargo, muchos sistemas de ECM son enormes, complicados y caros, y no están adaptados a su negocio ni a sus procesos. Esto se debe a que suelen estar diseñadas para grandes empresas.

3. Servicios de contenidos modernos

Gartner define los servicios de contenidos de la siguiente manera:

"Los servicios de contenido son servicios y microservicios que están integrados en un conjunto de productos o disponibles como una aplicación independiente. Se caracterizan por un uso común de APIS y directorios y son adecuados para diferentes propósitos y casos de uso en una organización".

En pocas palabras, los servicios de contenidos consisten en un ecosistema de sistemas o aplicaciones más pequeños y con fines específicos. Las plataformas de servicios de contenidos tienen sus propios directorios y pueden conectarse fácilmente a otras aplicaciones a través de una API.

Los modernos servicios de contenidos son el punto intermedio ideal entre los dos niveles anteriores: son rentables y al mismo tiempo ofrecen soluciones individuales para optimizar determinados procesos. Ejemplos de ello son las soluciones en la nube preconfiguradas para la incorporación de nuevos empleados o para el procesamiento de facturas de DocuWare.

Una de las ventajas particulares de los servicios de contenidos es la capacidad de adaptarse a los cambios en la normativa de cumplimiento y, al mismo tiempo, ser escalables. Sin embargo, la explicación de los Servicios de Contenido sólo es completa si se conoce la evolución de ECM: esta evolución llevó a lo que ahora llamamos "Servicios de Contenido".

La evolución del ECM a los servicios de contenidos

Así, los sistemas ECM pasaron de ser sistemas complejos y estandarizados a servicios de contenidos. El resultado fue un cambio de los antiguos sistemas in situ a los nuevos sistemas basados en la nube, adecuados para los dispositivos móviles y caracterizados por la interconexión.

Este cambio natural llevó a Gartner a hablar de la "muerte del ECM" y su sustitución por los "servicios de contenidos". Los críticos afirmaron que Gartner no tenía derecho a cambiar el nombre de ECM de forma arbitraria. Además, lo único que cuenta es el uso por parte de los clientes.

Independientemente de este debate, se han establecido servicios de contenido que aumentan las ventajas del gestor documental.

1. Menos papel: menos costes y menos esfuerzo gracias a la gestión digital de documentos

Implantar un gestor documental es el primer paso para cambiarse a una oficina sin papeles y liberarse de procesos ineficientes en el manejo de documentos en papel:

• Se ahorra tiempo en la búsqueda de archivos y se puede organizar e identificar fácilmente el contenido. Esto le deja más tiempo para las tareas de valor añadido.
• No es necesario crear varias versiones del mismo documento para compartirlo. En su lugar, se almacena una versión maestra en una ubicación central que se puede recuperar fácilmente.
• El papel por sí solo cuesta mucho dinero, sumado a los costes de compartir, archivar y almacenar los documentos en papel. El almacenamiento digital de documentos y la digitalización de los sistemas internos en papel ahorran costes de impresión y operativos.
• Los procesos de aprobación de documentos en papel son lentos. Con un DMS, usted unifica sus procesos internos y externos.

2. Cumplimiento y seguridad a través de un gestor documental

Almacenar correctamente documentación crítica es esencial para la continuidad del negocio. También garantiza que no se pongan en riesgo las relaciones con los clientes por la pérdida de datos importantes.

Con un gestor documental, los datos confidenciales están asegurados y protegidos mientras se comparten dentro de la empresa (gestión documental a prueba de auditoría). Ofrece una gran seguridad de los datos gracias a las potentes medidas de recuperación de desastres.

Controlar el acceso a los documentos

Usted tiene el control sobre quién puede ver, editar y compartir información asignando derechos de usuario y de administrador. Por ejemplo, si un contrato está destinado exclusivamente a un determinado empleado de ventas, puede definir los derechos de acceso correspondientes.

Preparado para las peores situaciones: Consejos para la gestión documental

Los centros de datos fallan, las catástrofes naturales suceden sin avisar: basta pensar en las inundaciones o los incendios forestales. Si todos sus documentos están en un archivador o en un disco duro, se perderán irremediablemente.

El riesgo de una catástrofe así es pequeño, pero ¿por qué correr un riesgo evitable? En su lugar, cree varias copias de seguridad con un gestor documental. Así, su empresa volverá a ponerse en pie rápidamente incluso en caso de catástrofe.

Proteja sus datos

Por último, puede estar seguro de que sus datos cumplen con normativas de RGPD vigentes. El incumplimiento de esta normativa puede acarrear graves sanciones.

1. Gestión documental en recursos humanos

Hay que tomar decisiones importantes en RRHH, como la contratación, los procesos de incorporación y la gestión de los empleados.

Un gestor documental apoya a los responsables de RRHH en estas importantes áreas capturando automáticamente los registros de los empleados y los documentos de la empresa en un repositorio central (archivando los documentos a través de un software de archivado automático). Desde aquí, los responsables de RRHH pueden crear flujos de trabajo sencillos y gestionar estas importantes áreas. Ejemplos:

• Identificar a un nuevo empleado es sencillo porque las solicitudes y los correos electrónicos pueden almacenarse en una ubicación central y ser fácilmente accesibles. La información fluye sin problema entre los miembros del equipo.
• El proceso de incorporación de los empleados se agiliza, ya que los gestores pueden crear flujos de trabajo digitales para todos los nuevos empleados enviando, por ejemplo, correos electrónicos automáticos de bienvenida y orientación.

2. Gestión documental en finanzas y contabilidad

Aumentar la eficiencia en las áreas de finanzas y contabilidad, cuentas por cobrar/pagar y auditoría financiera.

Cuentas por pagar

Aplicar nuevas normas en las cuentas por pagar:

• Captura rápida y sencilla de facturas en papel y electrónicas
• Asigne documentos a estructuras de archivos predefinidas para facilitar su recuperación
• Cotejo automático de facturas y pedidos
• Flujos de trabajo únicos para el proceso de aprobación
• Elimine los errores humanos, reduzca la carga de trabajo de procesamiento de facturas y elimine la introducción manual de datos

Cuentas por cobrar

Acelere la gestión de facturas vinculando los documentos relacionados al procesamiento de pedidos. Esto le permite crear y procesar facturas más rápidamente, realizar un seguimiento y gestionar los pagos. Por ejemplo, puede combinar la facturación con flujos de trabajo de aprobación.

Auditoría financiera

Por último, puede almacenar registros completos y seguros de todas las transacciones comerciales para facilitar las auditorías financieras. Esto incluye correos electrónicos, contratos y otros datos confidenciales. Puede acceder a esta información inmediatamente cuando la necesite.

3. Gestión documental en marketing y ventas

Según un estudio de CSO Insights, "el 88% de los profesionales de ventas no pueden acceder a materiales clave en sus smartphones." El resultado: ciclos de venta más largos y pérdida de negocio.

Con un gestor documental, este problema puede resolverse de la siguiente manera:

• Captación de clientes potenciales mediante formularios web, que pueden remitirse al equipo de ventas correspondiente.
• Digitalice los documentos entrantes y salientes y guárdelos con garantías  y segun períodos de conservación.
• Almacene materiales importantes de marketing y ventas en un archivo digital recuperable.
• Comparta de forma segura documentos e información importantes entre los miembros del equipo.

Esto da a sus empleados más poder de decisión, aumenta la productividad y optimiza el marketing y las ventas.

Diese Checkliste zur Auswahl eines Dokumentenmanagement-Systems hilft Ihnen bei der Entscheidung, welche Software Ihre individuellen Anforderungen an Sicherheit, Compliance und Datenschutz am besten erfüllt:

Utilice esta lista de comprobación para realizar una evaluación justa de las distintas ofertas disponibles, para el almacenamiento seguro de sus documentos. La lista le ayudará a encontrar la mejor solución para sus necesidades específicas.

La gestión de documentos digitales es la administración de documentos electrónicos basada en bases de datos. DocuWare se ha especializado en ello desde su fundación en 1988 y, desde entonces, ayuda a las empresas a minimizar los documentos en papel. La razón es sencilla: la gestión tradicional de documentos no sólo es costosa y propensa a daños, sino también ineficaz. Esto puede confirmarlo cualquiera que haya tenido que buscar en varios archivadores para encontrar un documento concreto.

Además, sin procesos empresariales digitalizados, casi nada funcionará en el futuro. Por eso no hay forma de evitar la gestión electrónica de documentos. Los procesos digitales son sencillamente más rápidos y cómodos, ahorran costes y evitan errores, porque la gestión documental digital permite acceder directamente a todos los documentos desde un PC, un smartphone o una tableta. La información importante siempre está a mano en cuanto se necesita. Ya no es necesario buscar en archivadores: basta con hacer clic con el ratón para que la función de búsqueda se inicie y ofrezca resultados inmediatamente.

Indexación de documentos

En lugar de utilizar pestañas dentro de las carpetas de archivos para encontrar los documentos más rápidamente, DocuWare utiliza la indexación a nivel de documento para la gestión documental digital. Permite vincular varios documentos a un mismo término de búsqueda. Así, alguien que busque un contrato relacionado con un gran proyecto sólo podrá buscar en los documentos indexados con el nombre del proyecto.

Quienes no sepan organizarse apreciarán la sencillez de las plantillas de carpetas digitales. Un archivador simplemente no puede competir, y lo mejor de todo es que cambiar el nombre de las carpetas con DocuWare es rápido y sencillo, sin necesidad de goma de borrar ni Tippex.

Mayor seguridad

Archivar documentos en DocuWare es tan fácil como encontrarlos. Una carpeta electrónica también puede contener cientos de archivos en los que se recopilan documentos. Si siguen llegando documentos en papel a la empresa, pueden escanearse y añadirse también a DocuWare. Incluso un gran número de documentos puede digitalizarse rápidamente con el equipo de escáner adecuado.

Técnicamente hablando, los archivadores pueden cerrarse con llave, pero esto sólo proporciona una seguridad limitada. Un sistema moderno de gestión documental como DocuWare utiliza el cifrado de datos para proteger los documentos de accesos no autorizados. De hecho, es mucho más fácil forzar la cerradura de un archivador que piratear los datos almacenados en DocuWare.

Lo mismo ocurre si los datos se gestionan en la nube, lo que puede hacerse sin problemas. Esto se debe a que DocuWare, como primera solución SaaS real, siempre está técnicamente actualizada y se basa en el mismo código tanto en la nube como en local. Esto hace que el cambio a la solución en la nube sea muy fácil, de modo que la transformación digital de la empresa pueda tener lugar al ritmo adecuado.

Uno de los retos de la gestión documental es el enrutamiento rápido y fiable de todos los documentos. Si esto se sigue haciendo en papel, rápidamente se incumplen plazos, hay fallos de comunicación, se pierden documentos y se pierden descuentos. DocuWare pone remedio a esta situación con flujos de trabajo automatizados que garantizan que todos los procesos se ejecuten con rapidez y, al mismo tiempo, protegen los documentos de accesos no autorizados. Los documentos creados en un sistema ERP o en aplicaciones de Microsoft Office también pueden integrarse perfectamente en la gestión de documentos. Gracias a la integración de la firma electrónica, ya no hay motivos para utilizar papel en la oficina.

¿Qué es la gestión documental?

La gestión de documentos, también abreviada como DMS, es la administración apoyada en bases de datos de documentos electrónicos, que inicialmente sólo solían estar disponibles en papel y que se digitalizaban con la ayuda de un gestor documental.

¿Quién necesita un sistema de gestión documental?

Un sistema de gestión documental permite administrar de forma centralizada todos los documentos electrónicos y en papel de la empresa. El uso de un DMS es recomendable para todas las empresas con un volumen diario de documentos de medio a alto, así como para las empresas que conceden un gran valor a la protección de sus datos documentales.

¿Por qué un sistema de gestión documental?

Gestionar una gran variedad de documentos requiere mucho trabajo y tiempo, sobre todo si los tramitan varias personas en distintos lugares y con programas diferentes. Incluso los documentos digitales suelen imprimirse, reenviarse, comprobarse y finalmente archivarse. Para que todos estos procesos sean más eficaces y ahorren costes, un sistema de gestión de documentos es la solución ideal.

¿Qué procesos abarca la gestión documental?

El uso de software de este tipo ahorra tiempo y dinero, ya que con un buen sistema de gestión documental se pueden asignar todos los procesos empresariales, desde la emisión de facturas entrantes y el procesamiento de las consultas de los clientes hasta los flujos de trabajo en la gestión de la calidad y el almacenamiento final de los documentos.

¿Cómo funciona un sistema de gestión documental?

Un sistema de gestión de documentos traza el ciclo de vida completo de un documento operativo. Comienza con la captura automatizada o el escaneado de documentos. A continuación, la información y los metadatos archivados electrónicamente se estructuran, distribuyen y procesan. Al final del ciclo, los documentos se archivan de conformidad con la legislación y a prueba de auditorías y, si es necesario, se eliminan manual o automáticamente.

¿Qué sistema de gestión documental es mejor?

A la hora de elegir un DMS, es importante asegurarse de que el sistema puede adaptarse individualmente a los requisitos de la empresa o de que es concebible el uso de sistemas preconfigurados. Es aconsejable informarse previamente sobre la integración completa en la nube por parte del proveedor correspondiente, la disponibilidad global de la infraestructura, la sencillez de la aplicación, así como el cumplimiento de las exigencias de seguridad y protección de datos. También es importante el grado en que el gestor documental puede integrarse con las aplicaciones existentes.