PROCESAMIENTO AUTOMÁTICO DE FACTURAS

El procesamiento de facturas que funciona

¿Facturas estancadas en algún punto del proceso de aprobación? Con DocuWare, el procesamiento de facturas se acelera.

Archivado a prueba de auditorías
Flujo de trabajo automatizado
Control y transparencia total

Contáctanos Empieza el tour

Más de 20.000 clientes de todos los sectores confían en DocuWare

Una ubicación centralizada para todas las facturas

Sube las facturas a DocuWare para extraer y procesar automáticamente los datos de inmediato. Ya sea en papel, por correo electrónico o XML: todos los formatos de factura se almacenan en DocuWare, se protegen contra pérdidas y la solución puede aplicar tus normas y políticas empresariales para ayudarte a cumplir los requisitos legales.

Aprobación de facturas sin retrasos

Usa los flujos de trabajo dinámicos para comprobar y aprobar facturas y enviarlas a terceros externos o directamente a tu sistema contable. También puedes configurar niveles de autorización para cada tipo de factura, garantizando que se aprueben solo con los permisos adecuados. Esto elimina los largos tiempos de espera y garantiza un pago rápido y sin errores.

Documentación contable y facturas al alcance de la mano

Encuentra facturas y documentos asociados al instante mediante datos de índice o búsqueda por palabras clave o mejor aún; directamente mediante “atajos” por teclado desde cualquier programa. DocuWare no sólo te permite seguir fácilmente los pasos del procesamiento y las decisiones en tiempo real, sino también estar perfectamente preparado para las auditorías.

Simplifica todo tu proceso de facturación

Archiva facturas de forma segura, apruébalas en cualquier momento y controla los cierres de mes con facilidad: Con DocuWare, puedes organizar el procesamiento de tus facturas de forma rápida y precisa.

Capturar

Validar

Aprobar

Exportar

Seguir

Archivar

Reduce al mínimo la introducción de datos manual y automatiza

¡La introducción de facturas nunca fue tan fácil! Independientemente de si transfieres facturas desde tu correo electrónico a DocuWare o escaneas facturas en papel: Te beneficias de la tecnología OCR que lee y extrae con precisión todos los datos de la factura.

Evita el trabajo adicional y pagos incorrectos

Antes de que las facturas pasen por el proceso de validación, se realiza una comprobación en segundo plano. Sólo es necesario intervenir si se detectan errores, por ejemplo, con duplicados, errores de cálculo o proveedores que no están almacenados en el sistema.

Aceleración del flujo de caja con flujos automatizados

Independientemente del número de personas que intervengan en un proceso de facturación: los flujos de trabajo automatizados, los recordatorios y el acceso móvil desde cualquier lugar garantizan procesos fluidos. La automatización también permite una mejor asignación de tareas y elimina cuellos de botella innecesarios en el proceso de facturación. La conciliación automática de las facturas con otros datos y documentos, como pedidos y albaranes, también optimiza el flujo de caja.

16_GIF_Approval_workflow_for_purchase_requisition

Interacción perfecta con tu ERP o sistema contable

Puedes asignar cómodamente tus facturas a una cuenta en DocuWare para transferir posteriormente todos los datos contables a tu ERP y obtener la máxima precisión, en lugar de tener que introducir los datos dos veces. Por supuesto, también puedes transferir las facturas a tu asesor fiscal o a terceros externos para realizar la contabilidad.

Control total de todas las facturas

¿Qué facturas están pendientes? ¿Dónde hay que hacer ajustes? Resuelve rápidamente los problemas contables, recibe actualizaciones de estado automatizadas y accede a los documentos de facturación con tan sólo un clic, en cualquier momento y directamente desde tu software contable.

Cumple con la normativa legal y pasa tu auditoría sin problemas

El cumplimiento de la normativa legal tiene máxima prioridad a la hora de procesar facturas. DocuWare cuenta con múltiples certificaciones y no sólo almacena los documentos segun lo establecido en la ley, sino que también los protege de forma segura contra pérdidas o alteraciones.

Preguntas frecuentes

¿Qué pasos hay que seguir para procesar automáticamente facturas con DocuWare?

La automatización de facturas con DocuWare es flexible y puede adaptarse a las necesidades individuales de tu empresa. Un flujo de trabajo típico para procesamiento de facturas incluye la recopilación de facturas mediante importación por correo electrónico o escaneado, la extracción de los datos de las facturas mediante tecnología OCR, la comprobación de los datos de las facturas en busca de duplicados u otros errores y, a continuación, su reenvío a los departamentos correspondientes para su aprobación. También es posible realizar sin problemas aprobaciones totalmente automáticas en varias fases. A continuación, las facturas se pueden preasignar de forma opcional y los datos de contabilización completos se transfieren a tu ERP o de sistema contable.

¿Cómo gestiona DocuWare con inteligencia artificial los distintos formatos de factura?

No importa si necesitas procesar facturas en papel, por correo electrónico o en otros formatos: Con DocuWare, este proceso no sólo es seguro, sino también funciona siempre de la misma forma. Te beneficias de la tecnología OCR, que incluye funciones de inteligencia artificial capaces de leer y extraer datos de una amplia gama de formatos de factura, como PDF, TIFF, JPEG y muchos más. DocuWare también está alineado con las normativas legales sobre facturación electrónica específicos de cada país.

¿Cómo utilizar DocuWare para garantizar el cumplimiento de la normativa?

DocuWare contribuye al cumplimiento de la normativa creando un registro de auditoría de cada paso del proceso de facturación. El sistema registra quién ha accedido a cada factura, cuándo lo ha hecho y qué acciones se han llevado a cabo. DocuWare también garantiza que la información confidencial se almacene de forma segura y durante el período de tiempo legalmente requerido.

¿Cómo se integra DocuWare con nuestros sistemas informáticos y procesos empresariales existentes?

DocuWare se integra a la perfección con los sistemas informáticos y procesos empresariales existentes. Incluye sistemas contables y ERP comunes como SAP, Oracle y DATEV, así como herramientas colaborativas como el correo electrónico, SharePoint y Microsoft Teams. Esto facilita el intercambio de facturas y la colaboración con terceros.

¿Cuánto tiempo se requiere para comenzar con la automatización del procesamiento de facturas?

DocuWare ofrece plantillas y configuraciones fáciles de usar para diversos escenarios de aplicación, por lo que podrás empezar a trabajar en sólo unos días. Por supuesto, DocuWare también puede personalizarse, ya que estas plantillas se basan en un modelo probado que puede adaptarse a los distintos flujos de trabajo, según las necesidades de cada empresa.El tiempo necesario para implantar DocuWare depende de la complejidad de los requisitos de cada empresa.

¿Para qué tamaños de empresa ofrece DocuWare una solución de procesamiento automático de facturas?

Gracias a sus precios flexibles y a su arquitectura escalable, DocuWare es adecuado para empresas de todos los tamaños, desde start-ups hasta grandes corporaciones, que deseen optimizar su procesamiento de facturas.

¿Por qué DocuWare? Nuestra diferencia en el procesamiento automático de facturas

DocuWare combina tecnología avanzada, fiabilidad y experiencia. A diferencia de otros sistemas, se adapta a los flujos de trabajo reales de tu organización, con capacidad para escalar según las necesidades de cada empresa en cada etapa.

Gracias a la incorporación de inteligencia artificial (IA), es posible automatizar y optimizar procesos como la extracción y validación de datos. Esto no solo mejora la productividad del equipo, sino que también impulsa la rentabilidad de tu departamento financiero.

Entre otras ventajas destacan el soporte local, el cumplimiento normativo y la integración con tu ERP.

DocuWare es la opción elegida por miles de empresas que buscan confianza, automatización y resultados desde el primer día.

¿La implementación es sencilla? ¿Dispone de soporte local en España?

Implementar DocuWare es rápido y sencillo. Gracias a una interfaz intuitiva y a modelos de implementación flexibles, tus empleados podrán empezar a trabajar con la solución en solo unos días, sin necesidad de largas formaciones ni interrupciones en los procesos diarios.

Además, cuentas con el respaldo de nuestra red de expertos y partners locales en toda España, que te acompañarán en cada paso para adaptar DocuWare a las necesidades específicas de tu empresa.

Con la lectura automática de los datos contables ahorramos una cantidad de tiempo increíble. Hoy, nadie en nuestra empresa tiene que picar los datos manualmente en el sistema de contabilidad.

Gracias a DocuWare, hemos podido simplificar considerablemente el procesamiento de las facturas entrantes. Los procesos rápidos y transparentes reducen nuestros costes internos. DocuWare es, por tanto, una de las soluciones informáticas estratégicas en Ingeteam.

¿Listos para un procesamiento de facturas que funciona?

¡Contacta con nosotros y conoce mucho más!

Descubre cómo puedes aprovechar todo el potencial de DocuWare en sólo unos días. Tanto si tienes preguntas como si necesitas orientación, nos comprometemos a ayudarte a explorar los mejores pasos a seguir.

Estaremos encantados de mostraros a ti y a tu equipo DocuWare, ya sea en directo o a través de un experto en digitalización de nuestra red de partners en tu zona.