Por esto se quería automatizar este proceso cuando la empresa decidió cambiar su sistema de contabilidad a Sage. Unas semanas antes, Casa Carmen había invertido ya en un nuevo equipo multifunción de Ricoh, y había comprado la solución DocuWare junto con él. En un principio, sólo estaba pensado para escanear los albaranes. Sin embargo, la consulta con el Partner Autorizado de DocuWare dejó claro que la solución Cloud también era perfectamente adecuada para la lectura y el archivo automáticos de las facturas entrantes. En consecuencia, los especialistas en gestión documental se pusieron a trabajar, y configuraron el sistema para su completa integración en Sage.
Sincronización automática de los datos entre DocuWare y Sage
En menos de 30 días, la solución estuvo configurada, probada y plenamente operativa. Hoy, las facturas entrantes se siguen recibiendo en un buzón electrónico, pero se transfieren directamente desde allí a DocuWare, donde se realiza la lectura automática. En cuestión de segundos, el sistema reconoce todos los datos relevantes para la contabilidad, como la organización del destinatario, el nombre del proveedor, el número de identificación fiscal, la fecha de la factura, los tipos de IVA y todos los importes. Como DocuWare también organiza el almacenamiento posterior de los documentos, el trabajo de los contables se reduce a la mera comprobación de los datos de lectura y a la asignación de las cuentas contables correspondientes. Dos veces al día el sistema de gestión documental genera un archivo de exportación con la información recién leída de las facturas. Sage lee esta información y genera todos los asientos contables pertinentes. Para acceder a los documentos originales más adelante, los empleados hacen uso de la sencilla interfaz de DocuWare. Utilizando diferentes campos de búsqueda, los documentos requeridos aparecen en la pantalla con un sólo clic del ratón. Un total de siete empleados de la administración central trabajan ya todos los días con la nueva solución de gestión documental.
Costes de personal estables a pesar de la fuerte expansión
Gracias a DocuWare, el tratamiento de las facturas recibidas se ha simplificado considerablemente, y se han minimizado las fuentes de error. Como resultado, los empleados tienen más tiempo para otras tareas, algo que se necesita urgentemente en la actual fase de fuerte crecimiento empresarial. Mientras que en el pasado todos los contables se dedicaban de forma exclusiva a la contabilización manual de las facturas, hoy pueden asumir otras tareas, como la planificación financiera. Al mismo tiempo, a pesar de la fuerte expansión, la empresa pudo prescindir de nuevas contrataciones o de servicios de contabilidad externos, y mantener así los costes estables.
