SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

Agiliza los procesos de calidad con un software de gestión documental

¿Altos costes por revisión de documentos y preparativos estresantes para auditorías? DocuWare guarda tus documentos de forma organizada y accesible. El control de documentos y los flujos de trabajo estandarizados maximizan la eficacia, mejoran el cumplimiento normativo y aportan una ventaja competitiva clave a tu empresa.

Reduce los errores, los riesgos y el esfuerzo manual
Archivado seguro y control de documentos
Simplifica la preparación de auditorías y la gestión de certificaciones ISO
Impulsa la mejora continua

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Más de 20.000 clientes de todos los sectores confían en DocuWare

Documentación: segura, centralizada y siempre actualizada

Despídete de los silos de información, los procesos manuales y el uso de papel y gana eficiencia con la automatización de procesos de calidad.

DocuWare centraliza todos los documentos relacionados con la gestión de calidad en un repositorio inteligente de documentos. Saca provecho de un archivado seguro, información vinculada de forma lógica, control de versiones y rápida disponibilidad, conforme a las normas y en cualquier ubicación. 

Mejora la colaboración y el flujo de información en la gestiónde calidad

Agiliza los procesos de tu empresa con un sistema de gestión de calidad con flujos de trabajo personalizables, que garantizan la distribución y aprobación oportunas de los documentos. DocuWare dirige los documentos a las personas adecuadas, controla las fechas de vencimiento y proporciona actualizaciones en tiempo real durante todo el ciclo de vida de los documentos.

Ahorra tiempo y prepárate para las auditorías de calidad

Gestionar el cumplimiento de las normas ISO 9001, ISO 27001 y otras normas reguladoras y preparar auditorías externas o internas no debería ser un proceso complejo ni lento.

DocuWare proporciona registros de auditoría completos, notificaciones puntuales, control de versiones e información al alcance de la mano, todo ello protegido por sólidos controles de acceso.

Nuestro sistema de gestión de calidad (SGC) reúne los elementos clave para que tu compañía pueda auditar con éxito: control, orden, automatización y disponibilidad inmediata.

Control de documentos y automatización del flujo de trabajo para una gestión eficaz de la calidad

Para cumplir la norma ISO 9001 y otras normativas, debes asegurarte de que las listas de comprobación, las instrucciones del proceso, los planes de calidad o incluso las evaluaciones de proveedores estén disponibles, sean accesibles y se archiven de forma segura.

Una gestión de calidad total exige precisión y trazabilidad. Con DocuWare, aseguras que tu organización cumpla con las expectativas regulatorias y de tus clientes, evitando errores, pérdidas de información o versiones desactualizadas.

Protege los documentos importantes de pérdidas, accesos no autorizados o cambios involuntarios y asegúrate de que solo estás usando la última versión.

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Controla

Integra

Formularios digitales para cada necesidad

Transforma la gestión de calidad con formularios digitales para reducir el tiempo, el esfuerzo manual y los errores. Utiliza su flexibilidad para crear tu documentación de políticas, listas de comprobación de auditorías o registros de no conformidad, o simplemente para recopilar y realizar un seguimiento de los datos de la forma más eficaz y digital.

Gestión centralizada de documentos

Con nuestro software de gestión de calidad agrupa tus documentos en un repositorio inteligente. Los metadatos importantes garantizan que la información sea completa, precisa y fácil de encontrar. Los documentos que ya no están actualizados se desactivan automáticamente para que solo esté disponible la versión más reciente.

Documentos de gestión de calidad a tu alcance

DocuWare es un agregador de información que te permite ver toda la información necesaria para tomar decisiones y prepararte para las auditorías externas o internas desde un único panel de control. Aprovecha las potentes funciones de búsqueda de texto completo, filtros específicos y notificaciones.  Y ten siempre la tranquilidad de saber que cuentas con un sistema de permisos completo para proteger la información confidencial. Una herramienta esencial para garantizar la trazabilidad y los beneficios de una buena implementación de un de SGC

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Procesos regulados y estandarizados

Cumple tus objetivos con un sistema de gestión de calidad que utiliza flujos de trabajo automatizados para garantizar siempre el cumplimiento de la normativa y la trazabilidad de los procesos empresariales. Con las notificaciones automáticas sobre actividades, como cambios o comentarios pendientes, podrás mantenerte fácilmente al día y actuar de forma proactiva.

Transparencia e historial documental

¿Cuándo se guardó el documento? ¿Quién accedió a él por última vez? ¿Cuál es el estado actual y la fase de procesamiento? Para una buena gestión de la calidad toda esta información debe estar siempre al alcance de la mano. Con DocuWare, todo el historial de documentos y flujos de trabajo queda registrado para una trazabilidad completa. La gestión automática de versiones te ayuda a realizar un seguimiento, incluso con varias ediciones de documentos.

Con DocuWare, todo el historial de documentos y flujos de trabajo quedan registrados para garantizar la trazabilidad, no solo de los procesos, sino también de los productos vinculados a ellos.

Sistema de gestión de calidad con conectividad 360

Evita lagunas de información: Integra de forma segura los documentos organizados en DocuWare directamente en los portales de gestión de calidad o de formación, en tu intranet o en los canales de Teams y asegúrate de que los empleados siempre tengan acceso a las últimas versiones de los procedimientos operativos estándar (SOPs), los materiales de formación o los contratos.

Este nivel de conectividad aporta beneficios reales para la gestión de la calidad: mejora la coordinación, reduce errores y refuerza la trazabilidad. El acceso fluido y actualizado a la información contribuye directamente a la satisfacción de los equipos, a la planificación estratégica y al cumplimiento de los objetivos de calidad definidos por tu empresa.

Preguntas frecuentes sobre los sitemas de gestión de calidad

¿Qué es un sistema de gestión de calidad?

Un sistema de gestión de calidad (SGC) es un conjunto de procesos, políticas, recursos y herramientas que una empresa utiliza para garantizar la calidad en sus productos y servicios. Su objetivo es cumplir con los requisitos normativos, optimizar procesos y cumplir con las expectativas del cliente a través de la planificación, la trazabilidad y la mejora continua. Normas como ISO 9001 o ISO 9000 proporcionan un marco reconocido para su implementación en todo el mundo.

¿Puede DocuWare integrarse con otros sistemas de gestión (ERP, CRM) para la gestión de calidad?

Sí. DocuWare se integra fácilmente con sistemas ERP, CRM y otras plataformas corporativas. Esta conectividad permite centralizar la información relacionada con la gestión de calidad, automatizar flujos, centralizar datos y mejorar las relaciones entre equipos. La integración elimina duplicidades y aporta un enfoque más eficiente, alineado con los objetivos de calidad de tu organización.

¿Es DocuWare adecuado para la gestión de calidad en mi sector específico (ej., salud, manufactura, servicios)?

Por supuesto. DocuWare es un software de gestión de calidad muy flexible, pensado para funcionar en sectores con distintos niveles de exigencia regulatoria, como la salud, la manufactura o los servicios. Podrás automatizar procesos y garantizar el cumplimiento de normativas específicas, con beneficios como la trazabilidad, la reducción de errores y la mejora de la eficiencia.

¿Cómo ayuda DocuWare en la gestión de no conformidades y acciones correctivas y preventivas (CAPA)?

DocuWare facilita la gestión completa de las no conformidades, desde su detección hasta la resolución. A través de formularios digitales y flujos de trabajo automatizados, puedes registrar cada incidencia, asignar responsables, fijar plazos y hacer seguimiento de las acciones correctivas y preventivas (CAPA) asociadas. Toda la información queda trazada y accesible, lo que permite analizar causas y cumplir con los requisitos de calidad de forma estructurada y controlada.

¿Se puede gestionar cualquier tipo de documento en DocuWare?

Por supuesto. Independientemente de si se trata de una lista de verificación de auditoría, instrucciones de trabajo, un acuerdo de nivel de servicio, un informe, un plan de calidad, un documento de gestión de no conformidades o una evaluación de proveedores, puedes cargar todos los formatos de archivo desde cualquier fuente. Los documentos en papel escaneados se almacenan en DocuWare como archivos PDF/A. DocuWare te permite ver los documentos independientemente de su formato y editarlos, enviarlos o descargarlos en la aplicación original en cualquier momento.

¿Cómo garantiza DocuWare la seguridad de los documentos relativos a gestión de calidad?

DocuWare emplea cifrado avanzado, controles de acceso y supervisión continua para proteger tus documentos. Nuestro modelo de seguridad para el cumplimiento de las normas mundiales y las auditorías periódicas te proporcionan la tranquilidad de que tu información confidencial está a salvo.

¿Es posible personalizar los flujos de trabajo de DocuWare para adaptarlos a nuestros procesos de gestión de calidad específicos?

Por supuesto. Los flujos de trabajo de DocuWare son altamente personalizables, por lo que puedes adaptarlos a tus procesos y requisitos exclusivos de gestión de calidad, desde el enrutamiento de procedimientos operativos estándar (SOPs) hasta la gestión de "no conformidades".

Este nivel de flexibilidad permite definir métodos de trabajo claros, automatizar acciones y adaptarse fácilmente a las distintas etapas de cada proceso de calidad.

¿Con qué rapidez pueden adaptarse los flujos de trabajo de DocuWare a los cambios en las normativas y estándares del sector?

Los flujos de trabajo de DocuWare pueden adaptarse rápidamente a los cambios en las normativas y estándares del sector, a menudo en cuestión de horas o días. La plataforma está diseñada para ser flexible y fácil de usar, lo que permite una configuración y actualizaciones rápidas sin necesidad de una codificación exhaustiva o intervención informática. Esto garantiza que las empresas puedan seguir cumpliendo la normativa y responder eficazmente a los nuevos elementos regulatorios sin perder oportunidades de mejora continua.

¿DocuWare ofrece opciones para la firma electrónica?

DocuWare es compatible con las firmas electrónicas, lo que permite firmar de forma segura y verificable documentos como los procedimientos operativos estándar (SOPs), garantizando el cumplimiento de las normas de documentación electrónica. Sólo tienes que añadir tu firma electrónica mediante un sello de firma para completar rápidamente los procesos de gestión de calidad. Gracias a la perfecta integración de las firmas electrónicas de DocuSign o ValidatedID, también cumplirás las normas de seguridad más estrictas al firmar documentos de gestión de calidad.

El concepto web hace que trabajar con DocuWare sea comparable a utilizar una página web. Por eso, nuestros usuarios se sienten más seguros que nunca: DocuWare tiene la tasa de aceptación más alta en comparación con otras aplicaciones de software.

Con nuestra estructura de carpetas de antes siempre vivíamos con el riesgo de usar versiones erróneas o antiguas. En nuestro negocio, esto puede resultar muy caro. El versionado integrado de DocuWare reduce este riesgo a un mínimo.

¿Quieres agilizar los procesos de calidad?

¡Contacta con nosotros y conoce mucho más!

Descubre cómo puedes aprovechar todo el potencial de DocuWare en sólo unos días. Tanto si tienes preguntas como si necesitas orientación, nos comprometemos a ayudarte a explorar los mejores pasos a seguir.

Estaremos encantados de mostrarte DocuWare, ya sea en directo o a través de un experto en digitalización de nuestra red de partners en tu zona.