Colaboración fluida gracias a flujos de trabajo digitales

Aunque Swiftair aún está ampliando el uso de DocuWare a toda la empresa, 150 empleados de los departamentos de recursos humanos, operaciones de vuelo y finanzas ya trabajan a diario con l solución. Uno de los casos de uso más importantes se encuentra en el área de mantenimiento. Para documentar qué partes de un avión deben revisarse o repararse, el ingeniero responsable crea una orden de trabajo, el llamado “work order”. Una vez finalizado el trabajo, el departamento interno de certificación confirma que se han cumplido todos los requisitos. Sin embargo, el trabajo no acaba aquí, ya que la industria aeronáutica también exige un informe formal de un auditor externo para cada proceso. Swiftair trabaja para ello con un proveedor de servicio externalizado. Antes, los documentos escaneados se enviaban por correo electrónico a los auditores. Hoy, DocuWare se encarga de este flujo de trabajo: tras la digitalización, el “work order” se combina con otros documentos para formar un expediente digital. El gestor documental informa a los auditores del nuevo proceso por correo electrónico para que puedan abrir este expediente con tan solo un clic. Para la auditoría, DocuWare proporciona un formulario electrónico que enumera todas las formalidades y directrices aplicables y sirve de lista de comprobación para los auditores. Una vez cumplidos todos los requisitos, DocuWare crea automáticamente el informe final y lo archiva. Al mismo tiempo, el departamento responsable documenta el proceso en el sistema de gestión de flotas eMRO. DocuWare está integrado con este programa para que los usuarios puedan acceder a los documentos pertinentes, incluido el informe final, con un simple clic.

Optimización de los procesos críticos

Las ventajas para Swiftair son múltiples: en primer lugar, el uso del gestor documental supone un considerable ahorro de tiempo en el trabajo diario de casi todos los departamentos. Para las colaboraciones externas, ya no es necesario escanear y enviar los documentos individualmente como antes. La búsqueda de documentos en caso de auditoría también es mucho más rápida. Pero, sobre todo, la digitalización ha ayudado a Swiftair a optimizar los procesos críticos de la empresa. Un ejemplo es la perfecta colaboración con los auditores externos: Gracias a DocuWare, la creación de los informes finales se ha convertido en un proceso eficaz y controlado, a pesar de las diferentes zonas horarias en las que trabajan los equipos. La infraestructura segura de DocuWare Cloud garantiza que los documentos estén disponibles en todo momento y ofrece protección adicional contra la pérdida de datos. En 2023, la empresa de aviación fue galardonada con el Digital Leaders Award.