Presupuestos, pedidos, informes de servicio, contratos, facturas emitidas: Centraliza y vincula todos los documentos de tus clientes sin fisuras para procesarlos en todos los departamentos y responder a las preguntas inmediatamente, en cualquier momento y desde cualquier lugar.
Reduce los tiempos de procesamiento de tus pedidos, desde la entrada del pedido hasta la facturación pasando por la disponibilidad: DocuWare proporciona a todos los responsables información y tareas a tiempo, les manda recordatorios en caso de retrasos y ofrece una visión general e inmediata del estado actual.
¿Quién introdujo el pedido y cuándo, por qué se concedió un descuento especial, quién lo autorizó? DocuWare no sólo acelera la gestión de pedidos, sino que también proporciona transparencia total para todas las decisiones. Todos los pasos del proceso pueden rastrearse con exactitud en tiempo real e incluso años después.
Manten los registros de los clientes seguros y conformes a la normativa, sin impresiones en papel ni información perdida y dispersa. DocuWare se conecta directamente a tus soluciones empresariales para archivar los documentos de los pedidos cumpliendo con la normativa de protección de datos, recuperarlos directamente y automatizar los flujos de trabajo de principio a fin. Esto elimina la necesidad de realizar cambios constantemente en los programas, garantiza la sincronización de los datos y aumenta la eficacia en todos los sistemas y departamentos.
El archivado centralizado automático en DocuWare garantiza expedientes completos de clientes y proyectos. La integración en el sistema de correo electrónico garantiza que todos los correos electrónicos relacionados con un proceso también estén disponibles de forma centralizada: La correspondencia, los informes de servicio, las facturas o los contratos con modalidades de facturación pueden recuperarse inmediatamente en cualquier momento mediante la potente búsqueda de texto completo o filtros específicos.
Utiliza formularios y flujos de trabajo online personalizables de forma flexible para registrar y gestionar eficazmente las solicitudes de mantenimiento, reparación o reclamación. Asigna tareas, define reglas para excepciones e integra niveles de aprobación. El flujo de trabajo garantiza procesos claramente estructurados. Todos los implicados, desde la dirección de ventas hasta la gestión de cuentas, están perfectamente conectados y tienen una visión general del estado actual.
A la hora de procesar pedidos, se necesita información completa y disponible rápidamente. Las largas esperas y la información incorrecta no sólo son frustrantes, sino que también cuestan tiempo y dinero. Como sistema que no olvida nada, DocuWare ayuda a sus equipos a comprender los procesos en cuestión de segundos y a evitar errores y malentendidos. Puedes enviar copias de los recibos a tus clientes con sólo un par de clics.
DocuWare te ayuda a cumplir fácilmente las directrices de retención. Los archivos de los clientes se almacenan de forma segura y conforme a la normativa de protección de datos durante todo su periodo de conservación. La rigurosa estructura legal, los procesos claramente regulados y las entradas inalterables del sistema protegen contra pérdidas, usos indebidos y manipulaciones. Además, permiten obtener información rápidamente en cualquier momento en caso de auditorías o consultas jurídicas.
DocuWare nos permite crear todos los flujos de aprobación que necesitamos en nuestros procesos y documentos, con mucha facilidad.
Una ventaja particular es que la solución se adapta completamente a nuestros procesos. Apenas tuvimos que cambiar nada y pudimos seguir trabajando como siempre tras la implantación.
