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Casos de éxito: Agroalimentación

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Experiencia de casi cien años combinada con un equilibrio entre tradición e innovación convierte a Interlázaro en un verdadero especialista de fruta fresca. Un gestor documental basado en tecnología Cloud coordina el trabajo entre administración y el resto de las áreas de la empresa.

Tradiciones de ayer, conocimiento de hoy, y visión del mañana. Respaldado por esta filosofía, Interlázaro se dedica ya desde hace tres generaciones a la producción y comercialización de fruta fresca en la provincia de Zaragoza. La empresa familiar cuenta con una plantilla de 200 trabajadores fijos, y gestiona unas 800 hectáreas de campo, produciendo más de 40 millones de kilos de fruta al año: manzanas, peras, melocotones, nectarinas, paraguayos, cerezas, ciruelas e higos.

Antes de implantar DocuWare, coordinar el trabajo documental entre la oficina central y el resto de los departamentos planteaba ciertos retos, principalmente por la distancia geográfica entre central y campo. Las facturas de proveedores por ejemplo, las recibe administración, mientras que los pedidos de material, junto con los albaranes llegan directamente a los responsables de producción, con lo cual los procesos de revisión y aprobación representaban un gran desafío, ya que muchos de los responsables trabajan en el campo. Se intercambiaban una media de 60 facturas y albaranes diariamente entre las oficinas centrales y las fincas y a menudo la documentación se retrasaba o se perdía por completo, sobre todo si el proceso involucraba a varias personas. Surgieron muchas ideas para salir de esta situación incluso de los propios afectados por estas tareas: una empleada de Contabilidad había trabajado antes con un gestor documental, y propuso digitalizar todo el proceso. Fué cuando se solicitó al proveedor de impresoras y fotocopiadoras – una empresa con la que Interlázaro colaboraba ya desde hacía muchos años – una presentación de DocuWare. La solución Cloud convenció a la dirección, no solo por el fácil acceso a la documentación desde cualquier sitio y dispositivo, sino también por la posibilidad de cubrir a todos los empleados de la empresa con licencias, sin la necesidad de hacer grandes inversiones iniciales. Todo esto, unido al firme compromiso que tiene la empresa con el respeto al medioambiente, hizo que se tomara la decisión, ya que el ahorro de papel era muy importante.

País:
España
Sector industrial:
Agroalimentación
Departamento:
Administración |Compras
Implementación:
Cloud

Digitalizar a una empresa del sector agroalimentario es un desafío. A pesar de ello, incluso nuestros responsables en fincas y técnicos de campo trabajan con documentos electrónicos hoy en día, gracias a la sencillez de DocuWare Cloud.

Eduardo Aguilar, Responsable de TIC, y
Cristina Castilla, Responsable de Contabilidad, Interlázaro, Calatayud (Zaragoza)

Escanear documentos con el teléfono móvil

Durante las siguientes semanas, se hizo una prueba de DocuWare para contabilizar las facturas con los sellos digitales del sistema. Posteriormente, se amplió el uso paso a paso a todo el proceso de compras, incluyendo al almacenamiento de contratos y hojas de tarifas. Actualmente, entre 10 y 20 usuarios trabajan todos los días con DocuWare Cloud. Los albaranes recibidos se escanean por cada responsable mediante una app en el teléfono móvil, y una vez en el sistema, aparecen en las bandejas digitales de los empleados en la oficina, donde se indexan y archivan. Este procedimiento también permite controlar la recepción de todos los albaranes de la empresa. Las facturas de proveedores correspondientes también se escanean y se vinculan con los albaranes, con el fin de que todos los documentos relacionados con una factura se puedan ver con un solo clic, una ventaja importante en el proceso de aprobación. Después de la distribución electrónica de las facturas a las diferentes áreas involucradas, los responsables son notificados por e-mail y aprueban desde su dispositivo móvil las facturas con la ayuda de los sellos digitales. Todos los documentos aprobados aparecen luego en una lista del departamento de administración, para su contabilización y pago final. 

Aprobación en tiempo real desde el campo

A diferencia de antes, la distancia geográfica entre oficina y campo ya no tiene consecuencia alguna en el desempeño de tareas comunes: los documentos que se aprueban entre árboles se transmiten en tiempo real a la oficina, lo que permite programar mejor la contabilidad. Además, administración conoce el estado exacto de cada una de las facturas en todo momento, y puede pedir una aprobación más rápida en caso de ser necesario, para cumplir los plazos de pago. Puesto que las facturas están controladas y los usuarios autorizados tienen acceso a la documentación completa, la empresa se ahorra mucho tiempo, el cual invierte tanto en la oficina como en el campo en tareas mucho más importantes, consiguiendo así una mayor productividad en el cultivo de la fruta. 

DocuWare nos permite crear todos los flujos de aprobación que necesitamos en nuestros procesos y documentos, con mucha facilidad.
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