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Procesamiento Inteligente de Documentos - IDP DocuWare

El procesamiento de documentos tradicional puede verse obstaculizado por documentos desgastados y envejecidos, análisis de datos inexactos o errores manuales que se pasan por alto. El resultado es ineficacia, decisiones incorrectas y costes más elevados para las empresas.

La automatización optimizada y preparada para el futuro mediante IA es la solución que tu empresa necesita para preparar, clasificar y leer documentos con precisión y aumentar así la eficiencia

Mayores índices de automatización en los procesos empresariales con IA

Classification
Compartir documentos, clasificar y extraer contenido con facilidad

El Procesamiento inteligente de documentos de DocuWare (IDP) permite un trabajo mucho más productivo que los métodos tradicionales de procesamiento de documentos con IA.

Ordena fácilmente tus documentos mediante la clasificación automática, ya sea a partir de un correo electrónico o de un escaneado por lotes.

Aprovecha todo el potencial de tus documentos utilizando la extracción de datos más precisa que DocuWare puede ofrecer mediante OCR y reconocimiento de texto manuscrito (HTR).

DocuWare IDP se ejecuta en segundo plano, ahorrando tiempo para tareas más importantes y eliminando pasos manuales al aumentar la automatización en los flujos de trabajo de documentos.

Impacto positivo del procesamiento de documentos impulsado por IA

DocuWare IDP utiliza la mejor IA de su clase para proporcionar a los clientes los mayores índices de automatización en el ciclo de vida de los documentos, aumentando significativamente la productividad general y los beneficios empresariales.

  • La clasificación automática reduce el tiempo y el volumen de trabajo. Además, los flujos de trabajo adecuados para cada tipo de documento se inician inmediatamente.
  • Es posible automatizar casi cualquier tipo de documento, incluso los que después de escaneados, están desgastados o documentos manuscritos.
  • Las unidades de datos complejas pueden extraerse con precisión independientemente de los saltos de página.
  • Un modelo de IA entrenado permite personalizar los flujos de trabajo y las integraciones con datos precisos desde el principio.
  • Los modelos preentrenados para casos de aplicación comunes reducen significativamente los requisitos de configuración.
  • Concéntrate en otras tareas mientras el IDP se ejecuta en segundo plano y elimina la necesidad de intervención manual.
  • Haz crecer tu negocio sin recursos adicionales; una gran ventaja especialmente en tiempos de escasez de mano de obra.

 

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Clasificación

Ahorra tiempo y dinero identificando automáticamente los tipos de documentos en la bandeja de entrada, garantizando que tus documentos estén siempre en el lugar y el momento adecuados.

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Extracción incl. HTR

Extrae automáticamente caracteres o texto manuscrito, incluso de documentos de baja calidad, eliminando la necesidad de introducción manual y los errores que se puedan originar.

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Splitting

Divide automáticamente los escaneados por lotes en documentos independientes y garantiza un procesamiento posterior coherente de los PDFs individuales en los flujos de trabajo de toda la empresa.

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Cropping

El recorte estandariza los tamaños de los documentos de diferentes fuentes, garantizando un procesamiento coherente y optimizado.

Flujo de trabajo del procesamiento inteligente de documentos 

IDP-OCR

OCR > Clasificación > Extracción 

Clasificación  

Esta opción identifica diferentes tipos de documentos y los clasifica automáticamente en función de su contenido y propiedades. También se pueden activar flujos de trabajo específicos para determinados tipos de documentos, lo que aumenta aún más la tasa de automatización. 

Casos de uso 

  • Identificar documentos y moverlos a archivadores específicos de procesos.  
  • Activar un flujo de trabajo específico basado en el tipo de documento.
  • Comprobar si se han proporcionado todos los documentos pertinentes para un flujo de trabajo específico. 

 

Extracción 

Durante la extracción, la información importante de los documentos (p. ej., facturas o documentos de identidad) se extrae mediante tecnología OCR y se asigna a un campo de datos específico para su posterior procesamiento. Esto elimina la introducción manual de datos y las fuentes de error humano. 

Casos de uso 

  • Archivado de documentos antiguos, desgastados o arrugados con metadatos coincidentes.
  • Extracción de documentos sucios, por ejemplo, de logística o construcción.
  • Transferencia de datos complejos, incluso con saltos de página.

 

Extracción de manuscritos 

La extracción con HTR (Handwritten Text Recognition) reconoce el texto manuscrito con gran precisión y lo convierte en caracteres editables que pueden utilizarse como entradas de índice o metadatos.  

Casos de uso  

  • Formularios estandarizados para solicitudes, por ejemplo, de autoridades u oficinas tributarias.
  • Documentos logísticos con notas manuscritas.
  • Anotaciones manuscritas en contratos o documentos.

La oferta del IDP

El procesamiento inteligente de documentos utiliza tecnología avanzada de IA para optimizar los flujos de trabajo, reducir los errores manuales y aumentar la eficacia operativa en diversos sectores. 

 

IDP DocuWare - ES-1


  • DocuWare IDP integra la automatización completa de los procesos documentales en una plataforma de gestión documental estandarizada, al tiempo que garantiza los más altos estándares de seguridad.
  • Como solución independiente, es decir, sin un sistema DocuWare conectado, IDP ofrece captura de datos de alta precisión y clasificación de documentos como complemento flexible a sistemas existentes como, por ejemplo, una plataforma de recursos humanos.

Tus datos, tu modelo

Preconfigurado (Pre-Built) 

  • Los modelos se entregan con estructuras preconfiguradas que contienen los campos de datos para la extracción y los tipos de documentos para la clasificación. 

Ajuste de los modelos preconfigurados (Fine-Tune Pre-Built) 

  • Si los modelos preconfigurados no son adecuados para tus objetivos individuales, puedes optimizar un modelo propio basado en tus datos específicos. 

Crea tu propio modelo (Build Your Own Model) 

  • Si nuestros modelos no cubren tu caso de aplicación, tienes la opción de crear un modelo personalizado y entrenarlo con tus datos y según tus requisitos específicos.

¿Cómo utiliza DocuWare IDP la inteligencia artificial para aumentar la eficiencia en las empresas?

Con la ayuda de la inteligencia artificial, IDP entiende los documentos empresariales y puede extraer datos específicos y utilizarlos para procesos posteriores. La intervención manual ya no es necesaria, se evitan errores y se aumenta la eficiencia.

¿En qué se diferencia IDP del software convencional de captura de documentos?

A diferencia del software tradicional, que sólo puede procesar datos estructurados, IDP se caracteriza por su capacidad para procesar datos no estructurados, escritura a mano y documentos de mala calidad. Además, proporciona una mayor precisión y eficacia.

¿Cómo podemos estar seguros de que los datos extraídos son correctos?

Nuestra IA se basa en un nivel de confianza para cada punto de datos individual. Los modelos predefinidos tienen una precisión del 97% por defecto y pueden entrenarse para una mayor personalización y precisión.

¿Cómo podemos mejorar el modelo de IA?

Se han utilizado más de 360 millones de documentos para entrenar los modelos. El modelo de IA que estás utilizando se puede mejorar continuamente entrenándolo con tus documentos específicos. 

¿Cuál es la principal diferencia entre IDP e Intelligent Indexing?

 La indexación inteligente (Intelligent Indexing) se realiza antes de almacenar el documento en el archivador. El usuario puede confirmar los datos extraídos, corregir los errores o añadir la información que falta. Este feedback entrena continuamente la Indexación inteligente.

El modelo IDP es entrenado por un Partner de DocuWare, lo que suele ser un servicio de pago. 

¿Se puede utilizar DocuWare IDP sin un sistema de gestión documental?

Sí, DocuWare IDP puede servir como solución independiente para empresas que necesitan un procesamiento avanzado de documentos para conectarse a otro software empresarial, no a DocuWare como sistema de gestión documental.

¿Están seguros mis datos cuando utilizo IA para el procesamiento de documentos?

Sí, tus datos están seguros. 
Todos los datos se anonimizan antes de utilizarse para entrenar el modelo básico. Además, en el sistema de IA nunca se utiliza el documento completo, sino sólo una parte muy pequeña de cada documento. Los propios documentos no pueden reconstruirse del mismo modo que los datos personales.
Para Europa, DocuWare IDP está alojado en el centro de datos alemán de VSE NET. Está sujeto a las estrictas normas del RGPD.


Cómo empezar a utilizar el Procesamiento inteligente de documentos de DocuWare (IDP)

Con un DMS como DocuWare

El IDP se ofrece como un servicio adicional en la nube para ambas opciones de implementación: DocuWare Cloud y DocuWare on-premises.

Sin un DMS como DocuWare

El IDP también puede utilizarse como solución independiente integrando el servicio Cloud en cualquier otra aplicación empresarial.

 

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