Para conseguir las mejores ofertas, los aproximadamente 100 empleados de Anker están en constante comunicación con los clientes, por un lado, y las empresas de transporte externas, por otro. Antes, las cotizaciones para los clientes y las solicitudes de precios a los agentes de carga se creaban manualmente. Para ello, el departamento de ventas recibía una solicitud del cliente, transfería los datos al software de transporte y creaba un archivo PDF con toda la información pertinente. Este archivo se enviaba al coordinador de pricing que, al igual que un comprador, negociaba las condiciones con los agentes de carga. Según la normativa interna, debían obtenerse ofertas de al menos tres agentes diferentes.

En teoría, habría bastado con enviarles el archivo PDF con el resumen de la solicitud de transporte. En la práctica, sin embargo, debido a la rapidez del negocio, la mayoría de los agentes no responden a las solicitudes que les exigen abrir un documento adjunto. Así que los coordinadores de pricing no tenían más remedio que copiar los datos del archivo PDF de cada solicitud, pegarlos de nuevo en un correo electrónico y reenviarlos a los agentes en formato de texto. Con hasta 150 solicitudes al día, este proceso suponía una importante pérdida de tiempo para la empresa. Además, en Anker sólo hay tres coordinadores de pricing frente a más de 20 ejecutivos comerciales, por lo que los primeros se convirtieron rápidamente en un cuello de botella crítico: En el sector del transporte, el cliente espera una cotización en las 24 horas siguientes al envío de la solicitud. Sin embargo, si Anker tardaba demasiado en solicitar precios a los agentes de carga, las solicitudes de los clientes se cancelaban automáticamente.

Para que el proceso fuera más eficaz, la empresa empezó a evaluar varios productos de software, pero ninguno parecía capaz de resolver el problema... hasta que dieron con DocuWare. La presentación de la solución por parte del partner de ventas fue convincente. Además, DocuWare Cloud ganó la comparación en cuanto a tiempo de implantación y costes operativos, por lo que Anker optó por la solución basada en la nube.