Casos de éxito: Inversiones inmobiliarias

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La Inmobiliaria Colonial en Barcelona buscaba una solución para la oficina sin papeles, y además encontró una posibilidad para reducir recursos.

La Inmobiliaria Colonial, con sus 90 empleados, se dedica desde 1946 al alquiler de edificios y oficinas en las áreas “prime”. Casi 60 bienes inmuebles forman parte de la cartera del grupo, entre ellos edificios en las primeras avenidas españolas y francesas, como la Champs-Élysées en Paris, el Paseo de la Castellana en Madrid o la Avenida Diagonal en Barcelona. Entre los clientes de la compañía figuran grandes multinacionales, como el Grupo Iberia o la sucursal española de IBM, cuyas oficinas están ubicadas en dos de los muchos edificios representativos de la Inmobiliaria Colonial.

Antes de usar un sistema de gestión documental, guardar y recuperar documentos era una lucha entera. Y eso a pesar de que la documentación corporativa ya se guardaba desde hace tiempo en formatos digitales. Sin embargo, por no disponer de una solución documental, los documentos se ubicaban o bien en los discos duros de los empleados, o bien en una de las muchas carpetas del servidor, clasificadas según áreas de negocio, departamentos y grupos de trabajo. Informes, documentos financieros, contratos o cierres se archivaban a menudo de forma duplicada. En muchas ocasiones hacía falta contactar con la persona que inicialmente había generado o guardado el documento para poder localizarlo. Otro desafío surgió por la falta de funcionalidades para gestionar diferentes versiones de documentos en las carpetas de Windows. Dado que la empresa no podía correr permanentemente con el riesgo de usar información errónea o antigua, se empezó a buscar alternativas para el sistema de carpetas.

País:
España
Sector industrial:
Inversiones inmobiliarias
Departamento:
Contabilidad |Administración
Implementación:
On-Premises

Usando sólo las funciones estándares de DocuWare ya conseguimos un archivado extremamente rápido y eficiente, superior al sistema de carpetas que tuvimos antes en los servidores. A pesar de que los factores económicos no eran los más importantes para nosotros cuando abordamos el proyecto, ya nos dimos cuenta en la fase de prueba que el sistema nos ayuda a ahorrar recursos corporativos todos los días.

Xavier Muñoz
Responsable de Sistemas de Información, Inmobiliaria Colonial, Barcelona / España

Gestor documental independiente

A través del sistema SAP la empresa ya tuvo una primera experiencia con un sistema de gestión documental. Sin embargo, en este caso se trataba de una solución de archivado muy específica que no permitía gestionar documentos fuera de SAP. DocuWare, sin embargo, pudo convencer desde el principio en este sentido, ya que permitió una integración completa en los sistemas de TIC de la empresa, y a pesar de ello siempre ha sido independiente respecto al uso. Juntos con unos precios de licencias asequible, eran dos de los argumentos decisivos para DocuWare. La implementación del sistema se dividió luego en dos fases. Se empezó a usar DocuWare en el área “Operativa Financiera” como fase de prueba. El segundo paso era extender el uso a toda la empresa. El Partner de DocuWare local asumió el análisis de los procesos relevantes y adaptó la solución a las necesidades individuales en tan solo tres semanas.

Trabajar extremamente rápido

Hoy se indexan todos los documentos entrantes y salientes por los empleados de la Inmobiliaria Colonial para guardarlos luego en el archivador central. Sólo usando las funciones estándares de DocuWare ya se consigue un archivado extremamente rápido. Palabras clave como la empresa, el tipo de documento o el inmueble relacionado se pueden elegir desde listas de selección, o desde el propio contenido del documento, haciendo clic sobre una palabra relevante. Incluso más rápida funciona la búsqueda. En vez de tener que rastrear diferentes carpetas en el servidor, hoy es suficiente un solo clic para encontrar un documento. Los usuarios rellenan uno o varios campos de índice en el diálogo de búsqueda o añaden una búsqueda de texto completo. DocuWare presenta el resultado en cuestión de segundos en una lista que se puede filtrar y clasificar a continuación.

Resultado con sorpresas

Una rápida amortización del sistema no era el factor más significativo para la Inmobiliaria Colonial cuando se tomó la decisión por un sistema de gestión documental. Era más importante que el sistema pusiera orden al almacenamiento digital – también para ser un buen ejemplo de una oficina moderna con pocos papeles para sus clientes. 18 meses después de la implementación, se llegó a una conclusión interesante: el archivador digital no sólo cumplió plenamente con los requisitos, sino también estaba ahorrando ya en la fase de prueba muchos recursos corporativos. Por ejemplo, mientras Contabilidad antes dedicaba varios días a recopilar los documentos para el cierre de año, este trabajo se efectúa hoy con un par de clics del ratón. La empresa invierte estos recursos liberados en otros departamentos, y consigue de esta forma mejorar la calidad del servicio de forma considerable.

Con nuestra estructura de carpetas de antes siempre vivíamos con el riesgo de usar versiones erróneas o antiguas. En nuestro negocio, esto puede resultar muy caro. El versionado integrado de DocuWare reduce este riesgo a un mínimo.
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