SOFTWARE DI AUTOMAZIONE DEL CICLO PASSIVO

Workflow per velocizzare la gestione delle fatture passive

Le fatture si bloccano in qualche fase del processo approvativo? Non riesci a rispettare le scadenze nei pagamenti? Velocizza il tuo ciclo passivo con DocuWare. Ottieni maggiore efficienza grazie a dei workflow sicuri ed automatizzati e ad una collaborazione continua.

Archiviazione a prova di audit
Workflow approvativi rapidi basati sulle tue regole aziendali
Controllo e trasparenza totali

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Oltre 20.000 clienti da vari settori merceologici hanno creduto in DocuWare

Un’unica soluzione per tutte le fatture

Importa le fatture in DocuWare per estrarre in automatico i dati e gestirle senza ritardi. Cartacee, e-mail o XML: tutte le fatture, indipendentemente dal formato, vengono archiviate in DocuWare, protette da eventuali perdite e la soluzione è in grado di applicare le tue regole e policy aziendali per aiutarti a rispettare le normative vigenti.

Tutti i documenti per la registrazione contabile delle fatture a portata di mano

Trova le fatture e i documenti correlati all’istante usando la ricerca attraverso dati indicizzati o full text. Oppure ancora meglio: con un comando rapido dalla tastiera in qualunque programma. DocuWare ti fornisce lo status attuale e aggiornato di tutte le fatture in sospeso o in arretrato.

Semplifica il tuo ciclo passivo

Archivia le fatture in modo sicuro, approvale in tempo reale, gestisci con facilità la chiusura di fine mese e la preparazione dei report. DocuWare velocizza , semplifica e ottimizza il tuo ciclo passivo.

Acquisizione

Validazione

Approvazione

Esportazione

Tracciabilità

Archiviazione

Minimizza l’inserimento manuale dei dati

L’acquisizione delle fatture non è mai stata così semplice. DocuWare estrae in automatico tutte le informazioni rilevanti come ad esempio l’azienda, gli importi e i dati degli articoli. L’inserimento e l’invio manuali dei dati fanno ormai parte del passato.

Evita lavoro extra ed errori nei pagamenti

Prima di far approvare una fattura , occorre convalidare i dati della stessa in background. L’intervento umano è richiesto solo in caso di errori. Ad esempio si potrebbe trattare di duplicati, errori di calcolo o fatture fornitori non presenti nel sistema.

Accelera il flusso di cassa

Non importa quante persone siano coinvolte nel ciclo passivo: iworkflow automatizzati, il sistema di notifiche e l’accesso da mobile garantiscono un’operatività continua senza interruzioni . La riconciliazione in automatico tra fatture e altri dati e documenti, come ordini di acquisto e bolle di consegna, ottimizza il flusso di cassa.

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Interazione perfetta con il tuo gestionale

DocuWare ti consente di associare con facilità una fattura ad un conto e trasferire i dati completi della registrazione nel tuo ERP o gestionale — per ottenere la massima accuratezza ed evitare perdite di tempo e duplicati dovuti all’inserimento manuale dei dati. Puoi anche inoltrare in automatico le fatture a terze parti esterne per la registrazione.

Controllo completo di tutte le fatture in circolazione

Quali fatture sono in sospeso? Dove è necessario fare degli aggiustamenti? Risolvi velocemente le questioni contabili, ricevi in automatico aggiornamenti di status e accedi alle fatture e agli altri documenti che ti occorrono con un semplice click – in qualunque momento, direttamente dal tuo ERP o gestionale.

Archiviazione sicura ed a norma

DocuWare ti permette di rispettare le normative e gli standard, risparmiando tempo e fatica. Tutte le fatture vengono archiviate in modo sicuro, documentate in modo completo e protette da perdite e manomissioni. Smetti di cercare e stressarti per trovare i documenti. Trova le fatture elettroniche all’istante e distribuiscile in modo organizzato, all’interno di un archivio , accessibile solo agli utenti autorizzati.

Domande frequenti

Quali sono le fasi del ciclo passivo con DocuWare?

L’automazione del ciclo passivo con DocuWare è molto flessibile e può essere customizzata sulla base delle tue esigenze aziendali. Un ciclo passivo tipico prevede l’acquisizione delle fatture con l’importazione da e-mail o scanner, l’estrazione dei dati dalle fatture usando l’OCR e l’AI, la validazione delle fatture per individuare eventuali duplicati o altri errori e il reindirizzamento alle partiinteressate per approvazione. Le approvazioni completamente automatizzate si basano sulla riconciliazione a tre vie, ma anche la riconciliazione multi-via è fattibile. In conclusione, le fatture possono essere codificate GL per esportare poi la data completa di registrazione nel tuo ERP o gestionale.

Come DocuWare è in grado di gestire le fatture in diversi formati?

Indipendentemente dal fatto che tu debba gestire le fatture in formato cartaceo, via e-mail o in altri formati, con DocuWare questo processo non è solo sicuro, ma anche sempre costante. Puoi beneficiare della avanzata tecnologia OCR, incluse le funzionalità AI, che ti consentono di leggere e di estrarre i dati da un’ampia varietà di formati fatture come PDF, TIFF, JPEG e molti altri. DocuWare supporta inoltre le normative in materia di fatturazione elettronica e i requisiti di conformità specifici per ogni Paese.

Come posso usare DocuWare per garantire il rispetto delle normative?

DocuWare ti aiuta nel garantire la conformità offrendoti un audit di prova per ogni fase del ciclo passivo. Il Sistema registra l’acceso alla fattura incluso l’utente, la marcatura temporale e le azioni eseguite. DocuWare ti consente inoltre di applicare le policy in materia di privacy e conservazione e ti garantisce che le informazioni sensibili vengano archiviate in modo sicuro e per il periodo di tempo corretto.

Come DocuWare si integra nel tuo sistema IT e con i tuoi processi aziendali esistenti?

DocuWare si integra con facilità nel tuo sistema IT e con i tuoi processi aziendali esistenti. Ciò comprende i gestionali e sistemi ERP più diffusi come SAP, Oracle e QuickBooks. Collabora anche con l’e-mail, SharePoint, Microsoft Teams e altri strumenti di collaborazione, semplificando la condivisione delle fatture e la cooperazione con altri stakeholder.

In quanto tempo possiamo essere operativi con il ciclo passivo automatizzato?

DocuWare ti offre dei template semplici e delle configurazioni da utilizzare in diversi scenari di applicazione, in modo da poter essere operativo in pochi giorni. DocuWare può essere inoltre personalizzata. Quanto tempo occorre per implementare DocuWare dipende dalla complessità delle richieste di ciascuna azienda.

Per quali dimensioni di azienda DocuWare offre un software di automazione del ciclo passivo?

DocuWare ti offre un software di automazione del ciclo passivo per aziende di tutte le dimensioni, dalle start-up alle grandi imprese. Con soluzioni di prezzo flessibili ed una architettura scalabile, DocuWare è l'ideale per tuttele aziende che vogliono ottimizzare i loro workflow approvativi delle fatture.

Accounts Payable uses DocuWare to process invoices faster. By making more timely payments to vendors we receive increased discounts.

We’d had over 31,000 invoices and 5,200 vendor agreements that have gone through DocuWare. Intelligent Indexing is a huge time-saver, especially if you’re doing multiple invoices.

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Sfrutta Ie potenzialità di una piattaforma di gestione documentale e automazione dei workflow di qualità. Esplora soluzioni versatili per aumentare la produttività in azienda nei vari uffici e team.

Dall’acquisto al pagamento Gestione documentale Quality managementi Gestione degli ordini Gestione dei contratti Gestione documenti del personale Archivade sicura

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Siamo entusiasti di mostrarti DocuWare, sia di persona sia mettendoti in contatto con un esperto di digitalizzazione della nostra rete di partner nella tua zona.

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