Arricchimento dati in automatico

Connetti i tuoi preziosi database con DocuWare per scambiare con semplicità meta informazioni e dati critici indicizzati. Arricchisci i dati indicizzati di un documento in DocuWare con dati provenienti da fonti esterne — o utilizza i dati in DocuWare per popolare altri tuoi sistemi. Indicizza in automatico e contemporaneamente grossi volumi di documenti per garantire la coerenza di tutti i repository documentali.

Sincronizza e arricchisci i dati

Autoindicizzazione DocuWare
Circolo produttivo: DocuWare prende i dati indicizzati da una fonte esterna e arricchisce in automatico i documenti archiviati. Viceversa, puoi usare i dati in DocuWare per popolare altri sistemi.

DocuWare è il tuo repository documentale principale, ma quei documenti necessitano di dati indicizzati e metadati per massimizzare il loro valore. La maggior parte di quei dati indicizzati viene acquisita nel momento in cui i documenti entrano in DocuWare — ma dati ancora più rilevanti possono risiedere in database esterni.

DocuWare può recuperare le informazioni da una sorgente di dati e utilizzarli per per popolare i documenti in DocuWare. È possibile indicizzare velocemente grossi volumi di documenti per mantenere la coerenza completa.

Viceversa, le informazioni indicizzate da DocuWare possono essere scritte su documenti provenienti da fonti esterne.

DocuWare lavora con diverse fonti di dati: un database autonomo, una vista più limitata del database, un archivio DocuWare o semplicemente un file CSV.

Utilizza i dati oltre i confini del sistema stesso

DocuWare usa i dati già disponibili in azienda per l’indicizzazione. Questa sincronizzazione automatica dei dati è molto utile in diversi ambiti. Ad esempio:

  • Indicizzare i dati. Una fattura con mittente, numero documento, data e totale viene inserita nel gestionale. Per archiviare la fattura, DocuWare accede al gestionale e integra le informazioni necessarie.
  • Creare un nuovo contatto. DocuWare registra la bolla di consegna di un nuovo cliente e poi crea il nuovo contatto cliente nel CRM.
  • Bolle di consegna recuperate. Le bolle di consegna firmate dal cliente vengono archiviate, assegnate al processo corretto e indicizzate. Nel caso di una query, tutti i documenti possono essere visualizzati con facilità.
  • Alert contratto. Se la data di scadenza di un contratto è inferiore ad un certo intervallo di tempo, il contratto viene segnalato e reso visibile nell’elenco delle attività da svolgere del responsabile del dipendente in questione.
  • Riorganizzazione rapida dell’archivio. Aggiungi un nuovo campo indicizzato a tutti i documenti o modifica il tipo di documento.

Connessione universale

Comunica con database diversi come SQL, MySQL, Oracle e OBDC.

integration

Integrazione completa

Sposta con facilità i dati tra sistemi come ERP, CRM, HRM e molti altri.

Gestione flessibile del tempo

Inizia in base alla tua pianificazione aziendale o subito dopo aver modificato i dati.

Ottimizzazione semplice dei processi

Usa in molteplici sistemi i dati inseriti una sola volta.

Come iniziare ad usare l’Autoindicizzazione

Cloud

La funzionalità completa è un elemento standard di ogni licenza DocuWare Cloud. DocuWare Cloud include inoltre l’Indicizzazione Intelligente, il Workflow Manager e altre funzionalità.

On-premise

Se stai usando DocuWare in modalità on-premise, l’arricchimento automatico dei dati è disponibile come modulo aggiuntivo.

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