Automatizza l’importazione dei documenti

DocuWare importa in automatico i tuoi documenti nell’archivio centrale, sia che siano stati scansionati da un dispositivo, presi da una cartella condivisa o creati da una specifica applicazione. Una volta importati, DocuWare indicizza in modo intelligente ciascun documento in base a metadati, contenuto ed eventuali codici a barre presenti sul documento stesso.

Importati e salvati velocemente indipendentemente dall’origine

I documenti, provenienti da qualunque origine, vengono indicizzati completamente e in automatico (senza dover inserire nulla manualmente) prima di essere archiviati in DocuWare.

  • Documenti cartacei che scansioni da scanner desktop o da dispositivi multifunzione condivisi.
  • Documenti elettronici che DocuWare importa in automatico da specifiche cartelle condivise.
  • Documenti creati in qualche applicazione che archivi in DocuWare usando la funzione Stampa, come presentazioni, report, fatture, corrispondenza, contratti o progetti.

I tuoi documenti indicizzati e archiviati in automatico

  • Importa fatture elettroniche: Puoi archiviare in automatico le fatture elettroniche direttamente con metadati XML. Questo riduce i costi eliminando il trasferimento manuale dei dati. Niente più errori nell’inserimento dei dati.
  • Archivia digitalmente fatture cartacee: Attacca dei codici a barre adesivi 1D o 2D, con ad esempio il numero di un documento, alle fatture fornitori e scansionale in una cartella controllata. Durante l’importazione, il numero del documento viene letto dal codice a barre e i documenti vengono indicizzati e trasferiti nell’archivio.
  • Prendi i documenti esportati dal tuo ERP: i PDF generati di report, fatture, note di credito e altri documenti vengono importato in automatico in DocuWare.

  • Stampa i tuoi documenti nell’archivio: Clicca “Stampa” per archiviare i documenti provenienti da Excel, Word o altri programmi in DocuWare – grazie ad una funzionalità di stampa avanzata.

  • Migliora l’indicizzazione con i dati di inventario: Migliora l’indicizzazione con le informazioni provenienti dal tuo database esistente, come ad esempio il tuo gestionale.
  • Distribuisci i documenti direttamente ai dipendenti non appena scansionati: Grazie ad uno scanner di rete, puoi inoltrare i documenti ai tuoi dipendenti direttamente con la scansione. DocuWare monitora la directory di rete e inserisce i file scansionati nelle cartelle portadocumenti DocuWare dei dipendenti.
  • Puoi anche connettere infinite applicazioni cloud con DocuWare Cloud, come un CRM o un’ERP, per importare i tuoi documenti – grazie ai Dconnettori DocuWare iPaaS.
too_much_information Numerosi documenti
DocuWare indicizza e archivia completamente grossi volumi di documenti in automatico.
process_optimization Completamente automatico

Definisci le regole per l’importazione una volta. Il resto lo fa DocuWare.

barcode Tutti i codici a barre
Tutti i tipi di codice a barre più comuni vengono letti senza problemi.
task_assignments Indicizzazione accurata
Indicizza i documenti in modo affidabile e senza errori durante l'archiviazione.

Come avere l’importazione automatica

Cloud

Tutte le funzionalità per l’importazione completa con indicizzazione, anche attraverso codici a barre, sono incluse in ogni licenza DocuWare Cloud. DocuWare Cloud include anche il Workflow Manager, i Form e altri moduli molto utili.

On-premise

Se utilizzi DocuWare come un Sistema installato localmente, le funzionalità base per la scansione, importazione e indicizzazione dei documenti sono disponibili in ogni licenza server.
 
Per funzionalità aggiuntive come l’indicizzazione con documenti testuali o codici a barre, ti occorrono le licenze per DocuWare Import e Barcode & Form.

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