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Automatiser l'importation de documents

DocuWare permet d’importer automatiquement vos documents dans un classeur centralisé, quel que soit leur type : fichiers scannés depuis un appareil, provenant d’un dossier partagé ou générés à l’aide d’une application native. Lors de l’importation, chaque élément est indexé de façon intelligente en fonction de ses métadonnées, de son contenu et de son éventuel code-barres.

Importation et stockage rapides depuis n’importe quelle source

Importation de documents

Les documents, quelle qu'en soit la source, sont entièrement et automatiquement indexés (sans saisie manuelle des données) avant d'être stockés dans votre armoire DocuWare :

  • Les documents papier scannés par un scanner ou un appareil multifonction partagé.
  • Les documents électroniques issus de dossiers partagés.
  • Les documents créés avec vos applications et stockés à l’aide de la fonction d'impression dans DocuWare, comme les présentations, rapports, factures, courriers, contrats ou schémas.

Vos documents sont indexés et stockés automatiquement

  • Importation de factures électroniques : les factures avec métadonnées XML peuvent être postées et archivées immédiatement, de manière automatique, qu'elles soient au format XML structuré ou au format PDF avec des métadonnées XML. Ainsi, les saisies manuelles et logiciels complexes sont éliminés, ce qui permet de réduire les coûts. Enfin, plus aucune erreur ne peut se produire.
  • Stockage numérique des factures papier : vous avez la possibilité d’ajouter des codes-barres 1D ou 2D aux factures entrantes pour leur attribuer un numéro. Lors de l’importation, celui-ci est détecté et les factures correspondantes sont indexées et transférées dans un classeur.
  • Transfert de documents depuis un système ERP : la version PDF de rapports, factures, notes de frais et autres supports peut être acheminée automatiquement.
  • Imprimez vos documents dans les archives : Cliquez sur "Imprimer" pour stocker des documents provenant d'Excel, de Word ou d'autres programmes dans DocuWare - grâce à la fonctionnalité d'impression avancée.
  • Assignation automatique des documents : lors de l'archivage, une facture peut être agrafée numériquement au bon de livraison correspondant archivé.
  • Optimisation de l’indexation avec les données d’inventaire : le processus d’indexation peut être amélioré en intégrant des informations issues de vos bases de données existantes.
  • Distribution directe des documents aux employés lors du scan : lorsque vous utilisez un scanner réseau, vous pouvez, sans attendre, adresser les fichiers en question à vos collaborateurs. DocuWare effectue un suivi du répertoire réseau et transfère les fichiers dématérialisés vers les dossiers des employés.
  • Trouvez des solutions, même pour des besoins d'importation très spécifiques : qu'il s'agisse de sources (S)FTP, de dossiers ZIP, de conversion ou de requêtes de base de données spéciales, tous ces éléments peuvent donner lieu à des scénarios spécialisés pour lesquels DocuWare dispose de la solution adéquate.
  • Vous pouvez également connecter DocuWare Cloud à d'innombrables autres applications cloud, telles qu'un CRM ou un ERP, pour importer vos documents - grâce aux connecteurs iPaaS DocuWare.
Importing lots of documents automatically

Volume important de documents

DocuWare permet d’indexer et de stocker automatiquement d’importants volumes de documents.

Entièrement automatisé

Entièrement automatisé

Les paramètres relatifs à l’importation ne doivent être définis qu’une seule fois. DocuWare se charge ensuite du reste.

barcode

Tous les code-barres

Tous les types de codes-barres courants sont pris en charge.

Indexation précise

Indexation précise

Les documents sont indexés de façon fiable et sans erreur.

Comment profiter de l’importation automatique

Dans le cloud

Chaque licence DocuWare Cloud comprend presque toutes les fonctions d'importation et d'indexation, y compris par le biais de codes-barres. Les coûts de licence supplémentaires ne sont encourus que pour des scénarios d'application très spécifiques.

On-premise

Si vous utilisez DocuWare localement, les fonctions de dématérialisation, d’importation et d’indexation de base sont disponibles avec chaque licence serveur.

Pour des fonctions supplémentaires telles que l'indexation avec le texte du document ou les codes-barres et pour des scénarios d'application très spécifiques, vous avez besoin de licences supplémentaires.

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