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La gestion électronique de documents (GED/GEIDE)

Exploitez au maximum les informations contenues dans les documents de votre entreprise

Les entreprises fonctionnent généralement mieux quand elles peuvent collecter, stocker, trouver et gérer des documents de manière rapide et efficace, sans devoir faire face à des processus fastidieux, sans rencontrer de difficultés à trouver l’information, et sans avoir l’impression qu’un fichier a disparu.

Pour votre entreprise, c’est sans doute la même chose. Vous admettrez probablement que la gestion de tout ce papier est inefficace et que des processus manuels laborieux ont des effets négatifs sur la productivité. Vous reconnaissez aussi qu’il existe des solutions plus performantes pour le traitement et la gestion de ces documents.

Peut-être avez-vous déjà mis en place une solution dans votre entreprise et en voyez maintenant les avantages ? Sinon, le moment est peut-être venu d’adopter un système de gestion documentaire. Lisez la suite pour tout connaître, ou presque, sur la gestion électronique de documents (GED) et ses avantages pour votre entreprise :

  • De quoi s’agit-il ?
  • Pouvez-vous gérer vos documents dans le cloud ?
  • Comment la solution a-t-elle évolué ?
  • Quels sont les avantages pour votre entreprise ?
  • À quoi pouvez-vous l’appliquer ?
  • Quelles sont les trois étapes du processus pour l’installer dans votre entreprise ?

Qu’est-ce que la gestion électronique de documents (GED/GEIDE)?

Un système de gestion électronique de documents (GED/GEIDE) vous permet de trier vos fichiers papier et dématérialisés au sein d’un répertoire numérique central. Un tel système permet de traiter, collecter, stocker et gérer des documents dans une organisation et d’en garder une trace. Mais ce n’est pas tout.

Composantes standard d’une solution GED

En général, tout système GED comporte des éléments standard dont :

  • la capture et le stockage : vous pouvez facilement traiter des documents à partir de différentes sources (scanners, imprimantes) et les stocker dans un répertoire numérique central
  • le contrôle des accès et de la sécurité : définissez des règles intelligentes pour contrôler qui dispose des droits d’accès à des documents donnés, notamment les fichiers confidentiels
  • l’indexation et la récupération : scannez et indexez automatiquement des documents pour un suivi et une récupération plus faciles. Vous avez plusieurs moyens d’indexer un document, par exemple en attribuant des libellés différents :
  • Partage : partagez vos documents de manière sécurisée, sans risquer de les perdre
  • Collaboration : travaillez à plusieurs sur un document tout en évitant d’en créer différentes versions
  • Veille économique : gérez, organisez et accédez à des dossiers et informations essentiels pour votre entreprise
  • Intégration : aujourd’hui, les systèmes sont dotés de modules de workflow et peuvent s’intégrer à d’autres pour automatiser les processus et les rendre plus efficaces

Vedette webinar

Webinar en replay : La Gestion électronique de documents avec DocuWare

Une démonstration vaut plus qu'un long discours ! Profitez de cette démonstration pour découvrir les fonctionnalités innovantes de la GED DocuWare (indexation intelligente, connecteur avec vos applications), une solution qui résoudra les questions liées à la dématérialisation et à la gestion des documents dans votre entreprise.

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Peut-on gérer des documents dans le cloud ?

Avant, les systèmes étaient on-premise (en local) et disposaient de technologies désormais obsolètes. Les nouveaux systèmes actuels, disponibles pour la gestion de projets et de documents, ainsi que les ressources humaines (RH), sont adaptés aux technologies mobiles, basés dans le cloud et intégrables.

De nombreuses entreprises ont enclenché leur transition de vieux systèmes à des solutions basées dans le cloud, et la tendance se confirme. D’après Gartner, Inc., « le passage au cloud, au cours des cinq prochaines années, permettra aux services informatiques, directement ou indirectement, d’économiser l’équivalent d’un milliard de dollars. Une telle situation a rarement été observée depuis les débuts de l’ère numérique ».

De plus, toujours d’après Gartner, Le segment des logiciels en tant que services (SaaS) devrait rester le segment de marché le plus dynamique du marché du cloud, avec des dépenses estimées à 116 milliards de dollars l’an prochain en raison de la flexibilité offerte par les logiciels fournis sur abonnement.

La légèreté des solutions cloud favorise cette tendance. Alors que les systèmes on-premise nécessitent des mises à niveau, des installations et un entretien régulier, un déploiement dans le cloud est rapide et ne nécessite que peu d’installation.

De plus, une solution cloud est aussi évolutive et offre plus de flexibilité au sein d’une entreprise. Résultat ? Plus d’efficacité, de productivité et d’agilité pour révolutionner votre entreprise.

Si vous avez encore des doutes sur les bénéfices de la mise en place d’un système de gestion documentaire (GED) dans le Cloud, cliquez ci-dessous pour accéder à un e-book qui vous aidera à planifier votre passage au cloud :

Le coût du cloud est moins élevé que celui des systèmes on-premise

Les clients apprécient les solutions cloud de DocuWare car elles sont flexibles, durables et rapides à mettre en place. Le coût global de possetion (TCO) d’une solution GED dans le cloud est beaucoup moins élevé que celui d’une solution équivalente on-premise.

 

Comment la gestion électronique de documents (GED) a-t-elle évolué ?

Maintenant que vous savez ce qui compose la GED et que la migration vers des solutions cloud est à l’ordre du jour, voyons l’évolution des solutions de gestion de documents. Nous sommes passés d’un système basique qui permet de capturer et de stocker des documents à une solution avancée capable de gérer du contenu à l’échelle de l’entreprise, avant d’arriver à des services de proposition de contenu centrés sur l’interopérabilité.

1. Synchronisation et partage de fichiers d’entreprise (EFSS)

Le système EFSS correspond à une solution de base qui vous permet de synchroniser, stocker et partager des documents, des images et des vidéos à travers plusieurs appareils.  Avec certains systèmes, vous pouvez aussi travailler en mode collaboratif et garder un suivi des différentes versions des documents. Une solution EFSS, si elle est simple, a aussi ses limites : vous ne profitez que d’un contrôle restreint, si vous en avez un, sur les workflows.

Un système EFSS peut se présenter sous la forme d’un logiciel en plus d’être basé sur un cloud privé de sorte que vous puissiez enregistrer et partager vos fichiers aux deux endroits. De nombreuses entreprises préfèrent le cloud privé au cloud public à cause des risques de sécurité que présente ce dernier. Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive et Box sont des exemples typiques de solutions EFSS basées dans le cloud.

 

2. Gestion de contenu d’entreprise (ECM)

Le terme ECM regroupe les technologies GED et d’automatisation des workflows. L’automatisation des informations, la capture, la gestion de documents, la dématérialisation des workflows, ainsi que la gestion de contenus Web et des médias sociaux sont des fonctionnalités courantes des systèmes ECM.

Ceux-ci sont plus adaptés à l’utilisation de processus internes à une entreprise et à la gestion du contenu pour atteindre les objectifs de cette dernière. Ils permettent aux entreprises de recueillir, organiser, trouver et partager des informations avec ceux qui en ont besoin.  De plus, ces systèmes sont bien intégrés à l’infrastructure informatique de l’entreprise et servent principalement à améliorer les workflows et automatiser les processus.

Cependant, de nombreux systèmes ECM sont toujours très larges, compliqués et chers et se présentent sous un format universel qui ne correspond pas à vos processus spécifiques. Ils conviennent généralement mieux à des grandes entreprises.

 

3. Services de proposition de contenu modernes

Gartner définit les services de proposition de contenu comme suit :

« les services de proposition de contenu représentent un ensemble de services et de microservices qui prennent la forme d’une suite intégrée de produits ou d’applications séparées qui partagent des API et des répertoires communs. Ils permettent d’exploiter différents types de contenus et sont utiles pour différents groupes et cas d’utilisation dans une entreprise.

En bref, les services de proposition de contenu sont un écosystème qui rassemble des applications ou systèmes plus petits et spécialement conçus. Les plateformes de services de proposition de contenu disposent de leur propre répertoire et peuvent facilement être connectées à d’autres applications via une API.

Les services de proposition de contenu modernes constituent une solution intermédiaire idéale entre les deux systèmes présentés ci-dessus : Vous bénéficiez d’une solution personnalisée qui vous permet d’améliorer des processus spécifiques tout en restant abordable. Le système DocuWare  Solutions Cloud Préconfigurées, conçu pour l’engagement des employés et le traitement des factures, en est un bon exemple.

Les services de proposition de contenu permettent aussi de rester conforme à des normes qui évoluent. La notion de « services de proposition de contenu » dérive de l’évolution des systèmes ECM.

Le passage des systèmes ECM aux services de proposition de contenu

Les systèmes universels et complexes qu’étaient les solutions ECM ont évolué vers ce qu’on appelle aujourd’hui les services de proposition de contenu. De systèmes on-premise obsolètes, nous sommes passés à des solutions basées dans le cloud, adaptées aux technologies mobiles et centrées sur l’interopérabilité.

C’est ainsi que Gartner en est venu à dire que « les systèmes ECM sont morts » et désormais remplacés par des « services de proposition de contenu ».  Pour certains, Gartner s’est illégitimement attribué le droit de renommer les solutions ECM et seule la façon dont les clients exploitent la solution compte.

Quoi qu’il en soit, les services de proposition de contenu sont là pour longtemps et multiplient les avantages obtenus à partir de systèmes DMS.

Quels sont les avantages d’une solution de gestion électronique de documents (GED) ?

Associés à la légèreté du cloud, ces avantages vous aideront à révolutionner votre entreprise.

post-back

1. Moins de papier à trier : des coûts réduits et des ennuis en moins

  • L’adoption d’un système GED vous permettra de créer une entreprise sans papier plus efficace.
  • La recherche de fichiers devient moins pénible et plus rapide. Vous gagnez du temps pour vous consacrer à des tâches à haute valeur ajoutée.
  • Plus besoin de créer plusieurs versions d’un même document pour le distribuer. Il vous suffit de stocker un exemplaire original facilement accessible dans un emplacement central.
  • En plus du coût du papier, la distribution, le classement et le stockage de documents physiques sont autant de frais supplémentaires. La dématérialisation des processus papier réduit les coûts d’impression et de fonctionnement.
  • Alors que déplacer des documents papier prend du temps, un système GED vous permet de simplifier vos processus internes et externes.

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2. Une conformité et une sécurité renforcées

Il est essentiel de sécuriser les données critiques d’une entreprise pour assurer la continuité des opérations et éviter de compromettre ses relations avec les clients.

Un logiciel GED permet de sécuriser et protéger les informations sensibles qui circulent au sein de l’entreprise et d’assurer leur confidentialité à l’aide de solides mesures de reprise d’activité.

Contrôlez l’accès aux documents

Vous contrôlez qui peut voir, modifier et partager des informations en définissant des droits d’administrateur et d’utilisateur. Par exemple, si vous souhaitez qu’un certain contrat ne soit accessible que par un commercial en particulier, vous pouvez définir des droits appropriés.

Préparez-vous aux pires scénarios

Des problèmes peuvent survenir dans les centres de données et personne n’est à l’abri de catastrophes naturelles. Les récentes inondations dans le Sud de la France en sont un bon exemple. Si tous vos documents avaient été stockés dans des armoires ou sur un disque dur, vous les auriez probablement perdus à cause des dégâts des eaux.

Même si une telle catastrophe a peu de chances de se produire, pourquoi en prendre le risque ? Vous pouvez créer plusieurs sauvegardes sécurisées à l’aide d’une GED pour vous redresser facilement en cas de catastrophe.

Protégez vos informations

Vous aurez pour finir l’assurance que vos données sont conformes aux normes comme l’HIPAA et le règlement général sur la protection des données (RGPD). Vous vous exposez à de lourdes sanctions si vous ne respectez pas ces règles.

 

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3. Une intégration rapide et facile entre les différents systèmes

Les applications et plateformes s’interconnectent facilement entre elles pour garantir une circulation fluide et sécurisée des informations entre les employés. Ces solutions peuvent aussi s’intégrer aux ERP, CRM utilisés dans votre entreprise afin de créer une infrastructure de documents cohérente et automatiser les processus sans devoir travailler sur plusieurs systèmes.

DocuWare s’intègre par exemple à SAP, Microsoft Dynamics, Sage, Microsoft Sharepoint, QuickBooks, Microsoft Outlook, EBP, Cegid ou Divalto. Vous pouvez ainsi archiver, indexer, gérer et partager de manière sécurisée vos documents, fichiers, données financières et e-mails.

 

customers4. Des services clés plus productifs et plus efficaces

Les employés passent de 20 à 40 % de leur temps à rechercher manuellement des documents (étude du cabinet Coleman Parkes). Il faut en moyenne 18 minutes à un collaborateur pour retrouver un document. Ce temps passé à chercher des documents a des répercussions sur la productivité des employés.

Un logiciel GED vous permet de capturer, stocker, traiter et trouver plus facilement des documents ainsi que d’automatiser vos workflows. C’est la solution.  Bien que tous les services peuvent tirer profit d’un système automatisé, certains en bénéficieront plus que d'autres.

Quelles sont les applications de la gestion électronique de documents (GED) ?

Les solutions de gestion électronique de documents (GED) sont souvent exploitées par les RH et les services financiers, les ventes et le marketing, en plus d’être intégrées aux processus d’entreprise courants et centrés sur les documents. Nous avons étudié ces questions et partageons avec vous deux témoignages de nos clients, relatifs aux services financiers et aux RH.

1. Gestion de documents dans les ressources humaines

Le service RH doit prendre des décisions importantes en matière de recrutement ainsi que d’amélioration du processus d’intégration et de la gestion du personnel.

Grâce à un logiciel GED, l’enregistrement des dossiers des employés, des fichiers RH et des documents de l’entreprise dans un répertoire central est automatisé. Il permet également de simplifier les workflows pour gérer ces domaines critiques. Prenons les exemples suivants :

  • Les formulaires et e-mails de candidature sont stockés de manière centralisée. Les responsables peuvent ainsi récupérer facilement les documents et les informations qui circulent sans encombre : il est alors plus aisé de trouver le candidat idéal.
  • Les managers pouvant mettre en place des workflows dématérialisés pour les nouvelles embauches (par ex., envoi automatique d’e-mails de bienvenue et de présentation de l’entreprise), le processus d’intégration de l’employé est amélioré.

 

2. Gestion des documents dans les domaines de la finance et de la comptabilité

Rendez vos services financiers et comptables plus efficaces en matière de comptes créditeurs, de comptes débiteurs et d’audits financiers.

Comptes créditeurs

Accélérez la gestion des comptes créditeurs :

  • capturez plus facilement et plus vite les factures papier et électroniques,
  • reliez des documents à des structures de fichiers prédéfinies pour les récupérer plus facilement,
  • faites automatiquement correspondre les factures avec les bons de commande appropriés,
  • mettez en place des workflows uniques pour le processus d’autorisation,
  • évitez les erreurs humaines, limitez la manipulation de factures et supprimez les saisies manuelles de données.

Réception des paiements 

En reliant les documents appropriés au processus de commande, vous pouvez créer et traiter plus rapidement vos factures, en garder un suivi et contrôler vos paiements. Vous avez aussi la possibilité d’associer vos workflows de facturation et de validation.

Audits financiers

Enfin, conserver un suivi complet et sécurisé de toutes les transactions commerciales, dont les e-mails, les contrats et autres informations confidentielles est utile en cas d’audit. Accédez immédiatement à d’anciennes informations dès que vous en avez besoin..

Nouveau call-to-action

3. Gestion des documents dans les départements marketing et des ventes

Selon une étude menée par CSO Insights, « 88 % des professionnels de la vente sont incapables de trouver ou d’accéder à des documents essentiels sur leurs smartphones ». Résultat ? Les cycles de vente durent plus longtemps et l’entreprise passe à côté de bonnes affaires.

Un logiciel GED apporte la solution :

  • Vous pouvez trouver des prospects à travers des formulaires Web qui peuvent être transférés vers la bonne équipe de ventes.
  • Vous avez la possibilité de stocker des documents essentiels relatifs aux ventes ou au marketing dans un répertoire numérique.
  • Vous pouvez partager des documents et des informations avec les autres membres de votre équipe de manière sécurisée.

Enfin, vos employés sont plus performants et productifs, et vos services marketing et des ventes fonctionnent mieux.

Témoignages des clients

Voici des études de cas sur LGC Hospitality et Carubba Collision, qui se sont servis d’une solution GED basée dans le cloud pour améliorer leurs workflows en matière de RH et de finances.

Études de cas

LGC Hospitality a amélioré le processus d’intégration de ses employés

LGC Hospitality est une agence d’intérim américaine majeure qui met à disposition de ses clients des employés temporaires et à temps plein dans le secteur de l’hôtellerie. Comptant 26 bureaux répartis dans tout le pays, elle traite tous les ans les dossiers papier de 50 000 candidats et 24 000 employés.

À cause de leur processus papier, leur processus d’intégration était lent et coûteux. LGC Hospitality a contacté DocuWare pour dématérialiser et simplifier ces processus d’entreprise.

Résultat ? LGC profite désormais de nombreux avantages :

  • Un processus d’intégration des employés dématérialisé et simplifié grâce à un formulaire unique qui rassemble les champs de tous les anciens documents.
  • Des doublons de données évités. Les employés fournissent l’information une seule fois et des champs obligatoires ont été mis en place.
  • Création d’une base de données d’employés facilement interrogeable.
  • Accès immédiat et électronique à tous les documents, quel que soit leur emplacement.
  • Meilleure réponse aux demandes d’audits grâce à une indexation plus efficace.
  • Des workflows manuels automatisés.
  • Plus d’efficacité et de productivité grâce à un processus de candidature réduit de 60 à 30 minutes.
Études de cas

Carubba Collision a simplifié sa comptabilité

Carubba Collision, plus gros groupe de magasins de carrosserie dans le nord de l’État de New York, possède 16 établissements répartis dans 11 villes. L’entreprise aide ses clients à obtenir leurs créances d’assurance et à remettre leurs véhicules en l’état.

Sean Penner, directeur administratif et financier, remarquant que son entreprise entrait dans une phase de forte croissance, a décidé d’identifier les lacunes de ses plateformes logicielles actuelles. À ce moment-là, l’entreprise utilisait PSIcapture et PSIGEN pour capturer et acheminer les factures dans QuickBooks ainsi que DocuWare pour stocker ces dernières. Sean Penner a découvert qu’il pouvait mieux intégrer les différents systèmes en automatisant les workflows.

Chargé d’évaluer les performances de Carubba, DocuWare a mis en place des intégrations comme un bouton « Recherche de factures » dans QuickBooks ainsi qu’une fonction « Connexion à Outlook ».

Résultat ?

  • Grâce au bouton « Recherche de factures », le personnel peut accéder plus rapidement à une facture.
  • Grâce à la fonction « Connexion à Outlook », les employés envoient, reçoivent et importent plus simplement des documents depuis leurs boîtes mail.
  • Carubba a aussi amélioré son service client : ses employés peuvent désormais chercher la réponse à une question et la transmettre au client sans quitter leur bureau.
  • Les factures papier sont désormais scannées et indexées automatiquement.
  • Les équipes de direction peuvent maintenant vérifier la justesse des factures via un outil d’audit malin qui permet aussi d’améliorer la responsabilité des employés.
  • Les documents ne sont plus stockés. Ils sont conservés pendant 30 jours avant d’être détruits.

Comment débuter avec une solution de gestion électronique de documents (GED) basée dans le cloud ?

Il suffit de suivre ces trois étapes simples. Au cours de ces étapes, n’oubliez pas les 7 bonnes pratiques en matière de gestion de documents:

1

Identification des bons workflows

Un système de gestion de documents dématérialisé convient surtout aux workflows fondés sur des documents dans les trois secteurs mentionnés plus haut : la finance/comptabilité, les ventes et marketing et les RH. Dans ces domaines, les employés doivent généralement passer de workflows chronophages à des workflows plus efficaces.

Pour identifier les processus qui nécessitent une amélioration, commencez par ceux qui ont généralement le potentiel d’être plus efficaces : le traitement des factures, l’intégration des employés et la gestion des contrats.

2

Ciblage des points d’intégration

Carubba Collision est un bon exemple d’entreprise ayant identifié des possibilités d’intégration, qui constitue l’un des éléments principaux de tous les systèmes GED, pour devenir plus efficace.  Une fois que vous avez défini vos workflows, il vous faut donc trouver des points d’intégration. Vous trouverez ci-dessous des exemples d’intégration présents dans les trois workflows courants suivants :

invoice-approval

Validation de facture

L’intégration à un système ERP ou de comptabilité est nécessaire pour assurer la compatibilité des documents avec vos données financières. Il peut s’agir de Quickbooks pour les PME ou de Microsoft Dynamics pour les grandes entreprises.

employee-onboarding

Intégration des employés

Les services des ressources humaines ont souvent recours à une application dédiée telle que PeopleSoft pour gérer les informations des employés. L’automatisation leur permet de s’assurer que les documents sont enregistrés, acheminés, signés, validés et stockés conformément aux paramètres de confidentialité.

contract-management

Gestion des contrats

L’outil le plus important concerné par l’intégration est probablement celui sans lequel les services juridiques et d’acquisition ne sauraient opérer : Microsoft Word. L’inclusion de documents Word au sein de workflows structurés tout en assurant la sécurité des données et le contrôle des versions constitue une étape essentielle à l’optimisation de la gestion des contrats

3

Évaluation et choix d’un fournisseur

Il vous faut enfin trouver un partenaire qui convienne à votre entreprise. Pour commencer à chercher des prestataires, vous pouvez :

Après avoir dressé une liste de prestataires potentiels, posez-vous les six questions suivantes pour trouver le bon.

1. La solution cloud proposée est-elle complète ?

Le marché est envahi par des fournisseurs dont les produits sont basés sur des technologies obsolètes. Ces derniers vous diront qu’ils proposent des services dans le cloud alors qu’ils sont très limités voire inexistants.

Assurez-vous que votre fournisseur offre réellement un système basé dans le cloud qui permette de facilement stocker, indexer et trouver des fichiers à partir de n’importe quel appareil ainsi que des fonctionnalités essentielles comme la gestion de documents et de workflows.

2. Le système est-il facile à utiliser ?

Pour qu’un système DMS soit mis en place et adopté avec succès, vos employés doivent y adhérer. Vous devez donc trouver une solution intuitive que vos équipes vont vraiment utiliser.

3. L’infrastructure est-elle disponible dans le monde entier ?

Choisissez des systèmes disponibles partout dans le monde, plus rapides, fiables, évolutifs et plus efficaces. Évitez les systèmes qui proposent des services à travers des centres de données localisés, car ils n’offrent pas les mêmes avantages.

4. L’accent est-il mis sur la sécurité et la confidentialité ?

Vos données doivent être sécurisées pour être conformes aux normes en vigueur et respectent les intérêts de votre entreprise et de vos clients. Votre fournisseur doit donc proposer une solution de séparation et de chiffrement des données pour protéger ces dernières. Ne vous associez jamais à un fournisseur qui néglige la sécurité et la confidentialité.

5. L’intégration à d’autres applications est-elle simple ?

L’intégration est, comme nous l’avons dit, essentielle pour rendre votre entreprise plus efficace. Elle doit donc se faire simplement et sans effort. Éviter de choisir un prestataire avec lequel le processus d’intégration est compliqué et nécessite l’intervention d’un professionnel, qui vous coûtera plus cher.

6. Le fournisseur jouit-il d’une bonne réputation ?

C’est simple : choisissez un prestataire dont l’efficacité est prouvée et qui peut vous offrir ce qu’il promet.

En parlant d’entreprise fiable...

DocuWare permet de bénéficier d’outils intelligents de gestion des workflows et de contrôle des documents. Tous optimisent la productivité des employés et les performances des entreprises de façon inédite. Il n’existe aucune meilleure alternative pour dématérialiser, automatiser et révolutionner les processus clés. DocuWare est présent dans 70 pays et dispose d’un siège social en Allemagne et aux États-Unis, ainsi que des filiales en France, au Royaume-Uni et en Espagne.

Ressources

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