Vous souhaitez en savoir plus ?
Vous pouvez demander une démonstration gratuite de DocuWare. Nous vous fournirons une analyse de retour sur investissement détaillée, personnalisée et gratuite afin de vous aider dans votre choix.
Vedette webinar
Une démonstration vaut plus qu'un long discours ! Profitez de cette démonstration pour découvrir les fonctionnalités innovantes de la GED DocuWare (indexation intelligente, connecteur avec vos applications), une solution qui résoudra les questions liées à la dématérialisation et à la gestion des documents dans votre entreprise.
De nombreuses entreprises ont enclenché leur transition de vieux systèmes à des solutions basées dans le cloud, et la tendance se confirme. D’après Gartner, Inc., « le passage au cloud, au cours des cinq prochaines années, permettra aux services informatiques, directement ou indirectement, d’économiser l’équivalent d’un milliard de dollars. Une telle situation a rarement été observée depuis les débuts de l’ère numérique ».
De plus, toujours d’après Gartner, Le segment des logiciels en tant que services (SaaS) devrait rester le segment de marché le plus dynamique du marché du cloud, avec des dépenses estimées à 116 milliards de dollars l’an prochain en raison de la flexibilité offerte par les logiciels fournis sur abonnement.
La légèreté des solutions cloud favorise cette tendance. Alors que les systèmes on-premise nécessitent des mises à niveau, des installations et un entretien régulier, un déploiement dans le cloud est rapide et ne nécessite que peu d’installation.
De plus, une solution cloud est aussi évolutive et offre plus de flexibilité au sein d’une entreprise. Résultat ? Plus d’efficacité, de productivité et d’agilité pour révolutionner votre entreprise.
Si vous avez encore des doutes sur les bénéfices de la mise en place d’un système de gestion documentaire (GED) dans le Cloud, cliquez ci-dessous pour accéder à un e-book qui vous aidera à planifier votre passage au cloud :
Les clients apprécient les solutions cloud de DocuWare car elles sont flexibles, durables et rapides à mettre en place. Le coût global de possetion (TCO) d’une solution GED dans le cloud est beaucoup moins élevé que celui d’une solution équivalente on-premise.
Il est essentiel de sécuriser les données critiques d’une entreprise pour assurer la continuité des opérations et éviter de compromettre ses relations avec les clients.
Un logiciel GED permet de sécuriser et protéger les informations sensibles qui circulent au sein de l’entreprise et d’assurer leur confidentialité à l’aide de solides mesures de reprise d’activité.
Vous contrôlez qui peut voir, modifier et partager des informations en définissant des droits d’administrateur et d’utilisateur. Par exemple, si vous souhaitez qu’un certain contrat ne soit accessible que par un commercial en particulier, vous pouvez définir des droits appropriés.
Des problèmes peuvent survenir dans les centres de données et personne n’est à l’abri de catastrophes naturelles. Les récentes inondations dans le Sud de la France en sont un bon exemple. Si tous vos documents avaient été stockés dans des armoires ou sur un disque dur, vous les auriez probablement perdus à cause des dégâts des eaux.
Même si une telle catastrophe a peu de chances de se produire, pourquoi en prendre le risque ? Vous pouvez créer plusieurs sauvegardes sécurisées à l’aide d’une GED pour vous redresser facilement en cas de catastrophe.
Vous aurez pour finir l’assurance que vos données sont conformes aux normes comme l’HIPAA et le règlement général sur la protection des données (RGPD). Vous vous exposez à de lourdes sanctions si vous ne respectez pas ces règles.
Les applications et plateformes s’interconnectent facilement entre elles pour garantir une circulation fluide et sécurisée des informations entre les employés. Ces solutions peuvent aussi s’intégrer aux ERP, CRM utilisés dans votre entreprise afin de créer une infrastructure de documents cohérente et automatiser les processus sans devoir travailler sur plusieurs systèmes.
DocuWare s’intègre par exemple à SAP, Microsoft Dynamics, Sage, Microsoft Sharepoint, QuickBooks, Microsoft Outlook, EBP, Cegid ou Divalto. Vous pouvez ainsi archiver, indexer, gérer et partager de manière sécurisée vos documents, fichiers, données financières et e-mails.
4. Des services clés plus productifs et plus efficacesLes employés passent de 20 à 40 % de leur temps à rechercher manuellement des documents (étude du cabinet Coleman Parkes). Il faut en moyenne 18 minutes à un collaborateur pour retrouver un document. Ce temps passé à chercher des documents a des répercussions sur la productivité des employés.
Un logiciel GED vous permet de capturer, stocker, traiter et trouver plus facilement des documents ainsi que d’automatiser vos workflows. C’est la solution. Bien que tous les services peuvent tirer profit d’un système automatisé, certains en bénéficieront plus que d'autres.
Le service RH doit prendre des décisions importantes en matière de recrutement ainsi que d’amélioration du processus d’intégration et de la gestion du personnel.
Grâce à un logiciel GED, l’enregistrement des dossiers des employés, des fichiers RH et des documents de l’entreprise dans un répertoire central est automatisé. Il permet également de simplifier les workflows pour gérer ces domaines critiques. Prenons les exemples suivants :
Rendez vos services financiers et comptables plus efficaces en matière de comptes créditeurs, de comptes débiteurs et d’audits financiers.
Accélérez la gestion des comptes créditeurs :
En reliant les documents appropriés au processus de commande, vous pouvez créer et traiter plus rapidement vos factures, en garder un suivi et contrôler vos paiements. Vous avez aussi la possibilité d’associer vos workflows de facturation et de validation.
Enfin, conserver un suivi complet et sécurisé de toutes les transactions commerciales, dont les e-mails, les contrats et autres informations confidentielles est utile en cas d’audit. Accédez immédiatement à d’anciennes informations dès que vous en avez besoin..
Selon une étude menée par CSO Insights, « 88 % des professionnels de la vente sont incapables de trouver ou d’accéder à des documents essentiels sur leurs smartphones ». Résultat ? Les cycles de vente durent plus longtemps et l’entreprise passe à côté de bonnes affaires.
Un logiciel GED apporte la solution :
Enfin, vos employés sont plus performants et productifs, et vos services marketing et des ventes fonctionnent mieux.
Carubba Collision est un bon exemple d’entreprise ayant identifié des possibilités d’intégration, qui constitue l’un des éléments principaux de tous les systèmes GED, pour devenir plus efficace. Une fois que vous avez défini vos workflows, il vous faut donc trouver des points d’intégration. Vous trouverez ci-dessous des exemples d’intégration présents dans les trois workflows courants suivants :
L’intégration à un système ERP ou de comptabilité est nécessaire pour assurer la compatibilité des documents avec vos données financières. Il peut s’agir de Quickbooks pour les PME ou de Microsoft Dynamics pour les grandes entreprises.
organization.
Les services des ressources humaines ont souvent recours à une application dédiée telle que PeopleSoft pour gérer les informations des employés. L’automatisation leur permet de s’assurer que les documents sont enregistrés, acheminés, signés, validés et stockés conformément aux paramètres de confidentialité.
L’outil le plus important concerné par l’intégration est probablement celui sans lequel les services juridiques et d’acquisition ne sauraient opérer : Microsoft Word. L’inclusion de documents Word au sein de workflows structurés tout en assurant la sécurité des données et le contrôle des versions constitue une étape essentielle à l’optimisation de la gestion des contrats
Vous pouvez demander une démonstration gratuite de DocuWare. Nous vous fournirons une analyse de retour sur investissement détaillée, personnalisée et gratuite afin de vous aider dans votre choix.
Abandonnez le papier et la saisie de données
Dématérialisez toutes vos factures et indexez-les de manière intelligente pour un stockage sécurisé et une récupération simplifiée. Automatisez les notifications de validation pour accélérer les paiements. En savoir plus.
Les dossiers de chaque employé à portée de main
Digitalisez vos dossiers RH (candidatures, CVs, dossiers employés, congés, notes de frais...). Centralisez, organisez et sécurisez les dossiers de vos employés et récupérez vos informations critiques en quelques secondes seulement. En savoir plus.
Modernisez les ventes en facilitant l’accès aux informations
Du fait d’un fonctionnement centralisé et basé dans le cloud, il suffit de quelques secondes pour capturer du contenu, y accéder et le partager. En savoir plus. En savoir plus.
Contrôlez l’accès aux informations et la sécurité du système
Dématérialisez vos documents et joignez-y des métadonnées détaillées afin de mieux contrôler les accès, de faciliter les recherches et de permettre la suppression de données sur demande. En savoir plus.
Première sur la grille G2 Grid for Enterprise Content Management
5 étoiles sur 5 et prix de facilité d’utilisation sur Capterra
Apparaît dans la matrice ECM Technology Value Matrix de Nucleus Research
Reconnue dans l’évaluation Content Services Magic Quadrant de Gartner