Quand il s'agit de choisir un système de gestion de contenu d'entreprise, peu d'entrepreneurs savent quelles fonctionnalités sont importantes pour leur entreprise. Chaque entreprise a des besoins différents qui vont forcément évoluer dans le futur. Répondre au seul cahier des charges n’est plus suffisant, la solution retenue doit pouvoir s’adapter aux nouvelles attentes des clients (Cloud, mobilité…), mais également aux changements d’organisation.
Le passage à la gestion documentaire numérique n’est pas un choix facile, et les offres sur le marché sont pléthoriques. Chez DocuWare, nous pensons qu’une bonne solution doit intégrer les innovations suivantes :
1. Une Interface utilisateur accessible via un navigateur : Auparavant, les logiciels ECM nécessitaient des installations complexes sur chaque poste de travail. Lors de votre choix, assurez-vous que toutes les fonctionnalités du système ECM sont disponibles dans le client Web. L'utilisateur accède ainsi de manière facile et intuitive aux documents, comme il a l'habitude de le faire sur internet. Cette simplicité accompagne de manière significative la conduite du changement dans les entreprises.
2. Une offre Cloud à un prix abordable : De plus en plus d’entreprises souhaitent se tourner vers le Cloud pour de multiples raisons. Le principal intérêt des solutions Cloud est son prix du fait de la mutualisation des moyens mis en œuvre (sécurité, plateforme unique, modularité..). Certains éditeurs proposent désormais à la fois des solutions de cloud et des solutions sur serveur. Cela représente une aide précieuse, particulièrement pour les entreprises ayant besoin d'une solution hybride, en raison d'exigences de protection des données ou de conformité.
3. Applications mobiles : Le traitement des documents doit également être possible depuis un smartphone ou une tablette. Lors du choix d’un système ECM, assurez-vous que les fonctions importantes telles que la saisie, l'accès, le transfert et l'archivage peuvent également être exécutées depuis un mobile et ce, sur toutes les plateformes (Android, iOS et Windows Phone).
Avec l'application gratuite PaperScan, vous pouvez par exemple scanner une facture à l'aide de l'appareil photo d'un smartphone. Le document peut être envoyé facilement dans une plateforme Dropbox ou Google Drive, mais il peut également être archivé dans DocuWare comme un document classique numérisé par un scanner et intégré ensuite à un processus de travail.
4. Indexation automatique : Les documents et les fichiers existent dans des formats très différents tels que le format papier, les e-mails ou les documents Office. Pour pouvoir retrouver facilement les informations archivées, il convient d'indexer les documents.
Indexer manuellement vos documents peut devenir vite laborieux. Il est important de choisir un outil qui propose une indexation automatique permettant d’industrialiser le stockage des documents.
L' Intelligent Indexing Service, proposé par DocuWare est un service disponible sur le Web permettant de rechercher automatiquement les index pertinents dans les documents. L'utilisateur n'a plus qu'à confirmer ou améliorer ces propositions. Grâce à ce retour, le système apprend par lui-même, de sorte que des types de documents connus tels que les factures puissent être rapidement archivés de façon automatique. Le gain de temps est colossal.
5. Architecture modulable : La mise en œuvre d'un système ECM commence dans beaucoup d'entreprises par un premier service ou par un seul processus, par exemple la réception des factures. Si l'utilisation du système ECM doit être étendue, cela ne doit en aucun cas entraîner l'implémentation d'un logiciel plus performant ou la formation de l'utilisateur.
C'est pourquoi le système ECM doit pouvoir s'adapter à quelques personnes comme à toute l'entreprise, tous départements confondus. Une solution ECM modulable croît avec les besoins de l'entreprise et apporte toujours de la performance, quel que soit le nombre d'utilisateurs ou le volume de documents à archiver.
Bien sûr, chaque entreprise a ses propres besoins en matière de gestion documentaire numérique et fixe ses priorités. Cependant, une chose est sûre : si les cinq innovations citées ci-dessus sont prises en compte lors du choix du système ECM, le logiciel sélectionné renforcera durablement la compétitivité de l'entreprise quoi qu'il advienne.
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