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Abandonner le papier en entreprise : guide pratique de la dématérialisation

Bien que des technologies visant à réduire, voire à supprimer le papier existent, les entreprises continuent de dépendre de ce dernier.

Seules 18 % des entreprises sont passées au tout numérique. Un chiffre faible au regard des inconvénients générés par l’utilisation du papier : traitement long, contre-productif, peu écologique et très coûteux.

Les employés passent de 20 à 40 % de leur temps à rechercher manuellement des documents (étude du cabinet Coleman Parkes). Il faut en moyenne 18 minutes à un collaborateur pour retrouver un document.

 

Au total les impressions inutiles (oubliées, jetées, perdues) représenteraient un coût de 300 millions d’euros.

- Syndicat National des supports d’Image et d’Information

Le papier est en effet le consommable de bureau le plus utilisé et représente environ 75% du poids des déchets de bureaux en France.

Risques de sécurité

Un rapport annuel rendu au Congrès par le Bureau des droits civils du gouvernement américain a conclu que les documents papier sont à l’origine de 62 % des fuites de données dans les entreprises comptant plus de 500 employés.

Cela ne devrait surprendre personne. Le papier étant par nature éphémère, la perte de données est difficile à éviter sans copie numérique. Le vol et les dommages causés par des catastrophes naturelles (comme les inondations) constituent autant de risques susceptibles d’interrompre vos activités.

De plus, les imprimantes sont des appareils peu sécurisés, qui peuvent faire l’objet de piratages.

Workflows ralentis

Le temps perdu au traitement du papier entraîne une baisse de productivité de 21,3 % (source : IDC). De nombreux employés ont du mal à réaliser leurs tâches quotidiennes en raison de la quantité d’informations qu’ils doivent traiter et des processus papier inefficaces avec lesquels ils travaillent.

Le transfert de documents physiques entre services au sein de votre entreprise peut s’avérer chronophage. Du temps est perdu à capturer, stocker et transférer manuellement vos documents.

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Ces processus laborieux sont synonymes de réduction de productivité et d’une gestion des documents inadaptée au sein des divers services de l’entreprise (Finance, Comptabilité, Ventes, RH, etc.). En résultent des erreurs et retards.

Présentation de l’entreprise numérique

Devenir une entreprise sans papier constitue la première étape sur le chemin de la dématérialisation. Cela implique de supprimer volontairement le papier de ses processus métier, afin d’en améliorer l’efficacité. La dématérialisation est au cœur des entreprises qui ont entamé leur transformation digitale.

Qu’est-ce que ça implique ?

  • Les données autrefois imprimées sur papier sont dématérialisées. Les documents sont scannés, indexés et stockés en toute sécurité au sein d’un répertoire central et facile d’accès.
  • Les processus manuels sont automatisés. Ainsi, le système de gestion des documents approprié s’intégrera à d’autres applications afin d’optimiser les workflows dans toute l’entreprise.
  • Vous pouvez accéder à vos informations où que vous soyez, n’importe quand et à partir de tout appareil. Il s’agit d’un avantage critique si plusieurs de vos employés ont besoin d’un accès à distance.

Inconvénients des processus papier

Les processus papier sont onéreux, difficiles à intégrer aux workflows et susceptibles d’engendrer d’importants risques de sécurité.

Coût

Selon Gartner, les entreprises dépensent 1 à 3 % de leurs revenus dans l’impression de documents. À cela s’ajoutent l’archivage, l’envoi et le stockage des documents. Sans compter, bien sûr, le coût du papier lui-même.

Il convient également de prendre en compte le temps consacré à ces opérations, qui empêchent les employés de se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Chaque année en France, on consomme près de 11 millions de tonnes de papier. Chaque français consomme en moyenne 167 kg de papier par an.

Selon l’ADEME, un salarié consomme en moyenne 70 à 85 kg de papier par an. La moitié du papier consommé en France chaque année est ainsi utilisée dans le cadre du travail

La consommation de papier a aussi des répercussions sur le plan économique : une entreprise d’une centaine de salariés dépense chaque année entre 10 000 et 25 000 euros uniquement pour sa consommation interne de papier et l’entretien du matériel.

ebook abandonner le papier en 90 jours avec DocuWare

Avantages d’une entreprise sans papier

Voici trois avantages relatifs à la suppression du papier, ainsi que des études de cas associées :

post-back1. Coûts de fonctionnement réduits

La dématérialisation des processus papier réduit les coûts d’impression et de fonctionnement :

  • Coûts de stockage : plus besoin d’armoires onéreuses et encombrantes ; les supports physiques appartiennent au passé.
  • Coûts d’impression : la dématérialisation rend caduques les besoins en impression et en distribution de documents physiques. Un système de gestion centralisé des documents numériques permet à tous les employés d’accéder aisément aux informations.
  • Coûts des processus métier : l’automatisation des processus manuels simplifie vos opérations et réduit vos coûts de fonctionnement. Par exemple, des workflows optimisés sont susceptibles d’accélérer les paiements et de réduire les coûts liés aux acquisitions.
  • Coûts liés à la sécurité et à la récupération des données : la sécurisation des données dans plusieurs lieux est facile et peu onéreuse. Leur récupération est encore plus simple et n’a aucune incidence négative sur vos opérations.

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Études de cas

La ville d’Henrietta réduit ses frais de stockage

Située dans le comté de Monroe et comptant 45 000 habitants, la ville d’Henrietta a connu une importante croissance de sa population. Cela s’est accompagné d’une augmentation des volumes de papier qu’il fallait traiter. La recherche de documents est vite devenue laborieuse, les agents devant fouiller dans plusieurs armoires, tandis que les coûts liés au stockage ne cessaient de grimper.

En quête d’une solution à ces problèmes, la ville a contacté DocuWare. En collaborant avec le service informatique municipal, nous avons installé des scanners haute vitesse et nous sommes assurés de l’indexation et de l’archivage automatique des informations au sein d’un répertoire central. Une fois tous les documents scannés, la ville a détruit leur version papier.

Résultat ? La recherche de documents a été accélérée et simplifiée, et la ville a économisé 20 000 $ par an en frais de stockage.

automatic_escalations2. Regain de temps à consacrer à la productivité

Des informations stockées de manière centralisée et indexées correctement sont aisément accessibles. Vos employés gagneront du temps et pourront partager des données plus facilement au sein de votre entreprise.

Ces avantages permettent d’accélérer les processus et contribuent à réaliser des gains de temps lors d’opérations importantes comme la facturation, l’intégration de nouveaux employés et les collectes. Par exemple, vous pouvez accélérer l’automatisation du traitement des factures en associant automatiquement les documents (bons de commande, contrats, etc.).

Il est également possible d’intégrer des applications. Par exemple, l’intégration de systèmes de gestion de documents, de factures et de relation client permet d’éviter de multiplier les tâches et d’optimiser l’échange des informations.

Études de cas

Swagelok Manchester rattrape le temps perdu

 

Swagelok Manchester est un fournisseur leader de solutions de tuyauterie situé au nord-ouest de l’Angleterre. Le nombre de documents à traiter a augmenté à l’unisson avec la croissance de l’entreprise. L’archivage des documents entraînait une perte de productivité de 30 minutes par employé et par jour.

Ils devaient donc travailler le week-end pour rattraper ce temps perdu. Une telle approche n’étant pas viable, l’entreprise a décidé d’adopter un système dématérialisé. À l’aide de DocuWare, elle a établi un plan de transition qui n’induirait aucune interruption des workflows.

Il convenait également de s’assurer que tous les employés jouent le jeu et que le système de gestion des documents s’intègre aux systèmes actuels (solution de gestion de l’inventaire par code-barre SIMPLE, SCALA ERP, etc.). Le traitement des commandes devait rester aussi simple que possible.

Une fois la dématérialisation des processus effectuée, l’entreprise a réalisé des gains conséquents en termes de productivité :

 

  • 6 employés impliqués dans le traitement des commandes ont gagné 15 heures par semaine.
  • La plupart des factures sont désormais envoyées sous forme électronique.
  • Les collectes sont automatisées grâce à des rappels automatiques par e-mail.

secure_repository3. Meilleure sécurité et mise en conformité

La sécurité de vos données est cruciale. La négliger pourrait entraîner des pertes d’informations susceptibles d’avoir une incidence négative sur les activités de l’entreprise et les relations client.

Les systèmes numériques offrent un environnement plus sécurisé : Les fuites sont évitées grâce au chiffrement des documents et des échanges, ainsi qu’au contrôle d’accès aux fichiers.

La mise en conformité aux normes HIPAA ou au RGPD est facilitée, et vous profitez d’une meilleure protection en cas de sinistre. Plusieurs sauvegardes sécurisées et redondantes permettent en effet de récupérer sans problème vos données.

 

Études de cas

The Woodland Trust supprime le papier et assure sa mise en conformité

The Woodland Trust est l’association caritative de conservation des forêts la plus importante au Royaume-Uni. Prévoyant de déménager dans des bureaux plus petits comportant un espace stockage limité, elle s’est mise en quête de trouver un partenaire pour la gestion des documents qui lui permettrait :

  • d’intégrer ses systèmes critiques (CRM ou de facturation, par exemple) en vue d’optimiser ses workflows.
  • de fournir aux employés à distance un accès simplifié aux documents.
  • de se conformer aux normes en vigueur en dématérialisant les documents dans un format valide.
  • de sécuriser ses données pour une durée indéfinie afin de se tenir prêt en cas d’audit.

DocuWare lui a proposé une solution personnalisée pour son service juridique, s’est occupé de l’intégration et a rendu les documents accessibles de n’importe où, quel que soit l’appareil utilisé.

The Woodland Trust peut désormais stocker des documents dématérialisés dans un format légalement admissible, et peut se tenir prêt à tout audit financier.

Comment abandonner le papier en 90 jours

Les problèmes liés au papier et les avantages de la dématérialisation ayant été abordés, passons aux moyens d’abandonner le papier en 90 jours.

Jason the finance guy

Voici Marc

Marc est comptable depuis 10 ans. Il gère les créances, les comptes débiteurs, et bien plus encore. Son travail dépendant des données à sa disposition, il réfléchit constamment à l’amélioration des processus. Sa supérieure, c’est Samantha, la directrice financière.

Lorsque la direction a contacté Samantha pour lui annoncer son projet de dématérialisation des documents, qui commencerait avec le service de comptabilité, elle a immédiatement pensé à Jason.

Elle lui a donc expliqué la situation. Aussitôt, Jason s’est attelé à la mise en place d’un processus sans papier en 90 jours sous la direction de Samantha. Pour ce faire, il a suivi 6 étapes simples.

90 jours représentent un objectif trimestriel raisonnable. Il s’agit d’un délai idéal, ni trop long, ni trop court, assurant une mise en place appropriée.  Jason lui-même en a conclu qu’une telle période permettait de travailler avec efficacité.

Les étapes en question sont les suivantes :

1

Identification des processus problématiques

 

Les processus problématiques sont laborieux, difficiles à intégrer aux workflows, et très exigeants auprès des employés qui doivent y consacrer de précieuses heures de travail. Concentrez-vous sur les services les plus importants, comme les RH, la comptabilité, le marketing et les ventes. Identifiez ensuite les processus qui dépendent des documents, tels que le traitement des factures et les évaluations des employés.

Dans le cas de Marc, son service étant le premier à être concerné, il lui incombait de choisir un processus devant être dématérialisé. Il a décidé de commencer par un processus spécifique, plutôt que de faire l’erreur d’en gérer plusieurs à la fois, ce qui le ralentirait.

Une fois tous les processus analysés, il a choisi celui dédié aux créances. En effet, celui-ci impliquait une quantité phénoménale de documents papier, engendrait de nombreuses erreurs et n’était aucunement automatisé.

2

Création d’une équipe et sensibilisation au problème

Une telle initiative ne peut être menée à terme qu’avec le soutien des cadres et de la direction. C’est pourquoi il est crucial de créer une équipe comptant des cadres et directeurs provenant de divers services.

Leur mission consistera à vous informer des opportunités et défis liés au projet de dématérialisation dans chaque service. Ainsi, tous les départements de l’entreprise seront investis et joueront un rôle primordial dans cette initiative.

Dans notre exemple, Marc jouait le rôle du représentant de service qui fournissait des informations à Samantha. Leurs directeurs s’étaient, bien entendu, déjà engagés à mener à bien le projet.

Il incombait simplement à Marc de sensibiliser ses collègues du service de comptabilité en leur expliquant en quoi la dématérialisation pourra s’avérer bénéfique. Pourquoi ? Parce qu’il sait que nombre d’employés se soucient uniquement de leurs tâches quotidiennes et acceptent d’adopter un nouveau processus seulement s’il leur facilite la vie.

Il lui fallait donc leur faire comprendre les avantages liés à la dématérialisation. Pour ce faire, il créa une présentation détaillant les raisons ayant motivé l’initiative, les problèmes liés aux workflows actuels et les améliorations rendues possibles par le nouveau système.

Enfin, sachant que le projet ne pourrait être mené à bien sans le soutien du service informatique, il a également organisé une réunion privée avec ses responsables, qui devront collaborer avec le sous-traitant ECM pour concevoir et déployer une solution.

3

Identification des opportunités de dématérialisation

Il convient de comprendre toutes les étapes des processus actuels afin d’identifier leurs faiblesses et de créer des solutions adaptées.

Marc a donc commencé par s’intéresser à trois étapes cruciales du traitement des documents :

  1. Collecte des informations : méthode de prise en charge des documents vous parvenant (via e-mail, fax ou courrier).  
  2. Transfert des informations : méthode de partage des informations au sein de l’entreprise (notamment lors de la validation, de la vérification ou d’autres tâches).
  3. Récupération des informations : méthode d’accès aux documents.

Pour mieux comprendre les processus actuels et identifier les opportunités de dématérialisation dans le service des créances, Marc s’est posé les questions suivantes :

Comment identifier les opportunités de dématérialisation :

  1. Quelle est la première étape du processus ? Dans le cas de Marc, le processus commence lors de la réception de factures papier ou via e-mail.
  2. Comment les informations de ces documents sont-elles capturées ? S’agit-il d’un procédé simple ? Dans l’entreprise de Marc, le processus d’association des factures avec leurs bons de commande était fastidieux.
  3. Comment les documents sont-ils transmis ? La plupart des factures étaient transmises manuellement. Aucun procédé spécifique de vérification, de transmission ou de validation n’était en place.
  4. Où les documents sont-ils stockés ? Dans le cas de Marc, sur des disques locaux ou dans des armoires de rangement. Dans les deux cas, les documents n’étaient pas sécurisés et ne bénéficiaient pas des sauvegardes redondantes proposées par les systèmes ECM.
  5. Comment accède-t-on aux documents ? La recherche et la récupération des documents prenait des heures aux collègues de Marc. Ils avaient besoin d’un système capable d’indexer et de stocker ces documents dans un répertoire numérique.
  6. Quels sont les objectifs d’intégration ? Une intégration réussie entre applications doit permettre de bénéficier de workflows automatisés et d’améliorer l’efficacité. L’intégration entre un logiciel de gestion des documents et un système de comptabilité doit optimiser le processus de traitement des documents. Marc et son équipe n’utilisant que QuickBooks, ils ne disposaient pas d’un système de gestion des documents. Il savait toutefois pertinemment qu’il s’agissait là d’un objectif primordial à la réussite du projet de dématérialisation. Il ne lui restait donc qu’à trouver le partenaire idéal pour l’aider à concevoir une solution personnalisée.
4

Conception de la solution

L’étape de conception donne souvent lieu à des attentes de la part des utilisateurs finaux, qui imaginent l’interface et le fonctionnement de la solution. Sa version finale dépendra cependant des processus de l’entreprise, des défis rencontrés et de ses objectifs.

Marc s’est donc mis en quête d’un partenaire. Samantha lui a donné les conseils suivants :

  • Choisissez une solution suffisamment avancée : les outils collaboratifs comme Google Docs, Box et DropBox permettent uniquement de stocker et partager des fichiers. Ils n’octroient aucun contrôle en termes de sécurité, d’automatisation des workflows ou de rétention.
  • Choisissez une solution suffisamment légère : a contrario, certains fournisseurs proposent des « solutions d’entreprise ». Ces dernières s’avèrent souvent compliquées, onéreuses et chronophages.

Selon Samantha, il vaut mieux se tourner vers les éditeurs qui offrent des solutions adaptées aux PME et résolvant des problèmes concrets. Une entreprise telle que DocuWare, par exemple, propose des solutions uniques, adaptées à divers secteurs (gestion des employés, marketing et ventes, et bien sûr comptabilité et finances). En outre, ces solutions sont basées dans le cloud, ce qui revêt une importance capitale.

Quels sont les avantages du cloud?

Le cloud requiert peu de maintenance en comparaison des systèmes on-premise. Il permet également des déploiements rapides et une acquisition des solutions par département, optimise la flexibilité des opérations, et n’induit pas de coûts d’acquisition élevés.

Une fois le partenaire choisi par Marc, il ne lui restait plus qu’à déployer la solution.

5

Déploiement de la solution

Les détails du déploiement dépendent de votre entreprise, de la solution et de votre partenaire. Il peut par exemple s’avérer pertinent de commencer par un test ou de procéder par phases.

Jason a collaboré étroitement avec le fournisseur de gestion de documents et l’administrateur informatique pour mettre en place le système étape par étape :

Étape 1 : Démonstration de faisabilité

Grâce à cette démonstration, l’équipe de Jason a découvert comment la solution permettra de résoudre les problèmes de l’entreprise. Le fournisseur de gestion de documents a utilisé leurs ressources pour illustrer l’automatisation et l’amélioration des processus clé.

Étape 2 : Personnalisation de la solution

De nouvelles idées d’amélioration sont apparues après chaque étape de test. L’équipe voulait s’assurer que la solution était aussi intuitive que possible. Pour ce faire, des cases à cocher et menus déroulants ont été ajoutés partout où cela était utile. Certaines tâches ont également été scindées en deux afin de simplifier les workflows. D’autres, au contraire, ont été combinées dans le même but.

Étape 3 : Déploiement de la solution

Avant de commencer, l’équipe de Jason a sensibilisé les autres employés au projet afin de s’assurer de leur engagement. Pour ce faire, elle a créé plusieurs vidéos YouTube présentant clairement la solution. Les administrateurs système et utilisateurs avancés ont ensuite été formés à son utilisation. Ils ont à leur tour informé leur entourage des avantages liés à l’automatisation des tâches que permet la solution. Après avoir célébré le lancement de la solution avec tous les employés de l’entreprise, Jason et son équipe étaient enfin prêts.

La version finale de leur solution comprenait les fonctionnalités suivantes :

  • L’indexation intelligente, qui permet de lire automatiquement les données de facturation importantes et d’associer les factures aux bons de commande correspondants.
  • La capture automatique des documents papier, et l’importation rapide des factures au sein de fichiers consultables.
  • Des règles de workflow prédéfinies pour la transmission des documents.
  • L’intégration du système de gestion des documents à QuickBooks, pour un processus optimisé.
  • Une fonctionnalité de connexion à Outlook permettant aux employés d’envoyer, recevoir et charger rapidement des documents de manière centralisée, à partir de leur messagerie.

Jason a également formé les employés à l’utilisation du système. L’administrateur informatique et lui ont accompagné les équipes lors de chaque étape du nouveau processus, afin de s’assurer qu’elles le maîtrisent parfaitement.

5

Documentation du processus et mesure de son impact

Il convient de tirer le meilleur parti de vos nouveaux systèmes. Votre processus dématérialisé peut évoluer et être appliqué à d’autres services de votre organisation.

La comptabilité ayant servi de département d’essai, Jason a documenté chaque étape du projet. Grâce à lui, l’implémentation du processus dans d’autres services et le transfert des connaissances en général s’en trouveront facilités.

D’autant que cela évitera tout problème si Jason et l’administrateur informatique quittent un jour l’entreprise.

Comment mesurer l’impact des processus numériques

L’impact du passage au numérique sous 90 jours a été mesuré à l’aide des questions suivantes :

  • Avons-nous vraiment atteint notre objectif de transformation sous 90 jours ?
  • La solution améliore-t-elle le travail des employés du service concerné ? Leur productivité a-t-elle été optimisée ? Sont-ils de meilleure humeur ?
  • Comment s’est passée la dématérialisation des trois processus clé (collecte, transmission et récupération des informations) :
    • La capture des documents est-elle efficace ? Les indices pointant vers une réponse affirmative comprenaient le nombre réduit de documents imprimés et une grande satisfaction des employés.
    • Le traitement des documents est-il rapide ? Jason a simplement comparé le nouveau processus à l’ancien.
    • La récupération des documents est-elle plus facile ? Les employés passaient moins de temps à rechercher des fichiers et étaient en mesure de les retrouver facilement.
  • Combien d’heures de travail ont été économisées par employé, chaque semaine ? Jason, Samantha et le service RH ont observé que le nombre d’heures supplémentaires avait drastiquement diminué.
  • Quelles économies ont été réalisées en stockant moins de papier ?

Jason et Samantha sont parvenus à obtenir un retour sur investissement en termes de gestion des documents. Ils se sont rendus compte que leur nouveau système fonctionnait à merveille et pouvait être répliqué facilement à tous les services.

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