Abandonner le papier en entreprise : guide pratique de la dématérialisation

Les processus problématiques sont laborieux, difficiles à intégrer aux workflows, et très exigeants auprès des employés qui doivent y consacrer de précieuses heures de travail. Concentrez-vous sur les services les plus importants, comme les RH, la comptabilité, le marketing et les ventes. Identifiez ensuite les processus qui dépendent des documents, tels que le traitement des factures et les évaluations des employés.

Dans le cas de Jason, son service étant le premier à être concerné, il lui incombait de choisir un processus devant être dématérialisé. Il a décidé de commencer par un processus spécifique, plutôt que de faire l’erreur d’en gérer plusieurs à la fois, ce qui le ralentirait.

Une fois tous les processus analysés, il a choisi celui dédié aux créances. En effet, celui-ci impliquait une quantité phénoménale de documents papier, engendrait de nombreuses erreurs et n’était aucunement automatisé.

Une telle initiative ne peut être menée à terme qu’avec le soutien des cadres et de la direction. C’est pourquoi il est crucial de créer une équipe comptant des cadres et directeurs provenant de divers services.

Leur mission consistera à vous informer des opportunités et défis liés au projet de dématérialisation dans chaque service. Ainsi, tous les départements de l’entreprise seront investis et joueront un rôle primordial dans cette initiative.

Dans notre exemple, Jason jouait le rôle du représentant de service qui fournissait des informations à Samantha. Leurs directeurs s’étaient, bien entendu, déjà engagés à mener à bien le projet.

Il incombait simplement à Jason de sensibiliser ses collègues du service de comptabilité en leur expliquant en quoi la dématérialisation pourra s’avérer bénéfique. Pourquoi ? Parce qu’il sait que nombre d’employés se soucient uniquement de leurs tâches quotidiennes et acceptent d’adopter un nouveau processus seulement s’il leur facilite la vie.

Il lui fallait donc leur faire comprendre les avantages liés à la dématérialisation. Pour ce faire, il créa une présentation détaillant les raisons ayant motivé l’initiative, les problèmes liés aux workflows actuels et les améliorations rendues possibles par le nouveau système.

Enfin, sachant que le projet ne pourrait être mené à bien sans le soutien du service informatique, il a également organisé une réunion privée avec ses responsables, qui devront collaborer avec le sous-traitant ECM pour concevoir et déployer une solution.

Il convient de comprendre toutes les étapes des processus actuels afin d’identifier leurs faiblesses et de créer des solutions adaptées.

Jason a donc commencé par s’intéresser à trois étapes cruciales du traitement des documents :

1. Collecte des informations : méthode de prise en charge des documents vous parvenant (via e-mail, fax ou courrier).  
2. Transfert des informations : méthode de partage des informations au sein de l’entreprise (notamment lors de la validation, de la vérification ou d’autres tâches).
3. Récupération des informations : méthode d’accès aux documents.

Pour mieux comprendre les processus actuels et identifier les opportunités de dématérialisation dans le service des créances, Jason s’est posé les questions suivantes :

Comment identifier les opportunités de dématérialisation :

1. Quelle est la première étape du processus ? Dans le cas de Jason, le processus commence lors de la réception de factures papier ou via e-mail.
2. Comment les informations de ces documents sont-elles capturées ? S’agit-il d’un procédé simple ? Dans l’entreprise de Jason, le processus d’association des factures avec leurs bons de commande était fastidieux.
3. Comment les documents sont-ils transmis ? La plupart des factures étaient transmises manuellement. Aucun procédé spécifique de vérification, de transmission ou de validation n’était en place.
4. Où les documents sont-ils stockés ? Dans le cas de Jason, sur des disques locaux ou dans des armoires de rangement. Dans les deux cas, les documents n’étaient pas sécurisés et ne bénéficiaient pas des sauvegardes redondantes proposées par les systèmes ECM.
5. Comment accède-t-on aux documents ? La recherche et la récupération des documents prenait des heures aux collègues de Jason. Ils avaient besoin d’un système capable d’indexer et de stocker ces documents dans un répertoire numérique.
6. Quels sont les objectifs d’intégration ? Une intégration réussie entre applications doit permettre de bénéficier de workflows automatisés et d’améliorer l’efficacité. L’intégration entre un logiciel de gestion des documents et un système de comptabilité doit optimiser le processus de traitement des documents. Jason et son équipe n’utilisant que QuickBooks, ils ne disposaient pas d’un système de gestion des documents. Il savait toutefois pertinemment qu’il s’agissait là d’un objectif primordial à la réussite du projet de dématérialisation. Il ne lui restait donc qu’à trouver le partenaire idéal pour l’aider à concevoir une solution personnalisée.

L’étape de conception donne souvent lieu à des attentes de la part des utilisateurs finaux, qui imaginent l’interface et le fonctionnement de la solution. Sa version finale dépendra cependant des processus de l’entreprise, des défis rencontrés et de ses objectifs.

Jason s’est donc mis en quête d’un partenaire. Samantha lui a donné les conseils suivants :

• Choisissez une solution suffisamment avancée : les outils collaboratifs comme Google Docs, Box et DropBox permettent uniquement de stocker et partager des fichiers. Ils n’octroient aucun contrôle en termes de sécurité, d’automatisation des workflows ou de rétention.
• Choisissez une solution suffisamment légère : a contrario, certains fournisseurs proposent des « solutions d’entreprise ». Ces dernières s’avèrent souvent compliquées, onéreuses et chronophages.

Selon Samantha, il vaut mieux se tourner vers les éditeurs qui offrent des solutions adaptées aux PME et résolvant des problèmes concrets. Une entreprise telle que DocuWare, par exemple, propose des solutions uniques, adaptées à divers secteurs (gestion des employés, marketing et ventes, et bien sûr comptabilité et finances). En outre, ces solutions sont basées dans le cloud, ce qui revêt une importance capitale.

Quels sont les avantages du cloud?

Le cloud requiert peu de maintenance en comparaison des systèmes on-premise. Il permet également des déploiements rapides et une acquisition des solutions par département, optimise la flexibilité des opérations, et n’induit pas de coûts d’acquisition élevés.

Une fois le partenaire choisi par Jason, il ne lui restait plus qu’à déployer la solution.

Les détails du déploiement dépendent de votre entreprise, de la solution et de votre partenaire. Il peut par exemple s’avérer pertinent de commencer par un test ou de procéder par phases.

Jason a collaboré étroitement avec le fournisseur de gestion de documents et l’administrateur informatique pour mettre en place le système étape par étape :

Étape 1 : Démonstration de faisabilité

Grâce à cette démonstration, l’équipe de Jason a découvert comment la solution permettra de résoudre les problèmes de l’entreprise. Le fournisseur de gestion de documents a utilisé leurs ressources pour illustrer l’automatisation et l’amélioration des processus clé.

Étape 2 : Personnalisation de la solution

De nouvelles idées d’amélioration sont apparues après chaque étape de test. L’équipe voulait s’assurer que la solution était aussi intuitive que possible. Pour ce faire, des cases à cocher et menus déroulants ont été ajoutés partout où cela était utile. Certaines tâches ont également été scindées en deux afin de simplifier les workflows. D’autres, au contraire, ont été combinées dans le même but.

Étape 3 : Déploiement de la solution

Avant de commencer, l’équipe de Jason a sensibilisé les autres employés au projet afin de s’assurer de leur engagement. Pour ce faire, elle a créé plusieurs vidéos YouTube présentant clairement la solution. Les administrateurs système et utilisateurs avancés ont ensuite été formés à son utilisation. Ils ont à leur tour informé leur entourage des avantages liés à l’automatisation des tâches que permet la solution. Après avoir célébré le lancement de la solution avec tous les employés de l’entreprise, Jason et son équipe étaient enfin prêts.

La version finale de leur solution comprenait les fonctionnalités suivantes :

• L’indexation intelligente, qui permet de lire automatiquement les données de facturation importantes et d’associer les factures aux bons de commande correspondants.
• La capture automatique des documents papier, et l’importation rapide des factures au sein de fichiers consultables.
• Des règles de workflow prédéfinies pour la transmission des documents.
• L’intégration du système de gestion des documents à QuickBooks, pour un processus optimisé.
• Une fonctionnalité de connexion à Outlook permettant aux employés d’envoyer, recevoir et charger rapidement des documents de manière centralisée, à partir de leur messagerie.

Jason a également formé les employés à l’utilisation du système. L’administrateur informatique et lui ont accompagné les équipes lors de chaque étape du nouveau processus, afin de s’assurer qu’elles le maîtrisent parfaitement.