Une efficacité totale pour les achats et la comptabilité financière

Une demande d’achat est le début d’un processus d’approvisionnement structuré. Elle a pour but de rassembler toutes les informations nécessaires à une commande et de les soumettre pour approbation. Cela permet d’assurer la transparence et de gérer les coûts à un stade précoce, tout en garantissant que seules les commandes autorisées sont passées.

Les demandes d’achat peuvent être traitées facilement via un formulaire DocuWare auquel les employés ont accès via un lien. Ce formulaire permet de saisir toutes les données telles que le donneur d’ordre, le service, le centre de coûts, le numéro de projet, le fournisseur/prestataire de services, les services ou les articles requis avec les numéros d’article, les quantités et les prix. Si un devis est disponible, il peut également être joint. Il est également possible de transmettre des informations sur le mode de paiement souhaité ou si un paiement anticipé est nécessaire, afin de simplifier le traitement des factures en aval.

Le processus qui suit une demande d’achat peut être personnalisé en fonction des directives de votre entreprise. En règle générale, un workflow d’approbation est lancé après l’envoi du formulaire. La responsabilité en matière d’approbation des commandes peut varier d’une entreprise à l’autre. Dans les sociétés commerciales ou les grandes entreprises, c’est souvent le service des achats qui s’en charge. Dans les petites entreprises, la validation est effectuée par le chef de service ou la direction. En outre, une demande d’achat peut nécessiter plusieurs niveaux de validation. Dans de nombreuses entreprises, une validation n’est souvent nécessaire qu’à partir d’un certain montant, par exemple 500 euros.

Un processus d’approvisionnement optimisé permet de disposer dès le départ de toutes les informations nécessaires au traitement des factures en aval. Dès qu’une nouvelle facture arrive, un workflow DocuWare vérifie s’il existe une demande d’achat correspondante et relie les documents. Sur la base des données déjà saisies et approuvées, la facture peut être directement affectée pour contrôle d’exactitude ou validée. Si les données sont erronées ou s’il n’existe pas de demande d’achat correspondante, le workflow en informe les personnes concernées.

Bien sûr. DocuWare s’intègre parfaitement à vos applications existantes, telles que SAP, Sage, Cegid, Divalto ou EBP, afin d’importer, de traiter et de consulter directement les demandes d’achat et tout autre document d’achat ou financier.

DocuWare propose plusieurs méthodes à cet effet. Par exemple, les factures peuvent être automatiquement comparées aux données d’autres documents stockés dans DocuWare. S’il existe notamment une commande correspondante, cette dernière est utilisée comme ticket pour la validation, à condition que le numéro de commande et les montants concordent avec ceux de la facture. Vous pouvez bien sûr définir d’autres documents, tels que le devis et le bon de livraison pour effectuer le rapprochement des données avant validation. Une comparaison multiple est possible jusqu’à des niveaux de poste individuels. Une autre option consiste à transmettre directement les factures de certains fournisseurs pour comptabilisation si elles sont inférieures à une certaine valeur. Cette forme de validation convient par exemple aux factures récurrentes qui arrivent chaque mois avec le même montant.