PURCHASE-TO-PAY

Une efficacité totale pour les achats et la comptabilité financière

Vous souhaitez un contrôle total des coûts ? DocuWare vous offre la visibilité nécessaire. Optimisez vos processus d’approvisionnement, également appelés processus purchase-to-pay, de la commande au paiement et réduisez au minimum les étapes manuelles de vérification des factures.

Demande d’achat structurée
Comparaison automatique des données de commande, de livraison et de facturation
Jusqu’à 80 % de temps économisé pour traiter les factures

Contactez-nous

Efficacité opérationnelle et planification grâce à des processus d’approvisionnement optimisés

Dites adieu aux interminables boucles d’e-mails avec des questions sur les commandes, les conditions de livraison ou les détails de la facture. Avec DocuWare, les achats, la vérification des factures et la comptabilité s’imbriquent parfaitement. Que vous souhaitiez équiper vos équipes ou réapprovisionner les stocks, les demandes d’achat structurées garantissent la transparence et la fluidité des processus.

Demande d’achat
Approbation d’achat
Traitement des factures
Comptabilité
Dossiers fournisseurs

Exprimer les besoins facilement

Utilisez des formulaires web intuitifs pour saisir en quelques clics les détails de la commande et les informations comptables en vue d’un traitement ultérieur ciblé.
Assurez le respect des budgets et des directives internes grâce aux informations obligatoires.

Aperçu et approbation en un
seul clic

Améliorez le contrôle des dépenses grâce à des workflows transparents qui transmettent les demandes d’achat aux responsables concernés pour une approbation à un ou plusieurs niveaux.
Définissez des directives d’approbation adaptées pour contrôler les workflows de dépenses en fonction des rôles, des projets, des seuils ou même des catégories de produits.

Traitement fluide des factures

Transmettez les factures directement aux bonnes personnes pour vérification ou définissez des seuils pour les demandes d’achat ou les fournisseurs préapprouvés afin de traiter les factures sans perdre de temps.
Passer des heures à cocher manuellement les postes de facture, c’est maintenant terminé ! DocuWare effectue automatiquement le rapprochement des données entre la commande, le bon de livraison et la facture, même pour les factures entrantes de plusieurs pages comportant de nombreux postes.

Comptabiliser et payer plus rapidement

Utilisez les possibilités d’imputation et les suggestions de comptabilisation de DocuWare. Cela minimise les erreurs et les tâches manuelles en aval du processus de comptabilisation.
Transférez les données de facturation et les données comptables de DocuWare directement dans votre système de comptabilité, que vous utilisiez SAP, DATEV, Sage ou une autre application. Cela garantit des données correctes à tous les niveaux et optimise le processus de paiement.

Informations centralisées
et reliées

Assurez-vous que les détails des commandes, les listes de prix, les offres, les factures et la correspondance sont immédiatement disponibles à tout moment, y compris depuis votre ERP, WaWi, CRM ou d’autres systèmes.
Améliorez la collaboration avec vos fournisseurs en répondant rapidement. Un formulaire d’inscription permet en outre d’enregistrer facilement les nouveaux fournisseurs et de les valider si nécessaire, afin de garantir des processus commerciaux sécurisés.

Secure, compliant archiving

DocuWare enables you to comply with legal and audit standards while saving time and effort. All invoices are stored securely, documented completely and protected from loss and tampering. Stop searching and stressing to locate documents. Find digital invoices instantly and deliver as an organized archive that is only accessible to authorized users.

Qu’est-ce qu’une demande d’achat ?

Une demande d’achat est le début d’un processus d’approvisionnement structuré. Elle a pour but de rassembler toutes les informations nécessaires à une commande et de les soumettre pour approbation. Cela permet d’assurer la transparence et de gérer les coûts à un stade précoce, tout en garantissant que seules les commandes autorisées sont passées.

Quelles sont les informations saisies dans une demande d’achat ?

Les demandes d’achat peuvent être traitées facilement via un formulaire DocuWare auquel les employés ont accès via un lien. Ce formulaire permet de saisir toutes les données telles que le donneur d’ordre, le service, le centre de coûts, le numéro de projet, le fournisseur/prestataire de services, les services ou les articles requis avec les numéros d’article, les quantités et les prix. Si un devis est disponible, il peut également être joint. Il est également possible de transmettre des informations sur le mode de paiement souhaité ou si un paiement anticipé est nécessaire, afin de simplifier le traitement des factures en aval.

Que se passe-t-il une fois la demande d’achat transmise ?

Le processus qui suit une demande d’achat peut être personnalisé en fonction des directives de votre entreprise. En règle générale, un workflow d’approbation est lancé après l’envoi du formulaire. La responsabilité en matière d’approbation des commandes peut varier d’une entreprise à l’autre. Dans les sociétés commerciales ou les grandes entreprises, c’est souvent le service des achats qui s’en charge. Dans les petites entreprises, la validation est effectuée par le chef de service ou la direction. En outre, une demande d’achat peut nécessiter plusieurs niveaux de validation. Dans de nombreuses entreprises, une validation n’est souvent nécessaire qu’à partir d’un certain montant, par exemple 500 euros.

Comment un processus d’approvisionnement optimisé accélère-t-il le traitement des factures ?

Un processus d’approvisionnement optimisé permet de disposer dès le départ de toutes les informations nécessaires au traitement des factures en aval. Dès qu’une nouvelle facture arrive, un workflow DocuWare vérifie s’il existe une demande d’achat correspondante et relie les documents. Sur la base des données déjà saisies et approuvées, la facture peut être directement affectée pour contrôle d’exactitude ou validée. Si les données sont erronées ou s’il n’existe pas de demande d’achat correspondante, le workflow en informe les personnes concernées.

Les demandes d’achat provenant d’autres systèmes peuvent-elles également être saisies, récupérées et traitées dans DocuWare ?

Bien sûr. DocuWare s’intègre parfaitement à vos applications existantes, telles que SAP, Sage, Cegid, Divalto ou EBP, afin d’importer, de traiter et de consulter directement les demandes d’achat et tout autre document d’achat ou financier.

Comment les factures sont-elles vérifiées et validées sans intervention manuelle ?

DocuWare propose plusieurs méthodes à cet effet. Par exemple, les factures peuvent être automatiquement comparées aux données d’autres documents stockés dans DocuWare. S’il existe notamment une commande correspondante, cette dernière est utilisée comme ticket pour la validation, à condition que le numéro de commande et les montants concordent avec ceux de la facture. Vous pouvez bien sûr définir d’autres documents, tels que le devis et le bon de livraison pour effectuer le rapprochement des données avant validation. Une comparaison multiple est possible jusqu’à des niveaux de poste individuels. Une autre option consiste à transmettre directement les factures de certains fournisseurs pour comptabilisation si elles sont inférieures à une certaine valeur. Cette forme de validation convient par exemple aux factures récurrentes qui arrivent chaque mois avec le même montant.

DocuWare est notre outil principal pour l’ensemble de la gestion de nos processus achats et ventes, pour notre activité en France et à l’international.

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Charlène Garnier
Responsable Administration des Ventes, Proconect

Nous avons fait le choix de DocuWare car nous souhaitions améliorer le circuit de validation de nos factures et supprimer les tâches manuelles répétitives, pour gagner en fluidité et en efficacité. C’est une vraie révolution pour l’entreprise : nous n’effectuons plus de saisie comptable pour ce circuit..

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Félix Chambron
DAF, Prunier

Nous avons retenu la solution DocuWare pour la puissance de son paramétrage et de ses workflows. Le système de LAD-RAD, permettant le scan et la reconnaissance automatiques des documents avec la génération de métadonnées fait gagner un temps précieux aux équipes dans le traitement des factures.

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Christine Kretz
Responsable Comptabilité et Finances Groupe TECHNA

PURCHASE-TO-PAY

Une efficacité totale pour les achats et la comptabilité financière

Plus de 19 000 clients dans tous les secteurs d'activité font confiance à DocuWare

Processus d'achat optimisé selon des règles claires

Accès centralisé aux données de commande et de facturation

Traiter les factures sans intervention manuelle

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