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Archivage sécurisé des documents

La sécurisation des documents en entreprise n’a jamais été aussi importante. Les informations sur les employés, les données financières, les contrats et vos autres documents requièrent un répertoire sécurisé et organisé, capable d’empêcher les pertes et les vols de données.

Document Archiving Security and Safety Standards for 2020 - FR - low

Informations cruciales : normes de sécurité pour l’archivage des documents en 2020

Cet e-book gratuit contient tous les renseignements dont vous avez besoin pour profiter d’un archivage fiable et sécurisé de vos documents dématérialisés.

Télécharger le livre blanc

Les avantages de l’archivage sécurisé des documents

Des documents (factures, candidatures, contrats, présentations de vente, etc.) archivés et organisés en toute sécurité évitent les problèmes liés aux contentieux, fuites et pertes de données, et vous permettent de bénéficier des avantages liés à la dématérialisation.

paperless

Adoptez un environnement sans papier

Stocker vos informations au sein d’archives numériques protégées permet d’abandonner le papier dans votre entreprise : fini les documents égarés, les problèmes d’impression et le manque d’espace de stockage.

audit

Simplifiez la préparation des audits

Grâce à un archivage sécurisé, vos documents sont organisés, simples à retrouver et prêts en cas d’audit.

compliance

Respectez les normes de mise en conformité

Les normes de mise en conformité sont conçues pour protéger les personnes et les organisations. Il est bien plus facile et rapide de se conformer aux normes en vigueur avec des documents organisés et sécurisés.

disaster

Tenez-vous prêt en cas de sinistre

Les catastrophes naturelles et les attaques malveillantes peuvent venir à bout des entreprises mal préparées. L’archivage sécurisé renforce vos processus de reprise après sinistre.

DocuWare : la solution la plus sécurisée pour vos documents

DocuWare propose des services complets d’archivage, de stockage et de recherche des documents aux organisations requérant un répertoire sécurisé pour leurs informations critiques.

Voici comment DocuWare assure la sécurité de ses clients :

Formats flexibles

Stockez des documents scannés, des PDF, des e-mails, des fichiers Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, etc.), des images et bien plus encore.

Chiffrement et protection complets

Toutes les données sont transférées via le protocole HTTPS. Les documents sont quant à eux chiffrés au format AES. Un système de droits d’accès exhaustif permet également d’empêcher toute consultation non autorisée des documents.

Sauvegardes de sauvegardes

Les centres de données Microsoft Azure situés aux États-Unis et dans l’Union européenne assurent une triple mise en miroir et stockent les informations hors site, dans la même région. Ainsi, vos données ne sont jamais perdues et la reprise après sinistre s’en trouve simplifiée.

Traçabilité et transparence pour les audits

Chaque enregistrement, modification et annotation d’un document est consigné, à l’instar des étapes de votre workflow, pour une traçabilité et une transparence totales. Les audits n’ont jamais été aussi rapides et exhaustifs.

Contrôle des données pour la mise en conformité et la suppression

Le contrôle précis des droits d’accès et l’organisation rigoureuse des informations garantissent l’implémentation d’initiatives de mise en conformité strictes (RGPD, HIPAA et Sarbanes-Oxley) et simplifient la rétention des documents critiques.

Les informations incomplètes sont de l’histoire ancienne

Grâce à une indexation automatisée, fiable et complète, vos documents sont organisés méthodiquement et aisément repérables au sein de votre workflow. Aucun d’entre eux n’est incomplet.

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Quels documents peuvent être archivés de manière sécurisée par DocuWare ?

Finance et comptabilité
  • Factures
  • Bons de commande
  • Récépissés d’expédition
  • Bons de livraison
  • Feuilles de calcul du budget
Ressources humaines
  • CV
  • Certifications et références
  • Évaluations des performances
  • Documents fiscaux
  • Notes de frais
Service juridique
  • Contrats et modèles
  • Procédures opérationnelles
  • Rapports
Ventes
  • Fiches produit
  • Brochures marketing
  • Présentations et offres

Et bien plus encore…

Pourquoi les organisations choisissent le stockage DocuWare

Recherche rapide et performante des documents

Recherche rapide et performante des documents

Récupération instantanée

Trouvez vos documents instantanément, que vous recherchiez leur contenu textuel ou leurs données d’index.

Simplification de la mise en conformité

Respect des normes de mise en conformité

Simplification de la mise en conformité

Sécurisez, organisez et mettez en place des processus conformes aux normes HIPAA, SOC 2, du RGPD, etc.

Intégration native avec Microsoft Outlook

Intégration native avec Microsoft Outlook

Archivage sécurisé des e-mails importants

Archivez et organisez vos e-mails importants directement dans Microsoft Outlook.

Intégration avec les systèmes ERP, CRM et autres

Intégration avec les systèmes ERP, CRM et autres

Connexion d’applications

Accédez aux documents pertinents à partir de vos applications CRM, ERP et autres.

Archivage sécurisé des documents : études de cas

Études de cas

Client historique, le groupe international de cosmétiques Rocher utilise la GED DocuWare pour dématérialiser et archiver l’équivalent de 770 armoires de documents papier, représentant plus de 825000 pages numérisées. Bien plus qu’une solution de numérisation et d’archivage de documents, DocuWare a apporté plus de transparence, de qualité et de traçabilité dans les processus documentaires du Groupe, notamment au sein des services R&D, achats et juridique.

Pays: France Industrie: Distribution / Grossiste Domaine d’utilisation: Service client | Achats | Vente à distance | R&D | Juridique
Études de cas

CGI Bâtiment, leader de la garantie financière des constructeurs de maisons individuelles, utilise DocuWare pour assurer une circulation plus rapide et plus fluide de ses flux documentaires, sécuriser ses procédures, réduire le stockage des documents papier. Le stockage dans l’armoire numérique a ainsi permis de réaliser des économies dans le stockage des documents et épargne aux équipes la perte de temps relative à la recherche des documents papier. Ce sont plus de 30000 documents qui sont ainsi stockés par an dans la GED DocuWare.

Pays: France Industrie: Assurance Domaine d’utilisation: Comptabilité | Gestion des garanties
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DocuWare assure la sécurité, la conformité et la facilité d’utilisation nécessaires à un bon archivage sécurisé des documents.

Prêts à démarrer avec DocuWare ?

Essayez notre solution : c’est le meilleur moyen de commencer à profiter de notre service d’archivage sécurisé.

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