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Gestion de contenu d’entreprise (ECM)

Votre guide sur la définition, la compréhension et la mise en place d’une solution ECM.

Un système de gestion de contenu d’entreprise (ECM) peut permettre de rendre une organisation beaucoup plus efficace, de réduire les coûts et d’obtenir plus de satisfaction de la part des équipes et des clients. La plupart des services d’une entreprise peuvent tirer des bénéfices mesurables d’un logiciel ECM : la comptabilité, les ressources humaines, le département des ventes, le service juridique, etc.

Dans cet article, vous découvrirez :

  • les composantes d’un système ECM ainsi que les bénéfices considérables qu’il offre aux entreprises ;
  • des conseils pour réussir à mettre en place une solution ECM ;
  • des avantages nets (service client amélioré, coûts du papier et des processus manuels supprimés, meilleures protection des données et mise en conformité, informations disponibles pour la bonne personne, au bon moment, dans n’importe quel contexte d’entreprise).

Les fournisseurs de solutions de gestion de contenu d’entreprise comme DocuWare aident les entreprises à entamer leur transformation numérique et à automatiser leurs workflows via un système ECM depuis plusieurs années.

Qu’est-ce que la gestion de contenu d’entreprise (ECM) ?

La terminologie relative aux technologies modernes peut être déroutante et la « gestion de contenu d’entreprise », même si elle existe depuis plusieurs décennies, reste un terme obscur. Commençons par le définir.

Une solution de gestion de contenu d’entreprise (ECM) sert à dématérialiser, contrôler et automatiser les flux d’informations non structurés d’une entreprise.

Les « informations non structurées » désignent les informations désordonnées qui se trouvent à l’extérieur d’environnements de bases de données structurées. Quelques exemples :

Informations structurées Informations non structurées
Dossiers financiers d’une entreprise stockés dans un système ERP ou une application financière (comme Sage ou Quickbooks, Cegid ou EBP) Factures fournisseur, listes de colisage ou connaissement 
Données employés stockées dans une application de planification des ressources humaines (comme Oracle PeopleSoft ou Workday) CV, documents d’imposition et diplômes 
Données clients stockées dans un système CRM (comme Salesforce ou Microsoft Dynamics) e-mails, photos et notes de réunion

Généralement, les systèmes ECM servent à collecter, lire et indexer les informations pour comprendre leur contexte. Avec un tel système, vous pouvez annoter, modifier ou améliorer ces données tout en bénéficiant d’outils d’automatisation des workflows performants garantissant que les bonnes personnes aient accès aux bonnes informations au bon moment.

La création, la gestion, le traitement et l’archivage des documents ainsi que toutes les étapes allant jusqu’à la signature électronique font aussi partie du système. Les documents sont disponibles n’importe où. Sécurité et mise en conformité sont assurées. Même les utilisateurs mobiles ont accès à toutes les données nécessaires et plusieurs employés peuvent ouvrir le même document en parallèle. De plus, grâce aux fonctionnalités performantes de connexion et d’analyse, les entreprises gardent la trace des personnes qui ont ouvert, modifié ou supprimé un document, ainsi que du moment où ces opérations ont été effectuées.

La communication avec les clients et les fournisseurs est ainsi dématérialisée, modernisée et améliorée. Un système ECM garantit que les documents sont organisés de manière intelligente et facilite leur récupération. En bref, la « gestion de contenu d’entreprise » regroupe un ensemble de fonctions permettant aux entreprises de toutes tailles de contrôler et connaître la structure de leurs informations.

Qu’est-ce que la « gestion électronique de documents (GED/GEIDE)» ?

Le terme « gestion électronique de documents » (GED/GEIDE) est souvent interchangeable avec « gestion de contenu d’entreprise ». Certaines caractéristiques sont identiques, mais il existe quelques nuances.

La gestion de documents peut être considérée comme un sous-ensemble du système ECM, qui comprend plus de fonctions. Les fonctionnalités principales comme la collecte, l’indexation, l’archivage, l’automatisation et le contrôle des informations font partie de la gestion électronique de documents mais ces actions restent généralement centrées sur des documents.

Un système ECM complet peut permettre de gérer des informations issues de contenus Web, de comptes de réseaux sociaux ainsi que d’autres sources très dynamiques et évolutives qui ne se limitent pas à des documents. Ce type de système est utile pour les grandes entreprises, mais il est cher à mettre en place et à maintenir. Pour la plupart des organisations, une solution de gestion documentaire, qui couvre la plupart des fonctions d’un système ECM, convient parfaitement.

Notez bien que « ECM » n’est pas réservé aux grandes entreprises. Toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, peuvent tirer profit d’un système ECM, même si le terme semble laisser penser le contraire.

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Que signifie « services de proposition de contenus » ?

En 2016, Gartner a introduit le terme « services de proposition de contenus » pour remplacer « gestion de contenu d’entreprise ». Selon la firme :

le terme « gestion de contenu d’entreprise » ne reflète plus les dynamiques du marché ni les besoins en contenu d’une organisation dans un contexte numérique. Les leaders en charge de projets de gestion de contenus dans le domaine des applications doivent abandonner les notions obsolètes et repenser leurs approches en matière de technologie.

Ce nouveau concept a pour but de remplacer la vision centrée sur le système unique ECM du secteur par une approche plus modulaire, basée sur le cloud et sur des composantes de gestion de contenus intégrées et interopérables. D’autres sociétés de conseil comme Forrester ont également adopté cette terminologie.

Dans la pratique, cela change-t-il quelque chose ? Pas vraiment. Les systèmes ECM et de proposition de contenu représentent le même ensemble de fonctionnalités. Dans les deux cas, les clients achètent et utilisent les mêmes technologies.

Avantages et retour sur investissement (ROI) de la gestion de contenu d’entreprise

Qu’il soit déployé dans un seul service (voire pour un processus unique) ou à travers toute une entreprise, un système ECM peut avoir un retour sur investissement très élevé.

Selon une étude menée auprès des entreprises de 50 employés et plus, par le cabinet Kenneth McGill en 2015, un employé passe en moyenne 20 minutes par jour à chercher un document. Cela représenterait une perte de 105000 € par an.

La plupart des services d’une organisation peuvent tirer profit d’un système ECM. Les avantages dont bénéficient les différents services prennent des formes variées, mais dans tous les cas, les documents dématérialisés améliorent et facilitent le travail tout en réduisant les coûts. De plus, comme les documents numériques sont stockés de manière plus sécurisée que le papier, un système ECM peut garantir la mise en conformité et la sécurité des documents au sein de l’entreprise. La solution est également plus facile à intégrer dans les processus de l’organisation.

Cette nouvelle approche débouche donc, d’une manière générale, sur des résultats similaires. Cependant, dans chaque service pris individuellement, de nouvelles dynamiques offrent des avantages pour les utilisateurs, les équipes et, par conséquent, toute l’entreprise.

Les documents dématérialisés sont conformes aux réglementations 

Un système de gestion de contenu d’entreprise permet de réduire les coûts, d’améliorer l’efficacité et de simplifier les processus de l’organisation. Nous ne mentionnerons jamais assez ces avantages étant donné que de nombreuses entreprises n’en tirent pas encore parti de manière optimale.

Parmi les nombreuses personnes qui se servent encore de fichiers et de contrats classiques, nombreux sont ceux qui pensent qu’un document n’a de valeur juridique que lorsqu’il a été signé à la main, ce qui n’est plus vrai à l’heure du numérique. Les documents signés par voie électronique sont juridiquement contraignants dans de nombreux domaines. Diverses opportunités existent pour accélérer les processus d’une entreprise et les optimiser considérablement. Les partenaires contractuels peuvent se trouver plus rapidement, les affaires sont réglées plus vite et le temps est optimisé au lieu d’être perdu à envoyer des documents papier.

Les signatures électroniques deviennent de plus en plus courantes, en grande partie grâce à l’internationalisation et à la mondialisation toujours plus poussées des entreprises. Les informations doivent être accessibles et disponibles rapidement et sur tous les supports, dont les dispositifs mobiles.

Un contrôle amélioré des flux de trésorerie et des factures

En comptabilité, une meilleure gestion des processus grâce à des documents dématérialisés se traduit par des flux de trésorerie plus élevés. Dans le cas des factures envoyées par courrier, il faut en effet encore 30 jours pour qu’une somme soit versée sur un compte bancaire. Avec des factures dématérialisées, ce processus peut être raccourci à quelques jours voire quelques heures. L’envoi et la réception de documents de facturation sont plus faciles à suivre.

De la même façon, en dématérialisant et automatisant les factures dès leur réception, vous pouvez réaliser des économies et éviter des rappels de paiement. Un système ECM facilite le traitement, la création, le validation et l’archivage des factures entrantes et sortantes pour une coopération plus fiable avec les fournisseurs. Tous les processus relatifs aux transactions sont plus transparents et peuvent être contrôlés plus facilement.

Améliorer le service et l’expérience client

Les brochures, catalogues et autres documents de vente sont souvent plus adaptés dans un format dématérialisé. En plus des considérations environnementales, les documents électroniques sont beaucoup plus faciles à manipuler, car ils sont accessibles depuis n’importe quel support, y compris des dispositifs mobiles comme les smartphones ou les tablettes.

Les clients reçoivent les documents dont ils ont besoin et peuvent commander des produits plus rapidement. Les processus sont accélérés et, dans la plupart des cas, simplifiés. Le département des ventes, entre autres, tire parti de cela, étant donné que davantage de commandes peuvent être traitées en moins de temps.

De plus, les documents électroniques sont indexés numériquement et entièrement interrogeables. Clients et employés peuvent ainsi trouver plus rapidement des informations importantes sans devoir perdre du temps à fouiller dans les catalogues. Les liens contenus dans les documents électroniques permettent aussi de trouver des informations plus rapidement et de manière plus ciblée.

Enfin, manipuler des documents via un système de gestion de contenu d’entreprise a des effets positifs sur les relations entre les clients et le personnel de l’entreprise. Cela ouvre de nouvelles possibilités pour le service client. Le personnel de l’entreprise peut venir en aide aux clients plus rapidement et plus efficacement en envoyant instantanément des liens directs ou des documents.

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Des informations qui circulent mieux entre les équipes

Par rapport aux documents papier, les documents dématérialisés permettent de faire baisser considérablement les coûts. La suppression des dépenses relatives aux fournitures de bureau, le gain d’espace de stockage et l’élimination des heures passées à traiter des documents papier sont autant d’opportunités de réduire les coûts. Les coûts d’impression et de copie représentent autant que ceux de stockage et de transport des documents dans l’entreprise.

Vous devez à tout moment pouvoir trouver et utiliser un document et les documents dématérialisés représentent un avantage certain à ce niveau-là. Ils permettent de réduire le délai de réponse ainsi que le temps de circulation d’une information au sein de l’entreprise. Les clients sont ainsi beaucoup plus satisfaits.

Des communications plus efficaces avec les clients

Le département des ventes s’engage souvent dans de longues correspondances avec les clients. Plusieurs employés ont généralement besoin des documents dont il est question. Si, en plus, ces individus travaillent dans différents services ou qu’un conseiller doit fournir des réponses par téléphone pour le processus de vente, les documents papier compliquent les choses.

Les autorisations sont obtenues plus rapidement

Avec un système ECM, les processus d’autorisation sont considérablement réduits et deviennent plus transparents pour toutes les parties prenantes. Le système ECM garde une trace des personnes qui ont accédé à chaque document et du moment de l’opération, ce qui est utile pour le service juridique ainsi que pour tous les individus impliqués. Les modifications apportées aux documents ainsi que l’emplacement et la date correspondants peuvent aussi être conservés avec précision. 

Le processus de recrutement est accéléré et amélioré

Grâce à un système ECM, vous pouvez gérer des volumes importants de candidatures à un emploi. Les dossiers de candidature et les contrats de travail pouvant être dématérialisés, les services de ressources humaines peuvent gérer plus rapidement le processus de recrutement de nouveaux employés. La réputation de l’entreprise s’en trouve consolidée. Aux yeux des candidats, il s’agit d’une entreprise qui adopte des systèmes modernes et peut ainsi mieux se positionner face à ses concurrents.

Composantes de la gestion de contenu d’entreprise

Plus qu’une technologie unique, un système ECM est un ensemble de fonctions essentielles qui se complètent pour rendre possibles des processus de gestion des documents et d’informations sécurisés et conformes.

Un système de gestion de contenu d’entreprise est composé de plusieurs fonctionnalités qui permettent de traiter les différentes étapes de la gestion de l’information dans une entreprise type.

Voici les fonctionnalités essentielles d’un système ECM :

  • Capture : importation, dématérialisation et extraction de points de données clés à partir de n’importe quelle source (PDF, e-mail, fax, scans, applications natives, etc.).
  • Gestion : organisation, indexation et annotation de documents de sorte qu’ils soutiennent les processus de l’entreprise.
  • Traitement : transfert et validation automatiques de documents dans le cadre d’un workflow dématérialisé défini pour soutenir des processus d’entreprise critiques, ainsi que des initiatives de mise en conformité.
  • Collaboration : modification dans des applications natives au sein d’environnements dont la version est soigneusement contrôlée de sorte à se concentrer sur la version principale.
  • Archive : archivage sécurisé et conforme associé à une politique de rétention afin de protéger certains types d’informations contre leur destruction ou contrôler cette dernière.
  • Intégration : reliez des données et des documents à d’autres applications d’entreprise via des connecteurs natifs ou des API.

Parmi les éléments complémentaires, on peut inclure la gestion de contenus Web ou de dossiers physiques. Cependant, comme ces options ne font pas partie des fonctionnalités principales d’un système ECM, tous les fournisseurs ne les proposent pas.

En fonction des vendeurs, les systèmes ECM peuvent prendre la forme d’un ensemble de modules de programmes et de composants rassemblés dans une suite, ou bien d’un système unique complet.

Systèmes modernes et systèmes anciens

Comme le système ECM est une technologie mûre, de nombreux fournisseurs vendent encore des solutions à l’architecture obsolète et aux fonctionnalités limitées. Les clients doivent bien rechercher des systèmes qui répondent aux exigences d’un environnement de bureau d’aujourd’hui.

Les systèmes ECM modernes doivent respecter les critères suivants :

  • Réussir le test consommateur
    ... ils doivent être aussi faciles à prendre en main que les technologies d’usage dans la vie de tous les jours
  • Disposer d’une solide stratégie cloud
    ... même si le client n’est pas prêt à passer au cloud
  • Permettre la mise en conformité
    ... y compris aux normes réglementaires et de confidentialité spécifiques à un pays particulier
  • Ne pas s’arrêter à la collecte de données
    ... et recueillir des informations de toutes sortes issues de n’importe quelles sources pour les transformer en données exploitables afin d’accélérer les processus
  • Se développer rapidement
    ... et réduire les exigences en matière de services professionnels de sorte à avancer à la vitesse des entreprises modernes
  • S’intégrer directement
    ... afin de ne plus avoir à basculer entre différents outils, les solutions doivent être intégrées les unes aux autres
  • Être sécurisés de manière fiable
    ... les documents et informations critiques de l’entreprise doivent être protégés contre la perte et les attaques.

Conseils pour la mise en place d’un ECM réussi

Le personnel d’une organisation peut tirer de gros avantages dans le déploiement d’un système ECM, mais le succès de ce dernier dépend des bonnes pratiques ci-après. Voici quelques conseils à prendre en compte avant de commencer l’installation.

Un projet ECM a plus de chances de succès lorsque le personnel de l’entreprise se rend compte du potentiel de création de valeur et attend de la mise en place d’un tel système qu’elle améliore et facilite son travail. Le déploiement de ce type de solution a pour objectif d’être accepté et adopté par les employés.

Avant d’introduire un système ECM, l’entreprise doit définir les objectifs de l’opération. Il peut s’agir d’accélérer le traitement des factures, d’améliorer la qualité du service client ou l’efficacité des processus de vente. Un système ECM peut devoir répondre à des objectifs différents en fonction de chaque service.

Vous devez aussi faire attention à une éventuelle résistance des employés. Les points suivants vous aideront à ce sujet :

1

Commencez par le service qui devrait le plus bénéficier d’un système ECM

Pour montrer le plus vite possible la façon dont un système ECM améliore et facilite le travail au sein de l’entreprise, cette dernière doit commencer par les processus qui bénéficieront rapidement des nouvelles fonctionnalités de gestion de contenu.

Dans le service des ventes, il s’agit par exemple de l’étape de préparation de l’offre. Lorsque ces processus sont dématérialisés étape par étape, les indicateurs clés de performance (KPI) du service sont également améliorés. En démontrant au département des ventes la valeur de cette installation, vous convainquez également les autres services de l’entreprise des avantages qu’un système ECM peut leur offrir. Les employés acceptent ainsi le système ECM bien avant son introduction dans leur service.

2

Des analyses en l’état forment une base solide

Une analyse en l’état permet de clarifier l’ordre dans lequel l’introduction d’un système ECM doit s’effectuer dans l’entreprise. Pour cela, vous devez idéalement demander au Manager de recueillir les retours de tous les services afin d’identifier les points à revoir. 

Cette personne permet d’avoir un aperçu complet du processus de mise en place et de prendre en compte la situation actuelle ainsi que les potentiels défis futurs dans toutes les décisions. Toutes les parties prenantes doivent absolument être intégrées à l’analyse en l’état pour éviter toute résistance de la part des utilisateurs par la suite. Votre équipe ne sera réceptive à cette nouvelle technologie que si les besoins et les suggestions des employés sont pris au sérieux et que les avantages sont clairement exposés.

Dans de nombreuses entreprises, les analyses en l’état révèlent qu’il est idéal de commencer l’introduction planifiée d’un système ECM par la comptabilité. Une fois que vous avez obtenu l’aval de la direction, un système ECM offre un grand potentiel d’amélioration, étant donné qu’un traitement plus rapide des factures influence directement la rentabilité de l’entreprise concernée.

3

Définissez les objectifs de l’adoption d’un système ECM et identifiez les avantages

Une fois que vous avez déterminé les services par lesquels vous souhaitez commencer l’introduction du système ECM, vous devez définir des objectifs clairs et mesurables. Identifiez les domaines qui présentent le plus de difficultés ainsi que les améliorations potentielles apportées par un système ECM. Ne vous limitez pas à des objectifs vagues comme « plus d’efficacité », mais définissez chacun d’entre eux de façon détaillée.

Le nombre de confirmations de commandes envoyées sur une période donnée devrait-il augmenter avec un pourcentage défini ? Espérez-vous que le système ECM réduise significativement le temps de traitement des factures ? Formulez vos attentes le plus clairement possible avant de les transmettre à toute votre équipe. De cette façon, tous les employés savent ce que l’on attend d’eux et vous évitez de mauvaises surprises au moment d’analyser votre progression.

Si vous définissez des indicateurs clairs, comme la vitesse d’envoi des devis avant et après le déploiement de la solution, personne ne peut contester les résultats obtenus, car les considérations subjectives sont remplacées par des faits. 

4

Choisissez un fournisseur ECM tourné vers l’avenir

Le choix d’un logiciel ECM nécessite des recherches et un investissement importants. Doit-on préférer un logiciel bien établi sur le marché depuis plusieurs années ou des solutions ECM nouvelles et innovantes prenant en compte les défis futurs attendus ?

Comme souvent, la solution se trouve entre les deux. Si un logiciel est répandu sur le marché, cela montre que son efficacité a été prouvée. Cependant, la solution ECM choisie doit aussi être suffisamment moderne pour être capable d’accompagner votre entreprise sur les 10 à 15 prochaines années.

Pour bien choisir votre logiciel ECM, regardez les antécédents de différents fournisseurs ECM et lisez les témoignages d’autres clients. Les fournisseurs fiables se font un nom lorsqu’ils proposent toujours à leurs clients de nouvelles mises à jour, directement et à un prix abordable.

Pour trouver le bon produit, les certifications sont aussi utiles. La norme DIN ISO 9001 prouve par exemple que le fournisseur ECM en question améliore systématiquement les fonctionnalités et la sécurité de son produit. Il s’agit d’une preuve qu’il est en constante évolution.

Il faut aussi prendre en compte l’évolutivité d’un logiciel ECM. Si votre solution est évolutive, commencez par la proposer à quelques utilisateurs avant de généraliser petit à petit sa mise en place. Autre point aussi important : assurez-vous que les technologies en usage dans votre entreprise sont compatibles avec la nouvelle solution et envisagez une migration des systèmes locaux vers le cloud.

Plus votre éventail de possibilités sera complet, moins vous risquerez de voir vos coûts exploser. Établissez un aperçu clair des coûts d’installation, de fonctionnement, de formation et de mise à niveau pour éviter des coûts supplémentaires dès le début de la mise en place.

5

Configuration de la solution ECM

Dès le début de l’implémentation de votre solution ECM, connectez-la à l’infrastructure d’e-mails de votre entreprise ainsi qu’aux appareils mobiles des utilisateurs. La gestion des documents électroniques a le gros avantage, entre autres, de permettre à tous les employés autorisés d’accéder facilement à des informations importantes à tout moment, qu’ils soient au bureau, chez le client ou chez eux.

Il est aussi important de définir des workflows dématérialisés de sorte à simplifier les processus et accélérer les étapes critiques. Ne surchargez pas non plus vos équipes. Tout le monde ne voit pas la dématérialisation croissante du monde du travail d’un bon œil. C’est pourquoi une gestion prudente et délicate du changement est nécessaire à la fois pour faire évoluer le fonctionnement d’une entreprise et faire accepter cette nouvelle réalité.

Concentrez-vous d’abord sur des améliorations de base et ne demandez pas à vos équipes de faire trop de changements à la fois. L’objectif est d’obtenir des workflows utilisables et efficaces qui soient réellement utiles pour l’équipe.

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Comment DocuWare soutient-il l’introduction d’un logiciel ECM ?

La recherche, le développement puis les résultats d’une solution ECM n’ont pas vocation à compliquer la vie des employés et des équipes de direction. En mettant en place un processus clair pour les solutions ECM personnalisées, les entreprises peuvent obtenir un retour sur investissement sur le long terme.

Il est conseillé d’adopter une approche bien structurée pour que le déploiement d’un système de gestion de contenu d’entreprise puisse vraiment simplifier et accélérer les workflows quotidiens tout en étant réellement utile aux employés.

Cela peut varier en fonction de la complexité du déploiement.

Par exemple, si votre entreprise cherche à améliorer des processus clés dans un ou deux services ciblés, les solutions cloud préconfigurées sont idéales, notamment pour le traitement de factures par l’équipe de comptabilité ou pour la gestion des dossiers clients par les ressources humaines.

Pour des déploiements de solutions de gestion de contenu d’entreprise plus complexes à l’échelle de l’organisation, DocuWare recommande de suivre six étapes qui facilitent la préparation, la conception, le déploiement, l’acceptation et la motivation afin d’assurer la réussite du projet. 

Avant de penser au choix et à l’introduction d’un système ECM, les équipes de gestion et informatiques doivent consulter tous les services impliqués pour leur présenter les avantages de la dématérialisation et de l’automatisation tout en évitant les erreurs courantes.

Étape 1 :

Étude préliminaire et familiarisation

Avant de procéder à la planification de sa mise en place, vous devez déterminer l’état actuel du processus de traitement des documents dans l’entreprise, ainsi que dans tous les services destinés à travailler avec le système ECM. Ces discussions avec des employés devraient permettre de déterminer des besoins concrets, sous la forme d’éléments essentiels et utiles. La règle suivante s’applique : plus vous accumulez de papiers au quotidien plus le changement de système sera susceptible de vous faire économiser du temps et de réduire les coûts. 

Étape 2 :

Présentation de la solution du fournisseur

À partir de la formulation de vos objectifs, DocuWare met au point des solutions initiales et vous les présente gratuitement. Tous les employés en lien avec le projet ainsi que tous les dirigeants devraient participer à la présentation de sorte que tous puissent décider ensemble si la solution proposée est appropriée. La nouvelle solution doit en effet satisfaire toutes les parties prenantes.

Étape 3 :

Ateliers avancés sur la nouvelle solution

Avant le début du projet, il est conseillé d’organiser un atelier sur la solution afin de mettre au point une offre personnalisée qui se rapproche le plus possible des objectifs du projet. Vous verrez aussi plus clairement comment gérer le stock préexistant de documents : le service doit-il permettre le scan ou l’importation de documents ou cela doit-il être effectué en interne ?

Étape 4 :

Devis et achat/location

Il s’agit ensuite de définir une offre concrète et de déterminer un prix ferme. Si vous prévoyez de mettre en place une solution classique on-premise, l’offre doit toujours inclure les tarifs du logiciel, de tout matériel supplémentaire et des services. Dans le cas d’une solution cloud, le délai et le prix de location sont aussi importants que les modalités de résiliation, les engagements en matière de sécurité, la performance et les options d’évolutivité. Si vous ne pouvez pas décider tout de suite si vous souhaitez ou non opter pour un système cloud, assurez-vous que le passage à une telle solution est facile, si vous en aviez besoin. Pour les sociétés en pleine croissance, un système ECM tourné vers l’avenir est indispensable.

Étape 5 :

Installation de la solution ECM et formation

Une personne qualifiée, comme le directeur informatique, doit être sur place pendant l’installation pour conseiller et aider tout le personnel impliqué dans la formation initiale. 

Étape 6 :

Atelier de contrôle

Une fois que le système ECM est installé et fonctionnel, DocuWare recommande de terminer le lancement par un atelier de contrôle. Environ six semaines après la mise en service, le fournisseur effectue une visite pour contrôler les opérations et suivre les employés au travail. Il peut ainsi donner directement des conseils permettant aux utilisateurs de travailler plus facilement avec le système ECM.

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