S’il semble assez simple d’adopter la facture électronique pour les factures clients (sortantes), il est en revanche un peu plus compliqué de mettre en place un système permettant de traiter et de gérer numériquement les factures fournisseurs (entrantes). Tout simplement, parce qu’elles peuvent arriver au format papier, en EDI, via un portail ou en PDF par mail. Le multicanal complique la chose. Mais rassurez-vous, la gestion électronique des factures (en envoi comme en réception) est tout à fait possible. Et ce, aussi bien techniquement que légalement.
Sur ce sujet de la facture électronique, comme sur celui de la dématérialisation en général, l’Etat a été moteur et a évidemment entraîné dans son sillage les entreprises en adaptant la législation en conséquence. Il y a d’abord eu l’ordonnance 2014-697 du 26 juin 2014 qui a défini le calendrier d’obligation de facturation électronique pour les émetteurs de factures à destination de l’Etat, des collectivités territoriales et de leurs établissements publics. Vous le savez forcément, depuis le 1er janvier 2017, les entreprises qui travaillent avec l’Etat sont contraintes de dématérialiser leurs factures et de passer par Chorus Pro. Et les dernières entreprises concernées par cette obligation sont les TPE à partir de janvier 2020. 
Facture électronique : une pratique encadrée
Il y a eu également la loi Pacte, qui rend obligatoire la facturation électronique des marchés publics ou encore la loi Macron du 6 août 2015 qui impose aux entreprises privées d’accepter la réception de facture électronique qui leurs sont transmises par d’autres entreprises privées. L’Etat compte, en effet, rendre obligatoire la facturation électronique pour les échanges B2B. Et ce, pour lutter contre la fraude à la TVA et simplifier sa collecte.
Dématérialisation : l’exemple italien
La France peut d’ailleurs s’inspirer de l’Italie qui obtenu une dérogation exceptionnelle de l’Union Européenne pour sa plateforme de dématérialisation des factures B2B mise en place depuis le début de l’année. Ainsi, toutes les entreprises en Italie ont l'obligation d'émettre leurs factures électroniques via le système SdI (Sistema di Interscambio) géré par l’administration fiscale italienne pour toutes les transactions commerciales domestiques B2B (vente de biens ou prestation de services).
Dématérialisation en B2B : une obligation progressive
Si, à compter du 1er janvier 2020, toutes les entreprises françaises ayant l’Etat ou des collectivités comme clients seront dans l’obligation, quelle que soit leur taille, de transmettre des factures électroniques, le gouvernement et l’administration fiscale veulent aller plus loin et imposer la facture électronique aux transactions B2B. L’article 56 du Projet de Loi de Finances 2020 prévoit d’instaurer cette obligation de manière progressive entre le 1er janvier 2023 et le 1er janvier 2025, en tenant compte de la taille et du secteur d’activité des entreprises concernées. Les données figurant sur ces factures électroniques devraient, par ailleurs, être systématiquement transmises à l'administration fiscale pour leur exploitation à des fins, notamment, de collecte et de contrôle de la TVA.
Quand la numérisation des factures devient possible
Á cela, s’ajoute l’arrêté du 22 mars 2017 qui autorise désormais la numérisation des factures papiers, des pièces justificatives et leur conservation numérique. Auparavant, les entreprises pouvaient numériser les factures (et pièces comptables) reçues au format papier, mais elles avaient l’obligation de conserver les originaux papiers durant 6 ans comme l’indique l’article L 102 C du grand livre des procédures fiscales (article L 102 B). Avec cet arrêté du 22 mars 2017, la destruction des originaux papiers est envisageable. Á condition toutefois qu’il s’agisse de copies fiables comme le précise l’article 1379 du code civil Français, entré en vigueur le 1er octobre 2016.
Copies fiables ou comment se passer des originaux papiers
Celui-ci précise, en effet, que la copie fiable a la même force probante que l’original. Cependant pour produire une copie fiable, plusieurs conditions drastiques sont à respecter, au niveau de la chaîne de numérisation et des dispositifs de traçabilité. Chaque document ainsi numérisé doit, en effet, être conservé au format PDF ou PDF A/3 (ISO 19005-3) et doit être assorti d’un cachet électronique (empreinte, cachet serveur, signature électronique RGS*, etc.), puis horodaté afin de dater les différentes opérations réalisées. Soit une procédure relativement lourde à mettre en place, mais possible.
Facture électronique : 3 moyens de garantir son authenticité
Reste qu’avant d’envisager la destruction des originaux papier et le recours à la copie fiable, plusieurs critères doivent être respectés pour garantir à la fois l’authenticité de l’origine de la facture, l’intégrité de son contenu ainsi que la lisibilité de cette dernière. L’article 22 de la directive 2010/45/UE précise que 3 procédés sont acceptés pour en finir progressivement avec la facture papier :
- l’EDI. En présence d’importants volumes commerciaux entre deux entreprises, celles-ci peuvent avoir recours au système d’échange de données informatisées (EDI) qui produit directement et conserve une liste récapitulative séquentielle de toutes les factures, ainsi qu’un fichier des partenaires avec lesquels sont échangées les factures dématérialisées. Ce qui permet de garantir l’authenticité de l’origine et l’intégrité des données.
- la signature électronique avancée. En effet, une signature électronique avancée garantit l'authenticité et l'intégrité du contenu en identifiant de manière unique l'expéditeur de la facture et en créant un sceau inaltérable sur le contenu de la facture. Ce qui permet de détecter toute modification apportée au document après sa signature.
- une piste d’audit fiable. Ce qui consiste à mettre en place des contrôles internes « documentés » et « permanents » spécifiques à la gestion des factures. L’organisation doit ainsi être en mesure de reconstituer la chronologie de l’ensemble du processus et des contrôles associés depuis l’origine de la facture jusqu’à sa conservation
Les règles de conservation des factures électroniques
L’administration fiscale a par ailleurs tout prévu en matière de conservation des factures électroniques. Ainsi, les factures envoyées par voie électronique doivent être conservées sur support informatique pendant 3 ans, puis sur tout autre support pendant les 3 années suivantes. Les factures comportant une signature électronique, elles, doivent être conservées dans leur format original pendant 6 ans. Quant aux informations émises et reçues concernant les factures transmises en EDI, elles doivent aussi être conservées dans leur format original pendant 6 ans.
Factur-X, un nouveau standard européen
Si le contexte légal autour de la facture électronique évolue en permanence, le contexte technique est tout aussi mouvant. Ainsi, depuis la norme européenne NF EN 16931-1 publiée le 28 juin 2017 (amendée le 2 novembre 2019), un standard franco-allemand de facture électronique mixte a fait son apparition : Factur-X. Ce format standardisé se compose d’un fichier PDF/A3 représentant la facture originale et lisible par l’utilisateur et d’un fichier XML contenant des informations permettant d’automatiser le traitement de la facture, notamment son intégration dans le système d’information.
Factur-X : 3 profils de données
L’avantage de Factur-X réside dans la souplesse du traitement de la facture. Il devient, en effet, possible d’exploiter les données en clair dans le PDF ou les données structurées du fichier XML pour une intégration automatisée. Ce format peut être utilisé à la fois dans les échanges avec l’administration française (via Chorus Pro) et avec l’ensemble des partenaires commerciaux. En France, il est porté en France par la FNFE (Forum National de la Facture Électronique). Afin de permettre la plus large adoption par toute taille d’entreprises, ce standard comporte plusieurs profils de données :
- un profil de données minimum (sur la base de celles exigées par la plateforme Factures Chorus Pro),
- un profil “BASIC” (avec ou sans lignes de factures),
- un profil “EN 16931” correspondant à toutes les données prévues dans la Norme Sémantique Européenne.
Depuis le printemps 2018, l’AIFE (Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat) a d’ailleurs intégré Factur-X dans la liste des formats acceptés sur la plateforme Chorus Pro en mode portail, EDI et API. DocuWare a aussi intégré Factur-X dans son offre.
Factur-X, le format de demain ?
Ce format devrait logiquement permettre de booster la dématérialisation des factures. Car depuis l’essor de l'EDI, il manquait au marché un standard accessible aux petites et moyennes entreprises pour adopter la facture électronique. Il devrait, par la même occasion, sonner le glas des systèmes de LAD/RAD qui reconnaissent les principaux champs de la facture, puisque toutes les données de la facture sont désormais encapsulées dans le fichier XML lié au PDF. Bientôt, il n’y aura peut-être donc plus qu’un seul format d’échange de factures.
Factures fournisseurs : la porte d’entrée de la facture électronique
En attendant d’y être obligées, bon nombre d’entreprises s’intéressent à la facture électronique, car la gestion de leurs factures fournisseurs est devenue trop complexe et trop chronophage. “80% de nos clients viennent à la facture électronique par ce biais, note Olivier Rajzman, directeur commercial de DocuWare. Ils souhaitent s’équiper d’une solution de GED pour gérer les factures fournisseurs dans un premier temps, avant d’y intégrer d’autres processus et documents”. Grâce à son ergonomie, ses technologies d’identification et de reconnaissance de documents et ses fonctionnalités de workflow, la GED DocuWare offre aux entreprises des bénéfices immédiats, notamment un gain de temps pour le traitement des factures grâce à des processus simplifiés, un gain en visibilité et en traçabilité, et une meilleure sécurisation des informations. Sans oublier, la réduction des coûts liés à la suppression du papier.
Automatisation, suivi et gain de productivité
“Une fois injectée dans la GED, la facture suit un processus au travers de l’outil de workflow : contrôle, rapprochement avec la commande ou le contrat, intégration comptable, validations pour paiement, choix des factures à régler en priorité et transfert du BAP (bon à payer) vers l’ERP pour libérer le paiement”, ajoute Olivier Rajzman. Et lorsque la facture est réglée, l’information est descendue dans DocuWare. Le fournisseur en est averti par email et le statut de la facture est modifié. Avec la GED, l’utilisateur peut ainsi savoir à tout moment où en est le processus”. Ce sont ce genre d’avantages, concrets et très pratiques, qui donnent envie aux entreprises d’étendre la dématérialisation à d’autres services, notamment au service juridique et au service RH (pour les contrats de travail par exemple).
Factures sortantes : la GED à la rescousse
Pour les factures clients (sortantes), le processus est totalement différent, mais la GED DocuWare est aussi capable de le gérer, soit en passant par une plateforme de routage pour les envois en masse (en l’occurrence DPII), soit directement dans DocuWare pour les envois dématérialisés simples vers les clients. “Là encore, via un workflow, les factures sont automatiquement envoyées par email aux clients, conclut M. Rajzman. D’autant que la GED permet également de gérer tous les documents liés aux factures.”
Pour tout savoir de la gestion électronique des factures et leur dématéralisation, téléchargez le livre blanc DocuWare "Passer à la facture électronique".
